1、时间管理方法的简单应用摘要：本学期的一场有关时间管理的讲座给了我很大启发，“个十百千”是一个有趣的时间管理概念，分别代表着“要事第一”、“时间打包”、“提高效率”、“团队挑战”。本文介绍的番茄工作法是近年来流行的一个简单易行的时间管理方法，恰好也是“个十百千”的一种实际应用方式。关键词：个十百千 番茄工作法 时间管理一 个十百千俗话说得好，“一寸光阴一寸金”，时间的重要性有太多句子和例子来说明。然而我认为，比时间更为重要的是，对时间的利用和管理方法。我们学习和工作的成果，归根到底，不会以时间作为衡量标准。两个小时完成一个作业和一个小时完成一个作业的结果是一样的，当然其中可能有质量之分，但总的来
2、说，如何提高学习工作的效率，更高效地利用时间是现代社会一个不会过时的话题。从之前的讲座中，我们学到了一个有趣的时间管理概念“个十百千”，以这个概念出发，或许我们对时间管理会有一个新的认识。1. “个”，要事第一著名的“帕金森定律”表明：只要还有时间，工作就会不断扩展，直到用完所有的时间。这个结论很有趣，我们常常在以一个时间段内需要完成各种各样的工作或任务，然而人们常说deadline是第一生产力，只要还有时间，任务的完成时间就往往会往后拖。所以要保证质量地完成各项工作，应该按照事情本身需要的时间来安排工作，而不是按照deadline的早晚来安排。最重要的事情放在第一位，提前规划好每件事的花费时
3、间，以做好日程安排。2. “十”，时间打包生活中有许多重要而不紧急的事情，如：锻炼身体、阅读、陪伴家人等等，还有许多零零散散的事情，如：回邮件、写周报等等。对于不同类型的事情要给予不同的安排方式：最困难的任务安排在最好的时间段，比如学习新知识对我来说有一定难度，早上十点是比较清醒和有活力的时候，正好用于学习；大的任务要拆开处理，不要充满一整天，比如临近期末有好多内容需要复习，尽量不要安排一整天复习同一科目，这样既吃力效率也不高；定时集中处理零散事情，比如每天上班第一件事查收邮件，下班之前写周报等。为不同的事情安排特定的时间段，在这个时间段内专注于这件事而不被其他事情打扰。3. “百”，提高效率
4、要想提高做事效率，首先第一件事就是清楚自己的时间花在了哪些地方。光阴如白驹过隙，转眼即逝，我们常常说不清楚自己到底花时间都干了些什么。一个可行的办法就是，仔细记录下我们做各样事情所用的时间，坚持一天或一星期，就大致了解了自己在哪个方面浪费时间更多。有的放矢，带着目的性去提高特定事情的效率，才能事半功倍。4. “千”，团队挑战网络上曾流行一句话“不怕神一样的对手，就怕猪一样的队友”。当今时代已是团队合作的时代，要想高效完成团队工作，只提高自己的时间管理能力还不行，还需要团队中每个人都具备良好的时间管理意识和能力。新职员在上岗之前，都需要职业培训，我想这不仅是让新职员对公司有个更深的了解，提高相应
5、的专业素养，还需要新职员了解公司的文化精神以及团队的合作模式，大家建立共同的时间管理和合作工作的模式才能更融洽地发展。二番茄工作法近几年非常流行的一个时间管理方法“番茄工作法”，在我看来，也恰恰是“个十百千”这个时间管理方法的具体应用。“番茄工作法”是由弗朗西斯科西里洛于1992年创立的一种相对于GTD（Getting Things Done，核心原则在于通过记录脑海中的任务，集中精力在正在完成的事情，从而消灭压力提高工作效率。）更微观的时间管理方法。简单地说，使用番茄工作法就是，列出最近要完成的所有任务，从中取最重要的作为当天要处理的事情，从第一件事开始，设置好一个番茄时间（比如25分钟），
6、在这段时间内专注于工作，不做任何与工作无关的事情，当番茄时钟响起时，短暂休息5分钟，每4个番茄时钟过去后休息时间长一点。番茄工作法有几个原则：l 一个番茄时间（25分钟）不可分割，不存在半个或一个半时间。l 每4个番茄时间一组，每组番茄时间过后休息时间长一点。l 番茄时间一旦开启，就必须走到响铃。l 一旦时钟响铃则立即停下，不管任务是否完成，否则没有足够精力应对下一个番茄时间。l 番茄时间如果被打扰，即在一个番茄时间内做与任务无关的事情，则该番茄时间作废。l 永远不要在非工作时间使用番茄工作法。l 番茄的数量不可能决定任务最终的成败。l 必须有一份适合自己的作息时间表。1. 番茄时间时间管理的
7、方法有很多，而番茄工作法是其中相当有趣而且有效的一个。生活中有很多场景我们都可能有过类似经历，比如拖延症，奉行完美主义却无从下手，忙忙碌碌却一无所成，休息过后进入不了工作状态等等，而使用番茄工作法恰好是以上场景的一个很好的解决方案。正如Staffan Nteberg在书中说到“一只脚不能同时跳两支舞”，使用番茄时间的工作者一次只专注一件事。现代人常挂在嘴边说拖延症，面对复杂的、困难的、无法在一个番茄时间内完成的任务时我们常常会选择拖延。拖延能让我们苟且偷安，但是问题却仍未解决。万事开头难，不管任务多么复杂和困难，转换成番茄时间，一次次启动番茄时钟并以适当的休息作为奖励，坚持下来你会发现有所收获
8、。完美主义者的眼高手低，其实也是一种拖延。计划太多却不落实处，只能使时间白白浪费。而番茄工作法并不管任务如何完美，开启番茄时钟，投入地工作25分钟，然后获得休息的奖励，一切是如此自然。生活中我们常常发现自己忙忙碌碌一天，最后似乎也没干成什么事情。而番茄工作法要求在每天早晨先列计划，为当天的任务安排优先级，先做最重要的事情。大多数人都有过这样的经历，午饭回来要花好长时间才能把心思拉回到工作中。番茄工作法是以动作为导向的，开启番茄时钟是动作，遵守番茄铃声是动作，养成习惯，充分利用条件反射的力量。2. 背景知识任何流行有效的方法背后都具有一定的科学道理，番茄工作法也是如此，了解大脑工作的一些原理，让
9、你简单地顺应自己的天性，因利势导，而不是与之对抗。l 生物节律生物体内部存在着感知时间并受时间支配的节律现象，称为“生物钟”或“生物节律”。人体器官的运转受生物钟的控制，既是促进也是抑制。最常见的便是，我们每天起床睡觉的时间基本上是在一定范围内的。这些生物节律的重要不言而喻，长期坚持番茄时间的也恰是一种生物节律。l 条件反射著名的巴甫洛夫实验证明了经过长期的后天训练可促使动物形成条件反射，那么坚持一段时间番茄工作法的训练，我们大概也能形成一种条件反射：一启动番茄时钟就集中注意力安心工作；一听到响铃就放松大脑，适当休息。利用条件反射的力量，顺应自然地去工作。l 工作记忆人的大脑可以类比于电脑的C
10、PU，工作记忆的容量是有限的。当我们在忙于一项任务时，如果突然转换精力去干别的事情，回到这项任务接着干的时间就要花得更多一些。环境的频繁变化、思维精力的频繁转换会造成生产力降低，也就是工作效率的降低。3. 具体方法美国统计学家威廉爱德华戴明和安德鲁沃尔特休哈特共同创立了一个解决问题的周期流程，称戴明循环，也叫PDCA循环。戴明循环主要分四步：计划，定义所需流程和预期结果；执行，实施流程；评估，比较实际结果与预期结果的差距；应用，对差距进行分析并做出改进。番茄工作法就是一套典型的PDCA流程，每天开始时确定当天任务，然后通过在表格上做记录的方式跟踪每一个番茄时间，每天结束时记录和分析，并做出改善
11、。l 工具简单易行的时间管理方法的使用一定是易学的，使用番茄工作法所需的工具也很简单：一个时钟，一支笔和三张纸。其中三张纸分别是“今日待办”表格，填写当天的任务；“活动清单”表格，填写最近的活动，每次挑选最重要的放在“今日待办”中；“记录”表格，记录每天的跟踪情况。l 休息人们常以为学习工作时间应该成段而连续，但长期的精神紧张和精力投入会导致记忆力和集中力下降，从而导致学习工作的后半段时间效率不高，甚至产生排斥和抵触情绪，学习工作的效果并不好。使用番茄工作法后，有规律的休息时间让大脑得到定期放松，防空身心，喝杯水或吃点小零食，休息过后重新更快更好地投入工作，两全其美。最理想的休息是浅睡五分钟，
12、不用担心真的睡着，以我自身经验来说，闭上眼睛，全身放松，想象自己是防空漂浮的状态，自动屏蔽外界的声响，即便听到也不去理会，那么这5分钟也许感觉起来像是10分钟或者更长，我想这就是一个很好的休息状态。l 中断刚开始时，在执行一个番茄时间时总容易惦记其他任务，比如肚子突然饿了，突然想起要打一个电话，回复某一封邮件等等，这些都可以称为内部中断。遇到这些想法的时候，问自己一句，“非此时此刻不可吗？”。相信大多数回答不是，那么则可以把这些事情记录到“计划外紧急”中，然后继续眼前的工作，之后再集中处理这些意外中断。我们可以根据具体情况，把这些意外放在下一个番茄时间里，或者把它加到“活动清单”中然后再安排具
13、体的执行时间。当然，我们也可能遇到无法阻止的中断，比如上厕所。番茄工作法的一个原则就是番茄时间如果被打扰，则该番茄时间作废。索性停止当前时钟，等中断结束以后再重新开启一个新的番茄时钟，避免打破节律。当遇到外部中断时，比如有人找你谈话，接到一个电话等，尽量不要在当时直接处理，而是计划用稍候的番茄时钟来安排。假如在一个番茄时钟内完成了当前任务，不要尝试去切换下一个任务或是停下来休息，因为这都会影响你好不容易建立起来的节律。我们要相信，番茄时间已足够短，在时钟再次响起之前，我们可以对当前任务做进一步的检查和思考，完善当前工作或是进一步熟悉所学知识。l 方法具体来说，番茄工作法的实践只包括以下几步：1
14、） 在“活动清单”表格中填写最近需要完成的活动；2） 每天早晨，在“今日待办”表格中填写当天的任务，并安排合理的番茄时间；3） 从最重要的任务（最重要的任务总是放在前面的）开始，启动番茄时钟，在一个番茄时间里专心工作，并记录相关跟踪情况； 4） 在每天结束时，分析当天的任务完成情况，积累经验，更好地安排第二天的工作。4. 团队挑战当今社会，无论是学习还是工作，我们都会遇到很多团队合作。番茄工作法不仅仅可以作为应用于个人的时间管理策略，同样也适用于团体协作。最适合的场合之一便是团体会议，首先列出会议的全部活动和预期结果，按照优先级来进行排序和讨论。启动番茄时钟，开始第一项讨论，当时钟响铃时则停止
15、讨论获得短暂休息，比如有人去洗手间或者有人接拨电话。我们或许都有过这样的体验，参加组会或者项目例会的时候，开上一个多小时，大家思想精力都很难集中，或者会议只是某几个人的长篇大论，对于其他人而言就是浪费时间。假如能用上番茄工作法，拥有合理的讨论条目和休息时间，对团队工作的效率应该是大有裨益的。三总结掌握一个有效的时间管理方法，对于我们的学习、生活、工作都是大有裨益的。“个十百千”是一个有趣而实用的时间管理概念，“个”代表要事第一，“十”代表时间打包，“百”代表提高效率，“千”代表团队挑战，这个概念可以应用到我们工作的方方面面。近年流行的番茄工作法是一个简单易行却又十分有效的时间管理方法，番茄工作
16、法要求一次只做一件事，每天的任务按照优先级排序进行，这恰好对应着“个”的概念；一个番茄时钟，25分钟内专注工作，刚好也就是“时间打包”的一种实践方式；一个番茄时钟后的短暂休息，一组番茄时钟后的长休息，都是为了清空大脑，减轻工作的压力与负担，从而“提高效率”；番茄工作法不仅可以应用于个人，也可以用于团队合作，这也对应着“千”的概念。总的来说，学习了这些时间管理的方法，获益良多。参考文献1(瑞典) Staffan Nteberg著.番茄工作法图解M.大胖译.北京:人民邮电出版社,2011.2宗昀洁.番茄工作法,你会用吗J.职业教育,2016,(3).3梅聪.番茄工作法时间管理课程对研究生学业拖延的干预研究D.杭州:浙江师范大学,2013.
