1、货代管理信息系统货代管理信息系统横竖横小组前言：2007年的秋天，步入大四的我们迎来了本学期的第一门课物流管理信息系统 课程设计，不同于以往的课程，在经历了前三年对于物流知识的学习，并且在假期参加社会实践获得的宝贵经验后，这次的课程设计可以说是我们对于以往的学习进行的一次全面而完整的总结。我们是来自于XXXXX班的三名学生所组成的课题小组，成员（按学号排列）为：XXXXXXXXXXXXXXX本小组的课程设计题目为货代管理信息系统课程设计。讨论研究分析：三位组员共同参与；各部分主要负责人:数据库制作：XXXXX；PB程序编写：XXXXX；设计说明书及相关文本、美工：XXXXX。一、系统概述（一）
2、、现状描述随着科学技术的发展，信息爆炸，我国的对内对外贸易都有了极大规模的增长，给运输业和代理业带来了一片繁荣景象。企业在市场经济的条件下，为了谋求生存，并且希望发展壮大必须与时俱进，应该不断采用新技术、新设备、新思路拓展眼界，面向社会，面向世界，面向未来。货运代理主要是作为一种服务性行业存在的，其对硬件设施要求较少，更多的是对企业内部管理与运作时的内外部交流配合、业务管理的软件要求。（二）、系统目标货代管理信息系统是一个以货代为工作范畴，管理为主要操作手段，信息为主要数据载体的系统。在整个货代管理信息系统中我们设计了四个方面，六个子系统。四个方面为：货运进出口方面、财务管理方面、资料管理方面
3、和权限管理方面。其中，货运进出口方面分为：海运进口系统和海运出口系统两个模块。未涉空运部分，其理由是：在我国的国情下货代公司大部分为中小型企业，其中由于海运和空运的运价相差悬殊，故大部分的货代公司并不需要涉及空运部分。根据以上的分类管理可以使整个系统的操作过程更加清晰，不至于在这些类似的货运进出口中造成混淆，从而增加了系统的安全可靠性。使公司业务在客户中达到诚信准确可靠的企业形相。其次，财务管理方面单列一块。再次，资料管理方面分为：销售管理系统和基本资料管理系统。销售管理系统主要记录的是客户的信息，其中包括货主以及有业务往来的运输单位。基本资料管理系统其中除囊括了船名航次等基本业务资料，还包括
4、了本企业的业务团队的基本资料，以达到知人善用，人尽其才，人忠其职，在人事的培养中也是不可或缺的一步，为公司培养后续人才打好坚实的基础。最后是权限管理方面，以提高系统的安全性。本系统的人性化设计，注重了灵活性、稳定性、实用性和先进性等各方面的特性，设计思想本着“可持续发展”的理念，同时做到“物尽其用”的原则，既保证系统的日后升级的方便性，同时兼顾当前的实用性，使整个系统都贴近了货代工作人员的操作。货代管理信息系统的建立，体现了设计小组为货代公司提供细致入微服务的工作作风，和建立高效作业的工作目标，本货代管理信息系统通过大家的努力，必将成为一款良好有效的信息管理系统。（三）、系统开发方法对多个货代
5、公司进行调查，进行类比分析（超伦国际货运代理、宝茂国际货运代理、广海国际物流、烟台海运。）了解货代公司现有货代系统，和操作员交流实际操作时现有系统的利弊。进行系统分析，绘制组织结构图和业务流程图等（下详，不赘述）。开始对货代管理信息系统进行设计。建立Access数据库，用PB编写货代管理信息系统。货代管理信息系统测试。（四）、开发计划课程设计日程安排黄云超孙皓晶黄俐媛 9月3日上午课程设计指导课课程设计指导课课程设计指导课下午计划工作熟悉Access日程安排回忆所做货代信息系统设计书，结合课程设计实验指导书，讨论并修改9月4日上午UC矩阵图修改信息流程图修改业务流程图修改下午收集数据项设计代码
6、整理编辑9月5日上午讨论设计数据字典下午总结归纳讨论结果设计表格样式整理排版并校验9月6日上午Access数据库建立Access数据库建立Access数据库建立下午Access数据库建立Access数据库建立Access数据库建立9月7日上午海运进口PB编程海运进口PB编程海运进口PB编程下午海运进口PB编程海运进口PB编程海运进口PB编程双休日完成部分PPT介绍文件9月10日上午海运出口PB编程海运出口PB编程海运出口PB编程下午海运出口PB编程海运出口PB编程海运出口PB编程9月11日上午财务管理系统编程财务管理系统编程权限管理编程下午财务管理系统编程财务管理系统编程权限管理编程9月12日
7、上午分类调试所有子系统下午整合系统，修改并制作说明书，完成PPT介绍文件9月13日上午对照说明书对系统进行最终调试下午邀请系统设计组外成员按照说明书对系统进行操作二、 系统分析（一）、海运货代现状分析1.海运货代业内竞争的基本情况 目前在我国通过海运进行运输的代理之间的竞争非常激烈。商务部批准的货代，船公司办事处、无船承运人、国外货代在华办事处、挂靠在一级货代的实体、个人等都在参与海运货代市场竞争，形成了百舸争流，百家争鸣，百花齐放的景象其中合法代理与非法代理错综复杂，共同生存，合作与竞争相结合的关系。海运货代竞争主要集中在集装箱货源。集装箱运输已经实现高度标准化，托运人与海运代理多以CYCY
8、（场对场）条款成交。标准的交易条款降低了海运货代的操作难度，导致海运货代的竞争基本基于价格及客户关系等因素。2.海运货代市场竞争主体情况从2004年我国海运货代排名（见附录一）可以看出，海运货代市场份额分散，除位居榜首的两家公司外，各家公司的市场份额均差距不大，但是从整体的占有率来说，即使是排行位首的两家公司一些有船公司背景的海运货代，例如中远国际货运有限公司、民生国际货物运输代理有限公司等即便市场占有率较高，但占据的数量也仍旧不能达到操纵市场的水平。海运货代凭借船公司背景推动市场份额的增长是不争的事实 一切的商业经营的盈亏，主要的策略即“降低成本，抬高价格”。由于集装箱运输条款已经高度标准化
9、，运价透明度高，这使海运货代主业在“抬高价格”这一途上获利能力低，不太可行。因此，海运货代要取得理想的利润，必须要降低自己的成本。对于传统的海运货代业务，“降低成本”的唯一途径就是要从船公司拿到比同行业低的运价，这要求海运代理要向船公司提供与低运价相匹配的高货量。为获得足够的货量，海运代理通过合作，集中集装箱货源，共同向船公司配舱，以争取低运价，并催生了货代联盟的成立。目前海运货代市场中，小批量的集装箱货源倒手次数经常能达3道以上，这也说明了海运货代市场的混乱。各家中小型货代在竞争的同时不得不经常进行商业上的合作。 传统海运货代利润率最高的服务是托运人委托的FOB出口货物。海运代理获得的运费差
10、价要高于运费预付的出口货物，并能从国外返回部分操作费用。但这种FOB出口货物逐步演变为国外货代的指定货物，国内的海运代理只能获得微薄的操作费用及代理佣金。3.海运货代市场的入门门槛极低 海运货代的入门门槛低，资产专用性差，进入、退出成本低，这吸引了货代入门者一般都从海运货代做起。而这样过低的入门门槛使中小型海运货代必须面临同行业过多的竞争，颇有千军万马过独木桥的趋势。一款良好的货运代理管理信息系统就是为了方便操作，提高货代操作的工作绩效，使货代的流程工序得到合理的简化，适应中小型货代企业在要发展壮大、投资集装箱车队、场站等专用设备海运货代的提升、退出成本急剧增加之时，能够更好地这时因此，我们充
11、分考虑信息系统管理的整体构架，分析货代工作流程的需要，结合日后在货代作业时的工作模式，我们在货代管理信息系统的设计中完善了人性化系统。提供给整个货代作业“安全、迅速、准确、节省、方便”的人性化服务功能。（1）.对象：海运货物代理（2）.经营：揽货、订舱、服务能力等（3）.管理：一个货代企业下属多个部门，其中分为，销售、进口操作、出口操作、财务、IT等。（4）.组织结构图：（二）、业务流程分析1海运出口： 海运出口系统主要是用来完成以海运来达成对外运输目的的货物代理工作。能够代表发货人选择运输路线，运输方式和适当的承运人，向确定的承运人提供揽货、订舱，提取货物并签发完整有效合法的单证，对货物进行
12、称重、量尺码，将货物运到港口后办理报关及单证手续，并将货物交承运人。特种货物装挂运输服务及海外展览运输服务等。揽货、询价、订舱及订舱确认，该环节主要由业务及航线主管完成。首先由业务部门揽货，接受货主询价，从货主处获得详细的信息，包括shipper, consignee, notify party, place of receipt, port of discharge, place of delivery, final destination for the merchants reference, no. of containers of packages, kind of packages
13、, description of goods, gross weight, measurement, 运费结算方式以及其他的货主定制要求。此后业务部门根据上述要求选择合适的船公司询价并与货主沟通，双方谈妥后，货主签署出口货物代理委托书（订舱单S/O）。业务部门打印托运单，注明船期、运费、柜型柜量、货主定制要求、订舱人电话传真加盖订舱章传给船东。船东会回传订舱确认。另外如中海等船东已采用电子订舱的方式，操作基本相同但不用订舱确认。该环节可能出现的问题有更换航次、货主要求申请N天免柜期、非危说明、套柜。这些问题须与货主及船东或船代协商解决，开出相应证明或申请书并加盖公章。 OP根据货主提供的资料刷
14、出集装箱货物托运单，即排载联。排载联共九联，一联货主留底，二联船代留底（加盖订舱货代业务章，打上货主在船代处的代码），三四联运费通知，五联提箱申请（加盖订舱货代业务章），六联装货单、场站收据副本，六附缴纳出口货物港务费申请书，七联场站收据副本、大副联，八联场站收据，九联货代留底（加盖订舱货代业务章）。 外勤持订舱确认及排载联到相应的船代处排载。船代在5、6、7、8联上加盖排载单证章并收取第二联。船代提交2联给船东，船东将根据2联资料预备仓单。 排载联的5联、6附联交给拖车公司办理拖装、场装。拖车公司凭5联及订舱确认到船代处取得设备交接单（EIR）。（拖车公司与船代之间一般订有运输合同，规定双方
15、的责任义务）设备交接单共六联，三联进场三联出场。拖车凭出场联提空柜。依据拖柜交接单到货主制定地点装货。拖车再凭装箱单和进场联进海关监管区，即我们平常说的码头。货柜进场后，外勤凭6联加盖进场章。场装原理相同，货主自行将货物运至堆场，拖车公司填写场装计划而不是装箱单。货柜进场后外勤取得柜号、封铅，加注在6、7、8联上，到码头营业大厅或客服中心加盖进场章。 外勤凭6至9联到船代处申报，船代收取9联并在6、7、8联上加盖申报专用章；若有开航前更改，须有原来的6至9联、新的正确的2、6、7、8、9联、正确的装箱单及开航前更改（加盖货代章），凭此申报； 申报完成后可报关，凭商业发票（加盖货主公章）、装箱清
16、单（加盖货主公章）、代理报关委托书（加盖货主公章）、出口收汇核销单、合同及6至8联交给相应的报关行报关、配载。28类法检的商品还需有通关单。报关行预录入之后海关查验、放行，在6联上加盖放行章交给码头。码头在8联上盖章退给报关行，同时根据6、7联配载，7联交给大副作为配载依据。外勤再到报关行处取回8联。 船开航后，外勤出具保函向船东或船代预借购付汇联，凭此到银行转帐开出缴纳美金费用的水单。此外还要缴纳各类人民币费用（单证费，THC等），开出相应发票。凭借水单，外勤到船代或船东处开出业务联，连同人民币费用的发票、8联到船代或船东处签单。提单内容往往不同8联，需要货主和货代分别提供提单更改保函，并有
17、OK单才能顺利签单。 另有电放及SEAWAY方式，需要附上相应的保函，电放还需多交纳一笔电放费。SEAWAY风险较大，目的港客户只需要凭有效证明九可以提货，一般较少使用。海运出口业务流程图：2海运进口： 海运进口系统主要是以海运为运输手段来达成对内贸易进口目的的货物代理工作。能够及时报告货物动态，接受和审核与运输有关的单据，代表收货人提货和付运费、代理报关、付税及其它费用，妥善保管运输过程中的货品，向收货人交付已结关的货物，协助收货人储存或分拨货物。海运进口所需通关单据：1）进口合同 2）进口发票 3）装箱单 4）海运提单 5）提货单（正本海运提单背书、传真空运单据换取） 6）各种进口许可证（
18、根据海关商品编号上的规定） 海运进口相关单据信息录入：（1）从国外进口到保税区从国外进口到保税区，需向海关备案。海关备案是指进口商将进口的货物如实向海关申报，而无需加税和进口许可证。备案进区后的货物呈保税状态。海关备案所需提供的单据：1）进口合同（如国外卖方是本公司系统可免去） 2）进口发票 3）装箱单 4）提货单（正本海运提单背书、空运提单换取） 5）海运、空运提单 6）保税仓储进库登记簿 （2）从保税区进口到国内 从保税区进口到国内是指在保税区内投资经营自身产品，且经保税区海关核准按月、季等核销期限的仓库和生产性企业，进口时可办理的方法。特点是货物可先实现国内销售，后报关付税、付证。通关和
19、核销单据：1）进口合同（保税区内企业和外贸公司的）2）进口发票（保税区内企业和外贸公司的） 3）装箱单4）出库单（正本） 5）各种进口许可证（根据海关商品编号上的规定） （3）从国外通过保税区海关（一次性）进口到国内 从国外通过保税区海关（一次性）进口到国内这种方式是保税区内企业为了保证自己独立对海外经商的进口通关方法。通关单据： 1）进口合同（如国外卖方是本公司系统可免去） 2）进口发票 3）装箱单 4）提货单（正本海运提单背书、空运提单换取）5）海运、空运提单6）进口合同（保税区内企业与外贸公司）7）进口发票（保税区内企业与外贸公司）8）各种进口许可证（根据海关商品编号规定）。海运进口业务
20、流程图：（三）、数据流程分析1基本符号2.海运出口数据流程图：3.海运进口数据流程图：4UC矩阵（四）、数据词典在整个货代信息管理系统的数据库，即Access数据库中共有8个表格 表 名 描 述 ACCOUNT 每一票货物的应收应付费用 CARGO 每一票货物的详细信息 CNEE 每一票货物的收货人详细资料 CUSTOM 报关行对于每一票货物的关单情况 EMPLOYEE 货代公司员工资料 SHIPCOMPANY 承运人详细资料 SHIPPER 托运人详细资料 TRANSPORTATION 连接各个表格的辅助表格ACCOUNT字段名数据类型宽度小数点是否允许空值公司代码文本4N公司名称文本20N
21、公司地址文本30N公司电话文本10N邮政编码文本10N应收报关费文本20N应收运费文本20N其它应收费用文本20N应付报关费文本20N应付费用文本20N其它应付费用文本20N小提单号文本20Y发票金额文本20Y发票签收文本3Y已收文本3Y已付文本3Y备注文本20YCARGO字段名数据类型宽度小数点是否允许空值小提单号文本20N托运人文本20N收货人文本20N通知方文本20N品名文本10N件数文本10N包装方式文本20N成交方式文本15N运费支付地文本15N相关费用文本15N尺码文本10N毛重文本10N唛头文本50N箱号文本10N封号文本10N箱型箱量文本10N报关行文本20Y前段运输文本10Y
22、运输条款文本20N运费条款文本20N交货地文本10N收货地文本10N起运港文本10N中转港文本10N目的港文本10N船名文本10N航次文本10N出口文本3Y进口文本3Y客户签收文本10Y备注文本50YCNEE字段名数据类型宽度小数点是否允许空值收货人代码文本4N公司名称文本50N公司地址文本50N公司电话文本50N传真号码文本50N电子邮件文本50N邮政编码文本10N联系人文本10N公司注册号文本20N银行帐号文本20N备注文本50YCUSTOM字段名数据类型宽度小数点是否允许空值报关行代码文本4N公司名称文本50N公司地址文本50N公司电话文本50N传真号码文本50N电子邮件文本50N邮政编
23、码文本10N联系人文本10N公司注册号文本20N银行帐号文本20N备注文本50YEMPLOYEE字段名数据类型宽度小数点是否允许空值雇员姓名文本20N电话号码文本20N电子邮件地址文本50N部门文本10N紧急联系人姓名文本10N紧急联系人电话文本20N备注文本20YLOGIN字段名数据类型宽度小数点是否允许空值ID文本20NPASSWORD文本20NSHIPCOMPANY字段名数据类型宽度小数点是否允许空值船公司代码文本4N公司名称文本20N公司地址文本50N公司电话文本30N传真号码文本20N电子邮件文本20N邮政编码文本10N公司注册号文本10N银行帐号文本20N大提单号文本20Y船名文本
24、20Y航次文本10Y起运港文本15Y中转港文本15Y目的港文本15Y箱号文本20Y封号文本10YETA日期/时间YETD日期/时间Y备注文本50YSHIPPER字段名数据类型宽度小数点是否允许空值发货人代码文本4N公司名称文本50N公司地址文本50N公司电话文本50N传真号码文本50N电子邮件文本50N邮政编码文本10N联系人文本10N公司注册号文本20N银行帐号文本20N备注文本50YTRANSPORTATION字段名数据类型宽度小数点是否允许空值小提单号文本20N船公司代码文本4N托运人代码文本4N收货人代码文本4N报关行代码文本4N（五）、系统测试计划信息技术的飞速发展，使软件产品应用到
25、社会的各个领域，软件产品的质量自然成为人们共同关注的焦点。不论软件的生产者还是软件的使用者，均生存在竞争的环境中，软件开发商为了占有市场，必须把产品质量作为企业的重要目标之一，以免在激烈的竞争中被淘汰出局。用户为了保证自己业务的顺利完成，当然希望选用优质的软件。质量不佳的软件产品不仅会使开发商的维护费用和用户的使用成本大幅增加，还可能产生其他的责任风险，造成公司信誉下降，继而冲击股票市场。在一些关键应用 (如民航订票系统、银行结算系统、证券交易系统、自动飞行控制软件、军事防御和核电站安全控制系统等) 中使用质量有问题的软件，还可能造成灾难性的后果。因此在本小组的信息管理系统中，我们进行了两种测
26、试。1内测在编写货代管理信息系统的同时，由小组成员进行输入、添加、删除、保存等操作上的测试，以便及时发现系统的错误。并且在系统程序编写完毕后进行综合测试，以及实践测试。2公测邀请其他课题小组的同学，按照我们编写的，货代管理信息系统使用说明书来进行操作，以验证系统的可操作性以及易上手、方便、灵活以及美观性。三、系统设计（一）数据库设计1设计步骤（1）用户要求分析用户要存储数据： 货物信息、报关报检信息、承运人信息、销售信息、财务信息管理等。（2）概念结构设计用ER法描述概念模型（下详）。（3）逻辑结构设计将概念模型转换成数据模型（下详）。（4）物理结构设计选定合适的存储结构和存取方法。2E-R图（1）基本符号（2）绘制E-R图分E-R图:整体ER图：3将ER
