1、房地产项目运营会议决策管理第五章第一章 房地产项目运营会议决策管理万科的伟大不仅在于规模轻松跃过千亿大关，更为重要的是万科内部规范的管理和高效的运营在国内遥遥领先，但当我们拿万科和日本的同行东京建屋做比较，却惊人地发现万科的效率却丝毫没有优势，仅仅只是东京建屋的十分之一：在项目运营中，万科是300个人做10个楼盘，而东京建屋却是60个人做20个楼盘。东京的房地产企业为什么能够做到?是因为日本人比中国人更专业?东京建屋的效率为什么那么高?万科公司对比当时的自己，每个楼盘也许都要开会，但每个楼盘开的会都不一样，而且一忙就不开会了，不开会了，结果反而更忙了，后来万科到美国标杆帕尔迪等房企学习，学到一
2、个重要的经验：“七对眼睛”。即把楼盘策划中非常复杂的一种会议“综合可行性分析会议”，简化成为“七对眼睛”来各司其职，针对每个项目，标准化地开七个关键决策会，每个会议的产出、与会人、议程非常明确，每个会议召开的时间先后关系、触发条件非常的明确。正是有了这种高质量的决策会议，才使得万科的项目成功率非常的高。因此，建立项目运营决策体系对于房地产公司来说，就是要建立高效的项目运营会议管理体系。144第一节 运营过程需要借助会议提升决策效率和质量对于项目运营会议管理，我们不仅认为会议管理是项目运营决策中越来越重要的沟通形式，更强调会议决策管理将是未来房企项目运营管理必须强化和规范的决策模式，在此基础上，
3、我们将充分结合房地产项目运营的自身特点，提出从项目规划到入伙全生命周期的会议合理规划以及提升房企项目运营整体会议效率的两大要点，最终规范和大幅度提升项目运营会议决策管理水平。一、 合理、高效会议决策对项目运营非常重要1. 1管理复杂性要求决策从单人决策向集体决策、科学决策过渡伴随房地产企业跨区域、多项目发展，企业的规模迅速扩大，这客观上也给决策管理带来挑战，具体而言，整个管理层级、管理半径和管理幅度都迅速扩大，这也给管理和决策带来巨大挑战，而项目运营本身也开始出现管理一两个项目还游刃有余，而一旦管理多个项目就开始力不从心，很多工作项和业务管理牵涉多个领域，必须借助多人掌握的信息和智慧，规避单人
4、决策所带来的潜在风险，因此企业的重要事项和项目运营的关键节点等都需要以会议的形式研讨、决策或发布。2. 2避免三拍决策，使决策有依有据，走向科学决策项目决策的制定如果无有效依据和相对完整的数据信息，会带来决策的频频失误，诸多房企由于不重视决策关联信息的收集和整理，用不相关的信息取代决策信息，使决策质量毫无保障，最终导致决策方案从设计、论证和选择都没有相应的数据参考，仅仅靠企业领导人和主管个人凭直觉拍脑袋，决策风险大大地增加。这也是企业决策由过去经验式向科学式决策的有效过渡。3. 3权责清晰，决策落地，提升决策兑现程度房企很多决策意见的制定没有程序分析和实施记录，更典型的是决策责任不清，有的企业
5、决策权力过分集中，此时常面临的问题则是，下级管理人员和下属员工对决策没有参与权，对决策不理解、不支持，对决策的贯彻落实没有积极性和主动性，而公司又缺乏会议决议执行监督的责任人，导致会议决策无法落地执行。有的企业民主决策、集体决策后对应的责任人意见又不清晰，出现决策失误没有具体的人为之承担责任。另外决策后续的往往发个会议纪要，没有明确会议决策后的执行相应责任人，最终对决策执行带来低效，并且追责又开始扯皮。4. 4通过项目运营决策会议强化目标、增强沟通有效性通过项目运营会议，项目经理可以将有关政策和指标传达给项目团队成员，使与会者了解项目共同目标，自己的工作与他人的关系，并明确自己的目标，同时项目
6、经理可以及时地获得反馈信息，项目运营会议可以充分表现与会者在项目组织中的身份、地位和影响，使会议中的信息交流能在人们的心理上产生影响，可以使与会者产生一种共同的见解、价值观和行动指南，密切相互之间的关系，可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题。二、 项目运营决策管理现状急需改进一说到会议，可能很多地产同仁都皱起了眉头，不少地产人员也开始念叨一些有关会议有趣的词语，比如“夜总会”(很多地产老总偏爱晚上开会)、“长征会”(超长周期的开会，开个几天几夜)、突击会(没有规划、忽然说要召开重要会议)等，而会议本身又经常出现“会而不议、议而不决、决而不动”等问题根据AMT2010年
7、最新的数据统计，房地产企业的高层有80的时间都在开会，很多老总也感觉身不由己，出差回来就被各个部门抓着开会，归纳下来，整个房地产企业的会议管理缺乏规划，且效率低下，归纳起来有如下典型问题。1. 1诸多长征会、时间浪费严重房企大多会议拖沓冗长，好比“长征会”，时间浪费异常严重，而对于房企而言，最不可再生的资源就是时间，尤其是总裁和其他高层管理者的时间，而需要同时协调多位高层的时间更是困难，随意扰乱高层的时间安排也是最大的失误。很多时候高层出差回来就被各个部门抓过来，开这会那会，往往准备不够充分，带来会议效果不好。2. 2缺乏合理规划导致会议粗放随意许多地产公司基本是老板的一言堂，老板想开就开会，
8、更不用说构建高效合理的会议决策体系，一方面原因可能是会议体系没有结合地产行业和项目运营特点；另一方面既有的会议的体系没有考虑到企业现实管理水平和执行力。最终导致会议规划缺乏合理性，而带来会议效果不佳。3. 3目的不明确、无效会议多，议而不决参会人在参会前不知道会议的目的、内容，也不知道有哪些人参加，更不知道自己需要准备什么，带来对会议的盲从。另外很多会议在会议结束以后没有任何成果，没有任何决议，更别提会议后的改进措施，或者有会议决议，但又后期难以有效执行。4. 4会议缺乏有效组织和主持通常表现为会议过程散漫、随意，会议主题偏离，会议主持人对各方发言主题和时间缺乏纠偏，导致会中主题讨论偏移，会议
9、时间无限制延长。5. 5会议后续缺乏跟踪管理没有进行会议的PDCA(计划-执行-检查-改进)管理。会前准备不足，使参会人对会议的重视程度不足，对其理解及执行有偏差。而缺乏会后决议的传递、执行、反馈及监督，最终同样的问题经常在不同的会议上反复讨论。三、 会议决策粗放的原因分析房企会议粗放的管理到底症结何在?对此，我们经过全面分析和研究总结，认为房企项目运营会议低效，核心原因在于两点：1. 1项目运营会议缺乏合理规划应该说房地产项目运营的会议缺乏整体合理的规划，会议的召开，尤其是涉及老板和副总裁的高层会议，往往是老板出差回到公司后，每个部门就开始慌忙抓着老板开会，可谓临时和紧急的会议不断，而老板往
10、往考虑到一碗水端平，都会尽可能参加各部门会议。因为某种程度上业务部门看老板对部门的重视程度，就看老板对部门重要会议的参加和关注程度。上面的典型例子从一个层面展现了企业高层会议很多都很粗放、缺乏规划，因此带来会议甚至重要会议的经常延期并最终影响业务顺利开展。2. 2项目运营会议的“效率”是典型问题由于前者对会议严肃性、重视度的缺失，加上会议缺乏整体规划，最终也带来项目运营会议组织效率低下的问题。典型问题是在项目运营会议的会前、会中和会后效率低下，整体效果不佳。具体而言，会前大多只负责订好会议室、发发通知，而对会议的相关材料和项目运营的阶段性成果准备不足，这也从前期就导致项目运营花费很多时间汇报近
11、期工作，拖延和占用了最有价值的讨论决策时间。而在会中由于项目组织和纪律不足，很多会议话题和参与人发言跑题，或是发言时间过长、抓不住重点，作为会议主持人没有及时纠偏，最终导致整个会议效率和效果不佳。而在会后没有形成清晰的决策意见和责任分工，往往就是一份简单粗放的会议纪要，这给后期会议执行和跟踪带来困难，直接的后果就是会开完了，决策完了，但问题依旧在犯，没有相应责任人按时按质完成决策意见，导致同样的问题一犯再犯。147第二节 如何构建高效的会议决策体系根据以上会议管理的重要性和必要性分析，我们发现强化房地产企业会议管理势在必行，我们更需要认识到会议管理不仅仅是安排个会议室、发发通知，这往往是最低级
12、、最初级的会议模式，更重要的站在高效、科学会议管理的前提下，针对会议所有关联者尤其是企业高层做好有效的管理，即通过会议的合理规划来保证企业高层和关联者对关键会议的严肃对待和有效时间与精力投人。并列会议效率本身强化会前充分准备、会中聚焦议题和会后决策意见跟踪兑现的全过程会议管理，最终提升会议效率，支撑企业项目运营高效周转。针对会议管理的上述症结，房地产企业该如何解决会议合理规划和提升会议效率?对此我们提出在强化会议的严肃性之外，需要从三大层面去解决上述问题： 节拍吻合化：企业高层的会议时间与项目运营节拍保持高度一致，最终使得项目运营关键过程的决策吻合项目的节拍，有效支撑项目运营的高效周转。 会议
13、固定化：企业管理中关键会议必须有很强计划性，尽可能杜绝会议的随意性，尤其是规避关键会议沦落为临时会议。 价值关联化：企业高层在各类会议时间分配要按照项目运营价值链合理分配，本身而言，企业高层尤其是老板的时间非常稀缺，并且时间本身是不可再生的资源，所以高层时间的分配在项目运营的关键节点就非常重要。在实际操作中，高层在项目运营会议分配既不能平均分配，也不能有所倾斜，而是真正要依据项目运营自身的价值链的重要性来科学分配时间(图5-2-1)。一、 合理规划会议从体系上解决会议低效把会开好，不仅仅是单一会议的问题，还关系到会议体系规划是否科学。美国质量管理大师戴明指出：“企业的100个问题中，只有15是
14、由于岗位个体原因造成的，85的原因都是体系问题和结构问题引起的。一个企业决策要有效率，首先就必须考虑开哪些会，不开哪些会，每个会的目的是什么”。因此，房企做好会议决策管理，首先需要合理构建高效的会议决策管理体系。图5-2-1高效项目会议决策管理体系1. 1项目运营会议规划三大步骤通过诸多标杆房企对项目运营会议的规划和实践，我们总结出对大多房企适合的项目运营管理三大步骤。149第一步：认清企业现状和实际管理水平从企业现状出发，可在目前管理水平基础上适当前瞻，不可不切实际地进行规划，比如部分企业学习标杆房企的项目启动会做法，即在项目启动会上就完成整个项目的一级、二级计划，或是在项目启动会阶段就确定
15、启动版的目标成本，这对很多管理和专业水平不足的企业而言，无疑很难执行，所以一定要基于企业管理执行水平的现实情况。再举个例子，在一个项目的开发过程中，会产生很多可作为知识沉淀的成果，此类成果的好坏不仅决定着项目的质量，同时也能为后续项目提供很好的参考作用。此处我们简称阶段性成果，而部分公司在仅有一小部分阶段性成果，甚至没有任何成果的基础上，强制要求公司执行阶段性成果审查会，其结果可想而知，不仅没有起到很好的作用，反而浪费了参会者大量的时间和精力。会议体系也因此无法落地，从而导致整个体系的失败。第二步：区分项目运营会议和非项目运营会议从房地产企业的特点出发。房地产企业不同于其他行业，体现出典型的项
16、目运作制，而在进行项目开发的过程中，又不可避免地会涉及公司事务的管理，即我们平常所说的非项目工作。因此，项目运营会议从整体上划分为项目运营会议与非项目运营会议两大类。第三步：聚焦项目运营七大环节的关键节点在区分了项目会议与非项目会议后，我们可以将关注重点放在项目会议上，即具体从房地产开发的全生命周期来讲，从拿地开始到交房，大致可以分为七个阶段。而项目会议的决策，就应该从拿地开始规划，到项目交房(结束)，涵盖整个房地产项目生命期。而在七大环节具体设置会议关键节点，则需要从项目整体价值链角度和决定整个项目利润的关键环节设置相应的会议。2. 2项目运营会议分类和原则1) 1)明确项目运营会议的三种触
17、发模式从地产企业会议产生的触发的动因来看，有典型的三种触发方式，即时间触发、流程触发和事件触发，分别对应三种会议类型。 时间触发的会议：比如项目运营周会、项目运营月度例会，年度和半年运营总结会。 流程触发的会议：此类会议最为典型的是项目执行流程完成后新的关键工作项开始前所触发的会议，比如常见的项目正式启动前的启动会、项目开盘前的项目开盘会。 事件触发的会议：这类会议往往是由于在流程触发和时间触发之外，另外有一些项目运营难点、风险点的工作专项，为规避可能或已经面临的风险和问题而因需要临时召开的会议。比如龙湖的关键决策会就是因需要而召开的。2) 2)项目运营会议的两种分类事实上房地产会议涉及很多，
18、既有公司整体的战略级的会议，又有小小部门的职能会议，但最为核心的是项目运营管理的会议。根据诸多标杆房企的会议实践，我们将项目运营决策会议划分为两类：即一类以聚焦项目运营价值链关键环节的里程碑会议，比如预案决策会、项目启动会、阶段性成果会等，这是项目运营会议最为核心和关键的会议，通过这几个关键决策会议，集团就可以有效地对项目运营的进度、质量和运营目标做到很好的管控和纠偏。另一类是聚焦项目日常运营和职能管理的日常例会，比如年度半年项目运营总结会、月度运营例会、双周会等。具体如图5-2-2所示。图5-3-23) 3)注意项目运营会议中三个要素根据上述项目运营会议规划的步骤、原则和分类，企业还需要在具
19、体项目运营关键节点上进行更精细的设计，真正依照项目运营业务执行和管理难点去合理规划。具体而言，企业需要从三个要素去规划项目运营会议。151 第一，遵照运营关键节点：让项目的过程决策吻合项目的节拍，这一点将会议决策时间与项目运营的关键节点刚性吻合，支撑了项目运营关键点的快速执行和快速决策。很多企业一般会在项目几大关键节点设计设置对应的会议。比如在方案设计招标前设置最为关键的项目启动会，在总包招标之前设立项目的开工会，在项目首批人伙前45天设置项目入伙会。 第二，界定管理角色：除了按照项目运营关键节点外，还需要按照会议最为关键点角色进行分类，比如针对高层总经理、专业委员会副总参加哪些会议，而职能线
20、又参加哪些会议。比如上海万科总经理层就针对项目立项会、项目决策会、项目定价会、项目分期总结会参与，而营销决策委员会则参与开盘前准备会。 第三，界定时间周期：按周期是具体针列项目运营时间周期内，由企业经营管理者和各条职能线召开的年度、半年总结会、月度运营会和项目周例会。比如项目月度会议主要是通过每月对项目建设、销售、资金的月度回顾与部署，保障公司和项目整体运营目标达成，并对项目层面无法解决的问题提供例行的解决机制。3. 3项目运营里程碑会议从“泛关注”到“决策聚焦”通过对多家标杆房企的项目运营关键会议的研究，我们发现，项目运营关键会议的设置多少和会议的规范性体现了一个房企内部管理和执行力的水平，
21、也表明了集团对项目运营管控与放权的程度。应该说，没有放之四海而皆准的项目运营关键会议，只有合适企业不同发展阶段需求并吻合企业管理和执行力水平的会议，才是企业所真正需要的会议。在整个项目运营会议的合理规划中，对里程碑会议的规划是重点。结合标杆企业对里程碑会议的规划，我们发现伴随房企规模区域的发展和职能部门岗位的扩大，没有一成不变的项目运营里程碑会议，而整个里程碑会议的规划则从整体表现为粗放、规范、精细、固定、权变、再固定的权变过程。而对具体里程碑会议的设置，大致沿袭了一条初期面面俱到泛关注，到中期实践后调整聚焦、到最后简化落地。当然，不同管理水平和产品标准化程度不一的房企，其里程碑设置的多少和会
22、议管理要求的规范度大不一样。1) 1)W企早期试点的“16个关键会议”泛关注下的会议分级2006年，W企为提升项目运营效率，对项目运营会议进行了整体梳理，并首次提炼出16个项目开发过程中需要特别关注的16个会议，并开始在上海区域推广使用。在当时，W企认为梳理和推行项目运营l6个关键会议，其实是管理标准化的一个举措，W企认为l6个项目运营会是地产开发企业最基本的业务决策过程，它的标准化程度也直接影响和左右了项目运营本身的效率，具体16个项目运营关键会议如表5-2-1所示。由表5-2-1可以看出，W企16个关键会议充分聚焦项目运营从拿地到入伙的七大关键环节，并依据项目运营整体的价值链利润和风险决定
23、将项目开发分解为拿地前和拿地后两大阶段。应该说相对标准化的16个会议设置体现了W企工作前置的战略举措，也反映了W企“做正确的事情，然后正确地做事”的思想。而W企对l6个关键会议的现实推行也坚持渐进优化、可测量、认真分析检讨的管理思路，并且通过信息化系统IT工具对项目开发决策过程进行固化，形成电子抽屉，便于查询、分析和复用，而下一个层级的决策点也落实和固化在IT系统。其典型特点如下： 全面覆盖、面面俱到覆盖项目开发从项目论证、拿地、产品设计、工程、营销、入伙全过程。每个项目运营环节都开会，可谓面面俱到。 p拿地前后、分类聚焦将项目运营依据价值链和风险管控，划分为拿地前和拿地后两大阶段。其中拿地前
24、定位于做正确的事，而拿地后强调正确地做事。 工作前置、风险规避将很多工作前置，其主要目的在于做好项目运营的风险规避。2) 2)W企后期修正为“10个关键会议”决策聚焦在梳理和实践16个项目运营会议后，W企也逐步发现l6个会议的种种弊端，最后W企通过充分与会议关联的项目发展部、营销管理部、设计部等职能部门进行深度访谈和交流，听取各方意见，最终针对16个会议中的6个进行调整，让整个里程碑会议更加聚焦(表5-2-2)。里程碑会议调整原因在于企业规模不断增大，人力所承载的工作量本身相对较多较杂，因此很有必要在人力、物力本身非常有限的前提下，更加聚焦有价值、有必要性的会议，而不是什么会都开。另外很多初期
25、设置的会议通过会议的决策效率也不一定是最高，因此需要对里程碑会议进行调整。153 不重要下放策略比如针对实施方案汇报会而言，方案侧重对规划方案的细化和执行，不需要让公司高层参加群体决策，完全可以下放一级，让职能专线决策即可。 合并融合调整比如前置工作听证会完全可以与项目决策会合并，会议的议题完全可以在项目决策会之问一并讨论。 通过其他形式解决有些运营会议比如前置启动会，不一定非要通过召开会议来解决，况且中高层管理者的时间都比较稀缺，对于前置启动会的效果和目的完全可以通过邮件、电话等多种形式安排工作。W企16个项目运营关键会议表5-2-116级会议中被精简调整的会议精简原因1前置启动会是一个项目
26、启动标志，可以以邮件等多种形式开始安排前置工作2前置工作I听证会经过访谈，目前前置工作听证会已经与项目决策会合并，会议议题在项目决策会上一并讨论3项目交底会项目交底是两个主体部门之间，可以以多种形式实现；并且这是两个部门间的正常工作4实施计划沟通会实施计划是事业部内部决策的内容，在经营计划会上一并向高层汇报结果5实施方案汇报会实施方案侧重对规划方案的细化和执行，不需要以会议的形式让公司高层参加群体决策6分期定位研究会分期定位是对下一期项目操作的建议，会议主题将归结到规划方案汇报会中，提高会议的集中度被精简调整的会议表5-2-2经过调整后，W企关键项目运营会议由当初的16个简化为l0个，最终形成
27、的l0个项目关键会议与项目开发计划紧密对应，是项目开发节点的里程碑标志，也充分反映了项目是否按计划进行，同时也通过这l0个会议达到检查项目是否按照计划节点进行。调整后W企10个项目运营会议具体如图5-2-3所示。3)Y企将项目关键会议简化为6个简化落地应该说W企对项目运营的管理精细度和自身产品标准化程度有力地支撑了10大关键会议的有效执行和落地。而对其他管理相对粗放、产品标准化程度不高的大多房地产企业而言，1610个关键会议或许很难在自己企业中落地和执行。因此在这样的房企中，也诞生出一种非常简单而又实战的项目运营关键会议管理方法。155图5-2-3该类房企项目运营会议严格聚焦在项目运营的关键节
28、点，考虑到方案大多由集团做完然后交接给项目一线，这类企业往往籽项目启动会分级为两个会议，即项目启动会和项目交底会。具体而言，该企业将项目运营会议具体细分为项目启动会、项目交底会、项目开工会、项目开盘会、项目人伙会和项目后评估会6个。6个关键会议相对W企1610个会议而言，适合绝大多数房地产企业借鉴和执行。它的典型特点和优势就在于抓大放小、简单易行，但又紧扣项目运营价值链和风险点，最终有效保证了项目的高效和稳健运营(图5-2_4)。另外，除上述不同的关键会议个数外，国内某标杆L房企，其自身内部管理水平非常精细，已经从规范化走向精细化的管理水平，其对项目会议就管控的相叉寸精细。比如在项目启动会时，
29、L房企就要求各个项目把一、二级计划全部做出来，而管理相对粗放的企业往往只把方案前的一、二级计划做出，三级计划也制作方案设计的。而在成本管理环节，L房企往往在项目启动会阶段就把整个项目的目标成本和合约规划做出，解决具体花多少钱的问题。而大多房企则是作出一个相对较粗的目标成本。在现实中，很多企业学习标杆L房企，但往往由于自身管理水平和执行力而达不到L房企的精细化做法，最终导致相应的会议效果也很难推行。图5-2-4从以上企业的里程碑会议从l6到10再到6，我们可以清晰看出，项目运营里程碑会议规划本身与企业发展阶段管理水平和执行力休戚相关。企业里程碑的设置规划也不是一蹴而就的，而是遵循整体渐进明细、简
30、化落地的策略，最终让里程碑会议能够真正有效支撑项目的高效运作。157二、 通过“会议卡片”等实现决策管理工具化1. 1决策管理工具化的“三化”策略合理规划会议从体系上解决会议本身的体系，它解决了“开什么会”的问题，属于规划范畴；而下一步要解决的就是“如何开会”的问题，这是效率和效果的范畴。对此我们提出通过决策管理工具化实现高效运营会议的策略，而决策管理工具化则需要通过“会议卡片”为代表的工具去推动和落地。具体该如何推动项目运营决策管理的工具化?我们认为需要通过会议“三化”去解决，即通过会议卡片标准化、上会资料标准化、会议议程规范化去实现决策管理的工具化。1) 1)会议卡片标准化会议卡片是什么?
31、它本身是对会议人、事、主题、时间、资料等相关重要因素和其他内容记录并具有一定标准化程度的文本。它本身是为了促进会议会前准备、会中聚焦议题、会后检查跟踪的一种手段和工具。应该说会议卡片的制作和使用是对粗放会议本身的一种规范化、标准化的约束，最终有效支撑了会议更加高效规范的运营。会议卡片的制作本身就属于会议管理工具本身的标准化范畴，它充分界定的会议的各种相关要素，使得会议主题明确、参与人、决策人、汇报人角色清晰，而且能够从机制上和信息上为会前、会中和会后提供服务和记录，解决了很多会前会后信息传递和沟通效果不佳的问题(表5-2-3)。会议目的为什么要开会?会议要解决的主要问题是什么，要达到什么样的结
32、果会议会议发起人组织相关人员参会，促进参会人员的会议内容准备简要信息会议时间以便参会人提前进行工作安排，安排参会时间及参会前的准备参会人员确定哪些人参会会前准备参会人员需要准备什么内容，要准备到什么样的程度，在会上应该负责哪方面的工作会议内容清楚会议的主要内容及会议进程会议成果成果清单本次会议应该产生的成果，是保障会议效果的关键成果整理人明确谁负责哪部分的会议成果的整理成果审批人会议成果应经过哪些岗位审批成果接收入哪些人应该知晓会议结果上报集团成果清单应上报至集团的会议成果上报集团对象上报至集团的成果接收入执行执行监督人负责监督会议决议执行的责任人会议卡片表5-2-3某标杆房企针对自身的l6级会议体系，专门设置了
