1、,商务信件中要特别注意称呼的礼貌得体。如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear+Title作为称呼或Dear Sir/Sirs,Dear Madam/Madams,Dear Sir or Madam；如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名；如邮件为一封通函，则用Dear All作为邮件称呼。,正文应结构清楚，便于阅读，如内容较长，可使用小标题、小段落、星号、下划线等方式使邮件眉目清楚、一目了然。一般包括三部分：第一部分是开头，需要开门见山地说明写信的原因和目的。如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信。第二部分是信的核心和主要内容，把开头提出的问题进行充分的说明和解释。第三部分是信的
2、结尾，通常以礼貌的祝福或者愿望来结束。注：齐头式结构，在商务英语中比较流行。因此整篇邮件顶头写，前端不需空格。,Dear Mr.xx/Mrs.xx/Sir/Madam/all，正文Best Regards,/Yours Sincerely,XXX,商务英语电子邮件的基本格式,Example,Dear David and Steve,-（Salutation）Good afternoon.On May 10,2010,a raid action against this target was conducted.On site,totally 77 boxes and 7200 meters U
3、TP Cables were seized.Please provide us with verification report and price certificate.Samples would be sent to you soon.Thank you.Should you have any comments or suggestions,please contact us at any time.Best Regards,-（Complimentary Close）Sincerely yours,Yours truly,Best wishesPiggy Zhu-（Signature）
4、=Shanghai GreRoyalt&Co.,2505,Universal Mansion168 Yu Yuan Lu,Shanghai 200040Tel.:+86 21 5108 2633fax.:+86 21 6249 3321please visit www.,Dear David and Steve,-（Salutation）Good afternoon.On May 10,2010,a raid action against this target was conducted.On site,totally 77 boxes and 7200 meters UTP Cables
5、were seized.Please provide us with verification report and price certificate.Samples would be sent to you soon.Thank you.Should you have any comments or suggestions,please contact us at any time.Best Regards,-（Complimentary Close）Piggy Zhu-（Signature）=Shanghai GreRoyalt&Co.,2505,Universal Mansion 16
6、8 Yu Yuan Lu,Shanghai 200040 Tel.:+86 21 5108 2633 fax.:+86 21 6249 3321 please visit ,例：,Hi,Im sorry about this.Now,we have been clear about the problem about our system.There is a new colleague joining our team,and he will arrange for checking the system.Because he is busy with another requirement
7、 now,he will give us the optimal plan after finishing that one.Regards!整片邮件的格式（称呼、落款等）不规范，英文书信中标点后面必须空一格。语句不完整，this指什么？同一个句子中连续出现2个about，重复。后一个应该为of，表示从属关系。语句表达不合理，在发信方对于出现的问题十分焦急的情况下应告知对方承诺解决的时间以及相应的计划等，不能用责任人不在或没有时间来推脱。,原文,问题点,Dear Mr.XXX,Im sorry about the problem of our system.I sincerely apolog
8、ize for it and well try our best to solve the problem in a week.（此处可加上具体的解决方案）Please contact me if you have any question.Best Regards，XXX,修改稿,商务英语邮件写作的方法及常用语,邮件主题.主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。YES：Suppliertraining；NO:professionaltraineesfromsisterc
9、ompanyshouldabidebyruleoflocalcompany（过长）.主题框的内容切忌含糊不清。NO：Newsaboutthemeeting；Tomorrowsmeetingcanceled。一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可；另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词和冠词之外的每一个单词的首字母大写。NewE-mailAddressNotification DetailedcalculationNO：detailedcalculation.视信的内容是否重要，还可以在开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation供参考
10、），如：URGENT：Submityourreporttoday!,II 称呼尽管用”Hey”作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题，但最好不要用这种方式给潜在的商务伙伴写信。另一方面，使用非常正式的传统开场白。可使用”Dear Sir or madam”，若知道收信人的姓名，最好写成“Dear Mr./Ms.”后跟那个人的姓氏。同事之间，通常可直呼其名，如“Dear John”，,商务英语电子邮件正文写作应遵循的5C原则：Correctness 准确原则Conciseness 简明原则Completeness 完整原则Clarity 清楚原则Courtesy 礼貌原则,III 正文Keep
11、 it Short and Clear:使邮件简洁明了。有些情况下可能需要用华丽的词藻和复杂的句式来彰显你的聪明才智。而在用英语写邮件时，清晰、有条理的方式才是最佳选择。在邮件的第一段清楚表明写信的目的，保证每段中都有代表核心观点的中心句。使用类似“first,second,next,and finally”的词引导读者你所要表述的每一个观点。可以用If you have any other questions please feel free to contact me.来结束邮件，可以为对方创造进一步交流的前提。Be polite and tactful:懂得谦逊和准确传达信息的重要性。I
12、 want.之类的词能避免则避免出现，相比之下，I would like显得更尊重对方。又如I am interested in是提出请求建议或寻求意见的好方法。,.邮件第一段开头可以说到自己是谁（Thisis（人名）from（公司名），也可以不说；.表示感谢是邮件开场白的好办法。表示感谢能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。.Thankyouforcontactingus.如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这句句子开头，向他们对公司的兴趣表示感谢。.Thankyouforyourpromptreply.当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们；如果
13、回复并不及时，只要将“prompt”除去即可，你还可以说，“Thankyouforgettingbacktome.”.Thankyouforprovidingtherequestedinformation.如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用该句表示你仍然对他们的付出表示感激。.Thankyouforallyourassistance.如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们！如果你想对他们表示特别的感激，就用这个句子，“Itrulyappreciateforyourhelpinresolvingtheproblem.”.Thankyouraisingyourconcer
14、ns.就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。同时，你也可以使用，“Thankyouforyourfeedback.”,.正文中，段与段之间也是空一行，再顶格写。注意：正文的内容你需要注意5C原则.正文中的人称选择：I,You,We等，如果邮件很长的话，you的使用不能过多；I和We的区别是显而易见的，生意上、客户之间一般都是用We，你是代表公司的；当然该用I表示你个人的时候还是要用I的，视具体情况而定。语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度。如：Youwillbepleasedtolearnthatyouha
15、vebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.（好像欠你一样）YES:Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyoullagreetoserve.（这就友善多了）NO:Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.（不用你来判断我呀）YES:Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundan
16、answertoeveryoneofmyquestionsaboutperformanceappraisals.（客气一点,人家受落）.切忌主客不分或模糊例子：Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.应改为：Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.（We我们是主语,不是report。）,IV 结尾：1.常见结尾例句：Ifyo
17、uhaveanyquestionorsuggestion,pleasefeelfreetocontactme./Anyquestionorsuggestion,pleasefeelfreetocontactme.很常用的结尾，正文中不用说的非常详细，显得冗余，可以这样结尾，他不懂的或者建议，可以联系你。Thankyouforyourhelpandyourvaluabletimeagain./Iappreciateagainforyourattentionandtime.结尾的感谢用语Iamlookingforwardtohearingfromyousoon./Lookingforwardtoh
18、earingfromyousoon.期待收信人的尽快回复，这样的写法很常用，”soon”就足可以表示“尽快”的意思，不要用”asquicklyasyoucan”这样生硬的短语，像是在下命令，很不礼貌。Thankyouforyourkindcooperation.如果你需要读者帮助你做某事，那就先得表示感谢。,Thankyouforyourattentiontothismatter.与以上的类似，本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。Thankyouforyourunderstanding.如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧。Thankyouforyourconsid
19、eration.如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，就用这封邮件结尾。Thankyouagainforeverythingyouvedone.这句句子可以用在结尾，和以上有所不同。如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。,2.在署名自己的之前的客套话.正式一点的，客户、公司之间的：Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,一般的就OK，如：BestRegards,ThanksandBestRegards,Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,
20、Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,然后空一行换行，你的名字、联系方式，公司的名字、联系方式等。,Words and Sentences,缩写：ASAP=As Soon As Possible 尽快FYI=For Your Information 你要的信息PLS=Please 请BTW=By The Way 顺便AMMOF=As a Matter of Fact 事实上IC=I see 我明白了OTOH=On the Other Hand 另一方面NRN=No Response Necessary 无需回复IMO=In My Opinion 依我之
21、见P.S.=Postscript 附言,例句,1.Initiate a meeting 发起会议I suggest we have a call tonight at 9:30pm（China Time）with you and Brown.Please let me know if the time is okay for you and Ben.我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下,你和Ben有没有空?I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the projec
22、t A.今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。Wed like to have the meeting on Thur.Oct 30.Same time.十月三十号（周四）,老时间,开会。I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project.我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。,2.Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息/反馈/建议Thank you and
23、look forward to having your opinion on the estimation and schedule.谢谢你,希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。Look forward to your feedbacks and suggestions soon.期待您的反馈建议!What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?你对计划方面有什么想法?下一步我们应该怎么做?Feel free to give your comments.请随意提出您的建议。Any question,please
24、 dont hesitate to let me know.有任何问题,欢迎和我们联系。Any question,please let me know.有任何问题,欢迎和我们联系。Please contact me if you have any questions.有任何问题,欢迎和我们联系。Please let me know if you have any question on this.有任何问题,欢迎和我联系。Your comments and suggestions are welcome!欢迎您的评论和建议!,3.Givefeedback意见反馈Pleaseseecomment
25、sbelow。请看下面的评论。Myanswersareinbluebelow。我的回答已标蓝。Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference。我就文档添加了一些备注，仅供参考。,4.Attachment 附件I enclose the evaluation report for your reference.我附加了评估报告供您阅读。Attached please find todays meeting notes.今天的会议记录在附件里。Attached is the design document,please review it.设计文档在附件
26、里,请评阅。For other known issues related to individual features,please see attached release notes.其他个人特征方面的信息请见附件。,5.Thanks note 感谢Thank you so much for the cooperation感谢你的合作!Thanks for the information 谢谢您提供的信息!I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project.对如此紧急的项目您做出的努力我
27、表示十分感谢。Thanks for your attention!谢谢关心!Your kind assistance on this are very much appreciated.我们对您的协助表示感谢。Really appreciate your help!非常感谢您的帮助!,邮件范文DearMr./Ms,IamatpresentinHamburgvisitingtheharbourwithaviewtomak-ingknownournewtypeofcontainerforuseinEurope.IshallbeinAntwerponWednesday,4thJune,andshou
28、ldliketocallonyouat2.00p.m.onthatday.IfIdonothearfromyoutothecontrary,Ishallassumethatitwillbeconvenientformetocallatthattime.Yoursfaithfully尊敬的先生/小姐我现正在汉堡参观港口，以让欧洲了解并使用我们的新型集装箱。星期三即六月4日，我将到安特卫普，我会于当天下午2：00打电话给你。对此约定如不来信，我将认为于这个时间打电话是方便的。您诚挚的,DearMr./Ms,Mr.JackBaron,ourpersonneldirector,hasaskedmetoacknowledgeyourapplicationforthepostofaccountantandtoaskyoutocometoseehimonFridayafternoon,5thJuly,athalfpasttwo.Iwillappreciateyourlettingmeknowwhetheryouwillbeabletocome.Yoursfaithfully,XX尊敬的先生/小姐杰克巴伦先生，我们的人事主任，让我向你申请会计职位表示感谢，并请你于7月5日星期五的下午两点半来见他。是否能来，请告知，多谢。您诚挚的,回信DearM
