1、计算机系统的操作和管理操作规程参考 *药企（药店、药房）管理文件 计算机系统的操作和管理操作规程（参考）1.目的：为规范公司各岗位的计算机操作，保证计算机系统的安全，确保各项记录和数据真实、规范、完整、准确和可追溯性，特制订本操作规程。2.依据：药品管理法及其实施条例、药品经营质量管理规范及其附录药品经营企业计算机系统等法律法规。3.范围：适用于本公司计算机系统操作过程的控制管理。4.责任：门店质量负责人5.内容5.1.计算机系统管理：5.1.1.计算机系统由公司信息管理员负责管理，负责系统硬件和软件的安装、测试及网络维护，系统程序的运行及维护，系统网络以及数据的安全管理和其他日常管理工作。其
2、他人员XX不得进行本岗位的操作。5.2.系统操作权限及密码的设置：5.2.1.公司质量管理科依据各岗位的质量职责和岗位操作规程，制定或审核各岗位相关人员的系统操作权限，并设置密码；5.2.2. 各操作岗位及相关人员只能通过输入各自的用户名及密码的身份确认方式登录，在设定的权限范围内录入、查询数据；5.2.3.各相关人员要保管好自己的密码，不得相互借用，否则，要为因此发生的越权、越岗操作行为负全责；5.2.4.信息管理员收回或者更改相关人员的系统操作权限时，须经公司质量管理科审核。5.3.质量管理基础数据的操作：5.3.1.质量管理基础数据包括供货单位、经营品种、供货单位销售人员等相关内容；5.
3、3.2.质量管理基础数据由质量负责人指派质量管理员专人负责审核、录入、修改及锁定；5.4.药品采购的操作：5.4.1.门店药品的采购订单必须依据系统数据库生成，采购员根据业务经营需要从系统选择供货单位和品种，拒绝出现超出经营方式或经营范围的订单生成，也能对药品品种的合法性进行自动识别，拒绝法定资质不符规定的品种进入订单；5.4.2.采购订单确认后，系统自动生成采购记录。5.5.购进验收流程5.5.1.采购收货5.5.1.1.采购人员在门店系统终端根据店内的缺货情况在前台制作采购订单，由营运部操作员进入系统【采购管理】【采购订单】保存-确定生成采购订单。 5.5.1.2. 收货员进入系统-【库内
4、管理】【门店收货】【勾兑采购订单】-选择相应的采购订单，核对与随货同行单内容是否一致-填写发票号、货架、批号、生产日期、有效期保存。(冷链品种需要填写到货时间、发货单位、起运时间、到货温度、运输人、运输温度、运输方式) 5.5.1.3. 验收员进入系统【库内管理】【验收管理】-查询临时状态验收单-执行验收-填写货架、验收数量、质量状态，如进口商品则需加填进口检验报告单号-保存-确定5.6.药品陈列养护流程：5.6.1.近效期预警及超效期停销表5.6.1.1. 【质量管理】系统功能近效期药品催销表，此表自动生成。5.7.重点陈列品目录5.7.1.【质量记录】重点陈列品目录，此表会根据基础资料维护
5、的重点养护品种、近效期品种、长期储存品种、拆零的品种、首营的品种自动生成5.8.药品养护计划【质量记录】系统功能药品养护计划，【按条件自动生成养护品种】，生成重点养护和普通养护品种保存；5.8.1.根据计划单上品种对在库样品进行养护操作，确认在库药品在养护过程中无存在问题，进行【陈列品检查】操作。5.8.2.【质量记录】陈列品检查根据实际养护情况品种填写（外观及包装质量情况、养护方法、处理意见）保存生成养护记录。5.9.清斗、装斗5.9.1.清斗5.9.2.【质量记录】中药清斗记录中药清斗记录选择清斗货架输入清斗品种5.9.3.输入完装斗品种、数量保存复核5.9.4.装斗5.9.5.【质量记录
6、】中药装清斗记录中药清斗记录选择清斗货架输入清斗品种5.9.6.输入完清斗品种、数量保存复核5.10.购进退出流程5.10.1.【采购管理】采购退货在供应商编码栏选定要退回的供应商名称勾选采购单(适用于全单)或者进货品种(适用于单个品种) 选择要退的批号品种选定生成采购退货，填写数量（不能大于购进数量）、退货原因保存；5.10.2.采购退货只能调单生成，生成后不允许直接录入商品和批号效期，只允许修改数量和单价，申请退货数量系统会进行默认，只能修改为小于进货数量。5.10.3.单据系统自动生成购进退出记录，记录保存五年5.11.不合格药品报损销毁流程：5.11.1.在日常管理中，发现有疑问的药品
7、，应挂上黄色停售牌，填写药品停售通知单。门店负责人进入系统【质量管理】【系统功能】【药品停售通知单】填写商品、数量、停售原因保存。5.11.2.门店质量负责人接到计算机报警后检查药品质量，给出复查结论。进入系统【质量管理】【系统管理】【解除药品停售通知单】填写复查结论，保存.5.12.购进验收环节发现不合格5.12.1.在收货、验收、过程如果发现有疑问药品填写待确认数量，上报质管部门复查。经质管部门经理审核同意后。该药品做拒收处理。5.13.前台销售5.13.1.零售门店模块，通过前台开票、收款、零售退货、零售缴款、零售日结等功能实现零售管理的全过程。零售门店模块在各个业务环节提供了相应的辅助
8、信息查询功能，如在前台开票时可以查询可销库存、药方调入、处方调入等多种业务信息。这些业务信息既可以辅助操作人员进行快速的录入，完成相应的业务操作。5.13.2.零售管理系统中，GSP管控商品的零售、退回及拆零销售记录会在质量记录中产生相应的记录，便于用户进行查看。主要应用流程：1.2.5.13.3.前台商品销售收银员进入前台系统，输入品名，数量，核对批号，生产厂家，确认收银。5.13.4.前台销售近效期收银员进入前台系统，输入品名，数量，属于近效期的系统自动提示5.13.5.前台销售处方药收银员进入前台系统，输入品名，数量，属于处方药的系统自动提示，需要填写顾客信息和处方资料。保存或者在【零售
9、管理】【基础资料】【处方管理】中维护处方信息，进行审方，审方后前台销售通过快捷键调取处方销售。5.14.零售缴款5.14.1.零售缴款是指将零售和零退的收款进行缴款。可以选择营业结束后一次性缴款，也可以选择多次缴款，操作方便快捷。但每次缴款会必须将这个时点之前的所有业务进行缴款，缴款后仍可以继续进行当天的业务，但需要再次缴款。5.14.2.操作说明第一步，打开零售缴款，业务日期系统默认当前最小未结账日期，无需修改。用户只需要选择班次和收银员，点击查询即可查询，通过查询条件进行筛选，可以通过单个条件、多条件组合进行筛选，也可以直接点击查询查看所有的信息。第二步，对应结算方式，填写缴款金额，选择缴款，操作便可完成。缴款，对选中填写完整的单据，执行缴款。注意事项当存在多个班次或收银员时，需要分开操作，按照条件选择班次和收银员重复操作即可。8.3零售日结零售日结是指当天营业结束后，进行结账，零售日结后零售的业务日期会得到相应更新。为了业务记录的正确性，必须每天进行日结。零售日结前，收款单必须全部缴款；零售日结时会将挂单的零售单清空。
