1、所谓专业秘书，就是一位办公室内特定主管的助手。其任务是在认可的职权范围内，不必经过直接的督管，就能运用办公室的工具设备，从事该主管指定之行政任务。6、秘书国家职业标准：专门从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。7、韦氏秘书手册：秘书绝不是单纯的接待员兼打字员，而是连接决策者和执行者的关键环节，是行政管理的助手，不仅是经理和工作人员的桥梁，而且还应是协助经理的左右手。,三、秘书的分类,1、行政秘书2、特勤秘书3、公关秘书4、接待秘书5、商务秘书6、法律秘书7、董事会秘书,四、秘书的发展方向,1、行政类，这类秘书可以直接过渡到行政管理、办公室主任、综合管理部
2、主任等职位，常见于政府部门、大型企业。2、助理类，可以进一步发展为总经理秘书、总经理助理。3、人事类，可以发展为人力资源主管。4、公关类，从接待、协调工作过渡到公关经理、客户经理，这种在餐饮、娱乐、商场中比较常见。5、业务类，他们平时跟着老板抓业务，可以进一步发展为商务主管，业务经理。,五、秘书的性质与特点,A 服务性 B 从属性 C 繁杂性 D 辛苦性 E 机要性 F 融合性,1、需当机立断 的事情多2、工作内容变 化快3、一心几用的 时候多4、忙闲不一的 情况多,六、秘书的职责范围,（一）初级秘书又称文员处理日常事务性工作：受理和传达电话、安排约会、安排公务旅行、回复信函、会议记录和管理文
3、档材料、整理办公室等。（二）中级秘书又称行政主管或办公室主任管理办公室事务、公文写作、会务与活动组织、运用相关政策法律和程序等知识处理事件等。（三）高级秘书又称行政经理或经理秘书不仅能熟练运用外语，掌握调查研究、信息整理与传播等办公室工作方面的知识和技能，还要熟悉企业的运作方式和管理方式，具有很强的综合分析和判断能力、协调能力以及与人交往的能力，善于处理各种复杂的人际关系，善于应对复杂局面、解决棘手问题，有较丰富的实际工作经验和社会经验，能综合运用法律、财务、管理和国际贸易等方面的知识，为领导提供咨询性、参谋性的对策、措施、建议和意见，辅助领导决策。该职位年龄要求一般不低于三十多岁。,七、秘书
4、的素质,（一）思想和道德素质要过硬1、职业道德懂政治，讲全局，品行端正，讲实情，说真话，坚持实事求是，公道正派，自谨自律，做好绿叶、安于寂寞，淡泊名利，忠于企业，忠于上司，保守秘密。2、事业心业精于细成于物，认真，沉着，细心，吃苦耐劳精神。3、良好人际关系谦逊，礼貌，注意分寸，保持大众化，有团结精神。,（二）文化底蕴要丰厚,1、基础知识要扎实2、专业知识要深透3、相关知识要广博,（三）业务素质,1、独立的工作能力2、组织管理能力3、实际操作能力4、创新能力5、获取、加工和利用信 息的能力,（四）心理素质要稳定,1、易于投入、有工作热情2、保持乐观稳定的工作情绪3、多一些自信4、自主、主动工作5
5、、要有一个平和的心态，善于容人6、性格成熟稳定，有分寸感7、追求卓越、渴望成功8、善于自我修炼，塑造完美9、灵活激敏，既会做事又会做人,美国管理协会（AMA）对秘书素质的要求,1.良好的文字处理能力,字体优美,书写工整;2.良好的口头表达能力,如得体的应对电话;3.善于与人沟通;4.随机应变能力强;5.能严守秘密,谨慎处理保密文件;6.能准确理解上司意图;7.能沉着处理紧急事件;8.能代表上司出席员工大会并讲话,准确恰当地传达上司的意见;9.及时将企业内外部信息传递给上级;10.上司外出时能主动主持办公室工作;11.良好的职业道德和强烈的进取心;12.精力充沛;13.良好的时间安排能力（如出差
6、计划与安排）;14.良好的记忆力,尤其对人名地名电话号码反应迅速;,15.有组织观念和团队精神;16.与同事及上司能融洽相处,并能从中起协调作用;17.能参与企业具体项目的开展;18.积极主动而非被动工作;19.懂办公室内部财务管理;20.知错能及时纠正;21.知道何时征求上司意见和给上司建议;22.能以最佳的方式管理文件（归档保存查找）;23.有一定的数学头脑;24.会多种语言并且能适应多国文化环境;25.求知欲强;26.掌握先进计算机软件应用;27.能替代上司处理日常事务;28.独立工作能力强.,秘书任职资格全美秘书协会章程,1、像心理学家一样善于观察和理解他人2、像政治家一样具有灵敏的头
7、脑3、像外交家一样具有潇洒的风度4、有调查各种棘手问题的丰富经验5、有良好的速记能力及文字功底6、熟悉各种商业往来中的法律关系7、能够熟练使用各种办公自动化设备8、具备相当的金融和税务知识9、能够熟练地对各种文件和资料进行整理归类,八、秘书的必备技能,（一）商务礼仪 1、形象礼仪 2、会面礼仪 3、电话礼仪 4、交谈礼仪 5、排位礼仪 6、涉外礼仪 7、馈赠礼仪,（二）办公室日常管理,1、会议安排2、信访接待3、领导与各部门协调4、办公用品及设备的管理5、通信管理6、督查工作7、外事工作8、档案及保密管理9、环境管理,（三）信息收集,A：日常工作中的信息准备信息收集信息登记信息建立信息库1、值
8、班中的信息掌握有关通讯联系的电话号码、地址掌握领导去向确保内外信息沟通的快捷、连续按规范的程序处理值班信息重要信息及时汇报、紧急处理2、接打电话中的信息工作准确表达电话内容有效传递电话信息做好电话记录及时分类处理电话信息,3、接待中的信息工作4、安排活动中的信息为上司做好日程安排安排约见公务活动安排了解活动目的和上司意图确定活动内容、规模、形式、出席者准备必要的信息资料，了解参加活动的有关人员状况在活动现场做好有关信息的记录做好有关信息的报道与沟通活动结束后，整理、提交信息,B：操办公务中的信息工作会前信息的收集会议信息材料准备会议文件材料发放会议信息记录会议文件信息整理C：文书处理中的信息工
9、作随时更新办公桌上的书面材料经常检查文件信息，处理掉不再用的文件将文件信息进行归类分检文件标签文件、信息归档处理各种信息内部备忘及会议纪要 选择适当时间传递信息,在计划中安排相应措施外部邮件和传真 确定是否需要分发这则信息,应以何种形式分发,务必把应归档的文件及时归档,不再需要的文件 应处理掉内外网和电子邮件 要搞清它们是否有使用价值,不要打开与你无关 的信息报纸和杂志 速读目录,各篇文章,决定是否留作将来参考,剪 贴有关信息,信息获取应注意的问题,1、主动收集信息，力求广闻博见2、熟悉自己的上司3、实事求是4、收集信息要讲究方式方法A：切忌生吞活剥做到心中有数，要有目的性，多判断分析，多划几
10、个问号，防止只求数量不求质量；B：不要自我发挥收集的信息很难都是那么完整，但不要为了完善而去画蛇添足C：保持不偏不倚对于人们的各种议论既不要偏信，也不要轻疑。如果可能，最好找当事者本人，听听他自己的看法，替他设身处地地想想，再听周围人的意见，保持中立。D：努力探求本源事情经过如何，结果怎样，只要能知道事实真本，就是要到现场去观察，查对原物，核实证据，累一点也应该。E：力戒先入为主事情总是在变化中，对于个别日常工作，总觉得自己很清楚，所以在听取汇报或看材料时，漫不经心或对别人的建议听不进去都是要不得的。F：搞好人际关系要与各部门的同事保持一种和谐又亲切的关系，和各科室密切配合，互通有无，保证信息
11、渠道畅通无阻。,信息工作的“五忌”,1、忌有假 要对信息进行筛选、分析、调查，去伪存真，去粗取精；2、忌过时 要重视商务信息的超前性、预见性；增强信息的指导性和预测性；3、忌讹传 有些信息在传播过程中以讹传讹，不可轻信；4、忌片面 有些商务信息有一定的局限性和偶然性，采用时不能片面，凡不符合实际情况的信息均不能采用；5、忌迟缓 对看准了的信息，一定要争分夺秒尽快利用，使之转化为经济效益；对重要的商务信息，要及时、简明扼要地以书面或口头形式向领导汇报，并将领导的指示及时传达给有关职能部门。,（四）安排上司的工作日程,1、兼顾效率与健康 工作程序化 及时补救 当机立断 从容不迫 有条不紊2、区分工
12、作的轻重缓急3、长期和短期的时间安排 适当保密 事先确认 时间上留有充分余地4、制定年度、月内、每周、当日预定日程表5、当情况发生变化时 灵活掌握 节约时间 礼貌对人 当机立断,（五）会议的组织和安排,1、会议的策划 明确会议的议题、要解决的问题和达到的目的 例会会议收集议题 筛选议题 确定议题 非例会会议纪念会、表彰会、座谈会、研讨会、报告会、庆功会2、拟定会议计划名单、地点、时间、会期、日程安排、起草和印发材料、预算支出、筹备人员（秘书组、会务组、接待组、宣传组）3、选择会议地点与布置会场4、发送会议通知、会议材料的起草与印刷5、会议安全保卫、食宿管理与服务6、会议的报到、签到和会议记录7
13、、安排好参观考察和旅游活动8、善后收尾工作分发返程机票、安排人员和车辆送站、财务结算、清点物品、编印通讯录、冲洗会议照片、分发邮寄、会议文件资料分类、立卷和归档、整理会议纪要并分发各职能部门等。,（六）活动的组织和安排,1、宴请活动 2、庆典活动 3、接待活动4、联谊活动 5、商务谈判活动开局阶段轻松入题，就谈判的主题、议程、原则和方式交换意见并达成一致实质阶段运用谈判技巧（探试、报价、妥协、拖延、恭维、激将、说服）权衡利弊，力求找到满足双方利益的最佳结合点 学会让步，有进有退，有理有节 始终保持理智明确阶段按照已确定的原则，将每一个细节敲定到位协议阶段文字表达具体严谨，措词准确规范，要有律师
14、的头脑。6、招商活动原则：互惠互利，共赢发展 产业关联，带动力强 营造氛围，诚实守信,九、秘书的必备的能力,1、沟通协调能力 倾听的艺术 万能的回答 看着对方的眼睛 重复要点但要言简意赅2、人际交往能力 如何搞好与上司的关系 要熟悉上司工作内容、了解上司工作习惯、交往范围和家庭私事 理解上司，严格按上司的意图办事，应互相尊重，互相关心，互相 支持，不能卑躬屈膝，唯唯喏喏，要只谋不断，只参与不干预，最 终形成一种默契；辅助上司，把握适当时机、适当场合、适当方式、适当态度，维护上司的权威，学会换位思考，学会承受 如何搞好与同事的关系 不要狐假虎威，要低调亲和 不要飞扬跋扈，要充满诚意 不要孤芳自赏，要平等待人 不要拉帮结伙，要远离是非 不要私仇公报，要广结善缘,谢谢,谢谢,
