1、中山博一电器有限公司质量体系文件编码管理标准作业规程文件编号：BY/C-JS-001版 次： A/0页 数： 1/5编制： 罗建平 日期： 2011.07.01 审核： 日期： 批准： 日期： 1.0 目的 确保公司内部所有的质量体系文件得到统一的编码，规范文件和资料的管理2.0 适用范围 适用于公司质量体系文件和资料，包括质量手册、程序文件、质量计划、指导书、质量记录以及被纳人公司质量体系的相关外来文件的编码。3.0 职责 品质部负责质量体系文件和资料编码的归口管理。4.0 程序要点4.1 文件和资料的编码除有行业特殊规定外，均按以下条款规定进行。4.2 文件分类与编码规则4.2.1 质量手
2、册(采用 “A”作代码)。BY / A - 文件发放年号 标准要素号质量手册代码(一级文件“质量手册”的简写)指公司简称4.2.2 程序文件（采用“B”作代码）。BY / B - 文件发放年号 标准要素号程序文件代码(二级文件“程序文件”的简写)指公司简称4.2.3 标准作业规程（采用“C”作代码）。BY / C - 规程序号 部门代码规程代码(三级文件)指公司简称4.2.4各类计划,表格（采用“QP”缩小）BY / QP - - 计划序号 部门代码 标准要素号质量计划缩写(三级文件“质量计划”缩写的简写)指公司简称4.2.5 质量记录。a) 程序文件要求的记录编码格式BY / QP - -
3、该文件记录表格 该要素文件的序号 标准要素号程序代码(同质量计划缩写) (三级文件“质量计划”缩写的简写)指公司简称b) 标准作业规程要求的记录编码格式BY / QP - - 该文件记录表格 规程序号 部门代码程序代码(同质量计划缩写) (三级文件“质量计划”缩写的简写)指公司简称4.2.6 其他文件资料编码。a) 审核报告(采用“IQR”缩写)：BY / IQR - 评审年度 评审报告序号评审报告缩写(三级文件)指公司简称b) 管理评审报告(采用“MQR”缩写)：BY / MQR - 评审年度 评审报告序号评审报告缩写(三级文件)指公司简称4.3 代码4.3.1 公司代码用英文简称BY表示。
4、4.3.2 文件和资料名称代码： 质量手册A 程序文件B 标准作业规程一C 质量计划QP 外来文件ED 审核报告一IQR 管理评审报告一MQR4.3.3 要素号与GBT190021994idtIS09002：1994第4章“质量体系要求”中的条目编号一致。4.3.4 部门代码：营销部：YX，品管部：ZG，技术部：JS，生产部：SC，行政部：RX，采购部：CG，财务部：CW，PMC部：PM，货仓部：HC。4.3.5 受控编号： 总经理01 办公室02 财务部03 营销部04行政部05技术部06品管部07 生产部08 PMC部09 采购部10 货仓部11 注：如果一个部门发放的文件超过2份及以上时，应在上述编号后加分编例如行政部发放3份文件，则受控编号分别为051、052、053以此类推。4.4 文件条款的编号4.4.1 文件条款用阿拉伯数字和小写英文字母来表达。4.4.2 文件条款以四个层次为限，分别是条、款、项、点。4.5 文件的标识4.5.1 文件版本的识别：版本识别字母“A-为首版，“B”为第二版，以此类推。4.5.2 文件更改状态的识别：更改状态识别数字“0”为此页文件首版，以此类推。5.0 记录6.0 相关支持文件质量体系文件和资料管理标准作业规程。质量体系文件编制标准作业规程。5
