1、采购管理制度采购工作管理目标采购管理制度采购是现代物流链中的一个基础环节它的管理状况关系着整个物流链的进程关系着企业最终产品的质量因此搞好公司的采购管理工作对整个公司的生产活动的进行至关重要具体做法包括一 采购工作管理目标表12-1采购管理目标与内容表目标内容正确计划用料1、 配合营业目标2、 增加资金预算灵活度3、 减少呆滞料的产生4、 加强用料控制5、 便于存量管理适当存量管理1、 强化重点管理效果2、 提高存货周转率3、 适时适量的供料4、 适量的库存5、 提高库位使用率强化采购管理1、 适质适量2、 适价适时3、 充分掌握市场行情4、 和供料厂保持良好关系发挥盘点功效1、 消除料账差异
2、2、 确保材料量确保产品质量1、 强化验收管理2、 增加材料的使用性发挥储运功能1、 确保材质2、 安全维护仓库3、 合理的储存成本4、正确的收发作业更低成本1、 采购或自制的合理性2、 以旧换新物尽其用3、 积极开发替代品4、 余料再使用5、 防止滞料发生6、 降低采购储存成本7、提高人员工作效率合理处理滞废料1、 资金灵活运用2、 避免无谓损失3、 增加储位的有效空间二 物料与采购管理系统（一）材料分类编号1、原料物料的划分2、常备料与非常备料划分3、编号原则设定（二）存量控制1、管理基准设定2、用料差异管理（三）请（采）购作业1、请购方式设定2、请购部门设定3、请购手续及权限4、请购进度
3、控制5、供应厂商的选择与资料建立6、采购方式设定7、询价议价及订购作业8、采购进度控制9、采购核决权限10、进口事务作业11、厂商交货异常处理（四）验收作业1、收料作业规定2、超短交料处理3、检验规范设定4、检验结果处理5、材料退货处理（五）仓储作业1、 仓位规划2、 料位及料品标示3、 账务处理4、 盘点周期方式及异常处理5、 仓库安全管理措施（六）领料发料作业1、 材料领用规定2、 以旧换新规定3、 材料退库作业4、 外协加工料交运管理（七）成品仓储管理1、 仓位规划2、 缴库核点3、 出货控制4、 退货处理5、 滞成品管理（八）滞料废料管理1、 滞料废料定义2、 滞料废料的处理三 物料与
4、采购管理工作内容表122物料与采购管理工作内容表人员工作内容物控1、 请购方式与存量基准的设定2、 生产用料的统计及预估3、 生产用料的请购与余料转用4、进料异常与生产管理采购协调处理采购1、 建立供应商与价格记录2、 采购方式的设定及市场行情调查3、 询价比价议价订购作业4、 交料进度控制与逾交督促5、 进料质量数量异常处理6、 内外销差价退税资料提供7、 付款整理审查外协1、 外协厂商开发与签约2、 建立外协厂商与工缴记录3、 外协产量交货期尾期控制4、 外协用料出厂管理5、 外协品的质量异常处理6、外协用料与工缴结算材料组1、 进厂材料外协品点收及不合格品退回2、 材料发放批号管理余料提
5、报3、 材料保管及账务处理4、 库位规划整理与安全维护5、 滞料及有价值废品的库存提报6、 库存盘点与账物核对7、提供有关库存动态资料成品组1、 成品缴库的点收核对2、 成品出库交运处理3、 成品保管及账务处理4、 成品库位规划整理与安全维护5、 库存盘点与账物核对6、 滞存品库存提报7、 提供有半成品库存资料8、 公司必备管理制度第十二章采购管理制度四 标准采购作业程序 采购作业内容包括从收到“请购案件”开始的进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，在报价后整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决
6、权限，呈核订购详细作业程序及要点如：（一）采购作业程序及要点表12-3采购作业程序及要点表程序要点接件分发1、 请购单各栏填写是否清楚2、 按分配原则分派请购案件3、 急件优先分派办理4、 无法在需用日期办妥者利用交货期联络单通知请购部门5、 撤销请购单应先送办理询价1、 交货期无法配合需用日期时联络请购部门2、 充分了解请购材料的品名规格3、 急件或需用日期接近者应优先办理4、 向厂商详细说明品名规格质量要求数量扣款规定交货期地点付款办法5、 同规格产品有几家供应商均应询价6、 有否其他较有利的代用品或对抗品7、 应对同规格不同厂牌做比较8、 是否有必要办理售后服务及保修年限9、 新厂商产品
7、是否需经检验试用比价议价1、 厂商的供应能力是否能按期交货质量确认2、 是否殷实可靠的生产厂或直接进口商3、 其他经销商价格是否较低4、 经成本分析后设定议价目标5、 是否必要向厂商索取型录比较6、 价格上涨下跌有何因素7、 是否必要开发其他厂商或转外购8、规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标呈核1、 请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件2、 买卖惯例需超交者应注明3、 现场选用较贵材料时联络请购部门述明原因4、 按核决权限呈核订购1、 需预付定金内外销价需办退税或规定多少金额以上或有附带条件等应制订买卖合同2、 再向厂商确认价格交货期质量条件3、 分批交货者在请购单上盖分批交货单
8、4、 订购单采用联络函式传真机寄交厂商无法按需用日期交货的案件联络请购部门催交1、 约交日期前应再确认交货期2、 无法在约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异常控制表内催办3、 已逾约交货日期尚未到货应加紧催交整理付款 发票抬头及内容是否相符 发票金额与请购单价格是否相等 是否有预付款或暂借款应处理 是否需要扣款 需要办退税的请购单转告退税部门 以内销价采购供外销用材料应先收齐退税同意书方可办理付款收件、分发、核对 收件 按分配原则指派经办人 核对品名 核对规格 核对数量 核对需要日期询价 选择询价对象及地区 询价 整理报价资料 确认请讲内容 寻找对抗品 选择开发对象 询价索样 整理对抗品
9、资料及样品送样 整理检验结果议价、比价、呈核 调查市场行情 核对资金预算 选择议价对象 研拟底价 研议采购条件 议价或公开比价 填写上次报价记录 估算海空运费 估算保险费 核对付款条件 比较交货期限 检查卸货条件 估算关税 按核决权限呈核进口、签证、结汇 缮打输入许可证申请书 缮写用途说明书 备妥签证必要文件 提案申请签证 签证专案申请作业缮造申请书及附件度量衡器无线电器材整理必要文件提案申请 申请结汇 整理结汇文件 核对签证结汇文件 修改输入许可证或信用证作业投保船务 洽订保率 投保缴交保险费 洽订特约船公司及运费 指定船舶公司 交涉货柜使用期限 核算运费 缴交运费 处理大宗材料船务装运 督
10、促预定装船期 申请工业用证明 申请分期缴税 申请预保火险及动产抵押 督促装运文件 确认船期 整理装运文件 申请管理品放行证 联络及安排卸货 确认船代理 确认公证处（所） 联络交货期异常修改L/C报关提货 银行背书 办理担保提货 整理文件报关 缴税提货 收料索赔 核对材料检验报告 填写索赔记录单 向保险公司船公司索赔 向供料厂商索赔 办理退货掉换作业跟催 督促收料单 控制长期合同的交货 控制外购资金 整理采购案件 计算卸货延滞费及奖金 办理退汇五 标准采购作业细则（一）请购第一条 请购部门的划分各项材料的请购部门如下：常备材料：生产管理部门预备材料：物料管理部门非常备材料：（1）订货生产用料生产
11、管理部门（2）其他用料使用部门或物料管理部门第二条 请购单的开立、递送1、请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订），“请购单（内购）（外购）”附“请购案件寄送清单”送采购部门。2、需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。3、紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。4、材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于“请购单”上注明“试车检验”及“预定试车期限”。5、庶
12、务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。表12-4材料请购单部门 年 月 日填制材料规范部门核定数量请购数量估计单价估计总价预算月份材料别编号核对码新旧废名称需用日期年 月 日用途备注请料单字第 号第三条 免开请购单部分1、下列总务性物品免开请购单，并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理，但其核决权限另订，其列举如下：（1）贺奠用物品花圈花篮礼物等（2）招待用品饮料香烟等（3）书报、名片、文具等（4）打字、刻印、报表等。2、零星采购及小额零星采购材料项目。第四条 请购核决权限1、内购（1）原物料：请购金额预估在1万元以下者，由科长核决。请购金额预估在1万元
13、至5万元者，由经理核决。请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。（2）财产支出请购金额预估在2000元以下者，由科长核决。请购金额预估在2000元至2万元者。由经理核决。请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。（3）总务性用品请购金额预估在1000元以下者，由科长核决。请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决。请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。2、外购：（1）请购金额预估在10万元（含）以下者，由经理核决。（2）请购金额预估在10万元以上者。由总经理核决。第五条 请购案件的撤销1、请购案件的撤销应由原请购部门立即
14、通知采购部门停止采购，同时在“请购单（内购）”或“请购单（外购）”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。2、采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：（1）采购部门于原请购单加盖撤销章后送回原请购部门（2）原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门（3）原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。（二） 一般采购规定第六条 采购部门的划分1、 内购：由国内采购部门负责办理。2、 外购由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。3、 总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由经理或总经理
15、指派专人或指定部门协助办理采购作业。第七条 采购作业方式除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：（1）集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。（2）长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。第八条 采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参，考遇有变更时，应立即修正。（三） 国内采购作业处理第九条 询
16、价、比价、议价1、采购经办人员接获“请购单（内购）”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准应以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价2、若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检查所附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核准后先让使用。部门或请购部门签注意见后呈核3、属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。4、对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。5、采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案
17、件，主管应立即指定经办人员先进行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。6、“试车检验”的采购条件，采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。第十条 呈核及核决1、采购经办人员询价完成后，在“请购单”上详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”，经主管审核，并依请购核决权限呈核。2、采购核决权限见表12-5表12-5采购核决表采购类别核决限额采购核决权限列属统购项目的原料物料包括燃料不论金额多少经理总经理非属统购项目的原料物料包括燃料不论金额多少经理总经理财产支出(包括杂项购置)的非生产器材8000元以下8001元至100000元100000元
18、以上采购主管经理直接核决经理总经理财产支出)包括杂项购置)的生产器材8000元以下8001元至2000020001元以上采购主管经理直接核决经理总经理庶务用品8000元以下8001元至5000050001元以上采购主管经理直接核决经理总经理附注：凡列入固定资产管理的采购项目应以“财产支出”核决权限呈核。第十一条 订购1、采购经办人员接到经核决的“请购单”后，应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。2、若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。3、采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”
19、加盖“暂借款采购”章，以资识别。第十二条 进度控制及事务联系1、国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。2、采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核实后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。第十三条 整理付款1、物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”（其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章）送采购部门，经与发票核对无误于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结账前，办妥付款手续。如为分批收料的，“请购单（内购）”的会计联须于
20、第一批收料后送会计部门2、内购材料须待试车检验的其订立合同部分依合同规定办理付款未订合同部分依采购部门呈准的付款条件整理付款3、短交应补足的请购部门应依照实收数量进行整理付款4、超交应经主管核示方能依照实收数量进行整理付款否则仅依订货数付款（四）境外采购作业处理（含进口事务、关务）第十四条 询价比价议价1、外购部门依请购单外购的需求日及急缓件加以整理并依据供应厂商资料并参考市场行情及过去询价记录以电话或传真方式进行询价作业但因特殊情况独家制造或代理等原因应于请购单外购注明外原则上应向三家以上供应厂商询价比价或经分析后议价2、请购的材料规范较复杂时外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见
21、后再让请购部门确认第十五条呈核及核决1、比价议价完成后外购部门应填制请购单外购拟订订购厂商预定装船日期等连同厂商报价资料送请购部门依采购核决权限核决2、核决权限（1）采购金额以CIF美元总价折合在 元含以下者由经理核决（2）采购金额以CIF美元总价折合超过 元以上者由总经理核决3、采购案件经核决后如发生采购数量金额的变更时请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决第十六条 订购与合同1、请购单外购经核决送回外购部门后即向厂商订购并办理各项手续表12-6 物资境外请购单厂 商： 电 话：地 址： 请购单编号：项次物资编号品名规格单位
22、数量单价合计交货日期交货地点注意事项交易条款审核： 经办：2、需与供应厂商签订长期合同者外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书依采购核决权限呈核后办理第十七条 进度控制及异常处理 外购部门应以请购单外购及采购控制表控制外购作业进度 外购部门在每一作业进度延迟时应主动开立进度异常及反应单记明异常原因及处理对策据此修订进度并通知请购部门 外购部门于外购案件装船日期有延误时应主动与供应厂商联系催交并开立进度异常反应单记明异常原因及处理对策通知请购部门并依请购部门意见处理第十八条 进口签证前请购单外购核准后的专案申请1、专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时外购部门应准备全部文件申请核发输入许可证申请函
23、中并应请求国贸局在输入许可证加盖国内尚无产制的戳记及核准章以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税2、进口度量衡器及管理物品时外购部门应于申请输入许可证之前准备报价单及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。第十九条 进口签证外购材料订购后外购部门应立即检具请购单外购及有关申请文件以申请外汇处理单需在一星期内办妥结汇时加填紧急外购案件联络单送进口单位办理签证进口单位应依预定日期向国贸局办理签证并于输入许可证核准时通知外购部门。第二十条 进口保险1、FOB、FAS、CNF条件的进口案件进口单位应依请购单外购外购部门指示的保险范围办理进口保险。2、进口单位应将承保公司指定的公证行在请购单
24、外购上标示以便货品进口必须公证时进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。第二十一条 进口船务1、FOB FAS的进口案件进口单位船务经办人员于接获请购单外购时应视其装运口岸及装船期限并参照航运资料原则上选定三家以上船公司或承揽商以便进口货品可机动选择船只装运2、进口单位船务经办人员应将所选定的船公司或承揽商品名称提供给进口结汇经办人员在信用证开发申请书上列明作为信用证条款向发货人指示装船。3、如因输出口岸偏僻或因使用部门急需为避免到货延误外购部门应于请购单外购上注明避免信用证指定船公司而由发货人代为安排装船。第二十二条 进口结汇进口单位应依请购单外购标示的间发信用证日期办理结汇并于信用证开出后
25、以开发快报通知外购部门联络供应厂商第二十三条 税务1、免货物税及工业用证明的申请（1）进口的货品可申请免货物税的外购部门应于输入许可证核准后检具必需文件向税捐处申请经取得核准函后向海关申请免货物税（2）除免凭经济部工业局证明办理具结免税进口的项目外其他属于免税规定的人造树脂类材料外购部门应于开发信用证后检具必需文件向经济部工业局申请非供塑胶用证明以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税2、专案进口税则预估及分期缴税的申请和办理外购部门应于进口前检具有关文件凭以向海关申请税则预估等核准后并办理分期缴税及保证手续第二十四条 输入许可证信用证的修改供应商成本公司要求修改输入许可证或信用
26、证时外购部门应开立信用证输入许可证修改申请书经呈核后检具修改申请文件送进口事务科办理第二十五条装船通知及提货文件的提供 外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时应立即填制装船通知单分别通知请购部门物料管理部门及有关部门 外购部门收到供应商的装船及提货文件时应检具输入许可证及有关文件以装运文件处理单先送进口单位办理提货背书 提货背书办妥后外购部门应检具输入许可证及提货等有关文件以装运文件处理单办理报关提货 管理进口物品放行证的申请进口管理物品时外购部门应在收到装运文件后检具必需文件送政府主管机关申请进口放行证或进口护照以便据此报关提货第二十六条 进口报关 关务部门收到请购单外购及报关文件时应视
27、买卖保险及税率等条件填制进口报关处理单连同报关文件委托报关行办理报关手续同时开立外购到货通知单含外购收料单送材料库办理收料 不结汇进口物品进口单位邮寄包裹则为总务部门应于接获到货通知时查明品名数量等资料并经外购部门确认需要提货者再进行办理报关提货如系无价进口的材料补运赔偿及退货换料等报关时关务部门应开立外购到货通知单含外购收料单通知收货部门办理收料而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后送处理部门处理 关税缴纳前进口单位应确实核对税则税率后申请暂借款缴纳 海关估税的税率如与进口单位估列者不符时进口单位应立即通知外购部门提供有关资料于海关核税后天内以书面向海关提出异议申请复查并申请暂借款办理
28、押款提货押款提货的案件进口单位应于进口报关追踪表记录以便督促销案 税捐记账的进口案件进口单位应依请购单外购于报关时检具必需文件办理具结记账并将记账情况记入税捐记账额度记录表及税捐记账额度控制表 船边提货的进口材料进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记账手续以便船只抵港时即时办理提货。第二十七条 报关进度控制关务部门应分报关验关估税缴税放行五阶段以进口报关追踪表控制通关进度第二十八条 公证 各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素研判材料项目如外购散装材料通知进口单位于材料进港时会同公证行前往公证 外购材料于验关或到厂后发现减损而合于索赔条件者进口单位应于接获报关行或材料库通知时联络公证行办理公证 进口货品办理公证时进口单位应于公证后配合索赔经办时效索取公证报告分送有关部门第二十九条退汇 外购部门依进口材料的装运情况判断信用证剩余金额已无装船的可能时应于提供报关文件时提示进口单位并于进口材料放行及输入许可证收回后开立信用证退汇通知单连同输入许可证送进口事务科办理退汇 退汇金额较大但信用证未逾有效期限者外购部门应向供应厂商索回信用证正本送进口单位办理退汇第三十条 索赔 外购部门接到收货异常报告材料检验报告表或公证报告等时应立即填制索赔记录单连同索赔资料交索赔经办部门办理 以船公司或保险公司为索赔对象者由进口单位办
