1、二、登陆OA系统的方法:打开浏览器在地址栏输入下列地址:此时进入统一身份认证的登录界面:输入用户名和密码,用户名为8位教工编码,如果不知道或忘记了工号可以通过点击文本框下面的“忘记工号”的链接查询自己的工号。进入OA系统主界面“待办事宜”模块上方有“PDF阅读器下载”、“Word控件安装包下载”,供用户下载安装控键,用户须安装控键后才能阅读和修改文档。点击右上方“OA首页”,可回到OA主界面。点击右上方“待办事宜”或界面中间的“待办事宜”模块,可看到当前正待处理的文件。点击左边的功能菜单,可见菜单下拉列表 在主界面下方,有系统帮助文档,提供各种说明及下载服务,如下图所示:用户可根据需要下载相关
2、文件,在线查阅OA系统各项说明文件等。三、校发文管理模块说明31 如何进入发文管理用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公文处理”,后在此下拉子菜单中点击“发文管理”,显示有权限看到的文档页面。该页面显示发文文档的当前处理人、当前状态、文件标题、发文时间和拟稿人。用户可以点击文件标题查看文档的具体内容。通过点击页面中的“已办发文”,可查看已办结发文的信息。通过点击页面中的“发文登记薄”,可查看发文登记薄的信息。有管理员权限的用户可查看。该页面显示登记薄的生成条件、起始日期和结束日期。用户可以进行新增、删除的操作,也可点击生成条件查看登记薄的具体内容。无权限的用户不可对登记薄进行操作。32
3、 发文管理流转321 拟稿例以教务处秘书为拟稿人,开始起草。点击“校发文管理页面”中的“拟稿”按钮,弹出拟稿页面(有些电脑由于浏览器的问题,可能出现点击“拟稿”按钮后无法弹出窗口,按“Ctrl”键不放,再点击“拟稿”按钮,直至窗口弹出):1) 标题和联系电话为必填项。2) 点击“选择”按钮,在弹出的选择部门和群组列表中选择主送、抄送、分发和会签部门。3)附件:当用户填写完相应资料,点击“保存”按钮后,通过“添加/修改”按钮进行附件的添加/修改。4)点击“起草正文”图标,将打开一word窗口,用于起草正文:如果遇到word窗口不能正常显示,如图下所示:将鼠标移至窗口上方的“单击此处查看选项”处,
4、如下图所示:点击“安装ActiveX控键”,即可使用word窗口输入文档。有些电脑可能在打开word窗口后须等一段时间,系统会弹出对话框,提示:是否安装控键?点击“是”即可。起草完毕后,保存退出,无异常系统提示保存成功。同时“起草正文”图标,更新为“修改正文 只读正文”,如想修改,点击“修改正文”图标。填写完毕后,点击“保存”及 “下一步”按钮(有些电脑由于浏览器的问题,可能出现点击“拟稿”按钮后无法弹出窗口,按“Ctrl”键不放,再点击“拟稿”按钮,直至窗口弹出),继续流转,弹出选择人员窗口,通过鼠标点击相应项进行选择,点击“发送”按钮,无异常将弹出成功窗口。322 拟稿单位复核在拟稿环节中
5、,文档被发给教务处负责人,现以教务处负责人进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档:待办事宜如果积累过多,主界面上将无法全部显示,可点击待办事宜图表或下方的“更多” 查看。待办事宜中显示的各条信息也都可以在个功能模块中查看到。点击需要办理的文档,打开弹出窗口,点击“键盘批注”,可修改正文,系统将自动保存修改痕迹;或点击“只读打开”,阅读正文。在“填写意见”框中,输入意见或点击“选择” 按钮,选择已设置的语句(可在“个人事务”“常用短语”中进行设置)。完成批注和填写意见后,保存并点击“下一步”按钮,弹出选择人员窗口。通过鼠标点击相应项进行选择,点击“发送”按钮,无异常将弹出成功窗口。3
6、23 校办秘书初核在上一环节中,文档被发给校办秘书史桂芬,现以史桂芬进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。编号,修改及填写意见后,保存并点击“下一步”按钮,选择发送人员并发送文件。324 校办秘书复核在上一环节中,文档被发给校办秘书王镇,现以王镇进入系统。修改及填写意见后,保存并点击“下一步”按钮,选择发送人员并发送文件。325 校办负责人复核在上一环节中,文档被发给校办主任史健勇,现以史健勇进入系统。326 校办秘书送校领导清稿、正式成文、套红头后,保存并点击“下一步”按钮,选择发送人员并发送文件。327 校领导校发文签发在上一环节中,文档被发给主管校领导,现以主管校领导进入系
7、统。校领导填写意见后,保存并点击“下一步”按钮,选择发送人员并发送文件。328办公室秘书办文点击“下一步”按钮,选择发送人员并发送文件。329 校办秘书分发点击“分发”按钮,选择查阅或办理人员,点击“确定”按钮,发送文件。3210 部门归档结束流转在上一环节中,文档被发给教务处秘书严秀文,现以严秀文进入系统。点击“打印封面”按钮,打印发文单。点击“结束流转”按钮,结束本次流程。四、收文管理模块说明41 如何进入收文管理用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公文处理”,后在此下拉子菜单中点击“收文管理”,显示有权限看到的文档页面。该页面显示收文文档的当前处理人、当前状态、文件标题、收文时间
8、和拟稿人。用户可以点击文件标题,查看文档的具体内容。通过点击页面中的“已办文件”,可查看已办结收文的信息。通过点击页面中的“收文登记薄”,可查看收文登记薄的信息。42 收文管理流转421 收文登记例以校办秘书为拟稿人,开始起草。点击“收文管理页面”中的“新增”按钮,打开新增页面,填写完毕后,点击“保存”按钮,此时可上传附件。附件上传完毕后,保存并点击“下一步”按钮,继续流转,选择发送人员并发送文件。422 收文拟办在登记环节中,文档被发给校办主任,现以校办主任进入系统。可从待办事宜或收文管理模块中进入处理文档。完成批注和填写意见并保存后,点击“下一步”, 继续流转,选择发送人员并发送文件。42
9、3 秘书办理在上一环节中,文档被发给校办秘书,现以校办秘书进入系统。根据校办主任意见,点击“送领导”按钮,可将文件分发给多位领导。424 领导审批在秘书办理环节中,文档被发给校领导,现以校领导进入系统。校领导完成意见后,保存并点击“提交意见”按钮,继续流转,自动回复校办秘书处。425 部门会办在领导审批环节中,文档被发给校办秘书,现以校办秘书进入系统。根据领导批示,点击“下一步”按钮,将文档发给相应选择人员。现以会办部门秘书进入系统。会办部门秘书收到来文后,点击“我要办理”,填写意见后,点击“下一步”, 选择发送人员并发送文件。426 部门领导签阅在部门领导签阅环节中,文档被发给部门领导,现以
10、部门领导进入系统。部门领导填写意见后,点击“下一步”,回到部门秘书。部门秘书将文档发送至校办秘书。校办秘书点击“结束流转”按钮,结束本次流程。文件转入“已办文件”页面,选中需要归档的文件,点击“归档”按钮将文件归档。五、部门报告模块说明51 如何进入部门报告用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公文处理”,后在此下拉子菜单中点击“部门报告”,显示有权限看到的文档页面,通过点击页面中的“发文登记薄”,可查看收文登记薄的信息。52 部门报告流转521 拟稿例以教务处秘书为拟稿人,开始拟稿。点击“部门报告页面”中的“拟稿”按钮,进入“拟稿”页面。1)标题和联系电话为必填项;2)点击“选择”按钮
11、,在弹出的选择部门和群组列表中选择主送、抄送、分发和会签部门。3)附件:4)点击“起草正文”图标,将打开一word窗口,用于起草正文。522 部门负责人签发在拟稿环节中,文档被发给部门负责人,现以部门负责人进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。点击“键盘批注”图标,将打开正文word文档,可进行批注修改,并可保留修改信息痕迹。完成批注和填写意见后,点击“下一步”按钮,继续流转,选择发送人员并发送文件。若在上一环节中,文件需要其他部门会签,文档将被发给部门秘书,现以部门秘书进入系统。点击“会签”按钮,继续流转,选择发送人员并发送文件。文档被发其他部门领导,现以该部门领导进入系统。完
12、成批注和填写意见后,保存并点击“下一步”按钮,继续流转,选择发送人员并发送文件。523 部门秘书上报在上一环节中,文档被发给部门秘书,现以部门秘书进入系统。部门秘书点击“编号”按钮编写发文字号。点击“清稿”按钮,清稿后保存文件。点击“正式成文”按钮。保存并点击“下一步”按钮,继续流转,选择发送人员并发送文件。524 校办初审校办秘书填写意见后,保存并点击“下一步”,继续流转,选择发送人员并发送文件。525 校领导签发在上一环节中,文档被发给校领导,现以校领导进入系统。526 校办秘书转办点击“下一步”,继续流转,选择发送人员并发送文件。527 部门秘书存档点击“打印封面”按钮,打印部门报告单。
13、点击“归档”按钮,弹出归档选择窗口。选择归档方式,点击“确定”按钮,完成文件归档。点击“结束流转”按钮,流程结束。六、会议管理61 如何进入会议管理用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公共事务”,后在此下拉子菜单中点击“会议管理”,显示有权限看到的文档页面。62 会议管理流程621 拟稿例以教务处秘书为拟稿人,提出申请。点击“会议管理页面”中的“新增”按钮,填写完毕后,点击“保存”按钮,可添加/修改附件。保存并点击“下一步”按钮,继续流转,选择发送人员发送文件。622 部门审核在申请环节中,文档被发给部门负责人,现以部门负责人进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“会议管理”模块进入处理
14、文档。完成批注和填写意见后,保存并点击“下一步”按钮,继续流转,弹出发送人员窗口,发送文件。623 送会议秘书若会议无冲突,点击“同意申请”,回复拟稿人。本次流程结束。校办秘书汇总会议日程后,用户可在“会议日程”页面查阅。七、会议室申请71 如何进入会议室申请用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公共事务”,后在此下拉子菜单中点击“会议室管理”,显示有权限看到的文档页面。点击“会议室信息”页面,可见会议室信息资料及查询相关状态。会议室查询点击“未办文件”页面中的“查询”按钮,弹出查询界面,如下图所示:已使用的会议室将显示“已使用”,将鼠标移至该处,标签显示被占用的时间段。72 会议室申请
15、流程721 拟稿点击“会议室管理页面”中的“新增”按钮填写各项内容,会议名称与联系电话为必填项。点击“查询会议室”按钮,弹出“会议室状态”窗口,如下图所示:选择所需的空闲会议室,点击“确定”按钮。填写完毕后,点击“保存”按钮,点击“下一步”按钮,继续流转,选择发送人员发送文件。722 部门审核可从待办事宜或公共事务中的“会议室管理”模块进入处理文档。完成批注和填写意见并保存后,点击“下一步”按钮,继续流转,弹出发送人员窗口,发送文件。723 校办初审可从待办事宜或公共事务中的“会议室管理”模块进入处理文档判断申请会议室是否有冲突后,若有冲突,点击“拒绝申请” 按钮,将申请退回拟稿人;若无冲突,
16、保存并点击“下一步”按钮,继续流转,弹出发送人员窗口,发送文件。724 校办审核在上一环节中,文档被发给校办副主任,现以校办副主任进入系统。若是借用普通会议室,判断是否同意借用,同意则发至会议室管理人员安排;若是贵宾室或大会场,发至校办主任复核。点击“下一步”按钮,继续流转,选择发送人员发送文件。725 校办复核在上一环节中,文档被发给校办主任,现以校办主任进入系统。判断贵宾室或大会场是否同意借用后,点击“下一步”按钮,继续流转,选择发送人员发送文件。726 会议室管理人员安排点击“同意申请”按钮,回复拟稿人,并安排相关会议事项。八、用章管理81 如何进入用章管理用户登陆自动化办公系统后,点击
17、左边菜单栏的“公共事务”,后在此下拉子菜单中点击“用章管理”,显示有权限看到的文档页面。82 用章申请流程821 拟稿点击“用章申请页面”中的“新增”按钮。填写完申请单后,点击“保存” 按钮。按钮“打印封面”按钮,将用印登记单打印出来,交部门领导签字后送校办秘书办理用章手续。822 办公室审核在申请环节中,文档被发给校办秘书,现以校办秘书进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“用章管理”模块进入处理文档。收到由部门领导签字的纸制用印登记单,盖章。九、礼品申购91 如何进入礼品申购用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公共事务”,后在此下拉子菜单中点击“礼品申购”,显示有权限看到的文档页面。
18、92 礼品申购流程921 拟稿点击“礼品申购页面”中的“新增”按钮点击各项礼品,可查看礼品相关信息,如下图所示:填写完毕后,点击“保存”按钮。922 部门审核可从待办事宜或公共事务中的“礼品申购”模块进入处理文档。完成批注和填写意见后,保存并点击“下一步”按钮,继续流转,选择发送人员发送文件。923 校办审核可从待办事宜或公共事务中的“礼品申购”模块进入处理文档:通过审核后,保存并点击“下一步”按钮,继续流转,弹出发送人员窗口,发送文件924 校办复核通过复核后,点击“打印封面”按钮打印申购单。经校领导申阅签字后,点击“同意申请”或“拒绝申请”回复拟稿人。十、常见问题解答:1. 问:打开OA系
19、统主界面后,内容无法显示或只看到“OA系统帮助文档”栏?答:可能该用户不是OA系统的授权用户,目前试运行阶段仅部门领导、部门秘书、学院办公室主任为OA系统的授权用户。2. 问:点击“拟稿”、“新增”、“下一步”等按钮,无法弹出窗口页面?有些电脑由于浏览器的问题,可能出现点击按钮后无法弹出窗口,按“Ctrl”键不放,再点击“拟稿”按钮,直至窗口弹出。3. 问:文件已经发送出去,但发现有错,需要修改,怎么办?当文件还留在你的“下一步”操作人处而他还没有处理或发送给其他人时,可以点击“文件回收”按钮,将文件收回,修改后从新发送。4. 问:如何知道文件已经过了哪些人,做了哪些处理?打开要查阅的文档,点击“流程跟踪”按钮可以查阅流程信息。5. 问:处理文件时,需输入意见,如何设置常用语句?“常用短语”中进行个性化设置)。