1、国美电器购销合同财务审核管理规定国美电器购销合同财务审核管理规定购销合同财务审核管理规定归属体系:鹏润投资(国美电器)有限公司经营管理手册财务系统分册文件编号:鹏润财非商品收入001撰写单位:鹏润投资(国美电器)财务中心版 本:第一版生效日期: 4月1日机密等级: 机密 一般合计页数:21 页 正文页数:9 页 附件个数:11个制度正文目录:页次1、目的12、范围13、名词解释14、职责15、作业内容16、注意事项87、附件8总裁审批管理研究室审核撰写人1.目的:为了加强合同管理,明确合同审核内容,保证公司利益,特制定本规定。2.范围: 2.1适用范围:本规定适用于国美电器总部财务中心、采销中
2、心;各分部财务部、分部采销部门;国美电器物流公司; 2.2发布范围:鹏润投资(国美电器)各中心、各部门;各分部、国美电器物流公司。3.名词解释:3.1销售支持:指供应商在我方销售供应商产品过程中因我方提供服务供应商无条件给予我方的优惠条件和资金、物质支援。3.2商业折扣:指我方销售供应商产品后,供应商以我方在供应商的进货额(或回款额)为根据,依照双方约定的条款给予我方的进货折扣。 3.3特价机:指根据双方的经营需要我方从供应商以特殊的供货价格进购的产品,条件双方另行约定。3.4铺底:是指供应商给予我方的不需支付实际资金即可调拨一定金额货物,作为在合同有效期内样机展示和库存周转之用的优惠条件。3
3、.5信用额度:是指供应商给予我方先进货再延期付款的最大金额限制。3.6货到付款结算:指我方在供应商货物到达我方库房验收后24小时内即向供应商支付货款。3.7回款额:指我方支付给供应商的货款包括扣抵供应商在我方处欠款的款额(降价款、退货款除外)。3.8利润补偿款:指在我方销售的供应商产品的零售价格降低,使我方销售供应商产品的帐面毛利率未能达到合同约定的水平时,由供应商向我方支付的,用于补足我方利润损失部分的款项。3.9包销机型:指性能、外观与其它型号有明显区别的,性能价格比有明显优势的,由我方独家经营的产品。3.10合同年度:指合同有效期。3.11帐期:指产品进入我方指定仓库到我方支付货款之间的
4、期间。3.12降价款:由于供价下调而产生供应商应支付给我方的降价金额。4.职责:无5作业内容: 5.1合同的种类及名称:5.1.1经营采购销售合同书 5.1.2代销合同书5.1.3空调安装维修合同5.1.4广告位租赁协议5.1.5合同常见附件附件1公司列表附件2供应商上(撤)店协议书附件3产品质量及售后服务保证协议附件4承诺函(知识产权)附件5包销机协议附件6工程机协议范本附件7特价机协议附件8特供协议附件9三方协议(供货)附件10三方协议(主体变更)附件11补充协议5.2合同编号:5.2.1合同编号规则5.2.1.1合同编号标准格式:合同地区范围番号+合同类别+年号+合同号+明细号+合同号性
5、质5.2.1.2全国地区范围番号的规定:A 全国合同简称:8600B 地区合同简称:地区番号地区番号地区番号北京1101上海3101深圳4403天津1201成都5101昆明5301沈阳2101重庆5102宁波3302济南3701西安6101杭州3301青岛3702郑州4101福州3501广州4401武汉4201河北1301大连2102无锡3202长沙 4301长春22015.3合同审批流程:5.3.1总部总裁、副总裁审批的合同:A总部类合同(总部合同管理流程表1见附件7.1)B分部类合同(分部合同管理流程表1见附件7.2)5.3.2总部采购中心审批的合同:A总部类合同(总部合同管理流程表2见附
6、件7.3)B分部类合同(分部合同管理流程表2见附件7.4)5.3.3购销合同的审批要求:5.3.3.1分部购销合同:A各地分部的合同在按规定上报总部之前,应先经收入主管对合同的各项条款进行审核签字,保证合同条款中的结算方式、支付时间、税票开具和收取规定、各种收费标准、收取办法、收取时间等与总部规定相符合。B收入主管对合同条款有异议的,经办业务人员能够采纳的应更改合同条款后上报总部。经办业务人员与收入主管对合同条款有分歧且不能解决的,收入主管应签署自己的意见。对有争议的合同,需经总部相关部门和财务中心联合签批方可下发执行。C各地分部的合同,报经总部相关部门批准后,由经办的业务人员将全部合同文本提
7、交厂家签字盖章。D 经办业务人员持厂家已签字盖章的合同文本和合同审批单,交合同签署授权人审批签字。E 经办业务持、对应授权人签字的合同文本及总部有关部门的,到收入主管处加盖合同专用章。F收入主管对合同条款进行审核,保证合同条款与总部批准的合同条款一致、合同在审批单有效期内签定完毕、无涂改。G对审核无误的合同文本加盖合同专用章,留下一份用来结算货款和计算各项收入,其余交经办人。5.3.3.2全国购销合同(含物流公司合同):A 总部采购中心在规定上报审批前,先经总部财务中心收入主管对合同的各项条款进行审核签字,对合同条款有异议的按上述分部合同管理流程第二款执行B 全国合同在经授权人审批后,由经办业
8、务人员将全部合同文本交厂家签字盖章,盖章后交授权人审批签字。 C 经办业务人员持(见附件7.5)、已签字的合同文本及联席审批单,到财务中心收入主管处加盖合同专用章。全国合同加盖总部合同专用章。 D 收入主管对合同条款按上述分部合同管理流程第六款规定进行审核盖章后,留存一份原件,其余交经办人。5.4合同条款的审核:5.4.1审核范围:对于合同中涉及结算,商业折扣及各项的收入收取的条款以及授权中明确规定的供价、零售价条款,由财务负责审核。除财务负责审核的条款以外的其它各项条款由合同审批人负责审核并在授权内审批。5.4.2审核宗旨:A符合公司规定各项授权及审批单的规定;B确保公司利益不受损失;C明确
9、各项收入和商业折扣的计算、收取方式。5.4.3合同审核要求5.4.3.1收入主管审核盖章时,要严格审核合同审批是否符合公司授权制度的规定,不符合公司授权规定的越权审批退回采购部门重新审批;5.4.3.2合同审批单审批标准与所签合同正本应一致或签定标准优于审批标准,另行约定事项在审批单中应全文列示,对有不符合标准的合同收入主管应及时退回报送的采购部门;5.4.3.3标准合同条款不能进行任何改动,如有改动需在另行约定事项条款里注明”改动的是第几条及改动后的内容”;5.4.3.4改动后的条款必须具备可操作性,比如:商业折扣、其它收入的收取方式、时间、计算方法等要明确;5.4.3.5合同条款约定内容必
10、须前后一致,不能互相矛盾;5.4.3.6合同中与供货商的货款结算若以承兑汇票方式支付的,公司要求3-6个月且不得加息;5.4.3.7如遇条款改动过多且相关审核人无法确定改动后的条款是否有法律风险的,可先报总裁(总经理)办公室律师审核,审核后如无问题,则经过审核,再行与供应商签定正式协议;5.4.3.8在签署合同时如无另行约定内容,要求采购人员在打印合同时须将经销合同第112条、代销合同第109条用”无”字明确标注出。举例:第百十二条:双方另行约定事项: 无 。 5.4.3.9特价机合同审核规定: 5.4.3.9.1在特价机合同审核过程中,财务人员应根据”特价机授权标准”就全国特价机合同及地区特
11、价机合同审批人是否达到授权要求进行审核。 5.4.3.9.2如果特价机合同(全国、地区)达到授权标准,财务人员必须及时盖章确认。反之,如未达到特价机授权标准,则应在特价机审核意见中详细列明具体意见,采购部门将未达标特价机合同连同特价机审核意见一同重新上报审批人审批(即全国特价机合同报张副总裁审批,地方特价机合同报采购中心副总审批),审批人在特价机合同审批时应同时在特价机审核意见表中签字确认。 5.4.3.9.3在特价机授权标准中涉及4点标准:厂家让利百分比;国美综合毛利率;厂家让利;国美让利。此4点标准应按照下列公式进行计算:A、厂家让利百分比=(原净供价-现净供价)/原净供价B、国美综合毛利
12、率=(现零售价-现供价+现供价返利率+台返)/销售额C、厂家让利=原净供价-现净供价D、国美让利=返利变化+补利变化上述公式中:返利率=月返率+季返率+年返(最高)率原净供价=原供价-原供价原返利率-原台返现净供价=现供价-现供价现返利率-现台返返利变化=原供价原返利率+原台返-现供价现返利率-现台返补利变化=现零售价(原帐保率-现帐保率)财务中心就上述公式设置了特价机合同审核意见模板(见附件7.6),以方便财务人员进行特价机合同的审核。财务人员在审核特价机合同时,直接录入已知条件(灰色),模板将自动产生对应的达标情况。5.5合同的传递流程5.5.1全国合同的处理方式A总部采购中心签定我方为”
13、北京国美电器有限公司”的合同,六份原件经总部财务中心盖章后自留一份,盖章后邮寄至厂家三份,交至总部总裁办档案室一份,余一份总部采购中心留档。具体流程见总部全国合同传递流程表(附件7.7)。B总部采购中心签定我方为”天津国美物流有限公司”或”青岛国美物流有限公司”的合同,六份原件经总部财务中心盖章后自留两份,其中一份转物流公司。盖章后总部采购业务邮寄至厂家三份,余一份交接至总部总裁办档案室。具体流程见总部物流合同传递流程表(附件7.8)5.5.1.2分部合同的处理方式(见分部合同传递流程表(附件7.9)A. 分部所签地区性合同正式签字、盖章后,六份原件中一份由分部财务人员自留存档,另五份转至分部
14、采购部。B. 分部地区性合同处理方式:分部采购部收到五份合同原件后,叁份给厂家,一份原件不再邮寄到总部财务中心,分部采购部门自己留档,余一份原件作好交接单邮寄至总部总裁办档案室。总部采购中心需要保存好各分部协议的审批件,每年年末上报档案室存档。5.6合同专用章的管理 5.6.1合同专用章的保管:A 合同专用章由财务设专人保管。总部合同专用章由财务中心收入主管保管、分部合同专用章由各分部收入主管(无收入主管的由收入会计)负责保管,不准由她人代管。B 印章保管地点应设立安全装置,必须保存在专用铁柜或保险柜内。C 保管人如有岗位变动或调离公司时,须交清掌管的合同专用章和登记簿,方准办理异动手续。印章
15、交接要在第三者监督下进行,并填写印章交接单,由双方当事人及监交人签字,原则上由本部门领导监督交接。 5.6.2合同专用章的使用:5.6.2.1使用范围:用于公司与外部机构签订合同、协议及意向书时使用。5.6.2.2使用要求:A由使用人填写,按照公司授权管理规定依次经部门经理及相关领导签批,由合同专用章管理人审核手续后盖章。B 所有合同和协议超过一页的文件应加盖骑缝章,对合同内容有修改的地方应盖章确认。C 合同专用章不得借出或带离公司使用。如因合同专用章管理不严流出公司使用的,一经查实收入主管及当事人应接受严厉处罚,给公司造成损失的予以赔偿,性质严重的移交司法机关处理。D 分部应设立合同专用章使
16、用审批登记簿,对每次印章使用情况均要进行登记,登记内容包括印章使用时间、合同性质、使用部门、对方单位名称、加盖份数、审批人、经手人等。5.7合同政策的整理5.7.1分部收入会计负责合同的保管和登记,应按规定编制”合同登记明细表”(附件7.10),每月报采购部门核对并签字确认。5.7.2收入会计应及时、正确编制收入政策一览表,对新签合同、补充合同等涉及到收入政策变化的,应依据合同政策对政策一览表进行及时修订、补充。收入主管应对收入政策一览表进行逐一复核并签字,确保其准确无误。5.7.3收入政策一览表分部财务每月应与采购部门进行核对,对核对无误的,采购部门要予以签字确认。5.7.4每月经采购部门签
17、字确认无误的合同政策转交结算组一份作为结算参考。5.8备忘录的管理规定:5.8.1签定备忘录部门:A. 分部采购部和厂家业务签定的备忘录必须经分部采购总监(或采购经理)签字确认。B. 非采购部门出具的备忘录,必须经采购部门(特别是主管采购人员)确认并监督厂家执行。C. 有关商品进销存的备忘录同时需经财务总监或财务经理签字确认。5.8.2签定备忘录的范围:A 公司规定必须签定合同的各项收入(返利、补利、销售支持、广告位收入、空调安装返利收入、加盟管理费收入等)必须与供应商签定合同,不得用备忘录来替代合同的签定。B 对于合同外收入,分部能够与供应商签定备忘录作为收入的收取依据。5.8.3备忘录内容
18、:A 空白的备忘录(见附件7.11),应(公司统一印刷后)由财务部门进行保管,同时以周为单位交采、销部门填用。B 采、销部门由总干事领取、保存,并在交接单上对其份数、号码段进行确认签字。C 签订后的备忘录,应到财务盖合同专用章生效,同时将财务联交由财务保管,并要求财务部门签收。D 为防止错收、漏收收入,要求备忘录中的条款应简明扼要,备忘录中涉及收入的应明确收入项目、收入的计算方法、收取方式及收取日期,一份备忘录中不得涉及多项收入;凡是不符合上述要求的,财务部门必须要求签定人与供应商重新签定备忘录或新签备忘录予以明确或修正。E 分部财务收入会计依据盖章生效的备忘录,应随时汇总、更新相关收入政策,
19、涉及收入收取的应设立EXCEL手式台帐,按期登记应收、实收、监控收取情况。F 备忘录的内容必须完整、不得涂改。G 备忘录的空白条款以”/”表示。H 备忘录的所有条款不得与合同有任何冲突。I 备忘录管理视同发票管理,作废备忘录任何人不得自行销毁,应将正副各联交回总干事,以便总干事同财务的交接、更换。J备忘录原则上要求由厂家盖章确认,如确有困难的必须要求厂家主管业务人员签字(其签字人必须具备其公司书面同意她(她)代表公司的授权书,授权书由财务备案)。K 有关商品进销存的备忘录必须及时交财务部收入组备案,收入组按品牌顺序号进行排列归档,以作为与厂家结算的依据,每周五将缺号统计表交销售部和采购部进行核对补缺。L 所有涉及商业折扣政策的备忘录签订后无效,必须按公司规定签订补充协议,并按相关程序报总部审批。M 任何财务人员不得给无合同及备忘录的收入开具发票及收据。6.注意事项:无7.附件:7.1总部合同管理流程表1(由总裁审批的合同)7.2分部合同管理流程表1(由副总裁审批的合同)7.3总部合同管理流程表2(由总部采销中心审批的合同)7.4分部合同管理流程表2(由总部采销中心审批的合同)7.5国美电器合同专用章用印审批表7.6特价机合同审核意见模板7.7总部全国合同传递流程表7.8总部物流合同传递流程表7.9分部合同传递流程表7.10合同登记明细表7.11备忘录
