1、适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。3.公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。一般以国家机关的名义公布，企事业单位不适用公告这一文种。4.通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5.通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。6.通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。7.议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8.报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问
2、。9.请示适用于向上级机关请求指示、批准。10.批复适用于答复下级机关的请示事项。11.意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。12.函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13.会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。四、公文的结构1.公文的基本组成部分（1）标题。公文标题由发文机关、事由和文种三部分组成，其中发文机关可省略。标题应当准确简要地概括公文的主要内容。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（2）主送机关。主送机关的写法有：全称或规范化简称，用于向一个机关行文；统称，将同一类型的机关名称的共同中心语抽出，前面加“各”，如“机关
3、各处室”。（3）公文正文。公文正文一般包括开头、主体和结尾三部分。开头一般说明制发公文的目的、依据和原因；主体一般说明情况、经过、任务、要求、办法、意见等；结尾一般发出号召，提出希望、请求，或予以强调。（4）附件。公文如有附件，应在正文的左下方注明附件的序号和名称。已在正文中说明的被发布、印发、批转、转发的文件，不必再注。标写附件时，写明“附件”二字，然后由上至下标写序号和标题。如只有一份附件，免标序号。（5）成文日期。国家行政机关的公文，明确不再标注发文机关。成文日期以负责人的签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。（6）附注。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号
4、标注，如需要解释的术语、公文的阅读和传达范围等。（7）印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。盖章的要求是：上不压正文，下压成文日期，上大下小。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。2.公文的其他组成部分（1）眉首1）公文份数序号。秘密公文应当标明份号，在版心左上角第一行顶格标注。2）密级。凡有密级的公文均应标注，一律用“”标识，“”的前面用汉字标注密级，“”后面用阿拉伯数字标注保密期限。3）紧急程度。凡属紧急公文均应标注，用汉字标注“急件”或“特急”。4）版头。版头由发文机关标识和横隔线组成，由于版头一般都用大红色套印，所以公文有“
5、红头文件”之称。5）发文字号。发文字号由机关代字、年份和序号组成。6）签发人。上行文应当标注签发人姓名，签发人姓名标于发文字号右侧适当的位置。（2）版记1）主题词。即反映公文主要内容的规范化名词和名词性词组，主要作用是便于计算机检索公文。主题词的标引依据是主题词表。2）抄送机关。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。3）印发机关和印发时间。公文的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。印发日期为公文付印的时间。4）页码。用阿拉伯数字标于正面图文区的右下角，或背面图文区的左下角。第二节 常用公文的特点和写作要点一、通知
6、的撰写1.通知的特点（1）使用的广泛性通知是应用范围最广泛的一种公文。其一是使用通知的机关单位广泛，它不受发文机关级别与组织性质的限制。其二是通知传达的内容广泛，大至发布规章，小至知照一般性行政事务，都可以使用通知。还有，它使用的频率最高。（2）内容的指导性除少数用以知照日常事务之外，大多数通知是用来发布规章，传达上级指示与有关政策，部署工作，其指导性特征非常鲜明。（3）写法的灵活性通知种类繁多，写法多样，指导工作可以深入阐述，安排活动可以详细说明，转发文件可以三言两语，知照事项或繁或简，因文而异。（4）受文对象的确指性通知一般是针对具体的机关、单位与人员发文，受文对象是确指的、特定的。2.通
7、知的写作要点（1）内容要有针对性首先，要针对特定的受文对象制发通知，切实解决受文对象需要解决的实际问题。其次，要针对客观存在的问题和实际情况下发通知。再次，要针对人们的思想实际，统一认识，使之自觉地贯彻通知精神，办理好通知事项。（2）事项要具体明确为便于受文者迅速领会精神，按照要求办理通知事项，撰文者要把通知事项阐说得明确具体，不得有半点含混。（3）适当选用结构模式通知种类繁多，不同类型的通知，其内容构成不同，结构模式也不一样，使用时应根据发文目的与通知内容恰当选用结构模式。（4）措施要准确得体通知种类繁多，写法各异，表现在语言上呈现出不同的风格。例如，政策法规性通知，措辞严密；布置工作的通知
8、，用语明确；知照事项的通知，文字简要。二、请示和报告的撰写1.请示的特点（1）请求性。请示表达的是下级机关的请求，要求上级机关予以答复。（2）严格的规定性。从文件内容而言，请示的事项必须是自己无权作出决定和处理的事项。从呈送机关而言，必须是直接领导机关。从呈送时间而言，请示务必事前行文，不允许事后行文。2.报告的特点（1）汇报性。向上级机关或汇报工作，或汇报情况，或汇报对开展工作的建议与设想，其目的都是为了使上级机关掌握情况，以利于科学决策。（2）陈述性。它主要运用叙述、说明的手法来叙述事实，说明情况，阐述建议。3.请示和报告的区别（1）请示适用于向上级机关请求指示、批准，报告适用于向上级机关
9、汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问；前者是主动的，后者则呈现被动性。（2）请示必须在事前行文，经上级批复后才能行动，报告则视情况灵活掌握，既可在事前行文，也可在事中、事后行文；而且属汇报和反馈性质的报告多在事后行文，以使上级机关了解情况或备案待查。（3）请示的内容多是职权范围内无权解决的，或虽属职权范围内却无力解决的，因此一定要上级予以批复，报告的内容则是向上级汇报工作、反映情况、提出建议等，而且不要求上级批复。（4）“报告”中不得夹带“请示”事项，这一点是请示和报告的基本区别。因为报告这种文种，对上级无肯定性的批示要求，所以如在报告中夹带请示事项，容易造成工作贻误。4.请示的写作特点（1
10、）正确使用请示。凡需要上级机关批准、签发时，就必须使用请示，也只能使用请示。（2）一文一事。一篇请示只能涉及一件事情。如果一篇请示里涉及了多件事情，就不便于上级机关及时处理。（3）选准主送机关。呈送请示，应根据其隶属关系和职权范围来确定主送机关，也就是说，主送机关应当是有权批准请示事项的直接上级机关，不能向直接上级机关以外的有关主管机关请示。（4）充分申述理由。为了使上级机关能够及时地对请示事项作出肯定答复，予以批准，应当把呈送请示的理由阐说清楚而充分。（5）明确表述请示事项。请示是为了得到上级机关的指示与批准，从而解决工作中的问题。因此，向上级机关陈述请示事项应当开门见山，大可不必躲躲闪闪，
11、含糊其辞。5.报告的写作特点（1）如实反映情况。一个单位向上级机关呈送报告的根本目的，是向上级反映实际工作情况，使上级机关对实际工作情况心中有数，从而制定出正确的方针政策，作出科学的、切合实际的决策。如果反映情况失实，就可能影响上级机关决策的科学性。（2）不得夹带请示事项。报告是用来向上级机关汇报工作的，是为了让上级机关掌握情况。在汇报工作的同时，可以汇报自己的工作设想与建议，但不能在报告中向上级机关提出答复要求。在公文处理中，收文机关对报告没有答复的责任，如果把需要上级机关答复、批准的事项夹在报告中，容易误事。三、函的撰写1.函的特点（1）使用广泛性。上至国务院，下至基层组织、各级政府机关、
12、各社会团体、各企事业单位都广泛使用函来沟通信息。（2）行文多向性。行政公文中具有多个行文方向的只有函。它主要用于不相隶属机关与平行机关之间，也用于上行与下行。（3）功能多用性。函的用途广泛，主要用于不相隶属机关与单位商洽工作、询问和答复问题、周知事项，向业务主管部门请求批准事项，也可用于上下级之间的公务联系。（4）写作灵活性。一方面表现在篇幅短小、轻捷简便，写法灵活，另一方面表现在笔调的多样性。2.函的写作要点（1）表意要明了。无论是与兄弟单位商量工作，还是向业务主管部门请批事项，讲礼仪、叙情况都要语言精简，关键在于写好商议事项与询问的问题，并且以开门见山、直截了当的方式予以表述。同样，复函也
13、应明确表达答复意见，使受函单位迅速了解文意，便于办理事情。（2）措辞要得体。与兄弟单位商洽业务，应谦恭有礼而不庸俗客套；向上级或业务主管部门发函，应尊重对方而不恭维逢迎；对请批单位复函，应严肃认真而不自傲训人。四、会议纪要的撰写1.会议纪要的特点（1）纪实性。会议纪要是对会议情况、讨论的问题和议决事项的记录和反映。这种反映是一种真实、准确的反映。（2）提要性。会议纪要要求真实、准确反映会议情况，绝不意味着有闻必录，所谓纪要就要求对会议情况和议定事项作集中、概括、简要的反映。（3）指导性。会议纪要记录的内容具有行政约束力与指导性，成为有关机关与单位的工作指导、行动指南与办事依据。2.会议纪要的写
14、作要点（1）全面掌握会议材料。会议纪要是对会议情况的反映和会议精神的表述，而会议情况与会议精神产生于全部会议材料之中。因此，要写好会议纪要，一个重要的前提是了解会议的全过程，全面掌握会议形成的文书材料。（2）准确概括会议精神。会议纪要是会议情况和会议精神的概括反映，它必须对全部会议文书材料进行分析、概括、归纳和整理的再加工，使之具有概括性和理论性。第三节 公文处理公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。一、发文处理程序1.草拟草拟公文应当在按统一标准制作的“发文稿纸”上书写。草拟公文的要求：在内容上，要同制文机关的职权范围一致，不可超越本机关的职权；要充分体现政策和法
15、制要求，符合公务活动的客观规律，材料、情况真实，观点统一，重点突出，符合保密要求。在词章上，结构要合理，层次要清楚；遣词用句要准确，语言要庄重、平实；论理合乎逻辑，用语符合语法。在形式上，符合国家规定的公文体式，正确使用汉字和标点符号，使用数字、简称要规范化，篇幅要简短。2.审核凡需领导签发的公文，在送请领导签发之前，统一由秘书部门对其进行审核。审核重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合要求。经审核符合公文拟制要求，由核稿人在发文稿纸上签署核稿人姓名及日期后，再按程序送领导签发。3.签发签发是领导在秘书部门审核的基础上，对文稿进行最后审阅
16、，确认可以发出后，在发文稿纸的签发栏写明发文意见、签字并注上日期。公文一经签发，便具有了法律行政效力。4.复核公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。5.缮印缮印即根据定稿制作正本的过程，要严格按公文标印格式进行。缮印文件必须以领导人签发的定稿为依据，要忠实于原稿，不得随意改动；多页文件的装订，须注意检查有无缺页、倒置页。6.用印用印以领导人的签发意见为依据。7.登记一切公文均需经严格登记，以便于管理、统计和查找。8.分发。分发公文的渠道有：普通邮政，一般有平信、挂号、快递等；机要交通；专人传递；交换站传递，一个地区或一个机
17、关内，如交换文件较多，可设交换站交换文件；现代通信传递，如电报、电传、传真和计算机传递，但如传递密件应采取保密措施。二、收文处理程序1.签收签收是指收文人收到文件时，在对方的送文簿或发文通知单上签字，以证明文件已经收到。签收时，一要注意看清所收文件是否属于本机关收办的范围；二要检查封口是否破损，密封是否完好；三要核对登记与实际信件件数，公文要逐件清点，重要的文件还要逐页清点；四要用钢笔、圆珠笔或毛笔签收文件，不得用铅笔，签名要姓与名俱全，字迹工整、清晰。签字时，应同时注明收到日期，急件还应注明几时几分。2.登记登记前应先在收到的公文首页的右上角盖上收文章。登记一是要全，对于阅知件、阅办件、零办
18、件都有各自的登记内容，不能省略。二是要准，所有登记内容必须逐项核对，保证所记载内容准确无误。3.审核收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。4.拟办拟办即在领导批办之前，由秘书部门负责人在仔细研究文件的基础上，提出如何办理文件的初步意见或建议，供领导批办时参考。5.批办批办是领导对来文由谁办理、如何办理作出批示，是领导参与公文处理的重要环节。审阅公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，
19、其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示阅知。6.承办。承办是指承办部门或承办人员根据领导批办的意见和文件的内容、要求，具体办理落实。公文承办的要求是：务求时效；分清主办与协办；区分复文与不复文。7.催办广义上的催办是对每道公文处理环节的催促；狭义上的催办是指对公文承办环节的督促、检查，提醒承办部门和承办人员及时办理，防止文件的积压。文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重点公文重点催办，一般公文定期催办。三、公文归档程序公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，以便于保管和利用。联合办理的公文，原件由主办单位
20、立卷，其他单位保存复制件。公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。第四节 常用公文修改符号及其运用常用公文修改符号及运用，可参照中华人民共和国国家标准校对符号及其用法（GB/T1470693），详见附录1。第五节 收发密级文件的基本程序和要求一、密件的传递密件应通过机要交通或派专人传递。传递时，信封上必须标明密级，用电报传递密件，须使用密码。用电话传达密件，必须使用保密电话。用电传机、传真机和计算机转输密件，应采用加密装置。绝密件不得用电传机、传真机和计算机传输。二、密件的签收、登记和传阅密件应实行严格的签收、登记制度。签收、登记密件时，要核对份号是否准确。登记、分文、传阅时，不能搞错每份密件的份号。密件的传阅，必须严格按文件规定和领导确定的范围组织传阅，其他人未经批准不得接触密件。附录1校对符号及其用法
