1、OA运行管理制度某集团协同办公系统运行管理制度目录 第 1 章 总则 31.1 宗旨 31.2 适用范围 3第 2 章 基本规定 3第 3 章 职责约定 53.1 系统管理员 53.2 标准化管理委员会（建议由集团高管、各部门负责人、分子公司负责人组成） 53.3 行政部网络组职责（OA系统主要负责部门） 53.4 集团总部各部与分子公司职能部门 6第 4 章 通用功能使用规范 64.1 约定 64.2 工作流 64.2.1 工作流使用一般规定 64.2.2 行政 74.2.3 人事 74.2.4 财务 84.2.5 采购 84.2.6 市场 84.2.7 检测中心 84.2.8 营销 84.
2、2.9 日常工作 94.2.10 新闻审批 94.3 知识管理 104.4 日程管理 114.5 会议管理（建议强制使用） 124.6 工作协助 124.7 个人基本信息维护（强制使用） 134.8 报表 13第 5 章 组织机构管理专用功能使用规范 145.1 组织机构管理 145.2 资产管理 145.2.1 车辆管理(推荐使用) 145.2.2 其它固定资产管理(推荐使用) 14第 6 章 人事专用功能使用规范 156.1 知识管理 156.2 人事档案维护(强制使用) 156.3 人事管理 156.3.1 招聘 156.3.2 入职试用 166.3.3 转正 166.3.4 调动 16
3、6.3.5 续签 176.3.6 解聘 176.3.7 离职 176.4 人事合同管理 176.5 薪酬管理 18第7章 新闻中心维护功能使用规范 187.1 新闻中心维护 18第8章 新闻中心维护功能使用规范 198.1 门户管理 19第9章 网络安全防范 199.1 网络安全防范 199.2 运行安全防范 199.3 服务器安全防范 20第 10 章 系统运维管理与改进 2010.1 运维管理 2010.2 改进 2110.2.1 问题与改进建议收集 2110.2.2 问题处理与系统改进 21第 11 章 罚则 22第 1 章 总则1.1 宗旨1. 本暂行办法是一个指南，用来引导员工正确使
4、用 OA 系统，确保 OA 系统能够被高效应用；2. 本暂行办法是一项制度，用来规范员工使用 OA 系统的行为与习惯，确保 OA 系统能够发挥应有作用。1.2 适用范围1. 本暂行办法适用于公司 OA 系统的使用与管理；2. 本暂行办法适用对象为某集团所有拥有OA系统账号员工。第 2 章 基本规定1. OA 系统的访问网址为 外网：，内网：。登录名和登录密码详见某集团协同办公系统人员名单，第一次登陆OA首页后，请按照提示信息下载并安装相关插件包，否则登陆OA系统后某些功能无法使用，请务必在人事管理中修改自己的个人信息(手机、办公电话、邮箱等)；12月13号至12月17日为正式上线使用过度期，请
5、不要更改自己的密码，12月XX日系统将正式启用，同时更换初始密码（6位数以上，不得单一重复字符或数字，如：111111，aaaaaa）；2. OA 系统是公司推行标准化管理的一种辅助工具，为了确保每个人可以随时随手使用，请用鼠标右键点击电脑桌面选择“新建-快捷方式”在你的桌面上建立一项名为“公司 OA 系统”的快捷访问方式，访问网址为外网：，内网：；3. 每天上班后，所有拥有OA账户的员工必须自觉登陆OA系统，处理办公信息。离开电脑时候应随手退出系统，以防止信息泄露；在上班时间，每个人都应处于在线状态；对本条规定，监管部门及各级主管将随时抽查，如果发现上班时间处于离线状态，以违反本管理办法处罚
6、；4. 在出差时间，只要条件具备，每个人也应随时处于在线状态，如果不能做到随时处于在线状态，每天应至少登录系统一次；5. 在出差时间，受条件所限无法登录系统的，凡达到两天时间以上，应在出差前使用流程代理功能让你的主管或主管指定的人员代为处理你的事务。流程代理功能的操作方法参见协同办公平台用户使用手册的内容；6. 在使用 OA 系统过程中，如果遇到问题，可寻求集团行政部网络组 IT 管理员的帮助，并在 IT 管理员的指导下提交问题反馈；7. 在使用 OA 系统过程中，因各种系统问题导致工作无法进行的，应在系统外采用原有的手工方式继续开展工作，不能因为系统故障导致工作中断；8. 在本暂行办法中，O
7、A 系统的功能使用分为强制使用与推荐使用两类，强制使用是指用户必须利用系统现有的功能来办公，推荐使用是指根据部门的具体情况自行决定是否使用系统现有的功能来办公；9. 在本暂行办法中，有关 OA 系统各种功能的具体使用操作方法参见协同办公平台（）用户使用手册及OA协同办公系统视频教程，使用手册与视频教程已发布，具体下载地址请咨询集团行政部网络组 IT 管理员。第 3 章 职责约定3.1 系统管理员1. 负责用户的权限分配；2. 负责“机密”级别（含）以上信息的维护；3. 对系统进行日常运维管理。3.2 标准化管理委员会（建议由集团高管、各部门负责人、分子公司负责人组成）1. 负责本暂行办法的制定
8、、推行与实施；2. 负责监督 OA 系统被正确且高效使用；3. 负责 OA 系统的知识管理。3.3 行政部网络组职责（OA系统主要负责部门）1. 负责 OA 系统的日常运维管理；2. 负责 OA 系统的使用培训与答疑；3. 负责收集系统使用中遇到的问题并进行改进；4. 负责系统的改进建议收集及升级工作。3.4 集团总部各部与分子公司职能部门1. 集团总部各部与分子公司职能部门负责本部门相关功能模块的运行维护，详见本暂行办法后续章节的内容；2. 集团总部各部与分子公司职能部门各级主管应指导下属正确使用 OA 系统；3. 集团总部各部与分子公司职能部门各级主管应监督下属正确使用 OA 系统。第 4
9、 章 通用功能使用规范4.1 约定1. 通用功能是指集团总部各部与分子公司职能部门都会使用的功能；对应地，只由某个职能部门使用的功能称为专用功能。4.2 工作流4.2.1 工作流使用一般规定1. 工作流是 OA 系统最有价值的功能模块之一，每个人在日常工作中应尽量使用工作流以提高办公质量与效率；2. 工作流各节点操作人应严格遵守流程规定进行办公；3. 用户在填写工作流表单的时候，信息要填写完整详尽，以方便下一个节点操作人阅读和理解；4. 用户在填写工作流表单的时候，注意对相关文档、相关流程等信息进行关联；5. 用户应及时处理待办事宜，以提高办公效率。4.2.2 行政1. 系统目前已开通的通用行
10、政类工作流及适用范围如下表所示：工作流名称适用范围使用规定备注公文发布集团总部、分公司强制电子纸质并行印章使用集团总部、分公司推荐公车调派集团总部强制电子纸质并行工作联络集团总部强制电子纸质并行来客接待集团总部强制电子纸质并行固定资产申购集团总部、分公司推荐固定资产调拨集团总部、分公司推荐会议室申请集团总部强制电子纸质并行 （会议管理模块申请）低值易耗品采购集团总部推荐计划总结（月度）集团总部、分公司强制电子纸质并行 4.2.3 人事1. 系统目前已开通的通用人事类工作流及适用范围如下表所示：工作流名称适用范围使用规定备注人员需求申请审批流程集团总部、分公司强制电子纸质并行人员需求流程（经理/
11、副经理）集团总部、分公司强制电子纸质并行储备人才需求申请流程集团总部推荐储备人才外派流程集团总部强制电子纸质并行员工录用流程（经理以下）集团总部强制电子纸质并行员工录用流程（经理）集团总部推荐转正流程（经理以下）集团总部、分公司强制电子纸质并行调转（平调）流程（经理以下员工）集团总部、分公司强制电子纸质并行晋升与职称管理流程集团总部推荐请假与调休流程集团总部、分公司强制电子纸质并行出差管理流程集团总部、分公司强制电子纸质并行薪酬调整审批流程（部门经理以下）集团总部推荐离职申请审批流程集团总部推荐补助审批流程集团总部、分公司强制电子纸质并行4.2.4 财务1. 系统目前已开通的通用财务类工作流及
12、适用范围如下表所示：工作流名称适用范围使用规定备注财务类流程暂不做要求4.2.5 采购1. 系统目前已开通的通用采购类工作流及适用范围如下表所示：工作流名称适用范围使用规定备注采购工作意见征集表集团总部、分公司强制电子纸质并行供应商ERP编码申请集团总部、分公司强制电子纸质并行来料不良处理集团总部、分公司强制电子纸质并行新供应商开发集团总部、分公司强制电子纸质并行4.2.6 市场1. 系统目前已开通的通用采购类工作流及适用范围如下表所示：工作流名称适用范围使用规定备注新包装设计需求申请市场、营销、研发推荐4.2.7 检测中心1. 系统目前已开通的通用采购类工作流及适用范围如下表所示：工作流名称
13、适用范围使用规定备注送检流程集团总部、分公司强制电子纸质并行样品检验报告集团总部、分公司强制电子纸质并行4.2.8 营销1. 系统目前已开通的通用采购类工作流及适用范围如下表所示：工作流名称适用范围使用规定备注市场费用申请营销部推荐4.2.9 日常工作1. 系统目前已开通的日常工作工作流及适用范围如下表所示：工作流名称适用范围使用规定备注工作安排集团总部推荐系统自带流程内部邮件集团总部强制系统自带流程请示与批复集团总部推荐系统自带流程4.2.10 新闻审批1. OA 系统的知识管理会用到文档审批工作流，不同类型的文档有不同的审批流程，此处的文档审批是指需要挂到集团官方网站的新闻要经过集团总部行
14、政部经理审批在OA系统发布后才能在公司官方网站发布：工作流名称适用范围使用规定备注新闻审批集团总部强制系统自动触发新闻动态目录说明：克明新动态知识目录：企业文化企业文化企业文化成长历程公司新闻知识目录：新闻公告新闻公司新闻外部新闻新建新闻操作步骤示例：我的知识-新建文档-企业文化（主目录）-企业文化（分目录）-企业文化（子目录）目录下新建html格式文档，新建后自动触发新闻审批工作流程，审批完成后，新闻将自动OA门户中展现。4.3 知识管理1. 知识管理是推广 OA 系统的主要目的之一，通过知识管理，在公司内部形成知识的积累、知识的共享、知识的利用、知识的创新这样一种循环体系，并逐步形成一个知
15、识共享的文化环境；2. 标准化管理委员会（由集团总部各部负责人、分子公司负责人组成）设置知识管理员这一角色，专门负责知识管理体系的正常运行与维护，同时负责在公司内部推广知识管理体系并提供指导与帮助；3. 集团总部各部与分子公司职能部门各级主管负责领导监督本部门的知识管理工作，并积极参与知识管理理念的推广与宣贯；4. 知识的载体是各种类型的文档。公司的各种规章制度、日常工作的文档产物、外来资料等都可以作为知识纳入知识管理体系进行管理；文档的管理包括命名、编号、撰写、发布、版本控制、安全保密等规定,系统中文档管理的规范及标准将在后续发布；5. 在 OA 系统中，以下知识库目录对所有人开放，详见克明
16、知识管理实施方案；6. 任何人不得在 OA 系统中发布违纪违法的文档，也不得发布无任何价值的垃圾文档；7. 对知识管理，公司将设定绩效考核指标，以形成必要的奖惩制度。4.4 日程管理1. 建议除集团高管及各部门负责人外，其它团队或岗位均应使用 OA 系统来管理个人的日常工作安排；2. 个人日程管理要结合工作周报进行，在每周最后一个工作日，要把个人下一周的工作日程安排好；3. 每个工作日下班前，要结合周工作计划并根据本人本周的实际工作情况，把个人下一个工作日的日程安排好，或对下一个工作日的既定日程进行调整，确保周工作计划顺利完成；4. 每个工作日下班前，要把个人当日完成的工作日程安排关闭；对于本
17、周未完成的工作日程安排，要在工作周报中说明原因；5. 集团总部负责人、分公司负责人在每个工作日上班后，应即时检查或抽查下属的日程工作安排情况，发现下属未做日程安排或日程安排不当，应及时提出改正要求；6. 个人工作日程管理将作为“自我管理”的一项重要指标纳入个人月度绩效衡量的范围；7. 建议协作区建立各部门的日工作计划和总结提交专区，与日程管理协同使用。4.5 会议管理（建议强制使用）1. 对于需要使用集团总部会议室的会议，应使用OA系统来管理；2. 可以使用 OA 系统管理的会议类型包括总经理办公会、月度会议、年度总结会议、季度会议、生产会议、营销会议以及其它各种形式的临时会议；3. 会议管理
18、会涉及到会议室的使用申请，会议室的管理与会议服务支持如保洁、茶水、投影仪准备等工作由行政办公室安排专人负责。4.6 工作协助1. 本功能为推荐使用功能；2. 对于需要多人参与沟通协作且对时效性要求不高的工作，如关于某项编程技术的讨论、关于某项工作的改进协助，可以利用本功能模块发起群组讨论；3. 建议协作区建立各部门的日工作计划和总结提交专区，与日程管理协同使用。4.7 个人基本信息维护（强制使用）1. 个人资料中的个人基本信息，包括办公地点、个人联系电话、邮箱、传真等由个人负责维护；2. 当个人基本信息发生变化时，应及时在系统中进行相应变更以方便他人与你联系。4.8 报表1. 本功能为推荐使用
19、功能；2. 集团总部各部与分子公司职能部门各级主管可根据自己的工作需要使用报表功能进行数据的统计与分析，例如输出人事报表、知识报表等；3. 为了减轻系统压力，在使用报表功能时，凡是需要输入报表条件的，应尽量限定条件范围以减小报表输出数据量，避免报表数据量过载对系统与网络造成影响甚至瘫痪；4. 为了减轻系统压力，在使用报表功能时，应选择在非繁忙办公时间段，如午餐时间段、下班后的时间段，尽量避免在办公繁忙时间段使用影响系统响应速度。第 5 章 组织机构管理专用功能使用规范5.1 组织机构管理1. OA 系统的组织机构信息由集团总部人力资源部指定专人负责管理维护；2. 当组织机构出现变更时，指定专人
20、应及时调整系统的组织机构图； 3. 与组织机构相关的一些信息如办公地点等也由集团总部人力资源部指定专人负责管理维护。5.2 资产管理5.2.1 车辆管理(推荐使用)1. OA 系统中车辆档案由集团总部行政部指定专人负责管理维护；2. 当车辆信息出现变更时，行政办指定专人应及时调整系统中的车辆档案；3. 员工用车应发起“用车申请”工作流。5.2.2 其它固定资产管理(推荐使用)1. 目前只要求将公司固定资产盘点的情况按如下模板制作并导入系统。第 6 章 人事专用功能使用规范6.1 知识管理1. 人力资源部可在公司知识库目录发布文档并进行管理维护： 6.2 人事档案维护(强制使用)1. OA 系统
21、的人事档案由人力资源部人事专员负责管理维护；2. 人事档案信息主要包括个人基本信息与个人工作信息两大类，当人事档案发生变化时，人事专员应及时在系统中进行更新；3. 与人事档案相关的一些基本设置如职务设置、岗位设置、职称设置、学历设置、专业设置等也由人事专员负责管理维护。6.3 人事管理6.3.1 招聘1. 在用人部门的预算或用人申请获得批准后，人力资源部应发起招聘申请流程，经审核批准后开始进行招聘；2. 招聘的简历筛选工作应发起“简历筛选”工作流；3. 招聘的初试工作应发起“初试”工作流；4. 招聘的复试工作应发起“复试”工作流。6.3.2 入职试用1. 在应聘人员通过复试后，人事专员应在 O
22、A 系统中建立该员工的个人档案，并发起“入职”工作流办理入职手续；2. “入职”工作流结束后，人事专员应利用人力资源管理模块的“人事管理-人员试用”功能设定新入职员工的试用期。6.3.3 转正1. 试用期结束后，人事专员应发起“试用评估与转正”工作流办理转正手续；2. “试用评估与转正”工作流结束后，人事专员应利用人力资源管理模块的“人事管理-人员转正”功能设定新入职员工的转正状态。6.3.4 调动1. 服务交付团队如果出现岗位调整或工作地变动，人事专员应发起“服务交付团队调动申请”工作流办理调动手续，其它人员如果出现岗位调整或工作地变动，人事专员应发起“调动申请”工作流办理调动审批手续；2.
23、 调动申请通过审批后，人事专员应发起“调动通知”工作流通知相关部门或人员办理调动所需的手续；3. “调动通知”工作流结束后，人事专员应利用人力资源管理模块的“人事管理-人员调动”功能修订员工的档案信息。6.3.5 续签1. 员工劳动合同到期后，如果要续签合同，人事专员应利用人力资源管理模块的“人事管理-人员续签”功能续签合同。6.3.6 解聘1. 各级主管如果要辞退员工，应发起“辞退”工作流申请辞退员工；2. 如果辞退申请获批，“辞退”工作流结束后，人事专员应利用人力资源管理模块的“人事管理-人员解聘”功能修订员工的档案信息。6.3.7 离职1. 员工如果要辞职，应发起“辞职”工作流申请辞职；
24、2. “辞职”工作流结束后，人事专员应利用人力资源管理模块的“人事管理-人员离职”功能修订员工的档案信息。6.4 人事合同管理1. 根据公司的人事合同种类，人事专员应在系统中设置相应的合同种类并建立相应的合同模板；2. 在办理入职手续时，人事专员应在系统中建立新入职员工的人事合同。6.5 薪酬管理1. 根据公司的薪酬体系，人力资源部负责在 OA 系统中进行薪酬管理；2. 在每月发工资前，利用系统自动生成工资单，再用手工方式调整变动部分，经确认后发出；3. 员工薪酬出现变动时，人力资源部应及时在 OA 系统做相应调整。第7章 新闻中心维护功能使用规范7.1 新闻中心维护1. 新闻中心作为 OA
25、系统公司门户的重要栏目之一，可以发布公司新闻与行业新闻；2. 新闻中心由行政部网络组负责管理维护；3. 发布到新闻中心的新闻将由系统自动发起“文档审批”工作流进行审批，审批人为总裁布主任；4. 公司有重大新闻，市场部应及时发布到新闻中心；对于行业新闻，市场部应收集并定期发布到新闻中心。第8章 新闻中心维护功能使用规范8.1 门户管理1. OA 系统已发布的门户包括个人门户与公司门户两个，门户的管理工作由行政部网络组OA专员负责，工作内容包括门户栏目设置、参数设置等；2. 行政部网络组OA专员同时负责收集新建门户需求，经标准化管理委员会批准后按需求新建门户。第9章 网络安全防范9.1 网络安全防
26、范1. 网络安全防范是指保护 OA 系统的网络安全，防范不法分子或黑客登录 OA 系统窃取信息，同时防范计算机网络病毒感染 OA 系统对 OA 系统造成损害；2. OA 系统所在服务器应受防火墙保护；3. OA 系统所在服务器应安装防病毒软件；4. IT 管理员应定期检查 OA 系统所在服务器的网络漏洞，发现存在安全漏洞应及时堵漏。9.2 运行安全防范1. 运行安全防范是指保护 OA 系统的运行安全，确保 OA 系统持续正常运行；2. OA 系统应建立备份系统，在出现宕机情况下，如果 10 分钟内不能恢复的，应切换到备机运行；3. OA 系统出现任何运行故障，IT 管理员应及时报告上级主管；4
27、. OA 系统的运行安全与服务器安全直接相关，有关服务器安全防范详见本章下一节内容。9.3 服务器安全防范1. 服务器安全防范是指保护 OA 系统所在服务器的安全，防范服务器管理不善导致泄密或系统运行中断；2. OA 系统所在服务器安全防范与日常运维管理遵循某集团服务器管理规范；3. OA 系统所在服务器的安全级别定为“高”，其安全策略定义详见某集团服务器管理规范中的规定。第 10 章 系统运维管理与改进10.1 运维管理1. OA 系统的运维管理由系统管理员、相关功能模块的责任部门共同负责；2. OA 系统是公司的“高”安全级别系统，所在服务器安全级别定义为“高”，其运维管理的具体规定详见某
28、集团服务器管理规范。10.2 改进10.2.1 问题与改进建议收集1. OA 系统运行过程中遇到的问题，由用户反馈给行政部网络组 IT 管理员，IT 管理员负责收集整理；2. 对于收集到的问题，如果属于系统缺陷，IT 管理员应负责把缺陷记录到公司的缺陷管理系统进行管理；3. 用户对 OA 系统的改进建议，由 IT 管理员负责收集整理，并定期提交给上级主管，每周汇总提交一次；4. 各职能部门文秘岗位应协助本部负责人或分公司负责人反馈或收集问题报告与改进建议；5. 行政部网络组 IT 管理员联系人与联系方式详见附件10.2.2 问题处理与系统改进1. IT 管理员收集到用户的问题报告后，应及时解决
29、或提供使用指导；2. IT 管理员遇到不能解决的问题或缺陷，应及时上报上级主管并寻求OA公司的技术支持；3. IT 管理员收集到的改进建议，经部门负责人与标准化管理委员会批准后可以交付实施，实施工作由行政部网络组负责，集团总部各部与分子公司职能部门提供协助，必要情况下寻求OA公司的支持；4. 对于工作量较大的改进工作，应成立专门的项目组负责实施；5. 改进工作如果需要OA公司提供技术支持，凡涉及收费的，应及时提出申请，报批后方可执行。第 11 章 罚则1. 凡违反本暂行办法的，按员工手册的规定，进行相应处罚。附件 一： IT 管理员联系方式行政部网络组 IT 管理员联系方式详见下表：文件名称OA运行管理制度版本编号1.0编制日期编 制批 准
