1、配备相应自动跟踪拍摄发言人特写画面的摄像系统。配备相应完整的软件模块。2、大屏幕显示系统：采用高亮度投影机作背投安装，设备选择高档产品；3、专业的会议扩声系统：系统满足中型会议扩声的需求。系统声学指标达到国家厅堂扩声系统声学特性指标的音乐和语言兼用扩声一级指标。4、集中控制系统：配备控制主机及无线与墙装触摸屏，实现相应功能需求。接见厅需求分析接见厅要求主要满足领导会见重要客人的需要。因此在该厅内主要配置专业的会议扩声设备，智能摄像系统与显示系统，集中控制系统。可以完成会议发言、显示、扩声、智能摄像和视频传输等功能。1、数字会议发言与智能摄像系统：配备2个主席位、10个代表位的即席发言系统；配备
2、控制主机及墙装触摸屏，实现相应功能需求会议接待流程会前准备工作1、接到会议通知单后确认出席会议的人数，会议类型、名称，主办单位，会议日程安排，会议的宾主身份，会议标准，会议的特殊要求及与会者的风俗习惯。2、调配人员、分工负责。会前，会议主管要向参加会议服务的所有人员介绍会议基本情况，说明服务中的要求和注意事项，进行明确分工。使所有服务员都清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作，按照分工各自进行准备工作。3、确认会议厅内各种用具和设施符合会议通知单要求（签到台/椅、签到簿/笔、签到台高插花、会议桌、椅/椅套、台布、台裙、台卡、水杯/矿水、纸杯垫/杯盖、盖杯/茶叶、暖水壶、烟缸、毛巾/毛巾碟、
3、纸/笔、银盆、皮垫、糖、鲜花和绿色植物）4、确认会议设备就位及清洁无污，如：舞台、讲台/讲台矿水及杯具、讲台花、激光笔、白板（红/蓝/黑3色马克笔）、投影屏幕、写字板。调试好相关设备如：话筒、多媒体投影仪、音响、空调（22-24度，可灵活控制）、灯光开启（无瞎灯，可自由调节）5、核对会议横幅&指示牌内容、时间同会议通知相符并放置指定位置。6、对会场人数、台型及要求进行最后确认，也可根据客人要求现场改动。客人现场布置提出合理改动要求时，服务人员要积极主动配合。客人布场时提醒客人有损公司设施的粘贴物一律禁止使用（如：双面胶、钉子等）7、检查会场整体是否符合会议摆台标准：台面要整洁，台布、椅套、台裙
4、要挺括无皱，各种用具干净、齐全，摆放符合摆台标准。会议摆台标准：茶水具a.茶具要求:第一，挑选茶具要注意选择花纹、式样、颜色、型号配套的茶具。第二，茶具不得有破损，必须干净，每套茶杯下面要有垫盘。第三，茶杯要按会议人数配放，每人一套。还要准备适量备用杯。b.水具要求第一，不用不保温的暖水瓶。第二，暖水瓶一般34名与会人员配备1个。第三，如果与会人数较多，或会场服务不方便，可适当增加一些暖水瓶。c.茶叶第一，袋装茶叶，每个杯子配放一袋，并有适量的备用茶。第二，散装茶叶可事先放入杯中，待宾客就坐后直接冲泡开水。签到桌及文具用品a.在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。b.如会议要求配
5、备信纸、便笺、圆珠笔或红蓝铅笔等，要每人一份整齐地摆放在会议桌上。水果饮料根据会议标准，有时还要备有不同的饮料和水果。水果要经过挑选，事先洗净、装盘、摆放整齐。各项用品均应在会议前30分钟准备妥当。8、V.I.P.会议要确认V.I.P接待厅准备妥当、落实厅内沙发、茶几、鲜花及绿色植物摆放。检查烟缸/火柴、盖杯（茶叶泡好，杯具不可有缺口，茶叶无杂质）、灯光照明、空调、电视机、频道设置、遥控器、毛巾等物品及用具符合标准。9、茶歇区域放置合理，检查茶歇摆放标准。10、确认衣帽寄存安排就绪（核对衣帽牌号、衣架数量）11、检查“会议进行中”提示牌是否吊挂在指定位置。12、通知服务中心派人清扫公用卫生间，
6、并派专人职守。13、会议开始前三十分钟需把会议室摆台再次检查一遍，包括开空调，开灯，检查话筒，投影等，如有茶歇也须提前与供应方核对。14、每个会议开始前会议主管应和会议主持人进行一次整个会议细节的梳理，包括所需设备核实及台型的再次确认。并检查会议指示牌是否正确摆放，内容是否正确。会议迎候服务（会议开始前30分钟门口迎候）1、精神饱满，微笑有礼在门口迎候客人，配合会务组人员的工作，请宾客签到、发放资料、引领宾客就坐。2、会议厅入口大门开启，客人集中进入时注意分流指引客人进入会场。3、V.I.P.会议在专梯出口处、休息室门口各安排两名迎宾员，由项目经理、会议主管分别迎候。会议服务程序1、服务人员主
7、动询问主办方或负责人会议厅内灯光需求、背景音乐要求、确认会议人数、确认茶歇时间，做到心中有数。2、当客人来到会议厅时，礼貌热情地向客人问好，指引入座。3、询问客人是否需要衣帽服务，提供寄存服务时提示客人手机、钱包等贵重物品不要放在衣服内，箱、包类物品到指定寄存处存放。4、服务人员再次确认话筒是否开启状态（以防其他原因关闭），尤其主席台需特别关注。5、V.I.P.会议客人，迎宾员热情引入V.I.P接待厅（如认识可称呼领导姓名），同时提供衣帽服务。6、先到达的客人入座后，提供茶水服务。主席台客人入座，要提供拉椅服务，紧接着斟倒茶水。7、V.I.P.客人出V.I.P厅步入会场时，迎宾员指引带入会场（
8、行进时保持2米左右间距）。8、服务人员根据会议进程，进行灯光调节，确保灯光达到会议要求。9、客人入座后开始冲泡茶水，会议开始后十分钟进行第二次茶水的补充，以后每间隔20-30分钟左右为客人斟添茶水、更换烟缸，服务动作要轻、稳，按上茶服务规范进行，特殊情况按客人要求服务。（如：培训会议茶歇时进场斟添茶水）10、服务人员根据客人指定茶歇时间提前烧煮茶和咖啡，摆放点心、水果等食品。11、根据会议进程主动提供话筒传递服务。12、服务人员时刻关注会议客人动态及需求，分辨会议客人，防止其它不相关人员对会议客人的干扰，尤其对于在走廊吸烟及大声喧哗的客人要劝阻、引导，尤其是会议主管要加强现场管理。13、会议期
9、间服务人员站于会议厅门口主动为进出门客人拉/关大门。14、服务人员要保持主动服务，加强同客人间沟通和交流，满足客人需求。15、会议中间休息，要尽快整理会场（如：台椅等），添补和更换各种用品（如：盖杯/茶叶、水杯/矿水、纸、糖等）。16、茶歇服务要注意及时添加饮品、食品，客人用完后立即收拾，恢复整洁。会议结束服务1、打开会议厅大门，引领主席台客人到梯口。2、主动询问主办方有否需要帮助，联系服务中心替客人将物品清场。3、服务人员应站立门口，微笑向客人道别。V.I.P.客人需事先安排专梯等候（30分钟前通知待命），迎宾或项目经理或会议主管送达梯口道别。4、衣帽服务人员核对客人牌号后，迅速交递客人衣帽
10、，做到准确，无误。5、会议主管和服务人员应主动检查一遍会场，看是否有遗留物品等，设施设备有否损坏，如有问题及时与会务组联系并做好记录。6、找合适机会询问主办方意见或建议。7、感谢客人光临，送别客人。8、将客人意见或建议进行书面记录。9、通知服务中心派人清扫会议现场、桌椅归位，撤下会议所用物品。10、将会议用具，设备整理好归仓，关闭空调，照明设施，电源设施，门窗锁好，会议厅钥匙交指定存放处。项目实施方法与技术措施会议资料准备1:会议资料:由主办单位提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据参会人数印刷。2:会议资料（主办单位提供）3:领导发言稿（主办单位提供）4:报到册、会议指南、会议日程、
11、参会者到达消息。5:项目执行情况资料（主办单位提供）6:展板所属图片（主办单位提供）7:广告牌设计稿8:欢迎布标、会议室布标9:会议礼品（按参会人数准备）10:会议代表证设备及设施准备1.桌椅、名牌（现代高档会议室用桌面智能终端取代传统名牌）、茶水桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要，一般采用能重复使用的桌面智能终端，推进无纸化的进程，真正体现绿色会议，智能会议的需要。会议上的茶水饮料最
12、好准备矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。2.签到簿、名册、会议议程签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。3.黑板、白板、笔在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不
13、可少。4.各种视听器材现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。5.资料、样品如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。6.会标、背景板、展
14、板会标一般指会议名称和会议标语横幅。为强化会议效果，许多会议将会标美化、渲染为会议背景板（采用喷绘画面），特别是一些特殊的如党代会等，采用喷绘背景板，可将党徽、旗帜等喷绘在画面上，从而节约会议成本和准备时间。但采用喷绘写真画面时，一定要注意采用环保材料，否则喷绘写真画面散发的刺鼻气味不仅影响会议分为，对与会者，尤其是主席台就坐人员身体健康不利。根据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场布置（会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按部落实到位。据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号
15、、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及服务到位情况。提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄影、摄像设备，人员的准备。与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全隐患的发生。医疗保障，配备医疗人员，解决突发事件。提前购买常备药品，种类包括:感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。基本设备包括:体温表、听诊器、手电筒、棉签等。及时联系就医。在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示
16、箭头。四:会议其它费用开支预算代表证2:广告牌3:展板4:用车5:宴会标准6:水果7:纪念品8:资料打印、复印9:照相、摄像10:其它人员安排根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，财务人员，票务，考察咨询，引导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室）会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务摄影组:根据会议需求安排摄影人员车辆小组:根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如:专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆。旅游接待小组:根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务生活小组:此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服
17、务，确保代表会议期间的生活服务发票的开据在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要，开具正式发票及酒店的住宿发票。会议接站会议报到当天，安排全天候接站，机场设立两块醒目接站牌，一块设在正门出站口，一块设在提取行李出口处。火车站或者飞机场设一块醒目接站牌。会议报道在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”“签到处”报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要求。根据会务组要求传达通知、指示，准确
18、发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表会务组24小时有专职会议，随时接待安排参会代表会议期间要求酒店落实叫早服务准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进行会议室布置情况落实安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈与酒店公司财务人员协调好票据的开取准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程会议结束工作会议结算我向会务给出书面报告，交会务组审核。并列会议结算清单，包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准
19、、考察人数及会议期间其它费用开支，我方承诺快捷、准确无误向会务组提供所需发票返还会务组附加的会议利润会议返程根据代表返程机、车票时间及方向，分批送站，我方承诺确保代表顺利返程可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务，并向会务组赠送丽江特色精美礼品质量及安全、文明实施保证措施质量面对日新月异的酒店同行，面对日益严峻的酒店市场，如何挖掘客源、吸引宾客已经成为一个重要话题。接待质量的优劣成为了酒店胜败的决定性因素，面对政府性团队是酒店一大重要客源的现状，如何完善、提升政府性团队接待质量已经刻不容缓。座落于钱塘江一桥南岸的杭州开元之江度假村，在接待政府性团队时已经自成一体，得心应手。众所周知，
20、一场完美的会议服务要求软硬兼备，所谓“软”即是指酒店管理及服务人员必须具备高素质和高技能；所谓“硬”即是指酒店的设施设备要过硬，上档次。之江度假村的全体员工就是本着这样一种理念用心服务着政府性团队，打造着度假村特有的品牌。首先，瞄准目标市场，分析瓦解目标。考虑到钱江四桥之畔的滨江区政府及政府性机构与度假村相距不远，近年来政府性会议团队也是日益增多，度假村早早地瞄准了这块潜力市场，做好这块市场的公关工作。对于这块市场，度假村采取了实力与情感相结合的方式，以赢得对方的信认。每逢节假日，度假村就通过短信、电话等方式表达问侯与祝福；对于政府机关重要领导人的生日，酒店也是时时铭记在心，在他们的生日酒店总
21、是能在第一时间送上鲜花与蛋糕，附上祝福与关怀。这些举动其实很普通也很微不足道，但往往就是这样一些小小的举动却可以博得对方领导人的那一份感动、感激，也使度假村在对方心目中留下了一份美好印象。在平时，酒店也做好了对酒店产品的宣传与促销：粤菜美食节、阳澄湖蟹、姥姥农家菜- 确保将酒店最新产品第一时间告知对方，以确保政府领导们的不时之需。其次，切实开展内部培训，提升自身素质。一场完美的视觉盛宴必须要有高素质的服务人员作后盾，高素质的管理及服务人员离不开系统的培训，建立完善的服务培训机制也就迫在眉睫。为做好对政府性团队的接待工作，为提升政府性团队的接待质量，酒店在总经理的指导下，在各部门的协调配合下制定
22、了切实可行的培训计划：从今年年初开始，我酒店根据目前的市场形势，结合酒店实际情况，在全酒店范围内广泛开展了以“满意+惊喜”为主题的培训活动；其次，在日常各部门重点加强了对员工的礼节礼貌、微笑服务、普通话等方面的培训。为提高会议服务质量，酒店还专门针对会议接待人员进行了系统培训。要求相关部门员工在会议接待过程中，准确了解和熟悉所接待会议的目的、内容、会期、与会人员的构成情况（如层次、数量、性别、年龄、民族、来源等）；涉外会议还包括宗教信仰、风俗、习惯、忌讳、饮食起居等方面的情况，以便确定接待规格、拟订接待计划（如吃、住、行、娱乐、安全方面的安排）、布置会场环境。参与会议接待的各部门、各班组要有明
23、确的分工，职责到人。为进一步做好政府性团队的接待工作，提高酒店接待档次和服务水平，提升酒店知名度、美誉度，酒店各部门通过细致探讨，制定了一套详尽实用、行之有效的VIP会议接待流程，使酒店在接待政府性团队时能够有的放施、如鱼得水。第三，迎合宾客需求，提供个性化服务。在市场竞争激烈的今天，各酒店在营销策略上无不各显神通。度假村力争做到迎合宾客需求，提供个性化服务。一般的个性化服务即只要客人提出要求，就尽最大的可能去满足他们。这些个性化服务在技术技能上要求不高，只要求员工具备积极主动为客人服务的意识，做到心诚、眼尖、口灵、脚勤、手快。在每一个政府性团队到店之前，酒店都会在第一时间了解会议的接待信息、
24、接待要求、房务要求、餐务要求等等，并密切关注到店领导的喜好：喜欢吃的菜式，喝的酒水饮料及一些行为习惯。针对每一次团队接待，酒店都会对会前准备、会中服务、会后延续服务等服务细节作详细规定和说明。要求厨房部能根据宴会人群的数量、客源地、习惯、饮食禁忌、邀请对象等了如指掌，制定出特色鲜明、主次分明、口味间隔搭配的宴会菜单，确保使宾客融入到集色、香、味、形、器、安全于一体的氛围之中。要求会议营销人员，对每一次政府会议的接待活动，绝不能敷衍，尤其对会议接待中的一些细节问题，如：欢迎横幅的内容和制作、席卡台签设计与摆放、场景布置、音响设备准备、礼仪服务、会议停车及食宿要求等等，都应详尽注明落实，防止遗漏。
25、酒店从每一项细节入手，例如：精心对房间进行重新布置，特意购买了荞麦皮枕头、小绿植，特别是餐饮部，作为后勤保障部门，做到每餐菜品不重样，跨菜系调整菜单。为保证会议接待的顺利进行，各部门还定期召开接待总结会，对接待中发现的问题及服务细节进行有效地沟通，力争把服务做到极致。 度假村在酒店领导的指挥下，在全村员工的共同努力下，在接待政府性团队的广阔领域下已经开拓出了一条金光大道，并且将在这条大道上走得更远，更顺，我们祝愿度假村的明天更加辉煌。安全酒店安全管理工作流程工作目标知识准备关键点控制细化执行流程图1确保酒店人员人身和财产的安全2强化酒店的安全管理工作3提升酒店的形象1了解安全管理制度2熟悉安全
26、知识和防护技能1确定安全管理目标依照酒店的安全管理要求，确定安全管理目标，目标要具体、实际酒店安全管理制度2明确安全管理责任3制订安全管理计划4计划落实执行5安全检查6问题处理与安全改进21 首先要明确酒店领导的安全责任，总经理作为酒店安全管理的第一责任人，对酒店的安全全权负责22 要明确各部门责任，各部门负责人也是部门安全的第一责任人23 安保部是酒店的安全管理职能部门，负责安全执勤、安全检查、安全事件处理等工作31 安保部组织制订完整的能够有效应对安全问题的安全管理计划安全管理计划书32 计划应包括明确的规章制度与精心设计的程序、过程和活动，旨在安全防范，减少酒店不安全问题的发生频率1安全
27、管理实施计划表2安全管理制度41 安保部负责安全保卫工作，同时负责对酒店员工进行安全教育培训，教授安全知识和防范技能1安保部值班表2安保部值班记录42 各部门员工要树立安全意识，掌握有关的安全知识，时刻保持安全警惕，加强部门内部检查，有效预防安全事件的发生安全管理制度51 安保部派专人负责管辖区域内的日常巡检，及时发现安全问题，解决问题安全巡查记录表52 安保部定期组织对酒店进行全面的安全检查，各部门予以配合，在检查中发现的安全隐患，责令责任部门或责任人进行限期整改1安全检查记录表2安全隐患整改通知单6问题处理和安全改进61 在检查中发现的安全问题和隐患，安保部应配合责任部门采取相应的处理措施，进行安全改进酒店安全管理改进报告书62 安保部在期限后验收整改情况，整改过程中相应的改进措施可以作为改进安全管理计划的修订内容2安全管理控制程序
