1、1.配备了专兼职档案工作人员。我局现有专兼职档案工作人员13人，其中局办公室配有专职档案工作人员3人，各业务科室配有兼职档案工作人员共10人。档案工作人员数量能够适应业务档案工作任务的需要。2.档案工作人员遵章守纪。我局建立健全了档案管理各项规章制度，规范了工作流程，明确了工作职责，制定了管理措施，档案管理人员忠于职守，遵纪守法，严格按制度办事，未发生违反档案法律法规的行为。3.档案工作人员具有大专文化。我局13名专兼职档案工作人员均具有大专文化以上学历，其中本科学历6人，大专学历7人。4.档案工作人员队伍稳定。我局自建立了新的业务档案管理网络后，保证了档案管理工作人员的相对稳定。目前，我局3
2、名专职档案工作人员中，从事档案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼职档案人员均从事档案管理工作1年以上。5.档案工作人员积极参加学习培训。为不断提高档案人员的业务素质和专业技能，我局有计划地组织了专兼职档案人员业务培训。每年选派部分人员参加区档案局组织的学习培训，共培训10人次，参加市局业务档案培训3人次，到*区学习交流1次，到市局档案管理科学习交流1次，我局组织各科室负责人和专兼职档案工作人员参加 “档案软件操作培训”2次，组织全局职工参加“社会保险业务档案培训”1次。此项标准分8分，自查得分8分。管理措施1.岗位职责。我局制定了*市xxx区社会保险局档案管理岗位职责，明确了主要领导
3、、分管领导、各科室负责人、专职档案管理员、兼职档案管理员岗位职责。2.工作流程。我局制定了*市xxx区社会保险局业务档案整理归档工作流程，在档案室显目位置上墙，实现了档案管理工作的条理性、规范性，增强了档案管理工作的透明性和可操作性。3.经办流程。我局严格按照市局制定的养老、工伤、生育保险业务经办操作规程，将业务档案收集归档列入各项具体业务经办工作程序，对每项具体业务经办资料依序收集归档，确保每项经办业务资料归档齐全完整。4.奖惩考核。我局将档案管理工作与分管领导、科室负责人、业务档案管理人员、业务经办人员年度考核评比挂钩。对全面完成档案管理工作目标任务的，年终依据本局有关规定进行表彰，并在评
4、先评优、提职晋级等方面给予优先考虑；对违反档案管理制度，未按规定立卷归档或未按时限要求移交档案等，实行一票否决，取消所在科室和相关责任人年度评优评先资格，并追究相关科室负责人及工作人员责任。5.监督指导。我局印发的*市xxx区社会保险业务档案管理办法第二十六条中明确了“各街道、乡镇社保所涉及的社会保险业务档案，由区社保局进行监督和指导，确保档案的完整与安全”。同时，我局定期对各街道、乡镇社保所的城乡居民养老保险业务档案进行监督指导，并将城乡居民养老保险业务档案管理工作作为对各街道、乡镇社保所年终考核的条件之一。此项标准分7分，自查得分7分。二、设施建设档案用房1.档案专用库房。为适应档案管理工
5、作的需要，我局于2011年8月即开始规划改建档案室，改建后，我局档案专用库房面积为300平方米，能够容纳接收全部社会保险业务档案。2.业务档案库房面积。我局现有档案专用库房300平方米，其中200平方米用于存放业务档案。目前，业务档案存放量为365245件17244盒，库房面积符合达标规定的标准。3.档案库房安全管理。我局档案库房安装了防火防盗门、全球监控摄像头、吸顶式中央空调、除湿机、温湿度表、除尘器、臭氧消毒机、防磁柜、落地式气溶胶自动灭火装置、消防报警监控系统等设施设备，为档案库房安全提供了有力保证。因此，档案库房不存在安全隐患。4.档案库房卫生。按照我局档案库房安全管理制度和档案管理巡
6、视检查制度对档案库房卫生提出的明确管理要求，我局档案库房无杂物堆放，定期或不定期打扫卫生，常年保持库房整洁、干净。5.档案室区域划分。我局档案室划分为档案人员办公室、档案查阅室、档案整理室和档案库房4个区域，实现了库房、办公室、查阅室三分开。此项标准分10分，自查得分10分。档案用具1.业务档案柜架。我局档案室库房安装的是档案密集架，共71列，其中6列用于存放文书档案，12列用于存放会计档案，11列用于存放企业退休人员档案，33列用于存放2011年前的社保业务档案，9列用于存放2012年及以后的社保业务档案。2.业务档案备用柜架。我局存放2012年及以后的社保业务档案所用的9列档案密集架，目前
7、只使用了1列，其余8列作为备用柜架。3.档案装具。我局使用的业务档案装具分两类，前一类为2011年以前的业务档案，其档案盒规格为340mmX240mmX40mm，主要考虑的是便于装个人养老保险、城乡居民养老保险和“三类人员”养老保险产生的用档案袋所装的人头档案。另一类为2012年以后的业务档案，其档案盒式样严格按照*市社会保险业务档案管理办法的规定和要求进行印制。档案盒规格为310mmX220mmX60mm，正面有“*市*区社会保险局”标识，背脊和封面印有全宗号、年度、类别、保管期限、起止件号、盒号等信息。符合国家和市上有关规定。设施设备1.“九防”要求。我局档案保管达到了“九防”要求。一是库
8、房安装了防火防盗门，库房内安装了2台全球监控摄像头，达到了防盗要求；二是档案库房设在底楼，防止了阳光直射和紫外线辐射，达到了防光要求；三是库房四周设有通风口，安装了4台吸顶式中央空调，达到了通风和防高温的要求；四是库房内配备了8台落地式气溶胶自动灭火装置，安装了消防报警监控系统，达到了防火要求；五是地砖下铺设了防潮层，安装了6台除湿机，加上4台吸顶式中央空调，达到了防潮要求；六是配备了吸尘器，达到了防尘要求；七是配备了防磁柜，达到了防磁要求；八是定期投放灭鼠药，达到了防鼠要求；九是配备了臭氧消毒机，加上定期投放杀虫药，达到了防虫要求。2.办公设施设备。我局档案室办公设施设备齐备，包括6台计算机
9、、2台打印机、2台扫描仪、1台复印机、1台多功能钻孔装订机、2台移动式DVD光盘刻录机、1台数码摄像机和1台数码照相机，满足档案管理工作需要。3.档案管理软件。为实现档案管理信息化和数字化，促进办公自动化，我局购买了科怡档案管理信息系统应用软件，用于业务档案信息化管理，实现了办公自动化。三、专业建设相关制度为加强档案管理工作，使档案工作做到有章可循、有据可依，我局根据社会保险业务档案管理规定和*市社会保险业务档案管理办法等规定文件精神，先后制定了*市xxx区社会保险业务档案管理办法、*市xxx区社会保险局档案管理岗位职责、档案归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案统计制度、档案鉴定销毁制度
10、、档案交接制度、档案查阅利用制度、档案库房安全管理制度、档案设备维护使用制度、档案管理巡视检查制度、业务档案内部控制管理制度等档案管理制度和工作职责，制定了*市xxx区社会保险局业务档案分类实施方案、*市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程、*市xxx区社会保险局档案立卷说明、*市xxx区社会保险局档案材料归档和不归档的范围等工作规范，推动了全局档案工作的有序开展。归档1.业务档案归档工作。我局2012年业务档案归档工作在今年一季度前已完成。6月初*市社会保险业务档案管理办法出台后，我局按照新办法规定和市局要求，对2012年业务档案进行了整改，于9月下旬完成了归档入库工作。2.业务档案移交
11、工作。我局业务经办过程中形成的档案材料，均由各业务科室统一整理、装订、组盒、录入。当年整理好的业务档案、档案目录及电子数据清单造册后，在次年一季度前移交局办公室，办公室验收后入库上架。3.平时按件整理工作。我局严格执行了*市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程，业务经办人员坚持每件业务办理完毕即及时将该业务资料收集齐全，按照主表在前、附件在后；审核结果在前、依据在后；重要凭证材料在前、次要在后的要求用不锈钢钉装订成件，定期交本科室兼职档案人员分类保管。在按件整理中，各业务科室负责人、专兼职档案人员根据工作职责，随时对业务经办人员进行检查、指导、督促，以确保业务档案资料的齐全、完整和安全。收
12、集1.业务档案资料收集。通过专兼职档案管理人员的严格管理，我局业务档案资料实现了随时收集，及时整理，定期移交，保证了档案资料的齐全完整。2.业务档案电子文件收集。按档案管理规定，我局业务经办环节中产生的有关信息数据定期制作成光盘，移交局办公室归档管理。目前，业务台账和计算机数据均实现了光盘保存，归档的光盘存放于防磁柜内，共有业务档案电子光盘49张。此项标准分6分，自查得分6分。整理1.业务档案整理。我局严格按照市局下发的*市社保业务档案整理规范、社会保险业务材料归档范围与保管期限和*市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程的规定和要求，对2012年度业务档案进行了整改。重新整理后的业务档案，
13、其“件”的组成和件内文件材料排列合理，保管期限划分准确，归档章盖制、档案盒封面填写、备考表填写规范，装订结实完整。同时，我局对新办法出*按老办法整理的业务档案进行了清理，规范了档案盒装具，使之达到了整齐划一、美观整洁。2.业务档案分类上架。我局2011年前业务档案按照“科室险种”分类整理上架，2012年及以后的业务档案按照新办法规定的“年度类别”分类整理上架。目前，我局除2013年正在收集整理的业务档案外，其余业务档案分别按要求分类整理后，移交局档案室集中统一保管，不存在业务档案零散存放问题。3.业务档案排列存放。我局制定了*市xxx区社会保险业务档案分类实施方案，业务档案上架按照“年度类别保
14、管期限险种”进行分类排列存放，符合*市社会保险业务档案管理办法规定。保管1.全宗卷。区档案局为我局分配的全宗号为“160”。为建立规范的全宗卷，在区档案局的指导下，我局编写了全宗介绍、组织机构沿革、分类方案、档案整理说明、归档范围与保管期限等资料，建立了档案人员、档案接收、档案数量、档案设备等档案统计台帐。2.业务档案存放示意图。我局按档案存放顺序制作了*市xxx区社会保险局档案存放示意图，按照要求在档案库房内悬挂上墙。3.库房温湿度。为及时掌握档案库房温湿度情况，我局在库房内四周配置了4台电子温湿度计表，由专职档案人员每天检查并做好温湿度记录；为控制好库房内温湿度，保持库房通风良好，我们还配
15、备了4台吸顶式中央空调，6台除湿机，保证了库房温度和相对湿度在国家规定标准范围之内。4.档案检查。我局专职档案员严格执行档案保管制度规定，定期对库房档案进行全面检查、清点，避免档案破损、丢失、霉变等问题的发生。5.档案修复。我局在档案整理工作中，对需要修复的业务档案材料及时进行了修复和托裱，采取了有效的保护措施，保证了档案材料的整洁、完整。鉴定销毁统计1.鉴定机构。我局成立了社会保险业务档案鉴定工作领导小组，负责档案鉴定销毁工作。2.业务档案鉴定销毁。我局建立了档案鉴定销毁制度，对超过保管期限的会计凭证档案，经请示区审计局、财政局答复，暂不能作销毁处理。对超过保管期限的业务档案，我局拟在规范工
16、作和达标验收工作完成后，组织人员按照鉴定销毁程序进行清理、鉴定，对有保存价值需继续保存的档案重新确定保管年限，对应销毁的档案建立档案销毁清册后，按规定销毁备案。3.业务档案登记台账。我局严格执行了档案交接制度、档案查阅利用制度和档案统计制度，做到了业务档案进出登记及时，统计台账数据准确，账物相符。2013年档案室共接收业务档案365245件17244盒，其中，2011年前业务档案335223件16576盒，2012年度业务档案30022件668盒。4.业务档案统计报表。我局建立了业务档案统计表、各类别业务档案统计表、全局档案统计表、历年档案统计表、档案设施设备登记表、档案接收登记表、档案异动登
17、记表，报表符合要求。此项标准分4分，自查得分4分。移交1.档案移交。我局文书档案按规定已向区档案局作了移交，业务档案经请示区档案局同意，暂不向区档案馆移交。2.档案移交手续。因区档案馆场地受限，加之全市未对社保业务档案移交作出统一规定，因此，我局尚未向区档案馆移交业务档案，暂无移交手续。3.人员调动移交手续。我局档案管理员岗位职责中明确规定，“档案员工作调动或离岗，要及时履行交接手续。”到目前为止，我局档案管理人员未发生工作调动情况。此项标准分3分，自查得分3分。四、利用服务检索工具1.归档文件目录。我局的档案管理信息系统软件具有强大的检索功能，我们利用计算机软件对库藏档案按照不同门类、载体和
18、保管期限分别编制了归档文件目录。2.计算机管理。我局室藏档案全部实现了计算机管理，通过档案管理信息系统可以检索各类业务档案。3.归档文件目录打印。为满足档案管理的需要，我局按*市社保业务档案整理规范规定的“社保业务档案归档文件目录”格式和内容，编制打印了各年度的纸质业务档案归档文件目录。4.归档文件目录内容。我局编制的归档文件目录项目包括件号、责任者、代码、题名、日期、页数和备注等7项内容，符合*市社保业务档案整理规范的规定和要求。5.电子化管理。我局配备了2台扫描仪，从今年1月份起开始启动了业务档案电子扫描工作。但由于该项工作需耗费大量人力、财力、物力，而社保经办工作任务繁重，经费紧张，人员
19、不足等原因，业务档案电子扫描工作进展缓慢。目前，我局正积极协调相关部门，争取人员和经费的支持，以推动业务档案电子扫描工作，尽快实现业务档案电子化管理。利用1.调档。我局专职档案人员均经过培训上岗，在我局专门从事档案管理工作多年，熟悉室藏，能够通过手工检索和计算机检索两种方式迅速调取所需业务档案，调卷迅速准确。2.查阅利用登记。我局严格执行了档案查阅利用制度，凡借阅档案的，必须履行审批、登记手续。凡查阅档案的，必须提供有效证件，说明查阅目的，档案管理人员及时填写档案查阅登记表，做好档案利用效果记载，未经批准，任何人不得复印、借阅档案资料。3.利用典型事例材料。今年，我局依据档案查阅登记记录，结合
20、利用效果反馈情况，对档案利用过程中效果显著的典型事例进行了收集整理，共编制了利用典型事例29例。4.网上查询利用。我局建立了办公自动化网络，业务档案管理系统可通过局域网与各业务科室互联互通，支持各业务科室实现网上查询利用。查询1.查询系统。我局随着“金保工程”建设，建立了完善的参保信息查询系统，工作日期间免费提供查询服务。2.查询服务。*市社会保障信息查询系统，能够为参保人员提供养老保险个人账户、养老保险缴费、养老金待遇政策、工伤鉴定、工伤生育待遇政策，以及其他相关社保政策法规等信息咨询，基本满足了参保人员的各种信息需求。同时，我局专属的网络信息平台也可为单位或个人提供参保信息和相关政策查询。另外，我局还在各楼层业务经办大厅设立了咨询服务窗口，方便参保单位和个人查询、咨询业务。此项标准分2分，自查得分2分。综上所述，我局社保业务档案组织管理职责明确，设施建设符合要求，专业建设规范有序，利用服务充分有效，达到了验收标准，自查得分100分，自评等级为优秀。特此报告自查评分表 *市xxx区社会保险局2013年10月30日
