1、技术资料管理办法编制:技术资料管理办法文件编号:XXXX-QW4。2-01批准：版本号/修改码:A/01。总则1。1为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各部门服务,特制订本管理制度。1。2加强技术文件和资料的控制,防止失效或作废的技术文件和资料被误用。1.3 定型技术文件原件及其他重要文件（如合同、协议、公司对外发放红头文件等）由综合部统一归档；技术部留存复印件，未定型技术文件由技术部统一管理。1.4建立、健全技术档案工作,达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用.2。技术文件资料的归档2.1 每
2、一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，将所形成的技术文件资料加以系统的整理，由技术部经理审查后及时向公司综合部移交归档。2.2各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时,交接双方应按规定办理移交手续，签字归档备查。2.3 归档文件和资料的种类2。3。1产品文件和资料开发协议/技术协议、设计任务书、产品图（包括二维、三维图)、清单（材料、采购、图纸）、包装图、技术标准、设计更改通知单、设备文件（说明书、操作规程）、试验大纲、实验报告等。2.3.2外来技术文件和资料外来技术文件和资料包括:a、外来标准(采用的企业、行业、国家、国际标准等）；b、顾客或供应商提供的资
3、料（图纸、技术要求、顾客工程规范、清单等）；c、顾客提供的样件. 2.3。3工艺文件和资料控制计划、过程流程图、包装规范、特殊特性清单、PFMEA/DFMEA、作业指导书（打标、装配、检验、包装）等.2。3。4办公文件及资料规章制度、通知、会议记录、培训资料等。3.技术档案的保管3。1 综合/技术档案室应对技术档案进行分类、编目、登记、统计，编制目录,注明移交文件/资料名称、份数、时间、交接人,并备注用途。做到定位存放,妥善保管,方便利用。3。2认真执行技术档案的保管检查制度，综合/技术部应在每年年底对档案联合全面检查、清理一次，做到帐档一致。并于12月30日以前整理出检查报告,交综合/技术部
4、经理审查。综合/技术部经理根据检查报告的结果，对出现的问题勒令本部门资料管理员进行整改，并对检查报告的真实性进行复查。3。3 做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等.如有破损或变质的档案，管理人员要及时向技术部经理作出报告,并作出相应处理。4.技术档案的借阅4.1凡本公司员工，因工作需要均可借阅技术档案(新产品开发文件、开发协议、技术协议除外）。由借阅人员在文件借阅登记表登记后方可借阅.阅后归还，归返文件经管理人员检查后，方可办理注销手续.4.2 技术档案，均应在公司内控制使用；档案原件仅供
5、在档案室内查阅.若需外借,原则上在技术档案室提取复印件，由技术部经理批准后方能借出；凡借阅重要的档案(新产品开发文件、开发协议、技术协议），需由总工批准后方可借阅。借阅者必须妥善保管，不得遗失。4。3经同意借出之档案，每次最长时间为三天。如工作需要，到期后需继续使用的,应办理续借手续.如遇假期，必须将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还.4。4借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失.借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况,做到认真负责。如发现问题或有损坏者,及时向主管领导汇报.5。技术档案的保密5。1全公司
6、职工必须严守机密，维护技术档案的安全。5。2 技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理.5。3 未经允许，不得随意翻阅技术档案.6。技术档案的备份技术资料应按类别进行光盘刻录备份存档；每年年底在技术档案检查完成后，由技术部资料管理员将审核后的电子档文件提交综合部文件管理员,并在文件发放/回收登记表上注明移交文件/资料名称、时间、接收人，并备注用途，由综合部对文件进行刻录存档，存档光盘上需注明资料明细，包括文件所属项目号，文件名称、刻录时间、文件格式（文件种类不限于二维/三维图纸、word文档/表格/PPT、视屏、动画、扫描件等）。7.技术文件的审批及发放7.1技术文件
7、由技术部负责发放至相关部门7。1.1技术协议技术协议外发前需填写合同评审表，注明相关内容，提交相关部门负责人评审.合同评审后，协议需按照评审内容做相应更改,由部门负责人审核后，交总工及副总审批.协议双方盖章签字并存档,原件交由综合部存档，复印件留技术部存档以便查阅，其他部门有需求时，经技术部经理同意后可以发放。技术部资料管理员须在文件发放/回收登记表中注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数（共计张数）等。7。1。2图纸发放 图纸经技术部经理审核，总工批准后，除原件外，其余复印件应加盖“受控章后发放。发放需在文件发放/回收登记表中注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数（共计张
8、数）、受控号等. 供应商处用图纸由市场采购部负责发放。7。1.3试制文件发放 新产品试制需填写新产品入库、发运信息、项目采购任务单，并报部门经理审核，总工及副总批准,除原件外，其余复印件应加盖“受控”章后发放。发放需在文件发放/回收登记表中注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数（共计张数）等。 7.1。4 工艺文件发放 工艺文件由生产或质量部门编制后进行试生产作业,试生产完成后需由技术部会签，除原件外，其余复印件应加盖“受控”章后发放。发放需在文件发放/回收登记表中注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数（共计张数）等. 7。1。5 工程更改通知单发放 工程更改通知单需由项目
9、/或设计工程师注明具体更改内容，交项目负责人/或技术部经理审核,总工批准，除原件外，其余复印件应加盖“受控”章后同更新图纸发放.发放需在文件发放/回收登记表中注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数（共计张数）等。工程更改通知单发放后须收回作废图纸，使用文件发放/回收登记表注明作废图纸收回时间、处理情况。 各部门文件接收人将工程更改通知单存档前，需将文件给相关工作人员传阅，并在文件上签字备查。7。1.6 内部工作联系单发放内部工作联系单交部门经理审批，发放需在文件发放/回收登记表中注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数（共计张数）等。7.1。7 外来资料发放外来技术文件和资料
10、需由接收人在文件/资料登记表中注明来源、名称、时间、份数后,交部门经理审核，技术部存档。文件和资料发放需在文件发放/回收登记表中注明、名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数（共计张数）、版本等。7。1。8 电子文件发放定型产品技术文件电子档由技术部经理审核后，交综合部归档.电子文件使用时需经过技术部经理批准后，方可拷贝，电子文件更新后需及时报资料管理员进行电子档更新。电子文件发放时需填写文件发放/回收登记表并注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放格式等。7。2 技术文件审批及发放范围见附表1。7.3 凡对外发的技术文件，发放范围应限定在合同规定的范围内。7。4外发文件发放形式 电子
11、档二维图纸外发采用PDF格式、三维数模采用STP格式；电子档文件均采用邮件形式外发，纸质文件以传真或快递的方式外发。7.5外发文件需在文件发放/回收登记表中注明发放形式（传真、邮件、快递）、接收单位、接收人/时间、确认形式(电话、传真回执、邮件）等。7.6 发放各使用场所的文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。因受条件限制,破坏或污损至无法使用时，可到档案室换取新文件，原破坏或污损文件资料由档案室回收后报废处理。凡使用者无法提供原文件资料,而要求档案室重新发放时，文件使用者需填写文件分发、补发申请表经本部门经理审核交综合部经理和技术部经理批准。8.图纸及工艺文件的更改 图纸及工艺更改需填
12、写工程更改通知单 ， 工程更改通知单上需注明文件编号、更改图纸名称、图号、原因、更改处数，客户、公司、供应商库存件的处理方法和相应的工艺是否更改,更改文件上需注明更改及执行时间，编著者需通过验证人验证过后报部门经理审核，由总工批准后下发.试样阶段（用“S”表示)图纸更改可不用填写工程更改通知单 ,由编制人手动划改并签名即可,划改次数超过3次时，图纸应重新发布;小批（用“A表示）及批量阶段(用“B”表示）图纸更改需填写工程更改通知单。当新建工艺文件时，版本号为“A/0”,变更文件后版本号按如下要求变更:A、当变更原版本部分内容但仍以原版本内容为主时，版本号依次改为“A/1、“A/2、“A/3”。
13、.。.;B、当原版本内容被完全取代或发生重大修改时,版本号依次改为“B/0”、“C/0、“D/0”。.。.。C、当一份工艺文件由多页组成时,某页版本号需要更新时，只更新该页版本号；当一份工艺文件某页更改超过5处时，需更新该页版本号；当需要更新页数超过其1/3时，整份工艺文件更新为下一版本号。9.作废文件的处理9。1作废的技术文件由资料管理员按文件发放/回收登记表的记录收回，并在“回收日期”栏中记录回收时间，在“备注”栏中注明处置方式（销毁或保留）。9.2资料管理员对作废的技术文件加盖“作废参考印章，需作资料保存的作废文件,由技术部门负责人确定后，由资料管理员在文件的每页加盖“作废参考后方可留用
14、，作废文件须在作废文件登记表登记。9。3凡要销毁的技术文件,需填写文件销毁申请表经总工审批后，在作废文件登记表登记,在指定监销人监督下进行销毁,防止失密。10。支持性文件(不限于）技术文件清单文件发放/回收登记表文件借阅登记表合同/评审表新产品入库、发运信息项目采购任务单文件/资料登记表作废文件登记表文件销毁申请表工程更改通知单文件分发、补发申请表附表1：技术文件审批及发放范围表序号文件类型文件登记编号审批权限发放范围、受控号及份数编制校对审核批准综合技术市场采购生产质量财务工程师项目负责人技术部经理总工副总1协议技术参见产品图样及设计文件编号规则（XXXX-QW4.201)原件受控1/1份受
15、控2/1份购销原件受控1/1份受控2/1份模具原件受控1/1份受控2/1份2图纸客户原件受控1/1份产品原件受控1/1份受控2、3/2份受控4/1份受控5/1份包装原件受控1/1份受控2、3/2份受控4/1份3新产品入库、发运信息原件受控1/1份受控2/1份受控3/1份受控4/1份4项目采购任务单原件受控1/1份受控2/1份受控3/1份受控4/1份5工艺文件打标原件受控1/1份受控2/1份装配原件受控1/1份检验原件受控1/1份包装原件受控1/1份受控2/1份6工程更改通知单原件受控1/1份受控2/1份受控3/1份受控4/1份受控5/1份7内部工作联系单原件受控1/1份受控2/1份受控3/1份受控4/1份注明：“”表示会签，“”表示无或不需。
