1、管理硕士MBA课第六章计划工作过程与目标管理【管理硕士MBA课】第六章：计划工作过程与目标管理中国经济管理大学发布: 2010-7-30 15:28|作者: 徐老师| 查看: 78次第六章 计划工作过程与目标管理本章导读本章讨论的主题是如何制订计划。包括制订计划要经历的基本步骤及其常用的工具方法，战略计划的制订思路，项目计划和目标管理方法。 以前，在企业界流行着这样一句顺口溜：“计划计划，写在纸上，贴在墙上，风一吹落在地上，就是落实不到行动上。”即使在90年代的今天，很多企业的管理人员还在以“计划跟不上变化快”为理由忽视计划管理工作。计划是管理的首要职能，这一结论早已在理论界和实践界得到共识。
2、一个组织,特别是大规模的组织活动，要提高管理水平，必须切实做好计划管理工作，使计划转变为工作绩效。为此，有必要了解计划工作程序。 计划和决策是十分相近的管理职能，因为二者都涉及到目标和行动方案。在早期的管理著作中，只有计划职能而没有决策职能。直到本世纪中期，决策学派的兴起，决策在管理工作中的重要性才被普遍重视，并被视为十分重要的管理职能。 第一节 计划工作的一般程序 计划工作必须紧紧围绕着两个基本问题：(1)拟实现哪些目标；(2)如何实现所制定的目标。围绕这两个问题，完整的计划工作程序可展开为如图61所示的过程。 一、描述、理解、沟通组织的使命和宗旨 计划工作过程起源于组织的使命和宗旨。这里存
3、在两种情况：一是组织并不存在明确的使命和宗旨，界定并描述组织的使命和宗旨便成为计划工作的重要内容。新创办的组织、处于重大变革时期的组织往往属于这种情况；二是存在明确的组织使命和宗旨，需要正确地理解组织的使命和宗旨，并将其贯彻到计划的制订与实施工作中。在正确理解组织的使命和宗旨的基础上，还要把组织的使命和宗旨传播给组织成员、顾客及各种各样的相关利益群体，让与计划的制订与实施工作有关的人们了解并接受组织的使命和宗旨，这将十分有利于计划的快速实施和竞争优势的营造。 二、评估组织的当前状况 计划工作的一个重要的工作环节是对组织的当前状况作出评估，这是制订和实施计划工作方案的前提。从大的方面看，当前状况
4、的评估工作要对组织自身的优势和劣势、外部环境的机会和威胁进行综合分析，即SWOT分析。当然，对于那些局部的作业性质的计划工作，往往并不需要特别复杂和综合的内外部环境分析。但即使如此，也要对内部的资源与外部关系作出基本的判断。 分析内部资源，主要应考虑组织的财务状况、员工技能、技术水平，以及那些能反映组织当前工作状况的信息资料。分析内部资源可以了解组织目前的优势和劣势。如果组织在内部资源上优于竞争对手，那将意味着组织的计划工作有强有力的资源保障；反之，将意味着组织只能制定较低的目标或正常目标在实施过程中可能会面临各种困难。 与此同时，还应分析组织的外部关系，如与供应者之间的关系、与顾客之间的关系
5、、与银行等公共群体之间的关系等。分析外部关系可展示出计划工作必须予以关注的潜在机会和限制因素。 三、制定计划目标 分析了组织的现状之后，要回答“往何处去”这一问题，即要确定目标。目标是组织期望达到的最终结果。一个组织在同一时期可能有多个目标，但任何一个目标都应包括以下内容? ： (1)明确的主题，是扩大利润，提高顾客的满意度，还是改进产品质量？ (2)期望达到的数量或水平，如销售数量、管理培训的内容等。 (3)可用于测量计划实施情况的指标，如销售额、接受管理培训的人数等。 (4)明确的时间期限，即要求在什么样的时间范围内完成目标。 表面上看，目标的制定并不难，但事实上，有很多因素限制了目标制订
6、的科学性。 首先，人们对目标的认识和理解可能会存在很大的差异。目标只有在被人们普遍认同并接受的情况下才容易付诸实施，而这是非常困难的。所以，在目标制订过程中，鼓励人们参与，多沟通、多讨论是必要的。 其次，环境的快速变化使得计划跟不上变化。这是客观事实，但以此否定计划的作用是绝对错误的。一方面，可以利用滚动计划方法把长期计划与短期计划衔接起来；另一方面，对于一些作业计划，可以制定短期目标，然后经常检查目标的实施情况，不断修正计划目标，使之适应环境的变化。 第三，计划制定者的错误认识干扰。如短期行为倾向、过于强调避免风险而缺乏把握机会的能力，等等。 四、估量现状与目标之间的差距 组织的将来状况与现
7、状之间必然存在着差距，客观地度量这种差距，并设法缩小这种差距，是计划工作的重要任务。 一般来说，缩小现状与目标之间的差距，可采取两类措施：一类是不打破现状，在现状的基础上力求改进，随着时间的推移不断地逼近目标。例如，针对市场占有率低的现状，可以通过加大广告开支和营销力度，降低产品价格等措施，实现企业扩大市场占有率的目标。这类措施风险相对小。另一类措施变革现状，有时甚至是对组织进行根本性的调整，如调整产品品种、大幅度精简人员等。这类措施风险相对大，但如果成功，组织绩效将会得到明显的改进。具体采用哪一类措施，需要对现状与目标之间的差距作出客观而准确的分析。 五、预测未来情况 在计划的实施过程中，组
8、织内外部环境都可能发生变化。如果能够及时预测内外部环境的可能变化，对制订和实施计划来说将十分有利。所以，计划工作人员应设法预见计划在未来实施时所处的环境，对影响既定计划实施的诸环境要素进行预测。在此基础上，设计可行的计划方案。所谓预测，就是根据过去和现在的资料，运用各种方法和技术，对影响组织工作活动的未来环境作出正确的估计和判断。预测有两种，一种预测是计划工作的前提，比如对未来经营条件、销售量和环境变化所进行的预测，这是制定计划的依据和先决条件；另一种预测是从既定的现行计划发展而来的对将来的期望，如对一项新投资所做的关于支出和收入的预测，这是计划工作结果的预期。 预测的方法是多种多样的。概括地
9、讲，可归纳为两大类：一是定性预测方法，主要靠人们的经验和分析判断能力进行预测，如德尔菲法等；二是定量预测方法，就是根据已有的数据和资料，通过数学计算和运用计量模型进行预测，如时间序列分析、回归分析等等。这些方法往往具有较强的专业技术特征，每一种方法都需要各自的情况、资料和数据。而且各种方法的复杂程度不同，应用条件和范围亦不尽相同，所以应当有选择地加以运用。 六、制定计划方案 在上述各阶段任务完成之后，接下来应制定具体的计划方案。计划方案类似于行动路线图，是指挥和协调组织活动工作文件，要清楚地告诉人们做什么(What)、何时做(When)、由谁做(Who)、何处做(Where)以及如何做(How
10、)等问题。制订计划方案包括提出方案，比较方案，选择方案等工作，这与第三章决策方案的选择是一样的道理。 5W2H法 5W2H法由美国陆军兵器修理部首创，诞生于第二次世界大战中，由于易记、应用方便，曾被广泛用于企业管理和各项工作中。5W2H都是英文的第一个字母，即通过设问来诱发人们的创造性设想，发问的具体内容可根据具体对象灵活应用： (1)Why？(为什么？)为什么需要改革？为什么非这样做不可？ (2)What？(什么？)目的是什么？做哪一部分工作？ (3)Where？(何处？)从何入手？何处最适宜？ (4)When？(何时？)何时完成？何时最适宜？ (5)Who？(谁？)谁来承担？谁去完成？谁最
11、适合？ (6)How？(怎样？)怎样去做？怎样做效率最高？怎样实施？ (7)How much？(多少？)要完成多少数量？成本多少？利润多少？ 这七问概括得比较全面，实际把要做的事情可能遇到的问题都包括进去了。我国教育学家陶行知先生曾对5W2H法给予高度的评价，认为是指导我们工作的“好老师”，并作诗曰：“我有几位好朋友，曾把万事指导我。你若想问其姓名，名字不同都姓何：何事、何故、何人、何时、何地、何去，好像弟弟和哥哥。还有一个西洋派，姓名颠倒叫几何。若向八贤常请教，甚是笨人不会错。”? 计划是面向未来的管理活动，未来是不确定的，不管计划多么周密，在实施过程中都可能因为内外部环境的变化而无法顺利开
12、展，有的情况下甚至需要对预先制定的计划予以调整。僵化的计划有时比没有计划还糟。因此，在制订计划方案的同时，还应该制订应急计划(或称权变计划)，即事先估计计划实施过程中可能出现的问题，预先制订备选方案(有时甚至是几套备选方案)，这样可以加大计划工作的弹性，使之更好的适应未来环境。 制订应急计划是计划工作的组成部分，应急方案所需要的费用应一并纳入整体预算中。在环境多变竞争日趋激烈的时代，每位管理人员都必须牢牢地树立起权变的意识，争取主动，而不是等到出现问题后再予以补救。 七、实施和总结计划方案 选择确定出计划方案之后，很多人认为计划工作就完成了。但是，如果不能转化为实际行动和业绩，再好的计划也没有
13、用处。因此，实施全面计划管理的组织，应把实施计划包括在计划工作中，组织中的计划部门应参与计划的实施过程，了解和检查计划的实施情况，与计划实施部门共同分析问题，采取对策，确保计划目标的顺利实施。当然，大部分组织的计划部门并承担具体实施计划的任务，但是，参与实施计划，及时获取有关计划实施情况的信息，总结和积累经验，将有助于计划的实施和计划工作科学化水平的提高。 第二节 战略计划的制订 战略计划是对组织全部活动所作的战略安排，是决定组织向何处去以及如何走，其功能是影响组织的未来。 如何制订战略计划？对此，大部分管理学教材都是按着一般的计划工作程序进行分析，并把战略计划的制订过程分解为战略分析、战略生
14、成、战略实施和战略控制四大阶段。彼得德鲁克教授打破了一般的计划程序，提出了一种更为简洁、易懂的思路? ，见图62。我们的企业是什么?我们的企业将会成为什么样子?顾客尚未满足的需求是什么?我们的企业应该是什么?有计划地淘汰什么?必须做些什么新事情?何时做?将一切转化为行动!描述组织的使命与宗旨制订战略计划战略实施 图62 战略计划制订过程及应思考的关键性问题 我们的企业是什么？这个看似简单的问题回答起来却并不容易。有人说，企业就是一个经济性的组织，也有人更直接地说企业是一个追求利润最大化的经济组织。如果这样说正确，那么就不应该倡导企业主动承担社会责任，对那些经营假冒伪劣商品的企业也不应予以惩罚(
15、因为假冒伪劣也能够而且往往更容易带来利润)。彼得德鲁克认为，企业唯一正确的定义是：“企业是创造顾客的组织。”为此，要回答我们的企业是什么这一问题，只能从外部、从顾客和市场的观点来寻找答案。具体来说，企业要进一步回答下列问题： 谁是我们的顾客？ 顾客在哪里？ 顾客买些什么？ 顾客考虑的价值是什么？ 每个企业都面临着很多的顾客，他们分布在不同的地区，对企业有着不同的期望。更为重要的是，顾客所买的从来不是一种产品本身，而是对某种需求的满足。例如，对同一双鞋来说，有的顾客关心的是耐用性，有的顾客关心的是款式，有的顾客关心的是价格。离开顾客企业无法生存，因此企业应不断地分析顾客，从中思考企业的使命与宗旨
16、。 我们的企业将会成为什么样子？这一问题事实上是要求企业思考这样的问题：“如果要维持现在的做法，企业将走向何处？企业将发展成什么状况？”认真地思考并回答这个问题，有助于企业正确地理解自身的优势和劣势，为制定科学的战略决策作准备。 顾客尚未满足的需求是什么？企业应从对此问题寻求答案的过程中发现机会，确定企业进一步发展的方向。在此基础上，结合对社会、经济、市场中各种变化的预测，进一步回答我们的企业应该是什么这一问题。 在回答了“我们的企业是什么”以及“我们的企业应该是什么”等问题后，企业的战略目标就基本上确定了。接下来的事情是思考“为了实现企业的战略目标，现在必须做些什么？”彼得德鲁克认为，要做的
17、第一件事是摆脱过去，摆脱那些不再富有活力的、陈旧的、失败的事情。他进一步指出，系统地摆脱过去，本身就是一项规划，这对于许多企业来说都是适用的。它会迫使人们进行思考和行动，会使新事物有可用的人力和财力，会产生行动的愿望。与此同时，企业要考虑“必须做些什么新的、不同的事情？什么时候做？”这构成了战略计划方案的主体。最后，要把一切都转化为行动！否则，战略计划只能是一种良好的愿望。 上述分析思路尽管主要围绕着企业来展开，但彼得德鲁克所强调的战略计划思想和所提出的一些关键问题，对任何组织都具有借鉴意义。 第三节 项目计划技术 不管是战略计划、战术计划还是作业计划，最终都要用来指挥、协调组织活动，并透过组
18、织活动实现计划目标。因此，计划必须具有可操作的特点。最能反映出操作性强的特点而且又有助于锻炼分析和规划技能的计划当属项目计划。 项目不同于一般的常规性工作任务。项目是在固定的预算以及固定的时间内，为了达到某一明确的最终目的而临时组合在一起的一组资源。项目具有具体的起始和结束时间，具有特殊性而且只发生一次，一般由具体的个人或团体承担责任，须广泛地使用各种资源和技能。项目的例子很多，如获得资助的国家自然科学基金研究项目、为企业进行的市场调研任务、三峡工程等等。项目计划是对项目的目标及活动予以统筹，以便能在固定的时间内，以最低的成本获取项目预期成果。其工作过程见图63。项目计划工作对提高管理技能(包
19、括概念、人际关系、技术技能)很有益处。 行动统筹 行动分解 项目的界定 描述项目的重要性 识别完成目标所 确定各项行动间 预测项目的最终成果 需采取的行动 的相互依存关系 描述项目目标 分析每项行动的 编制甘特图 时间及资源需求 分派职责 制定应急计划 计划的完善 图63 项目计划过程 一、项目的界定 不论是接受任务承担某个项目，还是主动提出项目让主管部门审批，首先都要清楚两个最为基本的问题；“为什么要做此项目？”和“实施此项目期望得到哪些最终结果？”明确项目的重要性有助于决定项目的投入。 项目的最终结果仅仅描绘出了一个蓝图，还需要进一步做具体的描述，即围绕项目的最终成果界定项目的总体目标。总
20、体目标的界定应考虑到可行性、具体化、明确的时间期限等多方面的因素。一般情况下，为使目标更具有指挥协调的作用，还应进一步把总体目标分解成一系列阶段性目标。阶段性目标应比总体目标更为具体，要回以下四方面的问题； (1) 要采取什么样的行动？ (2) 什么时候采取行动？ (3) 需要什么样的资源？ (4) 需要花费多大的成本？ 项目界定示例 项目：在1998年10月到1998年12月期间为ABC公司完成关于顾客对公司产品满意程度的调研项目，经费为5万元。 项目的最终成果：向ABC公司领导提交一份高质量的调研报告。 项目的总体目标：在2月的时间里，用4万元的费用，完成并提交公司领导一份数据翔实、结论鲜
21、明、可作为决策参考的调研报告。 项目的阶段性目标： 1.利用15天的时间，了解公司的产品，查阅公司相关资料，向有关专家咨询，在此基础上完成调查问卷的设计工作。此阶段的费用应控制在3 000元以内。 2.用10天的时间，随机选取30位顾客，对初步设计的调查问卷进行试探性调查，修改完善调查问卷，最后打印出1 000份调查问卷。费用控制在5 000元以内。 3.聘请10位调查人员，在20天内完成调查工作，并保证获得800份有效问卷。费用为25 000元。 4.将调查数据录入计算机，对数据进行处理分析，在此基础上，编写完成最终调研报告。此阶段任务在10天内完成，费用为5 000元。 二、行动分解 由于
22、项目非常规性的例外工作，承担项目的人员对项目本身并不十分清楚，时间要求又紧，所以有必要对项目进行更加周密地筹划，加大完成项目的把握。对此，十分有效的方法就是对项目作进一步的分解，把各阶段的目标落实到要采取的各项行动上。例如，对于上述示例中的第二项阶段性目标，可以进一步分解为明确从事探测性调查的人员，确定调查方法、调查地点、调查时间等，具体开展试探性调查，分析试探性调查结果，依据调查结果重新检查调查问卷，修改完善调查问卷，将调查问卷交付打印，校对调查问卷，大量印刷，等等。 在分解出各项具体行动之后，应进一步分析每项行动的时间、所需要的资源和费用预算等，即明确每项行动何时做，由谁来做，如何做，以及
23、花费多少等问题。把这些信息汇总起来，便构成了如表61所示的行动汇总表。 表61 行动汇总表示例 行 动 时 间 负责人 资 源 预 算 确定调查人员 2天项目组长广告、面试材料、办公室 1 000元 调查方案设计 0.5天项目组长调查人员、统计资料等 300元 探测性调查 3.5天项目副组长调查人员、调查问卷、礼品等 1 500元 调查结果分析 1天项目副组长调查人员、计算机、软件等 500元 完善制作问卷 3天项目组长问卷、调查分析报告、打印社 1 500元 把项目的整体目标分解落实到一系列具体的行动上，一方面增强了操作性，便于管理。项目负责人可依据要展开的行动进行分工，承担任务的具体人员对
24、做什么、何时做、花多少钱来做、怎么做等问题都比较清楚，工作效率会很高。另一方面，更容易识别项目的可行性,加大项目计划的科学性。拿表61上的预算和阶段目标2相比，显然分解后的预算更具有说服力。 三、行动统筹 一个项目被分解成众多的行动之后，接下来要做的事情是分析识别众多具体行动之间的内在联系，合理地筹划，进而将众多的行动重新整合起来。行动统筹的两个最常用的工具是计划评审技术(PERT,Program Evaluation and Review Technique)和甘特图(Gantt Chart)。 计划评审技术产生于50年代末期。1958年，美国海军特别项目局负责对大型军事开发计划中性能动向的
25、探索，在北极星武器系统中首次采用了原先已被创造出来、并经汉密尔顿管理咨询公司协助改进的计划评审技术。此后，这项技术很快扩展到全美的国防和航天工业。大约在海军发展此技术的同时，杜邦公司为了解决把新产品从研究投入到生产时日益增长的时间和成本问题，着手搞了一套类似的技术，叫做关键路线法(Critical Path Method, 简称CPM)。 计划评审技术是在网络理论基础上发展起来的计划控制方法，其核心工具是网络图，即用图形的形式显示项目中各项工作之间的关系。计划评审技术的主要内容是，在某项业务开始之前制定周密的计划，并依据计划制定一套完整的执行方案。然后，用箭线、节点、数字等符号把执行方案绘制成网络图，之后便依据网络图进行控制。 网络图的画法如下： 第一步：确定项目中的全部工作，即表61的内容。 第二步：在确定每项工作起止时间及工作联系的基础上确定各项工作的先后顺序。 第三步：绘制合乎逻辑的网络图。 第四步：从网络图中识别出关键路线及关键工作。关键路线是由占用时间最长的关键工作活动组成的序列，处于关键路线上的工作为关键工作。 上述市场调研项目的简要网络图如图63所示：A(12) ? F(5)
