1、工程档案管理办法试行*工程档案管理办法（试行）第一条 为规范公司工程档案管理工作，根据建设工程文件归档整理规范（GB-T50328-2001）、房屋建筑和市政基础设施工程竣工验收备案管理办法、南宁市城市建设档案管理办法、广西壮族自治区房屋建筑工程和市政设施工程竣工验收及备案管理实施细则等国家、地方工程档案管理有关规定，结合公司的特点，制定本办法。第二条 工程档案的归档范围及质量要求工程文件指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。工程档案指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。（一）工
2、程档案的归档范围公司对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档（详见附件1：建设工程文件归档范围和保管期限表）。公司对项目管理工作过程中各种政府批复文件、凡反映项目工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、传真、图表、电子版资料）、会议纪要等资料均属归档范围。各经办部门视实际需要，经部门领导批准后可决定原稿的去处，档案管理部门须保留相关文件的影本。（二）归档文件的质量要求1.归档的工程文件应为原件。2.工程文件的内容必须真实、准确、字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。3.保存的文件不能用易褪色的书写材料（复写纸、
3、热敏纸红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等）书写、绘制。4.录音、录像文件应保证载体的有效性。5.电子文件应以光盘为长期储存介质。6.工程文件纸质载体尺寸统一采用A4规格归档。第三条 工程档案的管理机构、职责（一）工程部是公司工程档案的归口管理部门，在南宁市城市建设档案馆和主管单位的业务指导下，负责按统一标准督促、指导工程建设档案业务工作，验收、管理公司所投资工程的全部建设档案资料，并配备相应的设备，为档案利用提供有效保证。（二）公司各部门应积极配合工程档案管理部门，认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好本公司的工程档案工作。（三）公司所属各部门、直属单位，要把档案工作纳入议事日程，明确分管领导
4、，落实专（兼）职档案人员，协助工程档案管理部门开展档案管理工作，各部门要负责收集各自工作范围内的工程档案，并按要求整理、立卷，在规定时间内移交工程档案管理部门。1.工程部应负责对工程建设过程中形成的本部门相关资料、文件进行收集、登记、整理、立卷和归档；对工程论证、技术设计审查全过程中的档案资料作系统的收集、整理、立卷和归档；对本部门直接管理的科研项目分项目审核、鉴定，并整理立卷和归档相关档案资料；负责监督、检查、指导各项目对工程资料的收集、整理和归档工作；对工程交（竣）工验收和工程质量进行回访。2.直属单位负责本单位工程项目从工程准备阶段到竣工验收备案过程中工程建设文件的收集、整理、立卷、编目
5、、装订、档案预验收及档案移交。第四条 工程档案的收集（一）工程准备阶段形成的前期文件，工程完工、竣工验收阶段形成的文件，以及设备、工艺和涉外文件，由公司各经办部门和直属单位负责收集、整理；勘察、设计单位负责勘察设计文件的收集、积累，并按规定向公司工程部提交有关设计基础资料和设计文件。（二）工程施工阶段形成的文件，由各承包单位负责收集提供其承包项目的全部文件；项目监理文件由监理单位收集提供。（三）公司各经办部门和直属单位督促项目监理单位监督、检查项目建设中文件的收集、积累和完整、准确情况，以及完工、竣工验收中文件资料审查情况，并经审核、签认后向建设单位提交监理业务范围内的有关专项报告、验证材料及
6、监理文件。第五条 工程档案的整理建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理，公司各经办部门或直属单位立卷后移交公司工程部归档。（一）公司各部门、直属单位形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备文件、竣工试运行（生产）及验收文件，应根据文件的性质、内容，分别按年度、项目的单位工程整理。（二）勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计（施工图除外），应按项目或专业整理。（三）施工技术文件应按单位工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。（四）设备、技术、工艺文件应由承办单位整理；现场使用的安装、调试形成的
7、非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。第六条 工程档案的立卷组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；便于档案的保管和利用。1.工程准备阶段文件按建设程序组卷。2.监理文件按单位工程、分部工程组卷。3.施工文件按单位工程、分部工程组卷。4.竣工图按专业组卷。5.竣工验收文件按单位工程组卷。竣工验收文件目录详见附件2。第七条 工程档案的编目（一）编写案卷页号：卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图纸的页号编写在标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文
8、件，将其作为一份填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。各卷之间不连续编页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。（二）卷内目录：由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号和备注等组成。卷内目录排列在文件材料的首页前。1.序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件（或部件）一个号。2.文件编号：填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号。3.责任者：填写文件形成部门或主要责任者。4.文件材料题名：填写文件材料标题全称，或拟写文件题名。5.日期：填写文件材料形成日期。6.页号：填写每份文件材料首尾页上标的页号。（三）案卷封面和脊背1.案卷封面采用案卷外封面和案卷内
9、封面形式，内容主要有：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档案号等。2.案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称或代字、代号及其结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称与批准的原立项、设计（包括代号）应相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。3.立卷单位：填写文件组卷部门或项目负责单位。4.起止日期：填写卷内文件材料形成的起止日期。5.保管期限：依据要求填写组卷时划定的保管期限。6.密级：依据保密规定填写卷内文件的最高密级。7.档号：由公司按项目档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。8.案卷脊背：填写保管期限、档号和案卷题名。题名从右竖写，
10、遇数字横写。保管期限填写用色标区分：红色代表永久，黄色代表长期，绿色代表短期。9.案卷封面及脊背的档案号暂用铅笔填写，移交后由接收单位统一填写。案卷内封面排列在卷内目录之前。（四）卷内备考表1.卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量（如：文字材料100页，照片10张，附图1张）以及组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。2.立卷人由责任立卷人签名。立卷日期应填写完成立卷的日期。检查人由案卷质量审核者签名及填写审核的日期。3.互见号：应填写反映同一内容而形式而不同且另行保管的档案号，注明其载体形式，并用括号括起。4.卷内备考表排列在卷内文件材料之后。第八条 工程档案的装订1.文字材
11、料采用三孔一线整卷装订与单份文件装订两种形式。装订要结实、左下对齐，不压字、不倒页、不损坏文件。整卷装订文件材料单页约100页左右。图纸可不装订，在每份图纸右上角加盖档号章。2.案卷内必须取掉金属物。对破损文件材料要修裱。3.单份文件装订时，要在卷内每份文件首页右上方加盖档号章，按照卷内目录的序号排列，填上序号。档号章规格：档 号序号 注：档号一栏宽35mm 高10mm, 序号一栏宽15mm高10mm.。4.外文资料应保持原来的案卷及排列顺序、文号及装订形式。第九条 工程档案的归档（一）公司各部门、直属单位、各施工承包单位、监理单位应在单位工程竣工验收完成后30日内将经整理、编目后所形成的项目
12、文件，按规定的份数（3份）和要求向公司工程档案管理部门归档。（二）归档文件必须完整、成套、系统。1.必须真实记录和准确反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程。2.必须真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。3.文件字迹材料及载体质量应符合档案管理要求。（三）外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文，与原文一起归档。第十条 工程竣工档案移交工程竣工验收完成后60日内，公司档案管理部门将完整的工程竣工档案移交一份给城建档案馆。第十一条 工程档案的保管档案的保管主要是从档案入库后的保管和流动过程中的保管这两个方面，尽量做到四不：不散（不使档案分
13、散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补和完善档案的管理必须备好管理工具（档案箱、档案柜、文件夹、档案的包装材料、档案的装订机具），档案人员必须保护、保管好档案，对各类档案进行科学分类，排列、编号、装箱，箱柜排放有序。定期检查档案保管情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，保证档案的安全完整。公司的档案资料应由专人保管检查，非档案人员不得自行开启抽取。 第十二条 工程档案的统计工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅
14、到期文件的归还。第十三条 工程档案保管期限保管期限分为永久、长期、短期（具体详附件1）1.永久：是指工程档案需永久保存。2.长期：是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。3.短期：是指工程档案保存20年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。第十四条 工程档案密级密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。工程准备阶段文件为机密级，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。第十五条 工程档案的借阅工程档案主要供公司本部和直属单位利用，一般不外借。如情况特殊，并经公司领导批准，可查阅一般性档案。本部门工作人员在办公地点内部可查阅属本部门
15、业务工作范围的档案资料。非本部门人员要查看机密的重要文件档案，须经本部门主管领导批准，方可借阅，并办理查阅手续。档案的借阅者应负责档案的完整和完全，机密档案不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损和涂改。借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。借阅档案填写应填写借阅登记表，机密资料需要填写借阅申请单，经领导批准后方可借阅。第十六条 本办法由工程部负责解释。第十七条 本办法自发布之日起执行。序号归 档 文 件保 存 单 位 和 保 管 期 限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆工 程 准 备 阶 段 文 件一立项文件1项目建
16、议书永久2项目建议书审批意见及前期工作通知书永久3可行性研究报告及附件永久4可行性研究报告审批意见永久5关于立项有关的会议纪要、领导讲话永久6专家建议文件永久7调查资料及项目评估研究材料长期二建设用地、征地、拆迁文件1选址申请及选址规划意见通知书永久2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书永久3拆迁安置意见、协议、方案等长期4建设用地规划许可证及其附件永久5划拨建设用地文件永久6国有土地使用证永久三勘察、测绘、设计文件1工程地质勘察报告永久永久2水文地质勘察报告、自然条件、地震调查永久永久3建设用地钉桩通知单（书）永久4地形测量和拨地测量成果报告永久永久5申报的规划设计条件和规划设计
17、条件通知书永久长期6初步设计图纸和说明长期长期7技术设计图纸和说明长期长期8审定设计方案通知书及审查意见长期长期9有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议永久10施工图及其说明长期长期11设计计算书长期长期12政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久长期四招投标文件1勘察设计招投标文件长期2勘察设计承包合同长期长期3施工招投标文件长期4施工承包合同长期长期5工程监理招标文件长期6监理委托合同长期五开工审批文件1建设项目列入年度计划的申报文件永久2建设项目列入年度计划的批文件或年度计划项目表永久3规划审批申报
18、表及报送的文件和图纸永久4建设工程规划许可证及其附件永久5建设工程开工审查表永久6建设工程施工许可证永久7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明长期8工程质量监督手续长期六财务文件1工程投资估算材料短期2工程设计概算材料短期3施工图预算材料短期4施工预算短期七建设、施工、监理机构及负责人1工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单长期2工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单长期长期3工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单长期长期监 理 文 件1监理规划监理规划长期短期监理实施细则长期短期监理部总控制计划等长期短期2监理月报中的有关质量问题长期长期3监理会议纪要中的有关质量问
19、题长期长期4进度控制工程开工复工审批表长期长期工程开工复工暂停令长期长期5质量控制不合格项目通知长期长期质量事故报告及处理意见长期长期6造价控制预付款报审与支付短期月付款报审与支付短期设计变更、洽商费用报审与签认长期工程竣工决算审核意见书长期7分包资质分包单位资质材料长期供货单位资质材料长期试验等单位资质材料长期8监理通知有关进度控制的监理通知长期长期有关质量控制的监理通知长期长期有关造价控制的监理通知长期长期9合同与其他事项管理工程延期报告及审批永久长期费用索赔报告及审批长期长期合同争议、违约报告及处理意见永久长期合同变更材料长期长期10监理工作总结专题总结长期短期月报总结长期短期工程竣工总
20、结长期长期质量评价意见报告长期长期施 工 文 件一建筑安装工程(一)土建（建筑与结构）工程1施工技术准备文件施工组织设计长期技术交底长期长期图纸会审记录长期长期长期2施工现场准备控制网设置资料长期长期 工程定位测量资料长期长期 基槽开挖线测量资料长期长期 施工安全措施短期短期施工环保措施短期短期3地基处理记录地基钎控记录和钎探平面布点图永久长期验槽记录和地基处理记录永久长期桩基施工记录永久长期试桩记录长期长期4工程图纸变更记录设计会议会审记录永久长期长期设计变更记录永久长期长期工程洽商记录永久长期长期5施工材料预制构件质量证明文件及复试验报告砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料
21、、轻集料试验汇总表长期砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料、铝合金门窗材料出厂证明文件长期砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告长期预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录长期6施工试验记录土壤（素土、灰土）干密度试验报告长期土壤（素土、灰土）击实试验报告长期砂浆配合比通知单长期砂浆（试块）抗压强度试验报告长期混凝土配合比通知单及外加剂出厂质量证明文件及复检报告长期砼搅拌质量记录长期混凝土（试块）抗压强度试验报告长期混凝土抗渗试验报告长期商品混凝土出厂合格证、复试报告长期钢筋接头（焊接）试验报告防水工程试水检查记录楼地在、
22、屋面坡度检查记录土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表长期7隐蔽工程检查记录基础和主体结构钢筋工程长期长期钢结构工程长期长期防水工程长期长期高程控制长期长期8施工记录工程定痊测量检查记录永久长期预检工程检查记录短期冬施混凝土搅拌测温记录短期冬施混凝土养护测温记录短期烟道、垃圾道检查记录短期沉降观测记录长期结构吊装记录长期现场施工预应力记录长期工程竣工测量长期长期新型建筑材料长期长期施工新技术长期长期9工程质量事故处理记录永久10工程质量检验记录检验批质量验收记录长期长期长期分项工程质量验收记录长期长期长期基础、主体工程验收记录永久长期长期幕墙工程验收记录永久长期长期分部（子分部
23、）工程质量验收记录永久长期长期(二)电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程1一般施工记录施工组织设计长期长期技术交底短期2图纸变更记录图纸会审永久长期设计变更永久长期工程洽商永久长期3设备、产品质量检查、安装记录设备、产品质量合格证、质量保证书长期设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告长期设备安装记录长期长期设备试运行记录长期设备明细表长期4预检记录短期5隐蔽工程检查记录长期长期6施工试验记录电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录长期楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录长期变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录长期给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录长期电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录长期电梯接要电阻、绝缘电阻测试记录；空
