1、用友财务软件图文教程用友财务软件自学教程案列设计前 言本人最初了解用友软件是用友UFO8.11版，那是一套半破解的版本，正式使用是在本人新进一个公司开始的。由于个人兴趣，本人一直想很好的了解和掌握整套软件的操作使用情况，为此，本人寻遍了泉州的各大小书店，除了找到一本专门介绍总账系统使用的资料外，关于其他各个模块功能使用的书一直未见到，即使偶然看到也是粗略概括，没有实用价值。虽然公司有配套资料，但都是最基本的操作，一通百通，对这些只要稍作上机练习或同事指点就明白了，对深入的了解其功能没有太多的帮助！最终，本人是靠自己设置业务题型，独自琢磨研究，现在才有了些粗浅的心得，当然，对整个用友的账务处理了
2、还是有了一定的了解。为了全面了解和掌握财务软件的使用功能及实操情况，本人特采用用友软件（UFO8.21版）为工具软件，自行设计各系统相关的案列题目，以达到自学之目的。本案列的所有数据设计原则为：一、案列题目设计不能过于简单，要能充分涉及到用友软件的各个功能，这也是本案列教程设计目的之所在；二、案列中所设计的各项业务性题目不能过于复杂，虽然实际中的业务可能较复杂，但考虑到本案列是为学习而设计，太过复杂的业务题型会在学习中降低效率，既不利于学习，也不是本人设计本案列的首要目的，更可能，导至学习者降低学习兴趣及自信心。在学习用友财务软件前，学习者需要有一定的前提条件，即：一、要有一定的财会理论基础知
3、识，并且最好有一定的实践经验；二、是要有一定的电脑操作运用能力，对普通办公软件应有一定程度的了解和掌握；三、是学习者在学习用友软件前，最好有学习或者使用其它财务软件的经历，由于用友软件是个比较复杂甚至于有点庞大的专用财务软件，如果初学者对财务软件一无所知却从用友软件开始学，就会觉得有点吃力，本人建议初学者在学习使用用友（或者金蝶）财务软件前，先学会些小型点的财务软件的使用，比如速达软件就是款不错的软件。学习速达比学习用友要简单很多，同时速达软件也是款很实用的财务软件（本人认为速达比管家婆软件要好用），而学会了速达再业学用友等大型软件时，就会觉得容易许多。当然，以上只是本人的个人想法，学习任何软
4、件关键还是靠个人的经验和悟性。本人所设计的此套案列题目，比较适合以下人员学习：对电脑的基本操作较熟练，在用友财务软件上已有初步的学习或者使用情况但还不了解或不清楚整套用友软件的操作流程和处理过程，欲了解和掌握整套用友软件的使用方法及账务处理过程的人。根据本人的体会，在我们的工作中，有许多的企业都在使用用友或金蝶财务软件，同时也有许多的人在应用此类软件工作，可真正能够很清楚地知道如何使用整套软件来工作的人可能并不是很多，大多数的人只是对它有个大概的了解，然后也只会操作使用软件的少数几个系统模块，比如常用的总账、采购管理、库存管理、存货核算、固定资产等，并且大多是孤立地使用这几个模块，而象成本管理
5、、资金管理、应收应付管理系统、UFO报表等使用就不那么多了。当然，由于在实际的工作中，要想很好地使用到财务软件的各个模块的功能，这对企业有个较高的要求，那就是企业的管理上要比较规范，各类单据要完整，单据的流程也要很清晰流畅，否则，不但不能使用财务软件来高效的工作，反而会成为一种负担或累赘！所有的学习都应该是为实际的工作服务的，但在想让你的软件很好的为你工作服务时，前提是你必须首先学会如何很好的使用和操纵它，因此，不论你在现实的工作中是否会需要使用到整套软件的所有功能，如果你想学会整套软件的用法，了解整套用友软件的综合使用情况，如果你对财务软件有很深的兴趣，就可以接着往下看。毕竟，社会在发展，财
6、务工作实现全盘电算化也是社会发展的趋势，而且离我们的生活和工作越来越近，所谓“开卷有益”有备无患嘛！本人所设计的这套案列题目，是联系实际的企业生产情况（但作了很大的简化），自行设计了全部的基础资料及业务题目，由于只是学习，我们的目的是掌握整套软件的操作使用情况，因此在学习使用各个系统模块时，不要过多的去关注和在意那些细节性的操作使用，这些你可以在你学习某个模块时再去慢慢研究，细节性的学习可以自己边看软件的帮助边操作。另外有一点，我们的目的是学习，因此不在太在意本套案列中所设计的数据及业务题型是否具有严谨的逻辑性或是否符合实际情况，因为作为学习，这些数据的真伪或合理性并不重要，本人设计这些数据，
7、只是用来在各个模块中起到说明系统对数据处理的过程情况。学习者应该把注意力放在数据的处理过程上，而不是数据本身。第一章 基础资料部分第一节 账务处理及学习流程在学习用友软件前，需要首先了解一下整个用友的账务处理流程及本套案列教材学习的操作流程，为此，本人绘制出了以下两张流程图：一、用友软件业务处理流程图如下（图形说明可查看用友软件的帮助说明）：提示：1、学习者在启用各系统模块时，请尽量按照软件帮助使用说明中的顺序启用相关模块，尢其是进销存模块，其启用顺序有一定的要求，如未按照正确的顺序启用，在后面的操作中可能就会出现问题。比如本人在重新编写此案列教程时，开始是完全按照本人自已设计的学习顺序来边“
8、做账”边写稿，每写到一个新模块时才启用这个系统模块，但当本人写到“存货核算系统部分“准备启用存货核算系统进，却出现了如下的图面：于是本人不得不把账套资料恢复到第五节处再重头录入以后各单节的数据，浪费不少时间。2、学习者应懂得随时做账套数据的备份工作，最好至少每学完一个小节便备份一次，这样的目的是一但你后面做错了时又无法删除某些单据或者在启用中没注意到某些内容想再看一便或设置时，你可以恢复到前面的部分，这样就不用将整套账务资料及数据都重新做过一次了，既可节省很多学习时间，也有利学习效率的提高。二、本套案列学习的顺序流程图如下（根据编号即可判断学习内容的先后顺序，此图只表示本案列所设计的学习顺序示
9、意图，但在各模块的启用顺序上请参照用友软件本身的详细说明去做）：三、本案列教程是假设以一个新开办的企业为基础，所有业务的起点均为零。首先创建账套，过程如下图所示：步骤一：填制账套单位基本信息资料步骤二：确认创建新账套步骤三：设置分类编码方案步骤四：设置数据精度步骤五：成功创建新账套步骤六：赋权设置（可为操作员设置更详细的明细权限）第二节 基础资料设计本账套基础资料做以下设置（本案列中所有主要的基础资料均在系统控制台中统一预先设置，设置界面图如下示）：一、“基本信息”设置：编码方案已在账套创建过程中设置过了，如有需要可以在此重新修改，数据见第一节步骤三的图表，此不再重复设置（供应商、客户、存货、
10、地区等资料都设为要按分类进行管理，数据精度可自由设置）；二、“机构”设置：一）、职员档案如下：二）、部门档案如下：三、“往来单位”设置：一）、地区分类如下：二）、客户分类如下：三）、客户档案如下：四）、供应商分类如下：五）、供应商档案如下：四、“存货”设置：存货编码对首位数字特别规定如下：1*为外购件；2*为自制件；3*为共用件；4*未定；5*为物料低耗品；8*为产成品：一）、存货分类如下：二）、存货档案资料如下：五、“财务”设置：一）、会计科目设置(会计科目设置时需要注意一点的是：系统默认的累计折旧科目的余额在借方，应将其修改为贷方，否则在固定资产系统中与总账对账时累计折旧会显示对账不平衡)
11、，本案列采系统预置的科目并做适当删减后所用科目如下：二）、凭证类别如下：三）、项目目录将在存货核算系统中专门设置，此处略过。六、“收付结算”设置一）、结算方式简单地设置如下：二）、付款条件及开户银行可暂不设置。七、“购销存”设置一）、仓库档案如下：二）、收发类别如下：三）、采购类型如下：四）、销售类型如下：五）、产品结构见下面的四组图片数据 (本处假设所有产品的损耗率为零)：步骤一：半成品基板（WM-A型）结构定义步骤二：半成品基板（CD-A型）结构定义步骤三：半成品机芯（WM-A型）结构定义步骤四：产成品WalkMan机结构定义步骤五：产成品CD-A机结构定义六）、成套件产品设置：要设置成套
12、件产品，必须先在启用的购、销、存系统过程中勾选“有成件产品管理”项，然后再在存货档案中将相应产品的可选项“是否成款件”选中，最后才可在此进行成套件产品的设置。设置过程如下图所示：步骤一：启用系统过程中勾选“有成套件管理”项步骤二：在存货档案卡片中勾选“是成套件”步骤三：进行成套件定义（一）步骤四：进行成套件定义（二）七）、其它费用、发运方式、常用摘要可自行设置，货位档案、自定义项等在本教程中均不作设置。到此为止，公共基础资料部分就基本设置完成了，其它相关基础资料将在相关系统中再另行设置明细项目内容。第二章 业务案列设计及账务处理第一节 资金管理系统部分一、本系统属于U8管理软件的一部分，它与其
13、中的总账系统、决策支持等系统数据接口。本系统与总账系统的接口是：本系统根据各种传票等记账依据生成凭证，提供给总账系统，或者从总账系统生成的凭证，本系统进行管理及计息；本系统与决策支持系统的接口是：向决策支持系统提供各种资金来源、占用，收入、支出等运作信息；二、本系统的相关基础设置作以下设计：一）、利率设置如下：二）、结息日定义如下：三）、单位定义：四）、账户定义：五）、账户科目：由于在“账户定义”中选择了数据源均从本资金系统中录入，因此本处不必设置。三、在本系统中，录入一笔银行存款业务，做为本案列中新设公司的启动资金：一）、录入一笔银行存款500万元，做为公司的注册资本，单据如下图所示： 二）
14、、录入一笔银行取款100万元，以备购买设备、材料等用，单据如下图所示： 三）、在“凭证处理”中对以上两笔业务制作凭证，这样在总账系统中便生成了两张关于资金的记账凭证（由于这两笔分录很简单，此处略过）。四）、在资金管理系统中对以上两笔业务进行“日记账”操作，便可以在账表中进行查询了。四、由于本系统部分主要运用在资金管理功能上，而本案列设计的目的主要是学习整个用友账务处理部分的使用情况，因此本部分简单带过，本人自己对此部分的详细使用情况也暂未作更深入的研究。第二节 固定资产部分一、固定资产分类可自行设置，本案列分为办公类资产、生产类资产等两大类；二、在本系统中的“固定资产对应折旧科目设置”中，将办
15、公室和后勤部对应的资产折旧记入管理费用下的折旧费科目中；对生产部下除半成品生产科固定资产的折旧记入“半成品制造费用下的折旧科目”外其它均记入“产成品制造费用下的折旧科目”中；三、以银行存款购入流水线二条，价值160万元，机器五台共150万元，其它设备五台50万元；以现金购入办公用电脑10台，价值10万元，桌椅50张共3万元，详细数据如下图表所示：以上固定资产均采用平均年限法计提折旧，机器设备均交付生产部门使用，电脑及桌椅交办公部门使用，折旧费用按相应部门归集，分别对应归入管理费用、半成品制造费用及产成品制造费用科目下的折旧费明细科目中。四、通过日常操作中的“新增固定资产”操作，将以上资产录入到
16、固定资产卡片当中，使用情况全部为“在用”，购入方式均为“直接购入”，使用日期统一为当月（本案列数据均为同一个会计期间中的相关练习操作）；DR：固定资产 373万元 CR：银行存款 360万元 现 金 13万元五、录入完以上固定资产卡片后，对新增的固定资产在本系统中合并制作凭证，会计分录如下： 合并生成的记账账凭证如下：提示：由于此业务涉及到存款及现金，也即涉及到资金管理上的业务，所以如果资金完全由“资金管理”系统来管理，则此凭证也可在资金管理系统中来生成，当然，也可将此业务的相关单据在资金管理系统中只录入单据而不生成凭证，本处的凭证由固定资产系统来生成。六、对本月使用的固定资产进行计提折旧操作
17、（由于是当月新增固定资产，所以并不会显示当月的计提折旧清单，即当月无折旧额），然后可对固定资产系统做月末结账操作！七、固定资产系统主要要注意的问题是：一是对固定资产卡片数据的录入要准确，这对以后的计提折旧会有直接影响；二是各项资产对应的折旧科目要设置正确，否则在自动生成折旧凭证时不能正确归集折旧费用，对其它系统的数据提取也会产生影响。第三节 采购计划部分一、在学习本系统前有必要了解一下采购计划的操作流程：一）、进行基本设置。设置的主要内容有：编码原则、存货分类、部门档案、职员档案、存货档案、仓库档案、采购计划周期；二）、定义产品结构。产品结构是生成相关需求和采购计划的基础，所以产品结构的定义一
18、定要准确；三）、录入采购需求。采购需求只要录入最终产品即可，系统会根据产品结构自动计算相关需求；四）、审核采购需求。只有审核过的采购需求才能生成相关需求；五）、生成相关需求。根据采购需求，调用产品结构自动生成相关需求；六）、修改审核相关需求。一般情况下相关需求不需要修改，但是生产过程中有损耗或不合格产品而产品结构中又没有考虑时，可以在这里修改相关需求数量。相关需求必须审核后，才能汇总生成物料需求；七）、录入独立需求。不能直接从采购需求通过产品结构计算得出的物料需求，可以通过独立需求录入。一般情况下由各部门根据实际需要向采购部门提交；八）、审核独立需求。独立需求必须审核后，才能汇总生成物料需求；
19、九）、按采购计划周期汇总物料需求；十)、审核物料需求计划；十一）、生成采购计划；十二）、修改审核采购计划。对生成的采购计划用户可以修改其采购数量。一般情况下不用修改。对采购计划审核后，就不能修改删除；十三）、建立采购计划和入库单的关联关系；十四）、查询采购计划的执行情况。建立关联关系后就可以进行采购计划未到货物查询、采购计划拖期到货查询、采购计划执行情况查询。同时还可以不按关联关系查询采购计划的执行情况。二、本案业务题型设计： 一）、根据实际情况生成采购计划周期（这是使用采购计划系统前必须做的首要事情，系统的所有采购计划都是按周期进行生成汇总的），本案列按月生成数个计划周期，如下图示： 二）、
20、录入采购需求：WalkMan机12000台，CD机9000台，采购需求如下所示：对以上采购需求单据审核后，在“物料需求_相关需求”操作中，系统会根据已定义好的产品结构自动计算生成材料明细数量的“相关需求”（前提是已定义好了产品结构）。三）、录入独立需求，如下所示： 四）、对以上相关需求及独立需求单据进行审核，这样才能在“物料需求”中查询到，也只有审核后的需求单据才能生成采购计划单据。根据审核后的单据按照采购计划周期生成相应的采购计划。如果觉得某些部件的数量需要修改，可进行“调整”，需调整后如果又想复原，可重新选择相应的计划周期重新生成采购计划（前提是采购计划还未被审核过）。 五）、对生成的采购
21、计划进行审核，如果采购计划单据没有审核，在采购管理系统中制作采购订单时将无法参照此采购计划单上的物料。至此，采购计划部分的业务操作就基本完成，以后主要是对数据的查询及建立起关联关系以便了解物料的入库情况。第四节 采购管理系统部分一、 制单提示：一）、如果是采用参照采购计划单来制订采购订单时，采购订单的“供货单位”一栏不要先填，否则在参照存货时将不会显示物料，原因和产品的默认供应商有关，这需要在存货档案中设置“主要供应商”这项； 二）、在使用采购管理系统前不论有没有期初余额均应进行“期初记账”的操作，否则当月录入的单据将不能参与当月核算！ 三）、本系统的操作流程请参阅软件的帮助说明部分，此处略过
22、。二、案列题型设计： 一）、参照采购计划分别生成两张采购订单，按两个不同的供应商分开制作（单据数据同以下两笔材料采购入库单所示），订单的数量可在计划数量的基础上做适当的改动，采购单价由此录入（此处暂不考虑税率）； 二）、对采购订单进行审核，以便在填制采购入库单时可以参照采购订单； 三）、制作三笔采购入库业务单（本处假设所有业务均是货先到，发票等单据后到），其中两笔材料采购入库单是参照订单生成的，低耗品是直接录入生成的采购入库单，单据数据如下所示：采购入库单一采购入库单二采购入库单三四）、根据以上业务单据，分别制作三张发票（低值易耗品入库单制作普通发票，进项税率为零；其它制作专用发票，进项税率为
23、17%，以上单价均为不含税价格。所制作的发票可参照以上入库单生成，样式与入库单差不多，只是要填上进项税率（需要注意的是：1、如果发票要参照订单上的物料，则此订单必须先生成采购入库单；2、采购入库是否被审核并不影响发票参照其单据上的物料，也不影响发票的制作与生成）；五）、进行“采购结算”的操作，采购结算的作用主要体现在对单证及实物的管理上，入库单及发票是否进行结算并不影响以后其它相关系统的业务处理（比如单据的记账，材料入库单价及金额汇总等），但只有对入库单和发票进行采购结算后，才能在本系统中进行相关账表的数据查询（比如“增值税抵扣明细表”账表的查询）； 六）、制作的凭证如果作用“材料采购”科目，
24、则需要在应付系统及存货核算系统分别制作如下形式的记账凭证：DR：材料采购 A*应交税金_增值税（进） B* CR：应付账款 （A+B）*DR：原材料 A* CR：材料采购 A*如果不通过“材料采购”科目，则可以在应付系统中制作如下的记账凭证（存货核算系统中不做凭证）：DR：原材料 A*应交税金_增值税（进） B* CR：应付账款 （A+B）*以上凭证形式如果“应付账款”科目不是被设置为应付系统的授控科目（或者没有启用应付系统），也可以在存货核算系统中制作以上凭证（但由于存货核算系统不能生成以上完整的凭证，所生成的凭证需要增加进项税分录并对贷方的应付账款金额做适当修改）。注意：用友U8.21版本
25、的软件中在采购系统及库存管理系统均不能生成凭证！第五节 应付款管理系统部分一、在使用应付系统前应了解和注意以下相关内容：一）、在“系统选项”设置中，将“产品采购科目的依据”设为按存货分类方式，这样可以简化采购科目的设置工作量，设置如下：1、系统选项设置如下图所示：2、初始产品科目设置如下图所示：二）、在“初始设置”中将对应的科目设置好，以便系统在制作凭证时能自动生成较完整的凭证。产品科目设置如上图所示。“基本科目”及“控制科目”下的应付、预付款共用“应付账款”科目，“采购税金”使用“应交税金_增值税（进）”科目；“结算方式科目”按结算方式分别设为“现金”或“银行存款”两个科目；三）、在启用“采
26、购管理系统”的情况下，所有的与采购相关产生的应付款单据均不能在本系统中录入，此时在应付系统中只能录入“其它应付款单”（比如由供应商垫付运费产生的应付款单据）；四）、在应付系统中录入的各种已作“核销”或“预付”的付款单以及相互冲款单据（如预付款冲应付款）均不能删除，“预付冲应付”业务相当于做应付款的“核销”工作；所填制的“付款单”在未作“核销”或“预付”确定操作时，并不形成真正的已付款（即账表上果询不到相关的付款数据），并且此时的单据仍可以进行删除；未作核销的付款单可以弃审、删除； 五）、其它应付款单据录入后只有审核后才形成真正的应付款，否则在应付款明细账中查询不到； 六）、应付系统中的收款单相
27、当于退款单，是一种付款单的扣减红字单据，操作方法与付款单相似，生成的凭证为红字凭证，在应付明细账中以负数列示在已付款栏目中； 七）、各种发票只有在经审核后才能在应付款明细账表中查询（即形成真正的应付款或已付款），也只有经审核后的发票才能制作记账凭证。二、案列题型设计：一）、填制一张应付款单，此为应付主件供应商的运费450元（对方已代垫），运费将记入产成品科的制造费用中（本处为简化而未将运费摊入材料成本中），单据如下示：二）、在其它处理操作下以“选择付款”方式为主件供应商一号公司支付货款11万元；为配件供应商一号公司支付货款50万元（所选单据需先审核过），单据如下：付主件一号公司货款11万元付配
28、件一号公司货款50万元三）、在单据结算操作下选择以“付款单”方式支付主件供应商的运费450元（先填制一张付款单，然后选择已审核的单据列表中的一张单据进行“核销”即完成支付操作）：1、填制一张付款单，如下所示：2、对运费付款单进行核销，如下所示：四）、按照上一节的提示说明，即在本案列设计中采购的材料要求通过“材料采购”科目进行核算，对以上业务单据制作凭证，凭证形式如下（在进行单据付款、核销等操作时系统会提示是否立即制作凭证的对话框，本处在最后统一制作凭证，共有五项业务需制作凭证）：DR：材料采购 1394485.00应交税金_增值税（进） 236367.49 CR：应付账款_主件一号公司 310
29、002.03_配件一号公司 1316762.46 _零散一号公司 4088.001、发票单据合并制作凭证形式为：以上凭证中的增值税可以和采购管理系统中的增值税抵扣明细账表中的数据进行核对。DR：制造费用_产成品科 450.00 CR：应付账款_主件一号公司 450.002、其它应付款单制作凭证形式为：DR：应付账款_主件一号公司 110000.00_主件一号公司 450.00 _配件一号公司 500000.00 CR：银行存款 610450.003、核销单据合并制作凭证形式为：制作完以上凭证业务后，即可对应付系统做月末结账处理（或暂时不结账，等到总账系统进行结账时会要求本系统先结账），月末应与
30、总账系统中的相关科目余额对账，以防单据漏审或未制作凭证。第六节 库存管理系统部分一、在使用库存管理以后成本计算有相的系统前应了解以下相关内容：一）、在本案列的学习顺序中将库存管理系统放在了销售系统之前，原因在于：本案列的所有数据是建立在新设企业的业务基础之上，而只有先生产出了产品才能进行销售上的业务操作；二）、在进行各项业务操作进行之前，必需进行期初记账的操作，否则不能进行任何业务操作功能；如果不是新建立的企业，就需要同其它系统一样，要将实际中的期初数据录入本系统中，并且要保证相关系统数据能核对上；三）、项目大类的定义主要是对“成本对象”大类的定义，如果没有设置好“成本对象”下的相关内容，则生
31、产耗用的材料将无法正确地归集到所生产的产品中去，成本管理系统也无法正确地从存货核算系统中提取材料金额数据；四）、在项目档案下对“项目目录”进行设置（维护）时，各个项目所对应的“产品结构父项”的名称不要相同，否则即便父项产品的编码不同但名称完全相同时，在成本管理系统中对材料进行取数时会出错（材料归集对象会按相同的父项名称归集在同一个对象下）；设置好的各个项目将在填制材料出库时被引用，它将明确每个耗用的原材料将会按照本项目中定义的归集对象归集相应的某个产品身上（也就是成本管理系统中所计算的每个产品成本的“专用材料”，如果材料出库单中某个材料没有录入成本对象及项目目录，而此材料的出库类别又属于成本对象中定义的材料项，则此材料将被当成“共用材料”（也就是成本管理系统中所计算的每个产品成本的“共用材料”，对此类共用材料，在成本管理系统中需先设置好共用材料的分配方式）；五）、对材料的“出库类别”
