1、管理信息系统作的业超市管理信息系统可行性分析 江山特价超市管理信息系统 可行性分析一、引言1.概述 用户：江山特价超市拟建系统名称：江山特价超市管理信息系统开发单位：工商系人力0502班管理信息系统软件开发中心系统服务对象：超市导购员 超市收银员 顾客2.项目建设背景及必要性 江山超市是一个商业销售组织，该超市的主要业务是从批发或制造厂商处进货，然后再向顾客销售。按照有关规定，该超市在每月需向税务机关交纳一定的税款。该超市的全部数据处理都由人工操作。由于经营的商品品种丰富，每天营业额很大，因此业务人员的工作量十分艰巨，并且人工处理过程中错误率比较高，超市的反映速度也比较慢，销售、库存和会计之间
2、的相互协调也不够紧密，所以给超市的发展带来了阻碍。 该系统运用VFP的主要知识，利用数据库技术，表单等，主要实现对超市仓的有效管理，它的主要意义在于为更好的管理超市仓储，方便内部人员的数据录入、数据查询、数据更新，及时、准确地了解超市的运营状况，便于销售等各方面决策的制定。二、系统设计目标 拟在半年内建立江山超市管理信息系统，本系统将改变传统管理模式，加速超市管理的自动化，标准化和科学化，以保证货物管理的科学和合理。本系统和财务系统、顾客信息系统以及互联网相连接，使各部门相互之间更加协调，降低日常处理中的错误率，提高员工的满意度，便于工作人员查询和顾客反馈，满足顾客的服务要求，从而使超市更好更
3、快的发展。三、系统可行性分析 主要从以下三个方面对该系统的建设进行具体的可行性研究： 1.运行管理可行性 以往手工服务是时出现的效率低下错误率高等问题以受到管理高层领导的重视，随着超市的扩建高层领导越来越期望早日推出自动化的超市管理系统，高层管理人员积极支持开发应用项目，同时建立了一套系统完整的管理方法和制度以便对新的系统进行管理。并且现有的超市管理人员只要进行培训完全可以胜任工作，而对于缺少的计算机管理人员，可以通过招聘解决。现有的运行环境只要稍加改进就可以保证新系统的运行，从运行管理方面看是可行的。2.技术可行性使用Visual FoxPro8.0作为系统开发的开发环境，它作为一种现代的编
4、程语言，提供完善的指令控制语句、类与对象的支持及丰富的数据类型，给开发高性能系统提供的保障为开发满足客户要求的系统，保证了代码的模块化要求，而代码模块化的提高，非常有利于以后对新系统的扩展与修改。本系统的设计与开发在技术上和硬件、软件设备上的条件都是满足的，而且VFP目前是很流行的系统软件，人员接受速度快，因此，在技术上是可行的。3.经济可行性本系统的开发，为超市的扩建和发展带来了一个质的飞跃，为此主要表现有以下几个方面：第一，本系统的运行可以大大的提高工作效率第二，本系统可以减少错误率，降低超市成本第三，本系统的运行可以代替人工进行许多繁杂的劳动第四，本系统可以全自动全天候为各户服务第五，本
5、系统的运行可以节省许多资源以目前的超市，有能力承受这笔系统开发费用，同时这样的系统开发是一种非常必要且有效的投资，从经济效益综合考虑，这样的 系统可以加快资金的周转，减少资金的积压，提供更高质量的信息，提高取得信息的速度等等，所以在经济方面是可行的。所以，本系统在经济上是可行的。四、新系统开发方案 根据超市的现状，主要有两种方案可供选择：（1）购置商品化的已有系统。（2）根据自身的实际情况，与软件公司合作开发。通过管理部门大家讨论，认为商品化的大型管理系统软件，主要面向沃尔玛等大型超市，可能不适应目前江山特价超市发展规模的实际情况，并且一套全面的大型管理系统软件需要十几万元，费用比较昂贵。鉴于
6、次，最好的方法就是自行组织开发人员，与本地软件公司合作开发适合学院自身情况的新系统。五、结论 综上所述，由于管理信息系统的开发在国内外是一个技术上的成熟系统，并且有切实的工程技术保证，新系统能够满足江山特价超市的工作要求，使该超市的管理达到规范化、科学化，有超市领导的大力支持以及人员和资金的保证，因此开发超市管理系统是完全可行的。 总体规划一、系统开发背景江山超市是一个商业销售组织，该超市的主要业务是从批发或制造厂商处进货面向顾客销售。按照有关规定，该超市在每月需向税务机关交纳一定的税款。 该超市尚未彻底实现信息化，大部分业务采用人工管理，浪费人力物力；部分业务虽已实现了微机自动化管理，但应用
7、系统大多水平较低，比较落后，其中相当一部分为自己开发研制，水平各异，不符合统一标准。由于经营的商品丰富，日营业额很大，因此业务人员工作量巨大，并且人工处理过程中错误率比较高，超市的反映速度也比较慢，销售、库存和会计之间的相互协调也不够紧密，这些给超市的发展带来了阻碍。随着信息技术飞速发展，现有条件已不能满足需要，必须运用现代信息技术对原有的系统进行升级。二、系统的开发目标 拟采用模块化的程序设计方法，在半年内建立一个在vista平台下的江山特价超市管理信息系统，本系统将改变传统销售管理模式，实现商品销售的自动化、标准化和科学化。三、现行系统详细调查1.组织结构分析：现行系统设有财务科、供应科、
8、销售科、人事科和和后勤科。 图1现行江山系统组织机构分析图 ）财务科：接到顾客的货款时，给顾客开出收据及发票，通知销售科付货；根据税务局发来的税单建立付款帐，并付税款；根据供货厂商发来的付款通知单和采购科记录的应付款明细帐，建立付款明细帐，同时向供货厂商付购货款。无论是收款还是付款之后，都要修改商店的财务总帐。财务科在完成以上日常账务工作的同时，还要定期编制各种报表向经理汇报，以供经理了解有关情况并据此制定下阶段的业务计划。 ）供应科：将销售科提供的缺货单进行汇总，根据汇总情况和各厂商供货情况，向有关厂商发出订购单。当供货厂商发来供货单时，对照留底的订购单加以核对。如果正确则建立进货帐和应付款
9、帐，向销售科发到货通知单并修改库存记录；如果供货单与留底订购单不符，则把供货单退还给供货厂商。 ）销售科：接受顾客的订货单，并进行校验，将不符合要求的订货单退还给顾客。如果是合格的订货单且仓库有存货，那么就给顾客开发货票，通知顾客到财务科交货款，并修改因顾客购买而改变的库存数据。如果是合格的订货单但是缺货，那么先留底，然后向采购科发出缺货单。当采购科购买到货后，核对到货单和缺货单，再给顾客开出发货票。 ）人事科：人员招聘、培训、配置、考核。 ）后勤科：后勤服务。2. 功能结构分析： 图2 现行江山结构分析图四. 信息系统结构1.组织功能分析 组 织功 能财务科供应科销售部人事科后勤科计 划 销
10、 售 供 应 人 事 财务管理 表1 组织/功能联系表图中：“”表示该业务是对应组织的主要业务，即主持工作的单位 “”表示该单位是参加协调该业务的辅助单位 空格：表示该单位与对应业务无关2.数据类设计这里只列出部分的主要数据类： 实 体 数 据 类 商 品顾 客人 员资 金计 划 型商品计划销售计划人员计划预 算统 计 型商品需求销售历史人员统计财务统计文 档 型现有商品状况顾 客员工档案财务会计业 务 型订 货流通记录人员调动记录应付帐款图 实体数据类矩阵 数据类功能计划财务商品商品结构商品需求表商品库存工作令商品供应流通状况顾客进货统计表销售记录订货商品编号成本店员经营计划CUUUU财务计
11、划CUUU资产规模CUUU商品预测UUUU市场调查UCU商品规格UCUU营运UCCU商品需求UUC库存控制UUUC销售计划UCU咨询服务UCU售后服务UUC资产防损UUU通用会计UUU成本会计UC人员计划C店员培训U图 功能数据类矩阵3.确定子系统及开发顺序（1）定义数据类 顾客货物 销售分析报告销售区域财务顾客 利润分析报告货物库存供应商 采购合同单订货货物 货物流动清单收银货物清点服务人员 人员计划表管理人员图5 江山超市数据类2.定义字系统及信息系统结构图6江山超市信息系统结构五、实施计划系统开发主要工作进度表如下：阶 段人 数时间 （月）起止时间可行性研究312007.082007.0
12、9系统分析512007.092007.10系统设计712007.102007.11程序设计822007.112008.01系统测试512008.012008.02系统试运行3 12008.022008.03验收2008.03表2系统开发主要工作进度表 系统分析一、现行系统数据流程分析（一）江山特价超市现行业务流程图（图7）： 图7 江山特价超市现行系统业务流程（二）超市技术部现有数据流程图具体如下：（图8） 图8 江山特价超市现有系统管理组数据流程图本系统数据流程图用到的图形符号有以下几个，代表意义如下：（三）数据和数据流分析 江山特价超市信息系统进销存数据流程图（图9） 图9 江山特价超市信
13、息系统进销存数据流程图 三、新系统的逻辑结构（一）确定新系统目标1、方便的数据输入性能良好的人机界面，尽量避免汉字和长字符串人工重复输入。 2、灵活地查询性能，能快速实现多项产品输入数据和库存数据的查询。 3、把目前基本上是“静态”库存管理变为“动态”管理，能随时提供库存现状信息（包括库存预警信息）。（二）确定新系统的业务流程1业务流程图（图10）注：本系统业务流程图用到的图形符号有以下几个，代表意义如下：业务处理单位 业务处理功能描述 表格/报表制作信息传递过程 存储数据2表格分配图（图11）销售科 财务科 库存管理科 图11 江山超市表格分配图（三）确定新系统的数据和数据流程1数据流程图（
14、图12） 图12 新系统管理组数据流程图2数据字典 数据字典（Data Dictionary, DD）是对数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据存储和外部实体进行定义和描述的工具，是数据分析和管理工具，也是系统设计阶段进行数据库设计的依据。数据字典用于进一步定义和描述所有数据项，包括数据流字典（表3）、数据存储字典（表4）、数据处理字典（表5）三类。 表3为数据流字典清单，此处仅对F1作如下解释，数据流F1是顾客S1提出的订单，它的去向是编辑处理P1.1.1，在F1中包含如下信息：订单标识、顾客细节（如顾客姓名、顾客地址、电话、电传等）、货物细节（如货物名称、货物产地、货物数量
15、等）。F2、F3F7均代表数据流名，它的来源、去向以及该数据流所含内容。总编号编号名称来源去向所含数据结构说明1-01F1订单S1顾客P1.1.1编辑处理订单标识、顾客细节、货物细节1-02F2顾客数据P1.1.1编辑订单P1.1.2登录新顾客数据订单标识、顾客细节用于登录顾客数据1-03F3顾客数据P1.1.2D2顾客文件订单标识、顾客细节、货物细节用于建立顾客数据1-04F4订单P1.1.1P1.1.3判断核对订单标识、顾客细节、货物细节用于判断核对1-05F5货物情况D1货物文件P1.1.1编辑订货单标识、顾客细节、货物细节用于编辑订单1-06F6不合格订单P1.1.3判断、核对S1顾客
16、订单标识、顾客细节、货物细节、不合格原因退还顾客 表3 数据流字典清单(部分) 表4为数据存储字典清单，均以D表示。此处仅对D9进行解释，其余类推。D9为应帐款明细帐，它是用来记销售收入（应收款）的库文件。通过P1.1.5（建立收款明细帐）的处理将数据流F9写入D9（应收款明细帐）。D9包含如下信息：标识货名、数量、顾客名、应收款、日期。从图7中D9的输出数据流为F43到P1.3.5（编制报表处理），其内容包含标识、货名、数量、顾客、应收款、日期。总编号编号名称输入数据流输出数据流内 容说明S1-01D1货名文件F5（D5-P1.1.1）货物名称、标识用于编辑订货S1-02D2顾客文件F3（P
17、1.1.2-D2）F47（D2-P1.1.2）标识、顾客细节用于编辑订货S1-03D3库存文件F10P1.1.4-3）F5（P1.2.5-3）F16（D2-P1.1.2）标识、顾客细节、缺货总量用于记录货物数量合发订单S1-04D4待定货物文件F13（P1.2.1-D4）F14（D4-P1.2.2）标识、厂商细节、厂商供货细节用于编发订单、记录缺货S1-05D5厂商名录F15（D5-P1.2.2）标识、厂商细节、厂商供货细节用于编发订货单S1-06D6订货单价文件F17（P1.2.2-D6）F52（D6-P1.2.3）标识、货物细节、数量、厂商名、日期留底的订货单 表4 数据存储字典清单(部分
18、) 表5为数据处理字典清单，它对数据流图中的所有处理功能作出说明。此处仅以P1.1.1（编辑订单）为例，商店根据订单（F1）、顾客情况（F47），判断是新老主顾编辑成合适的订单（F4），同时对于新主顾，从P1.1.1输出新顾客数据（F2），再登记新顾客数据处理（P1.1.2）。在数据字典处理清单中均有详细说明，表7只是一部分。其余以此类推。总编号编号名称输入处理逻辑概况所含数据结构说明P1-01P1.1.1编辑客户订单F1订单F47顾客情况根据订单和顾客情况，判断新老客户，并编辑成合适的订单F4订单F2新客户数据P1-02P1.1.2登录新顾客数据F2新顾客数据读入新客户的细节写入顾客文件中去
19、F3新顾客情况登记P1-03P1.1.3判断、核对F 4订单检验顾客订单、分成不合格、可供缺货三种情况处理F6不合格 F7可供订单F11缺货当检验订货属哪类以便以后分类处理P1-04P1.1.4开票、修改库存F7可供订单F55到货缺货订单给顾客开发票，通知期付款、修改库存记录F33发货票F48销售情况F8应收情况销售处理P1-05P1.1.5建立应收款明细账F8应收款根据F8建应收账款F43应收账款表5 数据处理字典清单 表6列出的数据字典中的部分条目，并给出数据描述的部分内容。它是对数据流图中各个存储文件中记录的字段予以逐个定义，规定其类型、长度和各个字段的作用。例如订单数据，它由订单号、顾
20、客号、顾客名、顾客电话、货物编号、货物名、货物数量、订单标志、厂商编号等（表6）均给以定义（类型、长度、说明），这里列出的只是对各数据元素的一部分。数据编号名称类型长度说明备注5-01订货单整型6订单编号5-02顾客单整型65-03顾客名字符型4客户姓名5-04顾客电话整型8用于缺货到货时通知5-05货物编号整型45-06货物字符型85-07货物数量整型3记录货物数量表6 数据描述(部分) 统系统设计 一、系统总体方案设计 图13 新系统销售业务流程图图14 新系统会计业务流程图 (一)系统结构模块设计1.系统处理方式 江山超市业务管理信息系统采用分布式处理。采购、销售、会计三个部门各配置一台
21、微机，三台微机联成网络，相互通信。采购、销售、会计三个部门各自独立地进行业务处理，各部门之间的数据通信由网络完成。（二）系统功能结构图与控制结构图（图15）超市业务管理信息系统共分成销售、采购、会计三个子系统，其功能模块结构： 图15 江山超市业务管理信息系统功能模块结构图16 江山会计子系统控制结构各个模块的IPO图图17和图18给出了系统的部分IPO图，其中图17是主控模块的IPO图。开始 图17 系统的IPO图(主控模块)图17系统的IPO(一)图18 图17系统的IPO(二)图19图17系统的IPO(三)图20二、代码设计方案 商品代码：新系统为每个商品设计了代码，一方面便于统计商品的
22、种类和特性，另一方面是为了方便数据输入，商品代码共13位，为数字字符，采用数据码结构。在系统运行过程中，凡是需要输入某种产品时，只需要输入产品代码即可，系统可根据产品代码，产品名称，自动将相应的产品名称和特性等信息调出来，而且代码显示在输入/输出窗口中，用户不一定要记住产品代码，可以随时通过系统联机查询。前2位为商品属成品还是半成品，第三位到第5位为商品产地编号，第6位到第8位为商品的大类（如食品类、日用品类），第9位到第11位为细分种类，第12位到13位为流水账号 XX XXX XXX XXX XX 流水帐号 细分种类 商品大类 产地编号 成品/半成品 例如：010*吉林皓月产的猪肉三、输入
23、输出设计（一）输入设计（表7） 表7 输入设计1输入项目：产品名称、产品代码、产品场地、价格、数量等信息2输入人员：要求超市工作人员具备基本的汉字输入能力（如五笔等），能熟练使用光电阅读器。 3主要功能要求：输入易操作、迅速、准确。4输入校验：主要依靠视觉验校、格式验校、数据类型验校、逻辑验校等组合进行。（二）输出设计（表8）项 目数 据数据类型宽度数据 来源数据 去向商品代码010*字符型10库存管理部销售部商品名称吉林皓月产的猪肉字符型16库存管理部销售部商品价格15元数字型2库存管理部销售部供应商代码S21542字符型6采购部库存管理部供应商名称吉林皓月字符型4采购部库存管理部进货日期2
24、007.11.11日期型12采购部库存管理部提货日期2007.11.11日期型12采购部库存管理部表8 输出设计 新系统的输出设计充分考虑了用户在使用信息方面的要求，为使用者提供及时、准确、全面的信息服务。1输出项目：商品的名称、代码、价格；供应商的名称、代码；数据的类型、宽度、数据来源、数据去向等。2输出接受者：超市服务及管理人员。3输出要求：合理、适用、清晰、准确。（三）菜单系统设计（表9）主菜单功 能表格视图显示有关的表单查 询商品的名称、代码、单价，所提供的供应商信息编 辑修改、粘贴。窗 口显示表单（商品的名称、代码、单价，所提供的供应商信息）只读格式。帮 助顾客反馈、各个服务点的商品信息查询 表9 菜单系统设计四、计算机系统的配置（一） 硬件配置1.十台微机（包括主机、显示器及磁盘驱动器）。2.打印机。3.适配器、电缆等其它网络配件。（二）软件配置1.汉字多用户操作系统。2.汉字dBASE数据库系统。3.其它应用软件。
