1、14 1.催办的方法有（AC ） A、电话催办 B、问卷催办 C、发函催办 D、业务催办 2.以幅度和范围为标准，可将办公室工作计划分为（AD ） A、政策型计划 B、长期计划 C、短期计划 D、程序型计划 3.信息利用服务的意义在于（ABC ） A、实现信息价值 B、发挥信息作用 C、利用信息增值 D、便于信息查找 4.文书写作中，使用第三人称的文种有（ABCD ） A、通报 B、会议纪要 C、会议记录 D、合同 5.信息反馈的形式有（AB ） 正反反馈 纵横向反馈A、前反馈 B、后反馈 C、水平反馈 D、垂直反馈 6.信息反馈的特点是（AB ） 针对 及时 连续 信息反馈的目的是检查输出信
2、息的真实性 对信息传递进行检验与调整 为决策提供依据 信息反馈要求 准确真实 缩短反馈时间 反馈广泛全面 信息反馈工作程序明确目标 选择信息反馈的方法 系列型反馈 广角型反馈 连续型反馈 获取反馈信息 加工分析反馈信息 传递反馈信息 利用（目的，内容，方法，方式，获取，分析，加工，传递，利用）A、针对性 B、及时性 C、间断性 D、预测性 7.附件与公文正文一起装订，并要求（AD ） A、在附件左上角第1行顶格标识“附件” B、在附件左上角第2行顶格标识“附件” C、附件标题加书名号 D、附件标题不加标点符号 8.下列关于在PowerPoint中编辑影片的说法，错误的是（ AB ） A、在Po
3、werPoint中播放的影片文件，只能播放完毕后才能停止 B、默认状态下，鼠标单击播放影片，再次单击则停止影片播放 C、插入PowerPoint中的视频文件不会显示图像 D、只有在播放幻灯片时，才能看到影片效果 9.下列文书的内容具有前瞻性、预测性的是（ BD ） A、总结 B、计划 C、调查报告 D、可行性研究报告 10.拟定单位总结需努力做到（ CD ） A、重点性 B、通俗性 C、科学性 D、可信性 11.秘书可以根据工作的需要编写（BC） A、因果型信息 B、经验型信息 C、建议型信息 D、反映型信息 12.信息利用服务的特点有（AD ）。A、实效性 B、局限性 C、单一性 D、广泛性
4、秘书资格考试：秘书档案管理试题 2009-4-17 14:00:一、单项选择题（在每小题列出的四个选项中只有一个选项是符合题目要求的，请将正确选项前的字母填在题后的括号内。每小题1分，共15分） 1国际档案理事会电子文件管理委员会制定的电子文件管理指南（草案），把电子文件的生命周期划分为：（ ） A、概念、形成和历史阶段 B、概念、形成和维护阶段 C、设计、形成和维护阶段 D、设计、形成和历史阶 2下列关于电子文件的说法，哪个是不正确的？A、电子文件对计算机软硬件具有依赖性 B、电子文件相对于纸质文件信息易丢失 C、电子文件的内容和载体可以分离 D、电子文件的内容和载体不可以分离 3以下哪项标
5、准是我国电子文件和电子档案标准的开端？A、CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求 B、CAD电子文件光盘存储归档一致性测试 C、磁性载体档案管理与保护规范 D、CAD文件管理 4要确保文件向档案转化的“无缝交接”，文档管理系统必须实现（ ） A、网络化 B、自动化 C、专门化 D、专业化 5对电子文件可靠性的全面理解应包括：A、可信度 B、真实性 C、真实性与可信度 D、真实性与完整性 6证明电子文件原始性的实质是证明其（ ） A、真实性 B、可存取性 C、可理解性 D、完整性 7电子文件改变了传统文件的归档过程，它的归档时机应为 （ ） A、文件形成时 B、文件利用阶段 C、文件的历史阶段
6、 D、文件的保存阶段 8在线集中式归档的特点为（ ） A、文件刚收到或形成即传输到档案部门 B、待电子文件处理程序结束后传输到档案部门 C、档案部门数据库中拥有完整的中心文件库 D、档案部门只控制着文件目录及存取权限 9下列关于档案馆的说法，哪个是正确的？A、传统档案馆只能接受传统文件 B、虚拟档案馆本质上是一种信息环境 C、电子档案馆不具备网络控制功能 D、电子档案馆可以接受纸质档案10电子档案数据库的质量取决于（ ） A、形成和设计 B、形成和数据维护 C、设计和数据维护 D、设计和安全 11以下档案信息处理语言中，以事由原则和事由类同性为基础编制的称为：A、馆藏法语言 B、档案分类标引语
7、言 C、主题法语言 D、档案工作语言 12后控著录的根本问题是无法解决电子档案的（ ） A、真实性问题 B、完整性问题 C、存取性问题 D、凭证性问题 13电子档案利用系统中的智力要素为（ ） A、信息要素 B、用户要素 C、检索系统要素 D、法律法规要素 14下列关于磁性载体保护环境的湿度的说法哪个是不正确的？A、在过于干燥的环境中磁性载体易于发脆易碎 B、高湿对磁性载体的普遍影响是可能造成粘和剂的水解 C、磁性载体的使用和保存最好处于50%左右的湿度环境中 D、在24小时内湿度变化不得超过2%。15由于电子文件首次鉴定必须提前至孕育或形成阶段的特点，使得这项几乎由全体人员参与的工作必须严格
8、地置于档案部门的监控之下，而档案员也理所当然地成了全部电子文件信息的（） A、监督审计师 B、信息研究员 C、软件程序员 D、信息控制师二、多项选择题（在每小题列出的五个选项中有二至五个选项是符合题目要求的，请将正确选项前的字母填在题后的括号内。多选、少选、错选均无分。每小题1分，共11分。） 16电子档案管理标准包括以下哪几项？A、组织标准 B、人员标准 C、载体标准 D、软硬件标准 E、技术标准 17因特网上的信息服务方式包含：A、远程登录 B、文件传输 C、电子邮件 D、电子公告牌 E、万维网服务 18电子档案数据至少应包含电子文件的哪些信息（ ） A、内容信息 B、结构信息 C、背景信
9、息 D、元数据 E、识别文件 19在电子文件和电子档案的管理中，经常要用到的软件有（ ）A、会计软件B、操作系统C、办公软件D、数据库软件E、编译软件20电子文件技术鉴定硬件方面的鉴定内容应包括（ ）A、载体状况B、可机读性鉴定C、计算机外设D、病毒鉴定E、网络连接状况21电子文件的完整性，主要涉及（ ）A、文件内部的排列B、文件内容的连接方式C、文件内容的清晰度D、文件的主题E、附注的情况22以下国家中，对电子档案采用集中式进馆的为（ ）A、澳大利亚B、荷兰C、美国D、德国E、法国23接受电子档案进馆的方法包括（ ）A、以纸质打印件进传统档案馆B、以脱机载体形式进传统档案馆C、以“双套制”方
10、式进传统档案馆D、以脱机载体形式进电子档案馆E、以虚拟方式进虚拟档案馆24以下关于载体保护的说法哪些是正确的（ ）A、用户对硬盘尽量不要作格式化B、对存有重要信息的软盘，应将其设为写保护状态C、磁带适宜用在存储量大而读取次数较多的信息存储D、光盘的环境湿度应控制在45%左右E、磁光盘在所有的现有介质中具有最好的持久性和耐磨性25纯文本中不能容纳哪些信息？（ ）A、英文字母B、汉字C、插图D、注释E、排版格式26下列哪些方面属于电子档案用户教育的内容（ ）A、品德的教育B、法制意识的培养C、信息意识的培养D、检索能力的提高E、反黑客技术的提高背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明
11、需要你完成的任务。便条 高叶：为了进一步开拓产品市场，增强产品的市场竞争能力，扩大产品销售，需要掌握大量的有关信息，作为分析研究、制定策略的基础。因此，请你完成下面几项工作：1.说明信息收集的范围。 市场信息 产品信息 消费者信息 各种贸易信息 国家政策信息 2.说明信息开发的形式。3.说明你准备采用哪种形式开发信息。4.开发的信息材料要复印5份给相关部门，请说明复印应注意的事项。 开机预热 盖好盖板 保持清洁 谢谢 行政经理 苏明 2006年9月9日 参考答案：1.本题满分15分。2.信息收集的范围包括市场信息、产品信息、消费者信息和各种贸易信息。3.信息开发的形式有：剪报、索引、目录编制、
12、文摘、简讯、调查报告。4.准备使用的信息开发方式：调查报告。5.复印注意事项：使用复印机前，开机预热；盖好盖板；保持复印机玻璃台清洁。工作实务题 你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。便条钟苗：以下是我下星期一（3月19日）要参加的一系列活动：上午参加经理主管会议；上午给参加员工培训课的新员工讲话；中午与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐；下午前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原；下午会见丽康公司销售部经理张建。请你抓紧时间为我作一合理安排并将其填入工作日志中。行政经理：苏明 2007年3月15日苏明经理下星期一工作安排及工作日志见下表：经理工作日志（2007/3/19
13、星期一）时间 内容 地点9：0010：00 处理日常事务：如阅读文件、处理信件等 办公室10：1511：15 经理主管会议 董事会会议室11：3012： 给参加员工培训课的员工讲话 员工培训中心12：30 与光华公司的董事长马明及夫人共进午餐 王朝酒店2楼西域厅14：0015： 会见丽康公司的销售部经理张建 会客室15：45 前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原 阳光公司录像人物：秘书初萌（女）、销售部张伟、公关部李力、天地公司职员（声音）物品：电脑、热感传真机、一份白纸打印的文件（两页，上有回形针），一份深色纸打印的文件（两页，有回形针）、一卷未拆封的传真纸、传真纸卷轴、一份物品领用申请表、
14、两本复印纸、笔、“库存记录”本 场景：秘书办公室，要求有桌椅、电脑、传真机、沙发、储藏柜、电话等。情景一 初萌身着职业装，坐在电脑前打文件。桌面零乱，传真机上压着一大摞文件。（镜头扫过周围环境，能够看出电脑屏幕没有对着门口，坐在沙发上亦无法看到屏幕）。销售部的张伟走进来，手里拿着一个文件夹。他从中拿出两份文件。张伟：“初萌，帮忙给天地公司发一份报价单。我们打了两份，你看哪份发过去效果会更好些？”初萌：“我看看。”初萌接过原稿，将深色的文件还给张伟，扬着手中的文件说：“就发这份吧！你在沙发上等会儿。”张伟在沙发上坐下。初萌将传真机上的文件放到桌子上。然后插上传真机的电源，传来报警声，红色报警灯闪
15、烁，初萌看了一眼液晶显屏，自语道：“可能没纸了。” 初萌打开传真机，从中取出纸卷轴。转身从储藏柜中拿出一卷新的传真纸，拆开包装，顺便用手指甲在纸的一面划了一下，出现黑色的划痕（特写）。初萌将传真纸装好，盖上面板。初萌取下原稿上的回形针，磕齐后正面朝下放入传真机中，然后拿起话筒，拨号码。“你好！我是宏远公司的初萌，要给你们经理发一份传真，请给我一个信号。”（画外音）“好的。”听筒中传来信号音。初萌按下“开始”按钮，然后放下听筒，传真机开始发送传真（特写）。传真发送完毕，初萌再次拨通对方电话：我是宏远公司的初萌。请问传真收到了吗？字迹清楚吗？”对方：“收到了，很清楚，谢谢！”初萌：“不客气。再见！
16、“再见！”（画面淡出） 情景二 公关部的李力拿着一份“物品领用申请表”走进办公室，“初萌，领点儿复印纸。”初萌接过申请表将其放在桌子上。（特写：领用人、主管都未签名，日期也未填写） 初萌转身去储藏柜中拿出两本复印纸递给李力。李力说：“再给我们点儿笔吧，办公室总找不到笔用。”“没问题！”初萌说着又拿出几支笔递给李力。“谢谢啊！”李力接过物品转身走了。初萌坐回办公桌前，从文件夹中找出“库存记录”，打开，进行登记。（画面淡出） 1.秘书着装正确，符合职业标准。对 2.办公桌比较零乱，不整齐。错 3.电脑放置位置符合要求（屏幕背对门口，背对沙发）。4.不应在传真机上放置任何其他东西。5.选择原稿正确，
17、白色或浅色的纸发送效果好。6.应提前接通电源，做好工作准备。7.能够正确处理传真机报警故障。8.能够区分传真纸的正反面。9.能够正确安装记录纸。10.能够检查原稿，取下回形针。11.能够正确放置发送原稿。12.电话用语正确。13.发送传真过程正确。14.能够对传真进行确认。15.领用物品需要填写申请表。16.物品领用申请表中主管、领用人等未签字。17.物品领用申请表中未填写日期。18.发放物品的名称与数量必须与申请表中一致，不得任意增加。19.能够及时更新库存记录。案例分析题 录像（一） 时间：上午9点 地点：秘书办公室 业务部秘书初萌 业务部经理冯建 客户王佳 必备物品：计算机、电话、分类的
18、文件夹、记录纸、笔、杂乱物品（报纸等） 情景一（初萌办公室） 初萌身究职业装端坐在电脑前打字，办公桌上物品摆凌乱。经理冯建推门进来：“初萌，下星期的会议通知你准备好了吗？”初萌起身：“哦，冯经理，都整理好了。”初萌在乱放的文件堆里找来找去：“您稍等啊，哪去了？哦，在这儿！给您。”拿出一张纸身递给了冯经理。冯经理：“你的工作习惯该改改了！对了，一会儿你先给我印盒名片，要总经理那种的。还有，明天香港的孙老板到京，你再落实一下宾馆。“好的。冯经理，下周您在上海的会要没有变化的话，我就订房间了。“嗯，你去订吧。我现在有个急事要马上出去，一会儿我有个客人要来，你先帮我接待一下。“好的，您放心吧。冯经理走
19、出房间。初萌翻找出大上海宾馆电话。初萌：是大上海宾馆吗？”宾馆前台：“您好，我是大上海宾馆，愿意为您服务。“我是宏远公司。5月19号我公司订了一个套房，我们下周五到。请问房间都准备好了吗？”宾馆：“请稍等，我马上查一下。对！没问题，在1508房间。我们恭候客人的到来。”初萌：“1508房间，谢谢，再见。”边说边记下来。宾馆：情景三 初萌正打算关电脑，有人敲门。“谁呀？进来！”王佳推门而入：请问这是业务部吗？”初萌坐在那里，抬眼看着来人：“这里就是。你找谁？”王佳：“冯经理在吗？我跟你们冯经理约好了。王佳说着掏出名片，双手递给初萌。初萌用左手接过名片，随手放在桌上，同时马上变得热情起来，招呼道：
20、“啊，刚才冯经理还等您呐。不过这会儿他有点急事要办，让您稍等会儿，他马上就回来。您先坐。初萌让王佳坐下，转身倒水，用纸杯招待客人（特写）。“您是习惯喝茶还是开水？”客人：“不客气，都可以。这时，电话铃响起，铃响四遍后，初萌拿起电话：“谁呀，打错了。”挂断。初萌坐下后开始与客人交谈。“我在报上经常看到对您公司宣传，我想买你们那个新的产品，可以优惠吗？”王佳犹豫着：“我回去给你想想办法。“您知道吗？我们公司刚刚研制出的WEC产品，马上就要投入市场了。这回，我们能大赚一笔。哎，你们公司待遇怎么样啊？”（淡出） 1.着装符合要求。2.环境不整洁，办公用品摆放凌乱。3.能够提前准备会议通知。4.能熟练操
21、作办公室事务，提醒上司的工作安排。5.能够用电话确订为上司订客房。6.订房间没有事先查对标准。7.电话语言规范正确，认真记录。8.没有做到热情迎客，语言动作均不礼貌。9.对待客人不能一视同仁，前后态度反差太大。10.接名片动作不规范。错 考试大整理11.接过名片后没有认真阅读，随手丢在桌上，对客人不礼貌。12.送饮品能征得客人意愿。13.没有遵循接电话“响铃不过三”的原则，电话接应不及时。14.对待错打过来的电话，语言、态度不符合要求。15.不懂得与客人沟通时的语言禁忌，为个人谋私利。16.没有保密意识，将公司新产品秘密泄露出去。17.随便问客人公司的待遇情况。错情景录象二 1、 宴请订菜，没
22、有考虑到客人的情况和饮食习惯。（X） 2、宴请选择的地点合适，安静。（V） 3、引领客人的动作和手势正确，合乎礼仪要求。 4、宴请的坐次不正确，不应让客人坐在门口，也不能让客人坐在一起，应与主人相间而坐。 5、能主动帮客人抽出座椅，合乎礼仪要求。 6、秘书抢先祝酒，不符宴请规范。 7、发现有回民，能主动道歉，并及时调整合适的菜肴。 8、用自己的私筷给客人夹菜，不符合公共卫生要求。 9、当客人的面在饭桌旁脱衣服，不讲礼貌。 10、谈论不适宜的话题。如向别人打听收入。 11、当别人的面剔牙，不文明，姿势不雅。 12、席间接电话能用礼貌用语，向客人道歉，出去接电话处理方式正确。 13、能正确使用便条
23、的形式向上司报告不便明言的事情。 14、能应上司的要求通过电话处理各种紧急的事务。15、能以暗示的方式向上司报告处理结果，与上司有一定的默契。（V）情景录象一 1、 不应在办公室补装（X） 2、电话应接及时，语言规范。 3、能够根据领导工作日志的调整、更改自己的办公日志。 4、能及时向张副总经理介绍此次活动的有关情况。 5、在向领导汇报情况时，准备资料不够完整详细，书面资料没有及时送交上司。 6、在向上司汇报情况时，坐姿不规范，不能翘二懒腿。 7、此次接待不属于高规格，而属于对等接待。 8、向上司汇报情况，一些重要的信息要转述完整。 9、接待工作准备有漏洞，如参加时所需的物品没有落实。 10、
24、接待人员没到公司的大门口去迎接客人，无人引领客人到接待室（X） 11、因我方的变化影响到即定的接待规格，必须向客人解释原因，并向客人道歉。 12、接待室的环境没有做到清洁、明亮、整齐、无异味。 13、主要客人应坐在离门较远的三人沙发上，坐次安排不对。 14、能够正确敬茶，姿势规范。 15、不应将公司的重要文件和保密文件随便放在办公桌上，不注意保密。 16、办公桌干净整齐，文件分类清楚。你是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。 一、 便 条 钟苗： 江苏远洋公司副总经理等五人将于9月25日至28日来我公司进行考察，请你按公司惯例做出接待计划与安排，计划形成后交我审阅，待批准后再去相关部门交办具体适宜。 谢谢 2003年11月21日 参考答案： 1、说明接待计划的三项内容： （1）接待规格； （2）日程安排； （3）经费列支。 2、人员安排中计划中应写明； （1）主要陪同人员； （2）主要工作人员； （3）住宿地点、标准、房间数量； （4）宴请时间、地点、标准、人数； （5）会见、会谈地点、人数、参与人员。 3、日程安排计划： （1）日期、时间、地点； （2）活动内容； （3）陪同人员。 4、接待经费计划（列支）； （1）工作经费； （2）餐饮费； （3）住宿费； （4）交通费；
