1、我谈信息化学籍管理贵州省桐梓县燎原镇黎思小学 陈纯森摘 要：随着信息技术的发展，信息化的学籍管理已成为发展趋势，在新的形式下，“全国中小学生学籍信息管理系统”应运而生。本文首先概述学籍信息管理系统产生的背景，再对其基本业务进行介绍，接着阐述学籍管理员应具备的基本素质，而后分析做好学籍管理工作的保障，紧接着的“精细化管理例谈”涉及同区县内学籍异动、跨省转学办理、问题学籍处理、电子档案的收集和整理等诸多方面，最后是结语。本文是笔者长期从事学籍管理工作的亲身实践体会。关键词：电子学籍、信息化、精细化、管理正 文：一、学籍信息管理系统产生的背景学籍管理是学校一项重要的日常工作。随着信息技术的发展，信息
2、化的学籍管理已成为发展趋势。近年来，我国基础教育改革也提出了学籍管理信息化的要求。建立信息化的学籍管理系统，是提高教育管理水平的基础性工作，是加强和规范中小学学籍管理的有效途径，是新时期学籍管理的迫切要求。1、传统学籍管理模式跟不上时代发展的步伐。长期以来的学籍管理都是依赖人工进行，这种管理方式存在着很多缺点，如：效率低，且时间一长，便产生大量的文件、数据，这对于查找、更新和维护都带来不少的困难。2、学生流动的准确数据难以有效掌握。随着社会经济的发展和城镇化进程的加快，人员流动频繁，随之带来子女流动，特别是跨省份、跨地区转学，无法掌握学生流动的准确数据，不便实现统一管理。3、建立全国范围的学生
3、基础数据库势在必行。真实掌握全国范围每个学生信息，为控辍保学、学生资助、义务教育经费保障、事业统计以及日常管理和科学决策提供真实、准确的数据。二、基本业务介绍目前，我校使用的是“全国中小学生学籍信息管理系统”。进入系统的IP地址：*（或：*）；亦或直接在浏览器搜索栏以“贵州正式学籍环境”进入。该系统分为四大模块：（一）学校管理：学校基本信息管理、年级信息管理、班级信息管理、复式班管理。（二）学籍管理：1、学籍注册（学籍注册、学籍注册学校审核、问题学籍处理）；2、招生入学（招生计划数变更申请、学校录取新生、学生分班、重复招生处理）；3、日常管理（学生报到、学生成长记录、关键数据变更申请、关键数据
4、变更学校审核、学籍异动申请、学籍异动学校审核、学生调班、学生花名册管理、学籍卡管理、学籍数据维护、学生照片采集、学校控辍保学）；4、毕业升级；5、综合查询；6、跨省转学。（三）营养餐管理。（四）系统管理。三、学籍管理员应具备的基本素质1、具有很强的责任心和进取心。要做好信息化学籍管理工作，就要一丝不苟，不能有丁点儿疏忽大意。首先是基础数据的录入工作，应保证百分之百准确。有转学、问题学籍、关键数据变更、学生无照片等业务要及时处理，不能疲沓，甚至一拖再拖。2、会基本的电脑操作技能。如学籍注册填写学生信息模板，要会操作Excel；所摄的学生相片如果不符合规定尺寸，能使用图片处理软件。3、善于学习，细
5、心谨慎。作为信息化学籍管理员，要将全国中小学生学籍信息管理系统操作手册贵州省中小学生学籍信息化管理实施细则等一系列文件、方案吃透；还要关注学籍管理的动态要求，如2013年秋季学期，从我贵州省转到省外就读的，采取“其他离校”方式办理；但从2014年春季学期起，此业务不能用“其他离校”处理，必须用跨省转学操作。学籍管理员还应做到细心谨慎，如学生照片要求淡蓝色背景，虽然用其它颜色的背景不影响照片的上传，但既然有要求，就得按“淡蓝色背景”要求办。4、具有一定的变式思维。“全国中小学生学籍信息管理系统”对电脑网络的配置有一定的要求，如在有的浏览器里无法操作（疑似网络不给力，显不出供鼠标点击的按钮），不要
6、尝试两遍就放弃，而可换成另外的浏览器再试，如我在处理学籍异动申请就遇到过这种情况，在360浏览器里不行，但换成搜狗浏览器就行了。有时不能继续操作，同样的网络，但换一台电脑就可操作了；有时无法下拉，但通过“查看全屏显示”便能继续操作了，如在学生异动申请、跨省转学查询明细我就遇到过这种情况。（有些省份的学籍信息管理系统首页界面干脆直接提示“建议使用InternetExplorer8或更高版本的浏览器”，如河南。）若在某一项上重复同样的操作，而耗掉许多时间也未成功操作时，一定要转换思路，尝试新的方法，必要时向外校管理员咨询。5、具有良好的沟通协调能力。如在办理学籍异动、跨省转学过程中，经常涉及与外校
7、领导、学籍管理员或学生家长沟通，了解处理状态、催促办理，获取信息等。电话沟通要注意尊重对方，语言拿捏要恰到好处，追办时间间隔太密可能引起对方反感，但不催也不行；必要时要配合短信使用，如协调更改学生学籍号。四、做好学籍管理工作的保障1、领导的重视。领导重视是做好信息化学籍工作的前提。上级领导对此项工作高度重视和严格督导。另一方面需要学校各级领导的高度重视，在信息化办学理念的引领下，把信息化学籍工作当作学校的重要工作抓紧抓好，有力推动各项工作的开展，使信息化学籍工作真正落到实处。领导对这项工作的重视是非常重要的，它决定着这项工作能否顺利进行。因为信息化学籍管理并不单纯是教导处、学籍管理员简单的事务
8、性工作，而是需要各部门的通力合作。2、教师的配合。信息化学籍管理工作能够顺利进行必须得到全体教师的大力支持和积极配合。学校应统一思想、统一认识，使全体教师认识到学籍管理从纸质向电子化、信息化管理转变是必然的趋势；可进一步向他们介绍信息化学籍的背景、目的和意义，使他们真正从思想上转变观念，筑起稳步推进信息化学籍管理应用建设的思想长城。3、学生家长的支持。学生基本信息的采集工作需要家长们的支持；学生流动，特别是跨省转学手续的办理需要家长具有主动意识。举例说明，由我校转至外省的学生，学生家长或其监护人应在我校领取转学申请表，依据申请表向外省转入学校提出转学申请。如果家长不到我校领取申请表，直接带学生
9、去外省，一方面给原学校调查学生动向带来不便，甚至在一定时间内无法联系；另一方面，外省拟接收学校如让家长提供申请表，家长也要增加麻烦，即便外省学校先让学生入学，但外省学籍管理员一时不能办理跨省转学业务（发起申请）。由外省转入我校的学生，学生家长或其监护人也须提供转出学校的转学意见（或表册）提出转学申请，并向我校提供学生真实有效的个人信息，我校才可按规定在系统中向转出学校发出异动申请。按贵州省中小学生学籍信息化管理实施细则的规定，各级教育行政部门和中小学校要充分利用报纸、电视、互联网等多种方式认真开展细则的学习宣传，使细则家喻户晓，营造细则实施的良好舆论氛围。学校应向家长宣传：学生的学籍号具有唯一
10、性，学籍管理实行一人一号，籍随人走，终身不变。4、必要的培训（学习）和规范的操作流程。学籍管理员应认真参加培训（自学），切实提高应用信息化学籍的水平。通过学习，进一步提高认识，明确职责，掌握方法，增加信心，提高工作效率。严格按照全国中小学生学籍信息管理系统操作手册进行相关操作，以确保信息化学籍管理工作的科学性和高效率。如，关键数据变更申请后，若提示查重不能审核，并不等于整个关键数据变更业务不能办，而是要等系统查重完毕后，再进行关键数据变更学校审核。未查重，不管你尝试多少次审核都将徒劳。五、精细化管理例谈案例一：一次县内转学 有一位学生从我校转到同区县内学校，应由接收学校发起申请，眼看上级规定的
11、办理期限就要到了，但在我校的“学籍异动学校审核”栏一直无该学生姓名，于是我电话联系对方学籍管理员，他信誓旦旦地说操作好了，连在什么时间操作的都说得十分清楚。如果对方真的操作完了，那么在我校“学籍异动学校审核”栏就应该有此学生姓名。我刷新登录系统，确信无学生姓名，于是大胆猜测：对方提交了申请，却忘记了“学籍异动学校审核”。于是我在“学籍异动学校申请”查询栏里输入学生姓名，根据不同的“审核状态”逐一排查，发现该生确实停滞在对方“学籍异动学校审核”处；摸清情况后，我再联系对方学籍管理员进行相关操作，此生从我校的转出得以顺利完成，更重要的是及时帮助对方实现了学生转入。案例二：好记性不及烂笔头我认为，学
12、籍管理员有必要作好两个记录：一是必须建立异动处理台帐，从而做到心中有数，知道哪些人未转入，哪些人还未转出，是什么原因，学生数在上期的基础上变动后与综合查询里的在校生查询数存在怎样的差异，应采取什么措施二是有必要对学籍信息管理具体操作的方法要点作记录。特别是有些具体操作在全国中小学生学籍信息管理系统操作手册、培训视频、演示文稿里体现不出来，全靠自己摸索。隔一段时间后，哪怕是进行同一项操作，也有可能忘记要点，再重新摸索，降低了工作效率。如“学籍异动学校申请”，按操作手册说明：点击“申请”按钮进入学籍异动申请界面；输入需要办理学籍异动的学生的学籍号，点击查询查出该学生信息；选择移动类型；点击保存，发
13、起异动申请。（有新手往往首先查询学生，导致无法继续操作。）即便阅读过操作手册、培训资料，首先点击“申请”，也有可能停滞不前，原因在找不到需要转入的学生。早先我操作过一次，通过摸索，完成了操作。第二学期，就是找不到需要转入的学生，一度还以为是网络不好或浏览器版本的问题，换了电脑仍然没有操作起；我再摸索，回忆起了要点：点“申请”后再点“学校名称”，要选择学校并将本校名改为转出学校名，再点查询，找到新学校后再输入学生姓名，找到该学生信息，接下来才按操作手册操作。相关培训视频、演示文稿也没有细述。像这种要点学籍管理员可作记录。后来，有外校管理员向我询问相同的问题，因为我反复摸索过并作了记录，印象深刻，
14、立刻说出了要点。案例三：一次跨省转学跨省转学务必细心操作，各个环节均不能忽视，此转学流程用时较长，要确保一次成功。杨从广东某校转入我校就读，原校提供的转学申请表上学籍号是该生的身份证号，我通过上网查询发现，早在2007年，广东省义务教育阶段学生学籍管理暂行办法实行“学籍号与学生身份证号一致”，所以我按申请表上的学籍号提交了跨省转学申请。但这个学籍号是不是与全国中小学生学籍信息管理系统一致呢，我也不敢肯定。跨省转学流程用时较长，要确保一次成功才为上策。通过查阅相关资料，我了解到：临时学籍号是L开头的，临时学籍号生成规则是L+学校行政区划代码6位+该生的出生日期8位+识别码4位；而有身份证号的学生
15、的正式学籍号是在身份证号前加G。该生究竟是临时学籍号还是正式学籍号，只有联系到对方学校才能知道。我通过上网找到对方学校的电话，但无奈多次拨打都无人接。我又从县教科局下发的通知里找到广东学籍查询邮箱，我立即联系并获取了该生的临时学籍号，撤销了先前的申请，重新发起申请，最终完成了跨省转入业务。案例四：一次问题学籍处理系统反馈信息：二年级一学生姓名与身份证号不吻合。面临困难：（1）此问题学籍必须在规定的时间内处理完毕。（2）该生父母均已外出，并将户口本带走，无法联系。（3）学生家中唯一亲人是一高龄奶奶，住处偏僻，无法从派出所打来学生户籍证明。但问题学籍处理必须按规定上传佐证材料。我通过与校长沟通，发
16、现学校保存有开学报名时按户口簿登记的记录本。在时间非常紧迫的情况下，经校长同意，我撰写了问题说明：问 题 说 明该生父母均已外出，并将户口本带走，无法联系。但有开学报名时校长按户口簿登记的记录本，信息如下：玉，男，身份证号520322电子学籍上为：长（“长”字系错误），男，身份证号520322二者身份证号完全吻合，说明是同一人。校长按户口簿登记的记录本（二年级页）扫描件另传。校长联系电话：燎原镇小学2013、9、24成功上传两个附件，说明了问题，上级予以了批准。问题学籍虽然处理完毕，但我已有想法：如果学校有复印机的话，可在学生报名时将其户口簿相关页复印备份。还要特别留意复印的内容是否清楚，若不
17、清楚，可适度放大复印，必要时手工描摹；有扫描条件的，可备份扫描的电子文件。无论是纸质材料还是电子材料，都应该归好档，以便需要时方便取用。案例五：做好电子档案的收集和整理工作我讲一讲自己的做法，此做法正在进一步完善当中。做好电子档案分类：上级文件；操作指南，含培训文档、演示文稿、视频、自己的备份如：无身份证号学生照片命名格式“2152010124_2013101_李”（“学校标识码_班号_姓名”）可在Word中保存，照片重命名时可加以复制并作相应修改；本校档案，包括学生信息模板、在校生名册（系统生成）、学生转学证明扫描件、处理问题学籍的户籍证明扫描件、学生照片、学生获奖材料、平时上报上级的有关表册等。本校档案应标注好学期。结语：在长期的信息化学籍管理工作实践之中，我体会到了信息化学籍管理是适应新时代的教育教学管理模式。学籍管理信息化的实施有利于学校、学生管理信息的积累、分析、利用、交换和共享。学籍管理员对此项工作应高度重视，一丝不苟，细心谨慎；应加强学习，不断提高自己的管理水平。参考文献：1中华人民共和国教育部.全国中小学生学籍信息管理系统操作手册Z.2012112贵州省教育厅.贵州省中小学生学籍信息化管理实施细则Z.201404(本文作者系该校教导主任、学籍管理员；撰写时间为2014年4月。)11
