1、SAP财务操作手册vSAP Business One 财务部操作手册1.基础界面介绍 61.1系统登陆SAP Business One 61.2工具栏简介 82. 管理模块介绍 92.1 选择公司 92.2 汇率和指数 92.3 系统初始化- 过账期间 102.4 实用程序- 期末关账 112.5 审批流程 113. 财务模块介绍 133.1 财务模块概览 133.2 科目表 143.3 编辑科目表 153.4 日记账分录 173.4.1 日记账分录的编制 173.4.2 日记账分录的复制 183.4.3 日记账分录的取消 193.4.4 关于日记账分录的规定 203.4.5日记账类型和缩写的
2、词汇 203.5 日记账凭单 213.6 过账模板 233.6.1 过账模板的创建 233.6.2 过账模板的调用 243.6.3 过账模板的移除 243.7 重复过账 253.7.1 重复过账的创建 253.7.2 重复过账的调用和移除 253.8 冲销交易 263.9 汇率差异 273.10 财务报表模板 273.10.1 创建新的财务报表 273.10.2 将科目表中新增的科目在财务报表模板中进行关联 293.11 日记账凭单报表 293.12 内部对账 303.12.1 系统自动对账 303.12.2 手动对账 313.12.3 内部对账的取消 313.13 成本中心 333.13.1
3、 维的设置 343.13.2 添加成本中心 343.13.3 添加和使用分配规则 343.14 财务报表 373.14.1 会计 373.14.2 财务 453.14.3 比较 483.1.4 预算报表 504.系统基础设置运用 514.1科目余额表项目的增减 514.2财务报表与科目的关联 514.3汇率设置 514.4编码设置 514.4.1业务伙伴编码的维护 514.4.2固定资产编码的维护 534.4.3物料编码的维护 544.4.4费用类物料编码的维护 574.5 表单的导出 604.6凭证打印 614.6.1顺序连续打印 614.6.2单一凭证打印 624.7系统数据备份时点 63
4、5.生物资产的处理 645.1业务概述 645.2卡片维护 685.3牛只淘汰 695.4牛只转场 725.5牛只转群 735.6牛只恢复 735.7 牛只折旧 745.8牛只盘亏 745.9牛只报表查询 755.9.1查询步骤 755.9.2常用查询条件 765.9.3牛只差异调查 776.固定资产处理 786.1直接购置固定资产的新增 786.1.1在SAP中已下订单并做收货的情况 786.1.2 在SAP中未做订单的情况 806.2固定资产价值重估 826.3固定资产处置 826.4在建工程新增和转出 846.4.1在建工程新增 846.4.2在建工程转出 866.5在建工程科目的理解
5、866.6折旧的运行 877.往来科目业务操作 897.1 应付发票 897.1.1应付发票的分类 897.1.2应付发票的生成 907.1.3应付贷项凭证 947.1.4应付发票处理的注意事项 947.2 应收发票的生成 957.3 内部对账 957.4 账龄 957.5往来科目业务伙伴的维护 958.现金银行业务处理 968.1收付款模块使用 968.1.1 收款 968.1.2付款 988.1.3收付款模块和日记账过账的区别 1008.2外币业务运用 1008.3现金流量选项 1019.库存模块 1029.1库存交易 1029.1.1库存交易-收货 1029.1.2库存交易-发货 103
6、9.2库存报表 1049.2.1物料清单 1049.2.2未清物料清单 1059.2.3库存过账清单 1069.3新增出入库类型和自动过账科目的定义 1079.4自种作物的处理 1099.4.1青贮 1099.4.2其他作物 1099.4.3新增自种作物的处理 1109.5系统库存单价的计算 11110.报表使用 11210.1财务报表使用 11210.2业务报表使用 11411.系统结账流程 11511.1结账前的系统检查工作 11511.2结账具体步骤 11712.审批流程 12212.1线上审批概述 12212.2审批模板的创建 12212.3当前系统审批流程 12313.成本中心的使用
7、 12413.1成本中心概述 12413.2部门成本中心 12513.3成本中心的创建 12813.4成本中心的日常维护 12813.5成本中心报表的查询 12814.预算报告 12914.1系统预算体系概述 12914.2预算编制 12914.3预算查询 13214.4预算预警 13515.SAP用户权限说明 13616.常见问题 1391.基础界面介绍1.1系统登陆SAP Business One 首先在桌面上找以下图标在进入SAP登陆界面，需要对登录信息进行设置，以便登陆不同的系统，例如测试系统、或者正式使用的系统。在上面的界面中，输入以下信息：用户标识：输入用户账户口令：输入相应的密码
8、用户名和口令密码应该从系统管理员处获得。如果需要修改密码，点击“模块”“设置”“常规”“安全性”“更改密码”会出现下面的屏幕：将新密码重复输入两遍，点击更新，系统会出现修改密码成功的提示，输入你的用户和密码，回车，进入您所登录的系统。1.2工具栏简介预览启动应用程序锁定屏幕排序表工作清单消息概览打印锁定屏幕基本单据消息/警报概览email查找目标单据日 历SMS添加体积与重量计算上下文帮助传真第一个数据记录过滤器表另存EXCEL前一个数据记录格式设计器另存WORD下一个数据记录表格设置另存PDF 最后一个数据记录查询管理器2. 管理模块介绍2.1 选择公司通过选择公司名称、更改用户，完成对指定
9、帐套的登陆。2.2 汇率和指数每月1日，须要在系统中进行汇率设置。点击进入汇率和指数界面，选择指定日期和币种，并输入需记录的汇率。也可通过“按选择标准设置汇率”，选择某一时间段，将相应期间的汇率选成某一固定汇率。2.3 系统初始化- 过账期间通过选择期间代码，可以对“期间状态”在结算期间、已解锁、已锁定三种状态间进行切换。2.4 实用程序- 期末关账通过点击实用程序下的“期末关账”，可以完成成本类和损益类项目当期发生额的结转。具体内容参见“系统结账流程”。2.5 审批流程 审批状态报表，可以筛选查询指定凭证状态、发起人、授权人、单据类型所对应的单据。例如，可以查询张兴在系统中录入的，所有“未决
10、”的采购订单。审批决定报表，可以筛选指定授权人“尚未决定”、“已审批”和“未审批”的所有单据。3. 财务模块介绍3.1 财务模块概览项目内容注释编号科目表显示系统当前会计科目的科目属性和余额等信息；3.2编辑科目表新增、删除、编辑现有会计科目；3.3日记账分录按照每日发生的经济业务的先后顺序，逐项编制会计分录；3.4日记账凭单可作为日记账分录的草稿形式，于系统审核之后会生成相关日记账分录；3.5过账模板预设凭证模板3.6重复过账预设在某一过账期间，按照固定分录自动生成某分录3.7冲销交易该功能可以显示能够执行自动冲销的所有手动日记帐分录的清单；3.8汇率差异外币科目因汇率变动产生的汇兑损益统计
11、；3.9转换差异对于定义的系统货币不同于本币的情况下，在系统货币的科目/业务伙伴余额和本币余额之间进行调整；本公司不适用；不适用财务报表模板维护报表科目，将已添加的会计科目与报表科目进行关联；3.10凭证打印目前该功能不采用；不适用日记账凭单报表按指定要求形成日记账凭单清单；3.11固定资产涉及固定资产主数据维护和资本化、折旧等日常操作；4内部对账对已经到货并收到发票的应付账款与预付账款对冲；3.12预算设置？12成本会计成本中心的维护，成本中心报表的生成；3.13财务报表资产负债表、利润表、现金流量表的生成；总账查询等3.143.2 科目表通过点击科目大类（资产、负债等）、选择指定科目，找到
12、需查询的科目。左边即显示科目具体信息，包括科目编码、名称、适用币种、科目表中的等级、是否为现金科目等。点击“科目属性”，可以具体看到和维护相关科目的外文名称、可用等信息。被选为“不可用”的科目，将无法再进行任何相关账务处理。3.3 编辑科目表第一步：进入编辑科目表界面第二步：点在拟添加科目的位置，点击“添加同级科目”或“添加下级科目”第三步：维护总账科目编码，科目名称第四步：参考3.2，进入科目表中对该新设置科目的“科目属性”，“控制科目”，“现金科目”等项目进行进一步维护；银行科目务必关联“货币”、“现金项目”和“现金流相关”。第五步：3.4 日记账分录3.4.1 日记账分录的编制第一步：点
13、击日记账分录，弹出日记账分录窗口；第二步：按照入账时间维护“过账日期”，过账日期代表了财务结账期间，需正确维护；第三步：正确维护“备注”，该项信息将成为总账查询的重要依据；第四步：按照制单人，维护创建者；批准者留空，待财务主管进行单据审核时进行维护；第五步：在“总账科目/业务伙伴代码”处，维护需要编制的科目代码，并相应的维护借贷方发生额；如为控制科目（目前系统中的控制科目为预付账款、应收账款-第三方-已票、应付账款-第三方-已票、其他应付款-第三方-已票），可通过Ctrl+tab快捷键进入业务伙伴清单，通过选择业务伙伴，直接连接至相关控制科目；第六步：对于现金/银行收付款业务，应维护现金流量项
14、目；第七步：维护“部门”、“人员”、“车辆”和“项目”成本中心；第八步：对往来科目，必须录入该项往来所属的供应商/客户编码（即业务伙伴代码），该项信息将成为往来科目查询报表的重要依据；3.4.2 日记账分录的复制如需编制内容相似的日记账，可以通过复制现有日记账的方法，进行快捷编写。进入需要复制的日记账中点击鼠标右键选择“复制资源主数据”在新形成的日记账分录界面进行相关信息维护。3.4.3 日记账分录的取消如之前形成的日记账分录有误，可进行“取消”操作；通过“取消”，可在指定的过账日期对之前的分录进行修改。进入需要取消的日记账中点击鼠标右键选择“取消”在弹出的系统信息中点击“是”对新产生的日记账
15、进行相关信息维护。3.4.4 关于日记账分录的规定日记账分录一旦生成就无法删除，如发现错误，只能通过创建新的分录进行该错误的修改；日记账分录的“过账日期”是判断计入财务结账期间的依据；日记账分录从创建方式上可以分为“手工入账”和“自动过账”两种。其中手工入账，是指由会计人员手工维护创建的记账凭证；自动过账，是存在上游单据，由原始单据激发创建的系统记账凭证，例如，由库存收货产生的应付暂估凭证，由固定资产资本化操作，形成的固定资产确认凭证等。3.4.5日记账类型和缩写的词汇日记账类型是以日记账分录产生时基于的原始单据类型来定义的。例如，销售业务在交货后，系统中需要计入交货单开出应收发票，在往来会计
16、完成“应收发票”这一原始单据的编制并点击确认时，系统中会自动生成一笔日记账，该笔日记账的类型即为IN。缩写日记账类型缩写日记账类型OB期初余额CP付款支票JE日记账分录DN交货IN应收发票RE应收账款退货CN应收贷项凭证PD收货采购订单PU应付发票SI收货PC应付贷项凭证SO发货RC收款MI库存过账PS给供应商的付款WO工作订单DP存款3.5 日记账凭单第一步：日记账凭单可以理解成预备的或是草稿状态的分录，点击添加分录到新凭证。第二步：记录要保存在新日记帐凭单中的日记帐分录，点击加入凭证。第三步：在日记账凭单界面即可看到刚才添加的凭证，并点击更新；第四步：如需添加新的分录在现存凭证，点击“添加
17、分录到现存凭单”即可；如果要建立新的凭证，可点击“添加分录到新凭证”；第五步：通过选择要添加到日记账分录里的日记账凭单，点击添加到日记账分录；同一凭证下的所有交易号，可通过“添加到日记账分录”批量计入日记账中；第六步：再看日记账凭单状态，从未清变为已结算；第七步：已生成的日记账凭单可以单行移除，也可以按照凭证组移除；单行移除，需点击在所在交易行，点击右键，选择“移除条目”；凭证组移除，选择“移除日记账凭单”。3.6 过账模板3.6.1 过账模板的创建可以为需要下列格式的日记帐分录创建基于百分比的过账模板： 包括相同科目和/或业务伙伴 具有特定金额比率的特征第一步：进入过账模板界面，指定模板的唯
18、一代码和描述。第二步：在表区域中指定将包含到模板中的总帐科目和/或业务伙伴第三步：为每个总帐科目/业务伙伴指定反映交易中借方或贷方金额的比率。例如，创建如下图所示的福利费在生产成本和管理费用间二比一分配的过账模板。3.6.2 过账模板的调用在进行日记账编制时，可以从“模板类型”中，选择相关模板类型，并点击“模板”选项，进入过账模板清单，进行相关模板选择。3.6.3 过账模板的移除选择需移除的模板从菜单栏中选择“数据”选中“删除”在弹出的确认消息中点击“确定”。3.7 重复过账3.7.1 重复过账的创建第一步：进入“重复过账”界面；第二步：在窗口的抬头中指定唯一代码，说明性描述和其它相关明细；第
19、三步：在表区域构建交易。输入科目/业务伙伴以及预计的金额，并确保该交易是平衡的；第四步：在页脚处设置创建交易的频率。缺省频率是“每月”。若相关交易只在某一特定期间发生，请维护“有效期至”。3.7.2 重复过账的调用和移除参考3.6.2和3.6.3的操作进行。3.8 冲销交易第一步：在编制日记账分录时，如预计之后会将该笔分录冲销，可在编制当期勾选“冲销”，并维护希望冲销的时间。见下图。第二步：点击进入“冲销交易”界面，可看到当前需要执行冲销的所有交易。通过勾选，并点击“执行”，便可在指定“冲销日期”生成相关冲销凭证；第三步：可点击交易编号进入原始交易凭证中，对“冲销日期”进行更新。3.9 汇率差
20、异维护外币业务伙伴和/或科目时，SAP Business One 以外币进行所有相关的簿记。由于簿记系统必须也以本币执行，因此，此类的每个外币交易也都要根据交易日的外币汇率以本币表示。外币汇率的日常波动会造成以本币和以外币表示的余额之间的不匹配。“汇率差异”功能可以根据计算差异当天的汇率来定期重新计算以本币和以外币表示的余额。SAP Business One 可以提供用于在外币业务伙伴和科目中执行汇率差异自动日记帐交易的建议，适用于某个给定日期。考虑到外币汇率的波动，“汇率差异”功能要在外币卡余额和本币余额之间进行对帐。如何对账？3.10 财务报表模板3.10.1 创建新的财务报表第一步：进入
21、财务报表界面，在模板的下拉菜单选择“定义新”，并在弹出的对话框中，填入需创建报表的名称；第二步：选择新创建的报表（本例为“测试版”），点击“生成标准科目表”；第三步：在形成的标准报表框架的基础上，通过“添加同级科目”“添加下级科目”，进行具体科目的添加；第四步：通过双击需编辑的科目，在自动弹出的“科目类别-明细”中，通过总账科目的选择，将科目表中已经生成的科目，关联至指定的财务报表模板科目中。不相关的行信息可以删除。3.10.2 将科目表中新增的科目在财务报表模板中进行关联科目表中科目的新增和删除，需要同步的在财务报表模板中进行关联，才能体现在报表层面。因此，科目表的维护和财务报表模板的维护应
22、该同步进行。第一步：在财务报表模板中的“模板”中，选择指定的帐套；第二步：按照科目表中新编辑科目的内容，在选定的财务报表模板中进行同步增减；第三步：双击新增的科目，进入“科目类别-明细”，通过“总账科目”进行科目表和财务报表模板的关联。3.11 日记账凭单报表该报表提供了现有日记帐凭单的全面信息。使用该报表可获取待批准的日记帐凭单列表，或将一个或所有未清日记帐凭单保存为永久财务单据。3.12 内部对账包括总账内部对账和业务伙伴内部对账（业务伙伴内部对账需在业务伙伴模块中进行）。其中，业务伙伴内部对账是对收付款和已结算发票进行匹配的过程。其中已结算的应付发票，是指（1）库房已经收货，（2）财务按
23、照取得的原始发票完成了系统应付发票的操作，（3）且该张发票对应的货款已经完成支付。从账务结果上看，通过内部对账，会产生（1）借：应付账款已票/其他应付款已票，贷：银行存款/预付账款的账务影响，（2）账龄表中会停止计算该笔发票对应的应付款项。3.12.1 系统自动对账【XXX】3.12.2 手动对账第一步：进入“业务伙伴”“内部对账”“对账”第二步：在弹出的“选择条件”界面中，选择对账日期和需要执行对账的业务伙伴代码，并点击“对账”按钮第三步：在弹出的内部对账界面，查看需要对账的项目。如下表中6月30日收到的奶款收入（JE），应与相关应收发票（IN）进行匹配，勾选“已选定”，并点击“对账”。3.
24、12.3 内部对账的取消点击进入“管理先前的内部对账”，选定要取消的“对账明细”，并点击“取消对账”。3.13 成本中心除常规簿记外，公司可通过执行支出和收入分析，以评估其各个业务活动或部门的获利能力。通过使用 SAP Business One 中的成本核算功能，可以定义成组的成本中心和分配规则。通过生成各个报表可提供重要的成本相关信息。页面介绍维：通过在系统中配置维，可从多个角度对费用和收入进行分析；查看和定义维需要具备相应的权限。成本中心：成本中心是一个执行特定业务功能的公司单位或部门，或其他定义的“维”。分配规则：分配规则是一种成本核算方法，用于将直接和间接费用和收入分配到一个或多个成本
25、中心。成本中心和分配规则表：当前系统成本中心和分配规则清单。成本中心层次：显示各成本中心的层级关系。成本中心报表：提供记入成本中心贷方或借方的支出和收入的相关信息。分配报表：根据分配规则提供间接费用总计和各个成本中心支出的相关信息。成本会计汇总报表：提供有关与成本核算相关的交易的信息。预算和成本会计：提供有关预算和预算相关总账科目的成本核算的信息。应计类型：应计类型是用于表示成本核算和财务会计核算之间差额的一组条件；应计类型仅供成本核算对账报表之用，不影响其他报表。成本会计对账报表：提供公司财务会计核算和成本核算的概览。3.13.1 维的设置进入维界面，通过激活增加维度设置，系统最大维度为5个
26、。3.13.2 添加成本中心进入成本中心设置界面选择拟添加成本中心所属维度依次填写成本中心编号、名称、成本中心类型、生效日期、活跃等信息点击添加3.13.3 添加和使用分配规则进入分配规则设置界面选择该分配规则所属维度依次填写规则编号、生效日期、描述、活跃选择需分配的中心代码，并填写需分配的值和总计值。在进入日记账界面后，点击“表格设置”，并在分配规则上选择需使用的规则代码，相关分配规则即会连接至对应分录中。3.14 财务报表3.14.1 会计页面介绍总账科目和业务伙伴(G)系统当前总账科目和业务伙伴基本信息概览总账(E)通过各项条件，筛选所有入账凭证和或业务伙伴控制科目下的发生明细3.14.
27、1.2账龄(A)统计业务伙伴控制科目下的账龄，无法从报表层面运用不适用交易日记账报表(T)查询所有系统中的日记账3.14.1.3按项目的交易报表(R)按照项目代码进行相关交易日记账的查询按照金额范围定位日记帐事务按照金额进行日记账查询按照外币金额范围定位日记帐事务按照外币金额进行日记账查询凭证报表接收事务提供日记账凭单的查询，目前为使用该报表不适用单据日记账(D)可以显示系统中手动或自动创建的日记账分录。税收(X)系统税种、税率维护和税务报表的生成。客户未清物料清单SAP自带报告，未使用不适用明细账（中国）SAP自带报告，未使用不适用Customer Open Document ListSAP
28、自带报告，未使用不适用总账（中国）SAP自带报告，未使用不适用和业务伙伴(G)进入总账科目和业务伙伴(G)选择标准，通过勾选“业务伙伴”和“总账科目”等信息，进行进一步筛选。对于总账科目，可以具体勾选需要查找的科目，或通过点击“查找”填入具体的科目编码进行筛选。如要按照业务伙伴进行筛选，可先勾掉“科目”选项。（1）筛选形式可按照输入业务伙伴编号、选择客户组、选择供应商组等形式进行细化；（2）通过选择“控制科目”，可以选择需要查询的科目名称；（3）过账日期，表示相关明细所属的记账期间；（4）点击“已扩展”选项，可进一步细化筛选条件。如果按照科目进行筛选，可先勾掉“业务伙伴”选项。（1）通过勾选对
29、应的科目、科目级别进行选择；（2）过账日期，表示相关明细所属的记账期间；（3）点击“已扩展”选项，进入扩充条件选择页签，可按照具体的标准进行明细筛选。该页签左侧为各类凭证类型，右侧为用户自定义字段、成本中心、金额、明细等选项。例如，如上图所示，在金额填写10,000-30,000，在明细处填写“交通费”，点击更新，即可查询所选择科目范围内，符合该金额范围的所有包含“交通费”摘要字段的凭证。需注意的是，扩充选择条件本次已被勾选的条件，将自动保存，所以在下次筛选的时候，需按实际需求更改此处的选择条件，并更新。通过选择原始日记账类型，过账日期可将该时间范围内的所有相关交易的日记账清单导出；或通过交易编号范围，将指定范围的日记账导出。进入交易日记账报表后，可以通过点击交易号，进入对应的日记账凭证中。当然，如果需要查询某一张日记账，也可以通过进入“日记账分录”，点击功能条中的“查询”，并输入指定编号进行查询。按项目的交易报表(R)该项功能提供了按照项目进行归类查询的方式。其中，“项目”的定义需要“成本中心”的“维”中进行维护，并在日常日记账处理中，维护相关的项目代码。按照金额范围定位日记帐事务如界面所示，可以
