1、7、会议突发事件处置预案（附件3）8、会议席间演出方案（附件4）一、 目的Objective1公布ZZXX购物中心正式招商信息，引起社会各界的关注；2做好社会各界的公关工作，与政府职能部门、新闻媒体、商家、消费者建立良好的合作关系；3提供新闻炒作的契机，树立ZZXX购物广场良好的公众形象，提升世纪ZZ的企业知名度；4向社会各界展示世纪ZZ的企业文化、企业实力，ZZXX购物中心经营特色，提高集团的美誉度；5掀起招商热潮，掀起新闻宣传炒作高潮；6为明年的顺利开业做宣传。二、 日期Date2007年7月22日（星期日）下午14：00暂定三、 地点Locations昆明市世纪ZZ大饭店多功能会议厅1、
2、 五星级酒店2、 多功能厅1000人左右容量（场租费用： 元）3、 配套音响、话筒设备齐全4、 提供投影仪（手提电脑自备）四、 参会人员Conference in Staff嘉宾：市、区领导、政府相关官员、各主力店上层或代表、新闻媒体。（注：请招商部和策划部在7月11日前将嘉宾名单汇报至李总处）1、云南集团领导：（会务组落实） 2、购物中心领导：3、政府官员：（会务组落实）昆明市主管商业的副市长及副书记、昆明市宣传部部长昆明市商贸局有关领导等； 4、各主力店、次主力店总部领导及驻云南负责人约 人；（招商组确定）5、邀请新闻媒体，约 人：（策划组确定） 春城晚报社长/总编 都市时报社长/总编 生
3、活新报社长/总编 云南信息报社长/总编 滇池晨报社长/总编 白金风尚杂志记者 香巴拉机载杂志记者 云南电视台台长 昆明电视台台长 昆明交通广播电台 昆明都市调频广播五、 会议内容Conference Content1、 购物中心陈总宣读ZZXX购物中心发展里程及未来；（10分钟）2、 市、区领导及市商贸局领导讲话；3、 世纪ZZ云南集团庄副总裁讲话对所有给予企业支持和关心的各单位团体和各界人士表示感谢。（5分钟）4、 购物中心李总答新闻记者问。（20分钟）5、 云南集团领导及购物中心领导宣布正式招商；5、 冷餐会活动开始，市、区领导、主力店代表共同浇灌象征友谊和财富的香槟塔。六、 会议议程：M
4、eeting Process10：30 会务组进驻酒店布置检查会场12：30 最后检查会务安排（各组组长组织验收）15：00 暖场音乐起，礼仪、签到、礼品（资料）发放、引领就位开始入场（循环播放shopping mall购物中心宣传片）50 主持人宣布招商发布会仪式开始，介绍来宾（背景音乐）16：00 购物中心领导讲话（出场乐）（策划组出稿）10 昆明政府官员讲话（出场乐）（商贸局出稿）20 云南集团总裁讲话（出场乐）（总裁办出稿）25 主力店上层代表讲话（两名）（出场乐）（自行组稿需审核）40 李总答新闻记者问（出场乐）（策划组出稿）17：00 公司领导及政府领导与主力店领导一起浇灌香槟塔（
5、分发香槟）（背景音乐） 05 公司领导举杯祝酒，午宴开始。（会务组控制）10 会场演出及互动节目开始 （策划组控制）30 开始参观购物中心 （招商组控制）18：00 会议圆满结束。七、 工作安排Work Arrangement（一）、会前准备1、 场地联系目前酒店确定为（世纪ZZ大饭店），行政部负责与酒店方面的有关沟通工作，合同由会务组签订，7月10日前落实。2、 现场布置及会务用品签到簿、名片托盘、嘉宾胸花、嘉宾用笔、便签纸、姓名桌卡、香槟酒等由会务组负责准备（桌卡的打印、会场内外横幅由策划组负责），落实时间7月12日。主背景布置、入会场引导牌、花篮、现场指示牌、场内企业展示其他布置用品的到
6、位7月10日出方案，7月22日10：00必须布置完毕，策划组负责台卡的设计购置。3、 宣传资料新闻通稿：专发媒体记者，整个准备、发放、落实工作由于7月18日策划组完成。领导发言：策划组负责购物中心领导发言稿及新闻通稿7月18日前落实，会务组及总裁办负责政府和集团相关领导发言稿。4、 礼品ZZ礼品由策划组 邱接伟 负责嘉宾礼品（定位）：6份：市长、区委书记、区长、每人准备ZZXX购物中心“摩尔会”会员钻石卡，其他嘉宾准备“摩尔会”银卡或VIP卡。会员卡在7月20日前落实完毕，注意将来发放时要做好区分工作。5、 请柬与邀请函会务组7月11日下班前完成请柬的订购，策划组7月12日前负责打印，各部门到
7、策划组领取，7月137月20日前由招商人员专人发放到位。（二）、人员邀请招商人员在7月20日前带请柬对口邀请，并逐个落实确认。会务组：集团公司领导、区政府官员、市政府官员、及以下部门未提到的其他人员。招商组：主力店代表策划组：公共关系、媒体1、 人员统计：各对口部门应做好回执统计工作，不断将最新信息与会务组就和策划组沟通进展情况，7月11日中午前将最后确认名单（姓名、职务、单位、联系电话、是否安排接送、随行人员信息）及时报会务组、策划组，以便于安排；2、 会前确认：7月21日上午做最后电话逐一确认，提醒有关人员到场。对于需要特殊接送安排的，行政部统一做好接送工作。3、 座次安排：会务组、策划组
8、应在7月21日下午开始安排好座次，及时做好座次调整工作。（三）、会场布置会务组安排车辆：在活动当天上午（7月21日20：00之前）将会议所需的会务用品、礼品、宣传品等一并运至现场，由酒店提供临时储存间，安保指派专人负责。策划组、会务组和酒店管理中心一起做好会场布置工作，查缺补漏。（四）、会场控制所有会务人员必须在7月22日10：30到场。1、 策划组（接待）：（组长：邱接伟） 礼仪小姐（由酒店行政部安排，人数10人，注意服饰上的统一形象）负责迎接宾客及引导工作； 接待人员会务组（邱慎洋）、策划组（罗昆）、招商组（邹大辉）均要指到场迎接对口来宾。2、 招商组（签到）：陈树） 7月21日22：00
9、前，根据策划组、会务组提供来宾名单和桌次安排，按英文字母排序制成现场桌次对应表格，交给策划组；由酒店指派人员协助此项工作； 签到组类别：政府部门、主力店、大客户报到（1人）、媒体签到处（1人）； 签到组负责接待现场嘉宾，收取名片，安排签到板签名； 做好到场嘉宾统计工作，会前10分钟签到组长将实际到场嘉宾信息统计给主持人，以便于主持人介绍和安排嘉宾讲话等。3、 会务组（礼品）：邱慎洋） 招商组、财务部、策划组专人负责礼品及会员卡和礼金的发放； 签到时凭请柬发放礼品及会员卡并在表格上登记好，会后做好剩余会员卡核对工作。 会员卡发放嘉宾、礼金发放记者。4、执行组长处：李总）由招商中心李总经理、策划部
10、总监、招商部总监，三人总负责现场工作，包括现场进程，突发事件安排等，指挥监督其他组工作； 现场操作人员 、（酒店行政部安排2人），控制好现场设备如灯光、音响等； 现场指派6人负责会场秩序维护（会务组安保部负责），做好会场秩序的维护工作，禁止活动期间内部人员随意走动（活动开始期间所有人员出入皆走 后/边门）； 午宴撤场由会务组、策划组组长负责； 会宴演出由策划组随时进行控制； 参观循序由策划组及招商组安排参观路线。6、 贵宾休息室（7月21日中午前确定贵宾人数，以便于准备贵宾休息室）（五）、注意事项1、来宾凭请柬换取嘉宾证领取礼品，记者礼金由策划组总监指定发放；2、会员卡预备贵宾 5 份、来宾若
11、干份；（视最后落实嘉宾人数及时调整）3、酒店准备纸张和笔，放置在签到处的桌面上，同时每桌席安排茶水（矿泉水）；4、来宾签到时，各负责接待部门派专人在指定签到处协助迎宾，并引导至相关场所休息，做好会议的接待工作，尽量避免人员在会议期间半途退场，尤其是到会主要嘉宾；5、策划组、会务组确定好要发言的重要嘉宾，在送请柬时可附送一份购物中心资料（策划部提供：ZZ集团简介、shopping mall的基本情况等）6、用餐及陪同安置如下：贵宾席（ ）桌（由集团领导和购物中心领导陪同）、媒体席（ ）桌（策划组陪同）、主力店席（ ）桌（招商组指定人员陪同）、司机席（ ）桌（由会务组陪同）；7、午宴期间由相应部门
12、、相应级别专人陪同就餐；8、做好会前的临时加桌准备（ ）桌，订好菜系（由会务组制作，送策划组及酒店）；9、方案批复两天内，由总经理召开各部门协调会议，对方案进行完善，逐项落实到位，本会议由策划组统筹监督，会务组、招商组、策划组具体操作，各部门积极配合。10、事先由出面邀请的部门确定好要发言的重要嘉宾，在送请柬时可附送一份购物中心资料（资料策划组提供）11、参观购物中心的导游说辞由招商组安排的招商人员组织。八、 费用计划Costs Budget1、 场地租用费：多功能厅（半天）： 元，贵宾休息室免费；2、 现场布置费用（含礼仪小姐）（会场内的LOGO展示即主背面设计和会场内外的横幅的气氛装饰材料
13、）所需物料： 元3、 餐饮费： 元/桌 桌：4、 记者劳务费： 400 元/人 人：5、 会务费：6、 不可预见费用： 元 合计：九、新闻发布会人员安排Staff Arrangement组长：王局长、庄副总裁副组长：姚副局长、市规处处长、贸易处处长、陈总、李总现场指挥：李总、邱慎洋 招商组4人，组长：陈树功能：嘉宾签到及接待、资料分发； 策划组3人，组长：邱接伟活动及演出安排、媒体公关接待、物料准备布置； 会务组3人，组长：邱慎洋事务外联、礼仪安保及车辆设置； 机动组（会务事项）1人注意：任何组有问题找总协调人李总、邱慎洋。十、会议所需物料清单BOM meetings 招商手册 本 资料袋（内置铅笔、记录纸、会议议程） 个 礼品 份 请柬（附：邀请函） 个 LOGO背景墙（需制作，见效果图附件） 个 签名板（需制作，见效果图附件） 个 胸花 个 讲话台鲜花簇 个 坐签牌 个 员工统一服装 套 工作人员胸牌 个 嘉宾证 个 悬挂横幅 幅 新闻通稿 篇 油性签字笔 只ZZXX购物中心：策划部2007年7月1日注：（本策划案共有正稿一份，附件四份）
