1、第三章账务处理子系统第三章 账务处理子系统第一节 账务系统的工作原理及功能结构 账务系统的基本功能是将会计原始凭证经过一定的数据处理过程形成会计账簿，无论是手工条件还是计算机条件，都必须完成这一基本功能。一、账务系统手工处理方式 在手工条件下，会计核算具有一整套科学的方法体系。它主要包括：设置会计科目及账户、复式记账、填制与审核凭证、设置与登记账簿、成本计算、财产清查、编制会计报表。这些会计方法是相互联系、紧密结合的。为了及时、正确、完整的处理会计业务，不同规模、不同业务量和业务属性的企业，采取了不同的会计核算组织程序，也称账务处理程序，如记账凭证核算组织程序、科目汇总表核算组织程序、汇总记账
2、凭证核算组织程序等。二、计算机账务系统的数据流程 计算机账务系统中会计业务处理的基本流程是：1、编辑输入记账凭证或机制凭证。记账凭证是指手工输入到计算机的会计凭证，此类凭证是输入到计算机中的主要凭证，一般在输入时应注意审核其正确性；机制凭证是指由计算机生成的两种凭证：一种是对于某些具有规律性、且每月都发生的期末结转业务，由计算机根据设置自动生成其记账凭证，这类凭证一般称为机制凭证，另一种是由计算机会计信息系统中其他子系统生成的记账凭证。2、对输入的记账凭证进行审核。无论是手工输入的记账凭证还是机制凭证，都需要再次进行审核，以确保其正确性。3、人工控制由计算机自动完成记账工作。在计算机条件下的记
3、账操作，是指分别更新记账凭证文件、科目余额及发生额文件、部门、项目、往来等辅助文件以及单位银行对账单文件，并删除临时凭证文件中已记账的凭证。记账的另一目的是为了保证会计数据的安全和正确，对于已记账的会计数据只能使用留有痕迹的修改方法。因此记账操作在计算机条件下成为对记账凭证错误的修改是否留有痕迹的分界。 4、人工控制由计算机自动完成结账工作。当进行结账时，计算机将自动进行总账与明细账的核对、总账与各种辅助账的核对，同时结束本月业务的处理。5、人工控制由计算机自动进行银行对账。银行对账是根据银行对账单文件和企业对账文件中的银行业务进行对账，同时生成银行余额调节表及已达账和未达账。6、在计算机会计
4、账务系统第一次投入使用时，也有类似手工的建账工作，这一工作通过对系统的初始设置来完成。在账务处理子系统数据流程图中各主要数据库文件分别是：凭证文件；科目余额/发生额文件；部门（项目、往来业务）辅助文件；银行对账单文件。三、通用账务系统的基本功能结构 1、系统初始化：包括系统工作环境设置，账套设置，科目、凭证种类、初始余额录入，系统的人员管理，初始银行未达账，初始未核销往来账等设置。 2、凭证处理：通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。完成凭证的录入、审核、记账、查询、打印，以及出纳签
5、字等。3、账簿输出：包括查询和打印各种已记账凭证、总账、日记账、明细账及各种汇总表。4、期末业务处理：主要完成期末结转业务记账凭证的自动编制和期末结账工作。包括月末的“月结”及年末的“年结”工作。 5、出纳管理：为出纳人员提供一个集成的办公环境，加强对现金及银行存款的管理。查询和打印现金日记账、银行日记账、资金日报表，进行支票登记和管理，进行银行对账并编制银行余额调节表。6、往来管理、部门管理、项目管理等辅助核算项目的管理。 7、系统管理和维护：主要包括数据的备份和恢复、上机记录的查询和打印、重建索引、往年数据删除等。 第二节 账务处理系统的初始化一、账务系统初始化设置概述账务系统的初始设置一
6、般由财务主管或财务主管指定的专人进行。初始设置工作在系统投入使用时进行，以后一般不再重新设置或修改，如需修改应在年末结账后进行。账务系统初始化，根据其在账务系统中的作用大致上可以分成两个层次：第一个层次是系统工作必不可少的基本设置；第二个层次是为了方便用户使用、提高系统工作效率和灵活的处理会计业务能力的设置及其与财务管理有关的深入设置。二、初始化设置前的准备工作（一）仔细阅读使用手册（二）会计科目、凭证类型等的确定 在使用系统之前，应根据会计法、企业会计准则及企业会计制度的要求，结合本企业会计核算和管理的需要及软件的特点，确定会计科目体系和凭证类型。 1、会计科目的确定：会计科目体系的设置应考
7、虑以下几方面的要求： 设置会计科目必须满足会计核算的要求 要根据不同单位经济业务的特点，以全面核算其经济业务的全过程及结果为目的，使全部经济业务在所设的科目体系中都能得到反映。 设置会计科目必须满足管理的要求会计信息系统还要为企业管理提供各种信息，为考核、分析单位的经营状况，实施控制，作出预测、决策提供依据。而这些要求都可以通过合理地设置科目体系得到满足。 设置会计科目必须满足报表的要求 会计报表是会计信息息统的输出的基本信息之一，报表中的各项数据应能方便的从机内账中自动生成。报表中的各个要素，应能从各级会计科目中找到。 设置会计科目要保持相对稳定性 进行科目设置时必须考虑企业经济活动的发展前
8、景，留出较充分的余地。 设置会计科目要满足会计制度的要求我国的企业会计制度对一级科目的名称、编码使用范围都有明确的规定，不允许各单位进行修改，只能在制度允许的条件下进行适当的增删，单位在确定科目体系时必须遵循这一规定。2、记账凭证类型的确定：在账务系统中记账凭证一旦设定并使用一般说来既不允许修改也不允许删除，因此必须根据单位会计核算和管理的需要确定好记账凭证的类别。（三）会计数据资料的准备在系统运行前，应对系统所需的各种基础数据进行整理，以满足系统运行的要求。这些数据包括： 1、往来账户数据的准备 必须对往来账户的有关资料如：单位名称、个人姓名、地址、电话、邮政编码等资料进行认真的整理，作到名
9、称使用规范，有关资料齐全，以符合账务系统的要求。2、银行账数据的准备账务系统一般都提供银行对账功能，但在启用此项功能之前，必须在系统中录入最近一次对账企业方与银行方的调整前余额，以及启用日期之前的单位日记账和银行对账单的未达项，对于系统所需的这些数据，都要事先整理出来。3、科目余额的准备账务系统使用之初必须将各个会计科目的期初余额输入到计算机中，如果账务系统启用日期不是年初则还需要将系统使用之前各科目的各月的借贷方发生额输入计算机，以便今后编制年终会计报表使用。一般账务系统只需要输入最低级科目的发生额和余额，其上级科目的发生额和余额可由计算机自动进行计算而生成。为了获取系统所需的这些数据，在系
10、统投入使用之前必须对手工会计账簿进行清理，结平所有账户，列出所有明细科目的发生额、余额的清单，以备账务系统初始化设置使用。 4、凭证摘要的规范化在会计信息系统中为了提高编制凭证的效率，减少汉字的输入量，一般设有凭证摘要库以便存放单位常用的摘要，使用时通过摘要编码或现场帮助功能，自动输入摘要的内容。这就要求在系统使用之前，必须对单位使用的摘要进行认真的规范化，这种规范化一方面是指对摘要表述的规范化，另一方面还要符合软件的要求，如商品化通用软件一般都对摘要有长度的限制，使用摘要的字数不能超过此长度。（四）会计组织和人员分工的确定计算机账务系统投入使用前需要根据会计信息系统的工作特点进行工作岗位的重
11、新划分并确定每一岗位的工作权限，以便在系统初始设置时进行操作权限设置确保账务系统的运行安全。人员分工的目的是为了避免与业务无关的人员或无权限的人员对系统进行非法操作。会计信息系统人员分工可以通过姓名和密码的设置来限定其操作权限和责任范围，从而保证会计人员各司其职。三、 系统控制参数设置首次启用一个新建账套的账务处理子系统或启用一个账务处理子系统之后，都可以对账务处理子系统的控制功能作进一步的设置。（一）凭证控制设置 1、制单控制：在填制凭证时，系统能够进行的控制。（1）制单序时控制：（2）资金及往来赤字控制：（3）可以使用其他系统受控科目：（4）允许修改他人填制的凭证：（5）支票控制：（6）制
12、单权限控制到科目：2、外币核算：如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式固定汇率、浮动汇率。3、凭证控制：处理凭证时，系统能够进行的操作控制。（1）打印凭证页脚姓名：（2）凭证审核控制到操作员：（3）出纳凭证必须经由出纳签字： 4、凭证编号方式控制：其中“系统编号”为填制凭证时，按照凭证类别按月自动编制凭证编号。“手工编号”为在制单时手工录入凭证编号。5、往来控制方式：客户往来款项和供应商往来款项是由应收、应付系统核算，还是由账务处理子系统核算。（二）账簿设置：用来调整各种账簿的输出方式及打印要求等。 1、打印位数宽度2、明细账（日记账、多栏账）打印输出方式3、凭证、正式账每页打印行数：4、
13、明细账查询权限控制到科目：（三）明细权限设置对操作员的操作权限做进一步控制。如制单权限控制到科目、凭证审核权控制到操作员、明细账查询控制到科目。 四、 会计科目设置（一）会计科目设置的内容1、科目编码：科目编码应是科目全编码，即从一级科目至本级科目的各级科目编码组合。其中，各级科目编码必须唯一,且必须按其级次的先后次序建立，即先有上级科目，然后才能建立下级明细科目。科目编码中的一级科目编码必须符合现行的会计制度。通常，通用商品化会计核算系统在建立账套时，会自动装入规范的一级会计科目。2、 科目名称：科目名称是指本级科目名称，通常分为科目中文名称和科目英文名称。3、科目类型：科目类型是指会计制度
14、中规定的科目类型，分为：资产、负债、所有者权益、成本、损益。4、账页格式：定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。通常系统会提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。5、助记码：用于帮助记忆科目，提高录入和查询速度。通常科目助记码不必唯一，可以重复。6、科目性质（余额方向）：增加记借方的科目，科目性质为借方；增加记贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。7、辅助核算：也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其它核算要求，系统除完成一般的总账、明细账核算外，还提供部门核算、个人往来
15、核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算五种专项核算功能供选用。8、其他核算：用于说明本科目是否有其他要求，如银行账、日记账等。一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。9、 外币核算：用于设定该科目是否有外币核算，以及核算的外币名称。10、 数量核算：用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。（二）会计科目模块设置的功能1、科目增加：该功能允许增加一个新的会计科目，增加时要进行合法性和正确性检查，即不能有相同的科目代码出现，保持科目代码的唯一性。2、科目修改：当科目属性有错误时，可以对错误属性进行修改。但是如果某科目已被制过单或已录入期初余额，则不能修改该
16、科目。如要修改该科目必须先删除所有与该科目有关的凭证，并将该科目及其下级科目余额清零，再修改。修改完毕后要将余额及凭证补上。已使用的科目不能增加下级。3、科目查询：准确而迅速地定位在用户所要查询的科目上，方便地查询或修改科目的各种属性。4、科目删除：对于不再使用的科目，可以将其从科目库中删除掉。但是已有余额的科目不能删除，不能删除非末级科目。5、 科目打印：该功能可实现科目的简单和明细打印。6、 科目保存：该功能是将科目设置的内容保存在科目文件中。（三）科目编码方案 在进行科目代码设置时，一级科目代码应该使用财政部统一规定的代码。其他各级科目码应按使用单位的实际情况，在满足核算和管理要求的基础
17、上自行设置。但这种设置还应符合前面所设的会计科目编码规则。通常对会计科目进行编码采用分组的顺序码。由于账务系统运行时计算机只以科目代码来识别账户，因此科目编码非常重要，除上面所说原则外，编码时还需要注意以下问题：1、科目代码应输入全码，即从一级科目至本级科目的各级代码组合而成的代码组。2、科目代码必需具有唯一性， 即每一个会计科目有而且只有一个代码来代表。3、科目代码要在满足核算和管理的前提下适合计算机识别和分类处理。4、科目代码应简单明了，便于操作人员记忆和使用。5、科目代码既要反映科目间的统属和逻辑关系，也要尽量减少位数，以免增加输入和运算的工作量，增加出错的可能性。6、考虑到单位业务的扩
18、展和管理要求的不断提高，科目代码还应具有一定的扩展性，以便需要时能够灵活对科目进行增删。五、凭证类别设置通常，系统提供五种常用分类方式供选择：1、记账凭证2、收款、付款、转账凭证3、现金、银行、转账凭证4、现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证5、自定义凭证类别某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，通常系统有五种限制类型供选择：借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额；贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额；凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额；凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额；无
19、限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。在录入凭证之前，应进行凭证类别的设置；已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字；若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。六、外币及汇率设置企业有外币业务，要进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率值，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率，在制单时使用固定汇率还是浮动汇率由账簿初始化设置决定。如果使用固定汇率，则应在每月月初录入记账汇率（即期初汇率），月末计算汇兑损益时录入调整汇率（即期末汇率）；如果使用浮动汇率，则应每天在此录入当日汇率。七、期初余额录入在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理
20、的手工账目的期初余额录入计算机；如果是年中启用账务处理子系统，应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚，作为启用系统的期初数据录入到账务处理子系统中，系统将自动计算年初余额；如果企业是在年初建账，或不反映启用日期以前的发生额，则期初余额就是年初数。如果科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。期初余额的录入分两部分：总账期初余额录入、辅助核算科目期初余额录入。（一）总账期初余额录入余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入
21、数量外币余额。若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。红字余额用负号输入。（二）辅助科目期初余额录入在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动为其开设辅助账页。相应地，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来，即不能直接输入总账期初数。期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证；已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。 若使用了应收、应付系统，并且客户往来或供应商往来由应收、应付系统核算，那么，应该到应收、应付系统中录入含客户、供应商账类的科目的明细期初余额。在账务处理系统中，
22、只能录入这些科目的总余额，若这些科目还有其他辅助核算，如部门核算或项目核算，则只能录入这些科目下各部门总余额或各项目的总余额。八、 其他设置 （一）定义结算方式用来建立和管理企业在经营活动中所涉及到的结算方式，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为2级。结算方式编码级次的设定在建账的编码部分中进行。定义结算方式的内容包括：结算方式编码、结算方式名称和票据管理标志。（二）自定义项的设置在账务系统中，各企业所使用的各类原始单据（如发票、凭证、出入库单等）和常用基础信息（如客户、供应商和存货）中的项目可能会因为企业自身的原因出现一些差异，为满足企业的不同要求，系统为各类原始单据和基础信息设置了
23、自定义项和自由项，以便设置一些系统没有提供、但又需要的特殊项目，这样在使用时就能够灵活自由地录入一些辅助信息。系统预先定义好了最多可设置的自定义项和自由项。就自定义项而言，是针对单据、客户、供应商和存货；而自由项只针对存货而言。一个自定义项目只能定义一个属性，但一个自由项可以定义多个属性，（三）常用凭证定义在企业日常的经济业务中，会出现大量的同类业务，反映这些业务的会计凭证的分录格式一致，不同的仅仅是发生额。为方便这类凭证的输入，可以预先定义这类凭证的分录格式，即常用凭证。将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时随时调用，必将大大提高业务处理的效率。确切地说，“常用凭证”提供的是常用会计凭证
24、的模板，在调用常用凭证后，仍可做修改，使其符合当时会计业务需要。定义常用凭证时即要定义凭证主要信息，也要定义凭证分录内容。 （四）常用摘要定义常用摘要是系统为方便以后凭证输入，帮助用户规范摘要而设定的功能。用户可以通过常用摘要定义功能，定义本企业常用摘要，在填制会计凭证时可随时调用。 第三节 账务系统日常业务处理 账务系统日常业务处理主要包括记账凭证的输入、审核、修改和记账等工作。其中记账凭证的处理是账务系统日常业务处理过程中手工业务处理和计算机业务处理的连接点，也是计算机账务系统最基本最主要的数据来源。因此凭证处理是账务处理的关键环节。一、凭证管理（一）凭证填制 每一张凭证应该只记录一笔经济
25、业务，不可把记录不同经济业务的分录填入一张凭证。凭证填制的内容主要有：1、凭证类别：输入凭证类别字。凭证类别是在初始化时设置的。2、凭证编号：一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始，对于网络用户，如果是几个人同时制单时，在凭证的右上角，系统提示了一个参考凭证号，真正的凭证编号只有在凭证已填制并经保存完毕后才给出，如果只有一个人制单或使用单用户版制单时凭证右上角的凭证号即是正在填制的凭证的编号。3、制单日期：系统自动取进入账务系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期。4、凭证体：输入本张凭证的每一笔分录。每笔分录由摘要、科目、发生金额组成。（1）摘要：输入本笔分录的
26、业务说明，摘要要求简洁明了。（2）科目：科目必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。（3）辅助信息：根据科目属性输入相应的辅助信息。如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等。如果该科目要进行数量核算，则屏幕提示用户输入“数量”、“单价”。系统根据数量单价自动计算出金额。若科目为银行科目，那么，还应输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”。输入这些数据的目的主要是便于进行银行对账，同时也可以方便对支票的管理。对于要使用“支票登记簿”功能的用户，若希望在制单时也可进行支票登记，则应在“账簿选项”中设置“支票控制”选项，那么在制单时，如果所输的结算方式应
27、使用支票登记簿， 在输入支票号后，系统则会自动勾销支票登记簿中未报销的支票，并将报销日期填上制单日期。（4）金额：即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。（二）凭证审核为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性，制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。审核员和制单员不能是同一个人。审核操作员除了需要具有凭证审核权限外，还需要具有对待审核凭证制单员所制凭证的审核权，这个权限在“明细权限”中设置。凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才可以进行修改或删除。取消审核签字
28、只能由审核人自己进行。采用手工制单的用户，在手工凭单上审核完后还须对录入机器中的凭证进行审核。作废凭证不能被审核，也不能被标错。已标错的凭证不能被审核，若想审核，需先取消标错后才能审核。若设置了“凭证需出纳签字”参数，则对于收款和付款凭证不仅须审核员签字还需出纳签字。（三）凭证汇总凭证汇总是按条件对记账凭证进行汇总并生成一张科目汇总表。进行汇总的凭证可以是已记账凭证，也可以是未记账凭证，因此财务人员可在凭证未全部记账前，随时查看企业目前的经营状况及其他财务信息。二、记账计算机账务处理中的记账过程首先是一个数据传递的过程，把经过审核签章的、要求记账的记账凭证从录入凭证数据库文件中，传递到记账凭证
29、数据库文件中，这一工作由计算机自动完成。经过记账的凭证是不能修改的，也就是记账凭证数据库文件中的数据是不能修改的，由此形成了会计核算系统稳定的数据。系统记账一般都遵循这样一个过程：（一）选择记账凭证 开始记账时，系统首先要求用户选择要记账的凭证范围。凭证范围由月份、凭证类别、凭证编号决定，系统一般给出凭证编号的最大范围作为默认值。一般月份不能为空，类别如果为空，系统自动将各类已审核的记账凭证全部进行记账。（二）系统自动检验记账凭证 虽然记账凭证在输入和审核时已经经过多次检验，但为了确保会计数据的正确，系统在登记机内账簿时仍将对记账凭证进行一次平衡校验和会计科目等有关内容的检验。如果发现不平衡凭
30、证或错误凭证，系统会将不平衡的凭证或错误凭证的类别和凭证号显示给用户，同时停止记账。（三）数据保护 记账工作涉及到系统内多个数据库，记账过程一旦发生意外，会使记账涉及到的数据库受到影响，为此系统设计了数据保护功能。记账前系统首先将有关数据库在硬盘上进行备份，一旦记账过程出现意外，系统将停止记账并自动利用备份文件恢复系统数据。（四）正式记账 以上工作完成后，系统自动将选定的记账凭证登记到机内账簿中（包括部门核算、往来核算和项目核算的辅助账簿），并进行汇总工作，计算出各个科目最新的本月发生额、累计发生额和最新的当前余额，将其保存在系统中，完成记账工作并将已记账的凭证张数显示给用户。 进行记账工作需
31、要注意的问题：1、未经审核的记账凭证不能记账。2、有不平衡凭证或错误凭证时，系统停止记账。这种情况较为特殊，通常在系统投入日常使用后，违反规定修改初始设置时容易发生。3、记账过程决不允许无故中断系统运行或关机。 第四节 辅助核算与管理大部分会计软件在完成一般企业会计核算的基础上，又提供了辅助核算与管理的功能，以实现核算型会计软件向管理型会计软件的过渡。这些辅助核算与管理的功能包括银行对账、部门核算与管理、个人往来核算与管理、单位往来核算与管理、项目核算与管理等。一、部门核算和管理（一）部门核算。部门核算主要可为用户提供如下核算功能:1、输出部门核算账。系统可通过屏幕显示或打印的部门核算账主要有：（1）部门总账。系统可根据用户指定的部门核算科目和会计期间，输出该部门核算科目下指定期间内各部门的期初余额、借贷方发生额及期末余额；也可根据用户指定的部门和会计期间，输出该部门下指定期间内对应各个部门核算科目的期初余额、借贷方发生额及期末余额。（2）部门明细账。系统可根据用户指定的部门核算科目和会计期间，输出该部门核算科目在指定期间内分部门的明细账；也可根据用户指定的部门和会计期间，输出该部门在指定期间内对应各个部门核算科目的明细账；还可通过指定
