1、12.7 调整报表中字段的显示对齐方式12.8 页面设置12.9 补充内容数据库的对话窗在Access中被称为“窗体”，我们讲过，“表”、“查询”、“窗体”这些都是数据库的对象。 窗体也是Access中的一种对象，它使用计算机屏幕将数据库中的表或查询中的数据告诉我们。由于很多数据库都不是给创建者自己使用的，所以还要考虑到别的使用者的使用方便，建立一个友好的使用界面将会给他们带来很大的便利，让更多的使用者都能根据窗口中的提示完成自己的工作，而不用专门进行培训。这是建立一个窗体的基本目标。一个好的窗体确实是非常有用的。不管你的数据库中表或查询设计得有多好，如果你的窗体设计得十分杂乱，而且没有任何提
2、示，那别人一看就不想用了，这样的话你建立的数据库就没有什么意义了。首先让我们看看创建一个窗体的最简单方法：用Access自动创建一个纵栏式表格的窗体。打开“客户信息数据库”，在数据库窗口的选项卡上选择“窗体”对象，然后在数据库菜单上单击“新建”按钮，并在弹出的“新建窗体”对话框中选择“自动创建窗体：纵栏式”选项，选完以后在这个对话框下部的“该对象的数据来源表或查询”下拉框中选择需要的表或查询，这时先要将鼠标移动到下拉框右面的向下按钮上，单击鼠标左键，会弹出一个下拉列表框，选取我们需要的表“客户信息表”，完成选择对象的数据来源表或查询，这些都完成以后单击“新建窗体”对话框中“确定”按钮。接着Ac
3、cess就会给我们自动创建一个纵栏式的表格了。注意在创建以后可别忘了保存这个窗体为“客户信息窗体”。在这个窗体中看到的数据和前面课中看到的数据表有所不同：纵栏式表格每次只能显示一个记录的内容，而前面课中的数据表每次可以显示很多记录。这是它们最大的区别。现在我们利用自动窗体建立一个表格式的窗体。在下面的学习中我们将用到这个窗体。这种窗体在建立上和纵栏式窗体 在建立的方式基本上没有什么区别，也是先单击“数据库”菜单中的“新建”按钮，然后在“新建窗体”对话框中选择“自动窗体”。和上次不同，这次选择“自动创建窗体：表格式”，而数据的来源是表“产品信息表”。将这些选定以后，单击“确定”按钮，然后给新的窗
4、体取名“产品信息窗体”就可以了。如果你想修改窗体的设计，这个很简单，首先你要将这个窗体保存。保存的方法和保存查询和表的方法是一样的。先将鼠标移动到Access菜单栏上，单击“文件”，在随后弹出的子菜单中选择“保存”命令。如果你现在是第一次保存这个窗体，就会弹出一个对话框，要求你输入一个新窗体名称。当你完成输入后，单击“确定”按钮就可以了。现在我们就可以将鼠标移动到工具栏上最左边的“视图”按钮上，然后单击鼠标左键，将现在的视图切换到设计模式。现在你就可以按照自己的意愿随意地修改窗体了。在Access中，窗体上各个控件都可以随意地摆放，而且窗口的大小，文字的颜色也可以很容易地改变。这个视图中有很多
5、的网格线，还有标尺，看上去好像很乱。这些网格和标尺都是为了在窗体中放置各种控件而用来定位的。当然你也可以不用这些东西，一切都根据你的习惯来确定。要将这些网格和标尺去掉很容易，你只要将鼠标移动到窗体设计视图中窗体主体标签上，单击鼠标右键。这时可以看见在弹出的菜单上有“标尺”、“网格”两个选项，并且在这两个选项的前面各有一个图标，现在这两个图标都凹陷了下去，这表示两个选项都被选中，将鼠标移动到“标尺”项上，单击鼠标左键就可以将标尺隐藏起来。这时再单击鼠标右键就会发现在标尺前面的图标已经不再凹陷了。如果再单击这个图标，就会发现标尺又出现了。刚才弹出的菜单在网格的下面有一个工具箱选项，单击这个选项，你
6、会发现在屏幕上出现了一个工具框，在这个框中有很多按钮，每个按钮都是构成窗体一个功能的控件。控件很有用，像我们看到的按钮、文本框、标签等都是控件。有了它们我们建造窗体的工作就是将这些控件摆在空白窗体上，然后将这些控件与数据库联系起来就可以了。我们就以刚才生成的那个“客户信息窗体”为例，一起学习一下怎么在窗体中摆放这些控件。现在我们给这个窗体加一个标签。但在添加标签之前，首先需要把窗体中所有控件都向下移，为标签空出一个适当的空间。首先单击一个控件，然后按住键盘上的“SHIFT”键，并且继续用鼠标单击其他控件，选中所有这些控件以后，将鼠标稍微挪动一下，等鼠标的光标变成一个张开的手的形状时，单击“工具
7、箱”对话框上的“标签”按钮，然后把窗体中所有控件都向下移。完成这些以后，松开鼠标左键就可以了。单击工具箱中“标签”这个按钮，然后在窗体里刚才空出来的位置上单击鼠标左键，这时就会出现一个标签。在标签中输入“客户信息”四个字，这样一个标签就插入到我们的窗体中了。现在这个标签太小了，而且颜色也不好看，我们来给它变一变。单击这个标签的边缘，就出现了一个黑色的边框，在边框上还有八个黑色的小方块，这就表示这个控件标签已经被我们选中了，并且Access窗口上出现了一个新的工具栏，这个工具栏是用来定义标签控件中文字的属性的，作用就相当于在WORD中用来编辑文字对齐方式和字体大小、颜色等属性的工具框。现在我们将
8、鼠标移动到工具栏上字体的下拉框上，单击右边的按钮，在这个下拉选单中选择“隶书”，并且在右面的用来定义字体大小的下拉框中选择“18”号字，然后再单击字体/前景色按钮右边的向下箭头，在弹出的颜色对话框中选择需要的颜色，选好以后单击这个颜色图标就可以了。现在标题已经和刚才不一样了。但是现在的字太大，原来的标签框已经装不下这几个字了。我们就再来调整一下这个标签的大小。像刚才一样单击这个标签的边缘，出现了一圈黑框，将鼠标移动到这圈黑框下部中间的黑色方块上时，鼠标光标变成一个上下指向的双箭头符号。现在按住鼠标左键，上下拖动鼠标，就可以调整这个标签的高度，这种方法可以调整Access中所有窗体控件的高度。当
9、这个标签的高度比较合适时，松开左键就可以了，当然如果我将鼠标移动到围着标签的黑框右面中间的方块上时，会出现一个左右指向的的双箭头符号。这时按住鼠标左键拖动，就可以改变这个标签的宽度。如果你想确定一个精确的标签大小只需要在这个标签的属性中修改它的宽度和高度值就可以了。首先你要像刚才那样将这个标签选中，然后单击工具栏上的“属性”按钮，使这个按钮凹陷下去，现在屏幕上就又多了一个“标签属性”对话框，在这个对话框中找到“宽度”和“高度”项，在它们右面的文本框中输入相应的数值就可以了。在这儿的所有数值都是以厘米为单位的。要移动标签的位置，还是先要选中这个标签，当它四周出现黑框的时候，将鼠标移动到黑框的边沿
10、，这时的鼠标光标会变成一个手的形状，现在按住鼠标左键就可以任意拖动标签了。把标签拖到一个适当的位置，放开左键就可以了。这个过程实际上和刚才我们将窗体上的控件向下拖动是一样的。如果我们想在窗体上添加一条直线，是很容易的。在工具箱的最底下一行有一个直线图标，将鼠标移动到上面，显示出“直线”的提示，现在我们就用这个控件在窗体上画一条直线。和刚才在窗体上插入标签一样，我先要将鼠标移动到工具栏的直线按钮上，单击鼠标左键，这时直线按钮凹陷了下去，现在将鼠标移动到窗体上，单击鼠标左键，给出所画直线的起点，然后拖动鼠标到一定的位置，单击鼠标左键，给出直线的终点，这样一条直线就画好了。如果要使线变粗一些，先选中
11、“线”这个对象，将鼠标移动到工具栏上“线条/边框宽度”这个按钮右边的向下图标上，单击鼠标左键，在弹出的线条/边框宽度选项框中选择适当的宽度，然后单击这个宽度，这条直线的粗细就发生了变化了。如果想改变这条直线的长度 这和刚才我们改变标签宽度的方法是一样的，你可以自己试试 现在让我们看看改完之后的效果。“客户信息”这个标题太靠边沿了，我们只要将窗体上的页眉加大点就可以了。在窗体的设计视图中，窗体被分为页眉、主体、页脚三个部分。页眉处于窗体的最上面，中间的称为主体，页脚是窗体中最下面的部分。在页眉、主体、页脚这三个部分都可以添加各种控件，但一般都只在主体中添加各种控件，而在页眉和页脚中放置如页数、时
12、间等提示性的标签控件。页眉、页脚中也能放置控件，那与在主体中放置控件大多数是一样的。但如果窗体有几页，而且有的功能必须在每一页都有，在这种情况下，将这些公用的控件放置在页眉、页脚中就会非常方便了。要将页眉加大点，首先要将鼠标移动到页眉和主体中间的位置，这时鼠标的光标会变成这个指向上下的双箭头符号，这时按住鼠标左键，然后往下拖动鼠标，当达到一个满意的位置时放开鼠标左键。这样页眉就加大了。在窗体中不光可以改变页眉、页脚的高度，需要时还可以隐藏页眉和页脚。首先在窗体上非控件的位置单击鼠标右键，这时会弹出一个菜单，在这个菜单上有一项“窗体页眉/页脚”，如果这个选项前面的图标凹陷下去，表示在窗体中显示页
13、眉、页脚，相反则在窗体中隐藏页眉页脚。你想不想让你建立的窗体也像别人所做的窗体那样，有一些按钮，只要单击这些按钮就可以让Access自动执行一些功能呢？现在我就告诉你如何在窗体上添加一些按钮。我们要在窗体上添加一个“退出”按钮，一个“全部信息”按钮。单击“退出”可以帮助我们在使用完这个数据库后退出这个窗体；而单击“全部信息”按钮则可以打开“产品信息窗体”。这和在窗口上添加标签和直线是一样的，首先单击工具箱上的“按钮”图标，然后在窗体上一个适当的空位置处单击鼠标左键，这样一个按钮就出现在窗体上了。而这时在屏幕上还会弹出一个“按钮命令向导”的对话框。这个向导的作用非常大，在WINDOWS中，一个按
14、钮所能进行的工作都需要编写一定的程序，而对于Access的用户，它的很多操作都是固定的。而这个“按钮命令向导”就是这样一个能帮助你非常简单地实现一定功能操作的向导。不然你就要自己去编写“VBA”程序，虽然这样可以实现更多的功能，但对于大多数用户却是不必的。另一个按钮和前面是一样的，但在按钮命令向导第一页上，我们要选择表别中的窗体操作的“打开窗体”项，在单击“下一步”按钮后，这时向导的第二步就和原来的不一样了，给出了一个列表框，要求选择要打开的是那个表，我们选择“产品信息窗体”，然后单击“下一步”按钮。在这一步选择打开窗体并显示所有记录。继续单击“下一步”按钮。选择文本方式，并在后面的文本框中输
15、入“全部信息”，然后单击“下一步”按钮。在最后一步中直接单击“确定”按钮就可以了。这样两个按钮都建立完毕了。现在这个窗体好像还缺点什么，要是能给它加个背景就好了。首先我们将窗体切换到设计视图，然后在这个视图上单击非窗体的部分，这时在属性对话框中选择“全部”项，并在这个项中的“图片”提示项的右边输入要选择的图片文件名，单击这个文本框，会在它的右面出现一个“.”按钮，如下图所示。单击这个按钮，会出现一个文件载入窗体，在这个窗体上选择需要的图片文件，然后单击“确定”按钮。这时你会发现在窗体上出现了一个新背景。如下图所示。现在这个窗口看起来还不错，但现在这些按钮都不起作用，让我们把窗口切换到窗体视图，
16、将鼠标移动到工具栏上的“视图”按钮，单击这个按钮，修改后的窗体就出现在我们面前，现在这个窗体是可以响应我们的操作了。窗体中的控件怎样与字段列表中的字段建立联系 要想窗体中的控件和字段列表中的字段建立联系，首先要打开控件的属性，如果这个属性对话框还没有出现，就单击工具栏上的“属性”按钮，这时就可以看到一个有选项卡的对话框出现在屏幕上。这时选中窗体中的控件，然后选择这个选项卡上的数据项，在这一项的列表框的第一行控件来源提示后面的文本框中单击一下，然后在出现的下拉按钮上单击鼠标左键，并在弹出的下拉菜单中选择一个字段就可以了，如下图所示。这样在这个控件就和字段列表之间的字段建立了联系。怎样获得字段列表
17、要想为Access窗体建立字段列表，需要将鼠标移动到窗体设计视图上非窗体部分上，这时的属性变成了窗体的属性，现在用鼠标单击“数据”项，将窗体属性切换到与数据有关的内容上。单击记录源提示右边的文本框，在这个文本框右边会出现一个下拉按钮，单击这个按钮，在弹出的下拉菜单中选择所要的表或查询，如下图所示。单击这个选项，可以获得相应的字段列表，这时将鼠标移动到工具栏上，单击字段列表按钮，在屏幕上就会出现一个列表框，上面记录了选择的这个表或查询中的所有字段。在建立窗体的时候，先使用向导或自动窗体的方式建立窗体，然后再使用设计视图建立表格进行修改将给工作带来很大的方便。在使用向导建立窗体的时候，首先要将鼠标
18、移动到数据库窗口上的创建方法框中的“使用向导创建窗体”项，然后双击鼠标左键。在窗体向导的第一步，要求选择这个窗体上用到的各种字段，向导并不需要在设计专题之前一定要创建一个查询。它允许选出需要的字段，再由系统自动创建这个窗体所需的查询。首先在“表/查询”列表框中选取字段所在的表或查询，接着再将所需的字段添加到“选定的字段”列表框中，在选取字段时，可以通过一定的选取次序来调整字段在最后生成的窗体中排列的次序，先选取的字段位于窗体的前面，如下图所示。然后单击“下一步”按钮到下一步，在第二步中，可以选择窗体的样式，当选取某种布局时，对话框中左侧的图形会相应发生变化。在这里我们就选取第一种窗体布局方式，
19、如下图所示。之后，单击“下一步”按钮。在第三步，选择一种窗体的风格，可以根据自己的审美观点来选择一种图案，选好以后单击“下一步”按钮。在最后一个对话框中，可以为创建的新窗体指定一个标题，并选择该窗体首次被打开的方式，如下图所示。当不需要对前面对话框中的设置加以修改时，可以单击“完成”按钮，系统会根据用户在向导中的设置生成窗体，在完成这些以后，单击“完成”按钮就可以了。在窗体中添加和删除控件是非常简单的，首先将窗体视图切换到设计视图上，这时看看屏幕上是否有工具箱对话框，如果这个对话框没有出现在窗口上，就将鼠标移动到工具栏上的“工具箱”按钮上，单击鼠标左键，这时就会发现这个按钮凹陷了下去，而且在屏
20、幕上出现了一个带有很多图标的对话框，这就是工具箱对话框。要想在窗体上添加一个控件，就在工具箱上单击一个控件的图标，看到这个图标凹陷下去以后，将鼠标移动到窗体中尚有空余的地方，单击鼠标左键，这时就会发现在窗体上添加了一定的控件。由于有的控件要执行一定的工作，所以在放置控件的时候会出现一个对话框，询问一些问题，如下图所示为命令按钮控件的向导，在回答完这些问题后相应的控件就会出现在窗体上了。虽然在窗体上添加控件很简单，而要删除一个控件就更简单了。只要先选中这个控件，然后按键盘上的DELETE键就可以删除窗体上的一个控件了。察看和修改控件的属性 每个控件都有自己的属性。有些属性是比较重要的标题：所有的
21、窗体和标识控件都有一个标题属性。当作为一个窗体的属性时，标题属性定义了窗口标题栏中的内容。如果标题属性为空，窗口标题栏则显示窗体中字段所在表格的名称。当作为一个控件的属性时，标题属性定义了在标识控件时的文字内容。控件提示文本：该属性可以使得窗体的用户在将鼠标放在一个对象上后就会有一段提示文本显示。控件来源：在一个独立的控件中，“控件来源”属性告诉系统如何检索或保存在窗体中要显示的数据。如果一个控件是要更新数据，则可以将该属性设置为字段名。计算：如果该属性含有一个计算表达式，那么这个控件会显示计算的结果。在控件来源属性中含有一个计算表达式的控件又称为计算控件。在一个计算控件中显示的值不能被直接改
22、变。是否锁定：这个属性决定一个控件中的数据是否能够被改变。如果设置为“是”，则该控件中的数据被锁定且不能被改变。如果一个控件处于锁定状态，则在窗体中呈灰色显示。如何修改控件的特殊效果 很多控件都有一定的特殊效果，比如平面、凸起、凹陷、蚀刻等，要改变一个控件的特殊效果，需要首先选中这个控件，然后单击工具栏中“特殊效果”按钮右面的标有向下箭头的按钮，在随后弹出的对话框中选择所需的效果样式，如下图所示。在这里有六种样式平面、凸起、凹陷、蚀刻、阴影和凿痕六种特殊效果。单击相应的特殊效果图标就可以将被选控件的效果改成相应的效果。在窗体中添加ActiveX控件在Access中提供了功能强大的ACTIVEX
23、控件。利用这些控件，我们可以直接在窗体之中添加并显示一些具有一定功能的组件。添加ACTIVEX控件的操作非常简单，在窗体的“设计”视图中单击工具箱上“其他控件”按钮，出现一个列表，从中选取一个选项，如下图所示，则系统便会自动添加与之相应的控件了。自动套用格式在窗体的设计视图中，可以随时修改窗体的套用格式，只要将鼠标移动到工具栏上自动套用格式按钮上，单击鼠标左键，就会在屏幕上弹出一个“自动套用格式”对话框，在这个对话框的左边列表框中就排列着所有的Access格式，将鼠标移动到一个列表框的一个选项上，单击鼠标左键，就会在对话框右边的图框中显示出这种格式的样式，选择好合适的格式后，单击对话框上的“确
24、定”按钮就可以将选定的格式套用到现在的窗体上了。组合和取消组合在窗体上有时会有很多东西，当要调整它们的位置时，会非常麻烦，一个一个移动，常常使原来已经排好的相对位置发生变化。虽然将它们都选定以后再进行移动可以避免各个控件间相对位置的变化，但每次移动都要按住键盘上的“SHIFT”键并同时单击鼠标左键将它们一一选定，也是非常麻烦的一件事。为了解决这个问题，Access2000中可以只用一次将某类的控件选中，然后单击“格式”菜单上的“组合”命令，如下图所示，这下刚才被选中的控件都被组合成了一个控件。这并不影响每个控件的功能，只是对所有选中的控件显示一个位置操作框，现在只要拖动这个“组合控件”就可以了
25、。如果还想拖动组合控件中的某一个只要单独拖动这个控件就可以了。当然这个控件仍然是组合控件的一员。现在移动组合控件，刚才移动过的控件仍然会随别的控件一起移动。如果你不再需要将这些控件组合起来以后，那就先将这个组合控件选中，然后将鼠标移动到菜单栏上的“格式”主题上，单击这个选项，在弹出的子菜单中单击“取消组合”项就可以了。用窗体显示数据虽然很好，但有时要把这些数据打印在纸上，那该怎么办呢？ 办法很简单，在Access中有一个“报表”对象，这个对象就可以帮助你实现将数据打印在纸上。我们先了解一下“报表”。在Access中使用“报表”来打印格式数据是一种非常有效的方法。因为“报表”为查看和打印概括性的
26、信息提供了最灵活的方法。 我们可以在“报表”中控制每个对象的大小和显示方式，并可以按照所需的方式来显示相应的内容。我们还可以在“报表”中添加多级汇总、统计比较，甚至加上图片和图表。“报表”和窗体的建立过程基本是一样的，只是最终一个显示在屏幕上，一个显示在纸上；窗体可以有交互，而“报表”没有交互罢了。我们用“自动报表”来建立一个“报表”。现在我们打开一个数据库，在数据库窗口左侧的选项卡上选择“报表”对象。单击“数据库”窗口中的“新建”按钮，这时在屏幕上就会弹出一个“新建报表”的对话框，将鼠标移动到这个对话框里的列表框中，选择“自动创建报表表格式”，并在对象数据的来源表或查询提示右面的下拉框右面的
27、向下按钮上单击，在弹出的下拉列表中单击“客户信息报表”选项，单击“确定”按钮。现在屏幕上就出现了我们制做的“报表”的模拟显示样式了。首先双击数据库窗口中创建方式栏中的“使用向导创建报表”项，这时在屏幕上会弹出一个对话框“报表向导”,如下图。这个窗口中要求我们确定“报表”上使用哪些字段，这和我们使用“查询向导”和“窗体向导”差不多。现在我们在表/查询下面的下拉框中选择相应的表或查询，还是以“客户信息数据库”为例，首先单击下拉框右面的向下按钮，然后在弹出的下拉选单中选择表“订单信息查询”。左边的“可用字段”列表框中有了几个字段，现在我们选择要将哪些字段放到“报表”中去。 右边列表框就是用来显示我们
28、要放到“报表”中去的“选定的字段”。而在这两个表中的四个按钮，则分别是将左面列表框中的一个或全部字段移动到右面的列表框中、将右面列表框中的一个或全部字段移动到左面的列表框中。而且在右面列表框中的字段的顺序也将反映到“报表”中字段的顺序中去，排在右面列表框前面的字段将在“报表”中靠左，而在列表框中靠后的字段在“报表”中将靠右，当把这些完成以后，单击“下一步”按钮就可以了。在这一步中，Access问我们是否要对“报表”添加分组级别，如下图。这个分组级别就是“报表”在打印的时候，各个字段是否是按照阶梯的方式排列，就像这样。分几组，就有几级台阶。当“报表”有多组分组级别时，我们可以利用两个优先级按钮来
29、调整各个分组级别间的优先关系，排在最上面的级别最优先。 为了了解“分组选项”这个按钮是做什么用的，我们先将字段“序号”添加为一个分组级别。这时，这个按钮“分组选项”就由刚才灰白色不可用状态变成可用的了。单击这个按钮，这时会弹出一个对话框，如下图。在这个对话框中我们看到原来这儿可以用来调整组级字段的分组间隔。如果不想在“报表”中分组，只要将这个组级字段取消就可以了。现在我们单击“下一步”按钮进入下一步。 这一步要我们确定记录所用的排序所用的次序，如下图，即确定“报表”中各个记录按照什么顺序从“报表”的上面排到下面。如果我们按照序号字段的升序方式进行排序，就会发现在“报表”中，每个人的记录会按序号字段从小到大或从大到小进行排列。 完成这些，我们就可以单击“下一步”按钮了。对于这个数据库，用序号这个字段进行排序已经可以了，但如果我要用“订货公司”进行排序，“订货公司”又有重复的话，就需要使用第二级的排序了。这时你看用几个字段进行排序就很必要了。在这一步要我们确定“报表”的布局方式。 通过选择“布局”中的方式，可以确定数据是按照什么形式来进行布局的，并且可以在对话框右面的视图中看到我们选择的布局形式是什么样的。选择“表格”方式，这样所用记录都可以显示在一页纸上了，这样就很容易在一张纸上显示别人所有的信息了。如下图。如果“订单信息
