1、采购合同付款及发票管理新规制度湖北武铁山桥轨道装备有限公司采购货品（工程劳务）合同、付款及发票管理制度目：为规范公司各类采购货品（工程劳务）合同、付款及采购（或劳务）发票管理，结合公司实际状况，制定本制度。内容：公司各类采购业务、工程劳务业务按实际状况不同分如下几种状况解决：（1）、预付款业务，（2）、货到付款业务，（3）、以货易货业务。第一条、财务对合同管理规定公司各类货品采购及工程劳务业务均需订立合同（对于零星办公用品采购，价值在500元如下，凭经部门经理核准采购筹划单进行采购，不需订立合同），详细规定如下：（一）、合同订立及审批1、采购业务合同：公司生产用各类材料物资及固定资产采购合同订
2、立应由采购业务经办人经依照经批准采购筹划单及采购合同价格申报单进行。采购筹划单、采购价格申报单及采购合同按采购物资属性及价值不同由相应领导审批：（1）、正常生产用直接原辅材料及机物料等低值易耗品采购由分管副总批准；（2）、技术改造、设备等固定资产采购，采购价值2万元如下由分管副总批准，超过2万元由总经理批准。（3）、对于设立最低库存量材料物资，由生产保障部提出采购筹划单经保管员核算库存报分管副总批准后实行采购2、工程劳务业务合同：公司所有工程建设及设备安装、维修等接受劳务业务，应提前订立工程劳务合同及工程预算表。合同额在2万元如下由分管副总批准，超过2万元工作劳务合同由总经理批准。（二）、合同
3、内容填写规定（1）、合同内容应按规范格式内容完整填写，合同中要特别商定发票事项（采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票，接受劳务需获得我司主管税务机关允许劳务发票，并注明出具时限为收货后一种月内寄达）、详细品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容。（三）、合同报送及执行（1）、合同报送：各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务负责人负责订立，报分管领导核准后由业务经办人将生效合同报送一份到计财部材料会计处存，同步实行采购。（2）、合同执行：所有采购合同业务均应由生产保障部实行采购，劳务合同由行管部执行实行，对于特殊状况下经总经理特批采购（工程劳务）业务除外。
4、计财务部将按合同商定执行付款事宜，款项支付与否及支付方式原则上按合同规定正常办理。在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，在提交用款申请同步还应附有合同，对一次签定合同、同一价格多次进货，在第一次进货时发票要附合同,在后来价格不变业务发票后可不附合同，但要在价格发生变化时第一笔业务发票后附有供货方调价函。（3）、计财部不受理涂改及未经公司总经理或有权签字副总签批合同。第二条、付款管理规定采购（往来）付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含附件）1、计财部往来会计核算2、申请人分管领导签字3、财务负责人签字4、总经理签批5、财务出纳员付款所有因采购货品、接受劳务付款业务均需凭经核准“用款申请”付款。
5、“用款申请”由业务经办人出具，经计财部往来会计、部门负责人及分管领导审核，报财务及总经理审批后，按财务管理制度规定手续办理付款事宜。各采购业务经办人员应对所提交用款申请中列示收款人信息及帐号真实性、精确性负责，如因提供收款人信息不真实导致财务误付款，给公司带来经济损失，由采购业务负责人承担责任；因用款申请中收款人帐号信息错误导致退汇、退票，该笔业务金融机构手续费由业务负责人个人承担，由此导致误工误产及一切后果由业务负责人承担。所有付款业务用款申请单，除第一次付款新增供应商外，均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额状况后方可继续下一流程环节。业务经办人在申请正常业务付
6、款时需持“用款申请”依上述签批流程图顺序依次履行签字手续，如因总经理出差不能及时签批，经财务负责人签批后付款；如属特殊业务付款，则由业务部门负责人、总经理签批，最后交财务负责人审核后付款。出纳员在接到业务经办人交来经财务负责人或总经理批准付款用款申请时，按实际批复付款金额及付款方式付款，如果批复付款栏及批复付款方式栏为空，按申请付款金额及付款方式办理付款手续。1、预付款业务：无特殊状况，除采购生产急需材料业务外，其她预付款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付所有价款。预付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含合同采购筹划单等附件）财务部往来会计核填帐面往来余额分管领导签字财务负责人签字总经理
7、签字财务出纳员付款（1）、预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理批准用款申请附合同书、采购筹划单，到财务办理支付款项手续。（2）、对于预付货款经济业务，各物资采购及工程劳务部门必要慎重把关,保证与供应商业务关系良好，合同正常执行。对于财务帐面“应付账款”中持续半年浮现未发生变化负数金额业务单位，由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回，以避免公司利益受到损失（预付工程款不在此内）。2、货到付款业务：原则上必要先获得发票再付款，但在不超过财务规定到票时间内付款，按财务管理制度货币资金及承兑汇票管理制度中付款规定办理。详细如下：货到付款流程图：业务经手人持用款申请（含附件
8、）财务部往来会计核填应付款余额分管领导签字财务负责人签字总经理签字财务出纳员付款（1）、对货到付款，发票未到规定： 对于货到入库、发票未到，需按合同付款，由业务经办人出具用款申请，报材料会计在付款申请单上标示验收入库单号或暂时收料单号（注：入库单必要在付款之前传达材料会计处），及货款金额，并附“采购合同”。材料会计签名确认后报财务负责人审签、总经理核准后付款。对于含量待检，原则上在未办理入库手续前（即入库单未传达财务前），计财部不受理该笔业务付款，特殊状况确需付款需总经理特批（由财务认定）。 (2)、对货到已验收、发票已到规定付款（即帐面应付款）：货到验收入库，有关单据传递手续已完毕，并收到该
9、笔业务发票，规定该笔业务经手人对发票内容（货品数量、价格、金额）进行审核，参照该业务入库单及合同等进行核对，确认无误后在发票右下角签章确认，将发票附入库单等单据交计财部，并按规定出具用款申请，交计财部办理付款手续：材料会计核填帐面应付该供应商款项金额、申请部门负责人签字、财务负责人审签、总经理核准后付款。（3）支付帐面应付款：对于支付帐面应付款业务，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐面应付金额，经财务负责人审核，总经理签字批准后方可交出纳员办理付款手续。第三条、付款方式及收据获得规定：付款方式重要有钞票、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开支管理，
10、防止产生不必要损失和纠纷，款项支付重要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，原则上超过1万元业务或经常性供应商款项均以银行电汇、转帐支票或承兑汇票支付，无特殊状况均不能支付钞票。对于付出款项原则上均应获得收款方收款收据，详细付款方式及有关规定如下：1、钞票付款：对于确需以钞票支付业务，在业务经办人员交来经有关人员审核及总经理批准用款申请后，视其详细状况分别解决：（1）、收款人派人上门收款，公司业务经办人员（指采购员）对来人身份进行确认，财务部出纳员验证来人持有对方业务单位开具并加盖行政公章简介信或对方业务单位传真加盖行政公章或财务公章委托收款证明（传真件证明中需注明来人姓名、身份证号、委托事项，并
11、注明“本传真件与原件内容一致，具备法律效力”字样），经确认无误，再办理支付手续在收款人点验货款无误后，直接开据收款收据后交出纳员。收款人要在收款凭据上注明“收款人：XX”字样，并由出纳员填写该收款人身份证号，特殊状况下经批准后可不需填写收款人身份证号。（2）、如果是规定公司将款项汇入收款人（指业务单位）指定卡号（或业务经办人提供收款人卡号）业务，在汇款前由公司业务经办人负责提供收款人出具收款帐号、户名并加盖盖有财务章（或公章）及收款方经办人签字盖章“收款信息确认函”传真件（格式见后附件2），确认函规定注明“本传真件与原件内容一致，具备法律效力”字样。计财部收到符合规定确认函传真件并经公司业务经
12、办人签字确认后，方可汇款。在办理完汇款手续，收款人在确认款项收到后，由公司业务经办人负责：当天内将收款人开具此笔钞票业务收款据传真件交至公司计财部，并在汇款日起7日内（以银行业务单时间为准计算起始时间），将收据原件交至公司计财部。对于没有通过审批或关于人员越权审批付款业务，出纳员不予受理。为控制公司资金风险，计财部对手续不全或有疑问钞票打卡付款业务有权拒付。钞票打卡手续费由收款方承担，特殊状况经总经理批准除外。（3）、公司派人带钞票外出采购业务：除零星办公用品及低值易耗品外钞票，采购金额在10000元以上材料采购业务，需由总经理批准。由采购业务经办人提出用款申请，经核准后到财务办理钞票借款手续
13、（借款人应为采购业务经办人指定公司员工），无特殊状况超10000元采购业务不得以此种方式进行采购，（4）、对于正常采购（或劳务）业务付款，因有关申请部门筹划不到位、不及时，导致原可以电汇或承兑汇票支付款项，而需要计财部以钞票打卡方式加急支付，计财部有权回绝，对于总经理特批此种状况下付款，在保证手续完备，所支付款项安全前提下，付款手续费由业务经办人（即付款申请人）承担，如果导致资金损失，还要由业务经办人承担相应损失。2、银行电汇付款：计财部凭业务经办人出具经核准无误用款申请中列示收款人信息办理电汇付款业务。银行电汇付款可暂不要对方出具收据，但对同一供应商，既有钞票付款、又有银行付款业务，原则上，
14、只要对方收款,就要出具收款据。退汇重办业务：是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或其他因素，导致正常电汇付款业务退汇，需要重新办理付款。退汇重办业务按如下几种状况解决：（1）、收款单位提供收款信息有误，由业务经办人负责重新出具用款申请办理付款；（2）、公司采购（或劳务）业务经办人工作失误导致退汇，由负责人在退汇单上签名确认，并由经办人提供精确信息，重新办理汇款，同步该退汇业务原付款手续费由负责人承担。（3）、出纳员个人工作失误退汇，由出纳员据退汇单重新填制电汇单办理汇款，同步，原汇款手续费由出纳员个人承担。（4）、因银行间业务划转不成功或其他非公司可控因素导致正常电汇付款退汇，由出
15、纳员在第一时间内报分管领导核销原电汇退汇单据并重新办理付款。3、承兑汇票付款（1）、对于付出承兑汇票，原则由收款单位派人上门收取【来人身份确认程序同本制度第三条，1，（1）】，经计财部出纳员确认无误，再办理支付手续，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具加盖收款单位财务专章收据交出纳员（其他签字手续参照货币资金付款业务），且我司业务经办人要在相应原始付款凭证上签字确认。（2）、如收款单位派人上门收款，且来人未带收款据，经计财部出纳员对来人身份确认无误后，再办理付款手续【来人身份确认程序同本制度第三条，1，（1）】，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具收条（可由收款人在收条上注明“收据原件到后此收
16、条自动转作附件”，并在收条上填写EMS特快专递单号，注明“以收款方实际收到此特快件为开具收据之根据”），签字盖手印，计财部经办人当收款人面将汇票装袋以EMS特快邮寄给收款单位。（3）、如收款人不能上门收款，需以邮寄方式付款（此办法存在很大风险，无特殊状况，财务一律不受理该付款方式），由采购业务经办人负责办理邮寄承兑汇票财务登记手续，即在承兑汇票备查簿上对所支付承兑票号及金额签名确认，出纳员将需邮寄承兑汇票，当付款申请人面封好快递袋，并将EMS号填写在用款申请单申请人下方，再由付款申请人按收款单位传真加盖财务公章详细收件地址证明(证明内容含汇票金额、收件人姓名、收件地址、邮编、联系电话，并注明“
17、本传真件与原件内容一致，具备法律效力”字样)，填写快递单，交出纳员办理投邮（收款单位传真收件地址证明交财务作此笔付款业附件。公司业务经办人应及时与收款人沟通，跟踪收款人对该快件查收状况，并负责在承兑汇票邮寄之日起15日内将收款人开具收款据原件邮至计财部出纳员处。4、票据背书：所有需支付承兑汇票，原则上均应由出纳员据批准用款申请单中列示收款单位，在汇票“被背背书人”栏填写收款单位全称并加盖我公司在银行预留印鉴后方可对外支付或特快邮寄。但对于公司自行从银行申请办理承兑汇票（即应付票据），在支付给汇票列示收款人之外第三方单位时，原则上不能再背书（即不能回头背书），但出票银行及该汇票实际接受人允许可以
18、背书，则需要背书后支付。5、对获得原始收据规定：对于钞票、银行、承兑汇票支付业务，外来原始凭证原则上一律不得更改、涂抹，错开原始凭证要重新开具。对于原始凭证内容或金额有误，如未按规定改错（即在错误处划线后，填写对的内容，并加盖出票单位财务章及改错人私章），或在同一处错误更改两次（含）以上，出纳员一律不予受理；如出纳员收受不合规定单据，发现一次惩罚出纳员50元。对于确属特殊状况，不合财务规定业务单据经总经理特批解决，应有总经理在该单据上亲笔签批阐明。对于一笔业务款项同步以不同方式支付，应依照实际付款方式及金额由收款单位分别开具收款收据，不能合开一张收据。6、对单笔业务口径一致性规定：每一笔业务，
19、收款人、签定合同人及出票人、实际供货人必须一致，如果有特殊状况，经总经理特批业务，签定合同人（即为公司提供劳务及货品人），在结算款项时，出具发票与合同不符时，在签定合同步，应单独有合同补充阐明，收款据必要用出发票人收据，以免给财务工作导致混乱，如果是先预付款日后发票业务，在结算时，发票出具人（以发票专用章确认）与收款人不符，对前面已支付数额，收款人应补足与原收款时间金额一致出发票单位收款据，在补齐手续之前，财务将不受理该发票，并停止付款。如果预付款已全额支付日后发票，由业务经办人负责催收发票，结算发票报送财务时间定为经济业务结束之日起30天之内。对某些业务频繁、单笔业务金额不大，在一定期间内，
20、价格不变以业务，可按月结算开票。7、超过规定期限未获得付款业务收据解决：按单笔业务计算，每超期1天，予以采购业务经办人5元罚款，从工资中扣除，超过一种月未能获得收据，停发业务经办人工资，直至财务部收到收据原件为止。如发现业务经办人有弄虚作假，由业务经办人承担相应损失，后果严重追究法律责任。第四条、计财部集中办理付款业务时间及付款时限规定计财部受理钞票、承兑汇票付款业务时间：每日上午7：30至11：00,下午自上班起至15：00；银行付款业务受理时间：每日上午8：30前受理需当天付款“用款申请”，上午8：30至15：00前受理次日付款“用款申请”。由于工厂地理位置特殊性，车辆紧张，计财部每日上午
21、派专人到银行办理付款业务，下午不办。详细付款时限及责任划分如下：（1）、对于经核准可支付并已传递到财务部出纳员处“用款申请”及其他各类报销及付款单据，如无问题，出纳员应按本制度规定付款手续按受理用款申请时间先后办理付款：对于“用款申请”在当天规定期限内提交至财务部，当天办理付款手续，超时限提交“用款申请”，次日办理付款手续，无特殊状况，出纳员不得擅自压单延迟付款。如果是以银行电汇付款“用款申请”，遇法定节假日、公休日，付款时间顺延。对因资金紧张，超过2日未付款“用款申请单”金额，出纳员应报分管领导拟定付款时间，并及时告知提交用款申请人，此处重要是指电汇及钞票打卡付款方式支付款项，如果是收款方提
22、交有关证明手续不完备，需待公司业务经办人协调提交完整手续后方可付款，补齐手续前计财部不受理该用款申请。 （2）、如属对方收款单位派员到公司收取款项，应由分管业务经办人负责协调计财部备款及收款方到公司收款精确时间，保证付款工作有序进行；（3）、对于特殊状况下，需加急支付款项，业务经办人在提交“用款申请”同步还应附有经核准书面“加急付款申请”，否则导致因迟付款而延误生产，计财部不承担责任。（4）、如属出纳员工作不负责任延迟付款、错付款而给公司导致损失或故意刁难报销人、收款人，发现一次惩罚责任出纳员50元，给公司导致损失还要按规定承担相应以济损失。（5）、如因业务经办人提交用款申请及有关证明材料不及
23、时、不对的而导致财务错误付款、延期付款误工误产，由业务经办人负责。（6）、正常状况下，如已批准付款“用款申请”，以实际签字核准日期计算，超过7日未交到计财部，视同无效申请，计财部不再受理该“用款申请”，再次付款需重新提交“用款申请”，且原已签批“用款申请”要交至计财部由出纳员加盖“作废”印章，作新办用款申请附件。（7）、对于已核准支付“用款申请”，有关提交申请业务经办人要负责与收款人及时沟通其收款状况，对浮现异常状况要及时与财务部沟通解决，保证公司各项经济业务正常进行。（8）、所有传递到计财部“用款申请”，均应进行单据传递记录登记。详细记录传递时间及所传单据信息，以明确责任，该传递记录不容许涂
24、改。第五条、各种状况下采购（或劳务）业务发票规定：（一）、采购（或劳务）发票原则规定及解决1、所有材料物资（含固定资产）采购业务原则上均应由供应商出具增值税专用发票（增值税专用发票进项税有效认证期为自发票开具之日起90天内），计财部不接受超过认证期增值税专用发票，特殊业务不能出具增值税专用发票经财务承认、总经理批准可开具增值税普通发票；所有劳务业务发票均应由提供劳务人按实际业务内容出具符合我司主管税务机关规定发票。2、采购（或劳务）发票所开具内容必须与实际业务内容（合同内容、入库单、数量、金额及与合同单价、劳务内容）相符，即货、款、票、合同相一致，否则，财务不接受该业务结算发票。特殊状况经财务
25、确认总经理批准除外。3、对于特殊状况下发票与实际业务内容不符业务发票经财务确认、总经理特批可以接受，需对方业务单位出具加盖财务公章状况阐明书，阐明发票与实际业务内容业务实质，经公司财务部确认合格后方可接受对方业务发票。为规避公司财务风险，计财部有权拒收任何状况下不合格采购（或劳务）业务发票。4、发票解决：对经常性供应商业务，无论当次开具发票金额多少，均做转帐解决，对同一业务单位非经常性业务（年度内业务不超过2万元）单笔业务金额不超过5000元，可以凭发票付款，除此以外所有采购及工程业务发票均做转帐解决，在付款时，由收款人（收款人必要是出票人）提供收款收据，避免同一业务单位业务既有钞票业务，又有
26、转帐业务，不利于财务管理工作，也容易形成工作隐患。特殊状况下经财务确认，总经理批准业务不受此限。5、采购（工程劳务）发票后附件顺序依次为：采购入库单（或直转单）、暂时收料单（此单实际业务未开具不附）、质检单、称重单、采购筹划单、对方送（发）货单随货同行联或购货方备存联、采购合同及其他必须附件按比价采购、定点采购、招标采购等性质不同，附询价单（即价格申报单）、招标合同等。如发既有不符合规定发票及附件传递到计财部，对当事保管员及采购经办人各惩罚5元。注：（1）、如劳保或低值易耗品采购为多品种集中下达采购筹划，发票后可不附采购筹划单，但采购人员应对已执行采购筹划单做核销并妥善保管，以作备查用； （2
27、）、对于设备及工程劳务发票后应附有设备及工程劳务验收报告单，并应注明使用部门，以以便财务核算。（3）、如果所采购货品由物流公司托运，还要有托运单，但托运单不能代替供货单位发货单。（二）、发票获得时限管理规定1、所有采购结算发票（含运费结算发票）应由该笔业务经办人员签字确认后，报送计财部。各类采购业务发票应由有关业务经办人负责向供应商催收，并自所采购物资验收合格入库之日起30日内获得，交计财部办理结算手续，且发票信息需与合同及实际相符；工程、劳务发票获得时限为单项工程、劳务合同商定劳务内容结束之日起60日内由有关分管负责人负责经与决算合同内容金额相符发票交至计财部。结合公司当前材料货款结算可以延
28、期支付特点，对于未付款包装材料结算发票，获得时限可延长至自货品采购入库之日起90日内，此种状况需获得财务部书面允许证明。2、如因结算价款发生异议而导致业务不能正常办理结算手续，不能在规定期限获得发票时，采购（或劳务）业务经办人应及时填报“（财务）问题业务报告单”，阐明因素及解决方案，报计财部往来会计处经财务负责人核准后备案，并由业务经办人负责在自发生异议之日起30日内解决完毕。如无合法理由，又无财务书面阐明可延期获得结算发票业务，均以正常业务规定到票期限为准。特殊状况下，计财部因实际核算需要，对某一某些业务到票时间规定提前或延迟以计财部书面下达发票到票时间调节阐明书为准。3、对于特殊业务发票获
29、得时限，如经总经理特批解决，可按特批时限为准，需由计财部解决由业务经办人将业务移送计财部解决。4、对于超过规定期限未将发票交到财务部，每超期一天予以采购业务经办人5元罚款，从工资中扣除，对于无客观因素超过两个月发票未到，停发当事采购业务经办人工资，直至获得发票止。5、业务经办人对收到供应商发票（不得预开票），要在收到发票当天将发票及相应业务附件单据报送至计财部，并在计财部做单据传递记录登记，对收到不合规定，财务不能接受发票，由业务经办人填写快递单，财务部负责将发票寄回供应商（需作备查记录），并由业务经办人与供应商协调及时补票，时限为30天。凡因发票不合格，财务不接受而退票，每笔业务惩罚采购（或
30、劳务）业务经办人10元。如因业务经办人个人因素导致已收到供应商发票过认证期或丢失，每笔业务发票金额在50000元如下，对业务经办人处以100元罚款，金额在50000元以上处以200元罚款，并由业务经办人负责在退票日或发现日起30日内补换票及提供财务部所需其他有关手续。对于发票丢失或过期状况同步对财务部往来会计进行考核，如发现属不按规定对帐导致，每笔丢失或过期发票对往来会计处以20元罚款。如业务经办人故意对不规范业务发票隐瞒不报或擅自压票、退票等解决，每发现一笔，惩罚当事业务经办人200元。6、会计年度终了前（每年12月31日）,各业务经办人应将自己经办、属于当年度已完毕采购(劳务)业务发票所有
31、催收，并交至计财部。第六条、定期对帐制度为保证各类业务单据准时获得及保证与供应商帐目相符，计财部将实行定期对帐制度：与公司业务经办人备查帐核对时间周期为两个月一次，时间为次月5-15日；与供应商对帐每半年一次，核对范畴为半年内与公司发生经济业务往来单位，由业务经办人负责与相应供应商协调获得对方业务往来帐单（需经手人签名并加盖账务或业务公章），并最迟于次月10日前交计财部往来会计处，由往来会计负责核对并作核对状况备查记录。凡业务经办人未设立业务备查帐或帐目不清，每次惩罚20元，并在10日内规范备查帐；对未按规定期间获得供应商对帐单，按单个供应商计算，每个次惩罚业务经办人10元，并限定在规定期间（
32、10天内）完毕对帐手续，过期仍未完毕，每日惩罚5元，直至对帐业务手续完毕，所惩罚款项从当事业务经办人工资中扣除。特殊状况经当事业务经办人提出申请，计财部确认除外。第七条、补充规定（1）、每一笔采购业务合同、供货人、开票人、收款人必须是同一业务对象。与新供应商第一次合伙时，业务经办人应及时以书面形式向对方业务单位提供我方开票资料。（2）、对于业务单位到公司直接受取往来帐款业务，公司采购业务或接受劳务业务经办人应对业务单位来人身份进行确认，经计财部验证来人出具加盖对方业务单位公章简介信，确认无误，计财部方受理付款业务，按正常财务手续办理付款事宜，且在有关付款原始凭证上，我司业务经办人要签字确认。（3）、如果外购同一种货品不同供应商有各种名称称呼，在订立采购合同步，各当事业务负责人应统一以公司已有原则规范名称、规格等填写，即与用友档案中信息一致，并及时与供应商沟通以免发错货。（4）、凡外地业务单位派人到公司收款业务，应由公司业务经办人员确认来人身份，并由来人出示对方业务单位出具加盖行政公章证明信后，计财部经办人对来人身份及证明信确认无误，方可受理来人经办业务，且公司经办人员应在相应业务单据
