1、PPT内容设计原则PPT内容设计原则一、强调重点原则强调重点是幻灯片内容设计的核心原则。在设计幻灯片时，要谨记：每张幻灯片都要有鲜明的观点，重点要非常突出。图1强调重点原则PowerPoint是幻灯片的英文写法，由Point和Power组成。其中Point意为“点”，Power指“有能量、重量”，概括起来就是“有重量的点”，即“重点”。PowerPoint软件的特点就是观点鲜明（Point），突出重点（Power）。也就是说，只有把Power和Point都做好，才能称之为真正的幻灯片。1.一张幻灯片不等同于word的一个页面在Word中，编辑的单位跟页码没关系，其无需打字，只要使用60个回车，
2、就能从一个页面跳到另一个页面，因此，与其说Word的一页纸是编辑的单位，还不如看成是打印单位。相较之，幻灯片不同，一张幻灯片不能等同于word的一个页面。很多人都有过这样的经历：字数太多，当一张幻灯片写不下时，就再建一张接着写。事实上，这是典型的“Word搬家”，这样的幻灯片显然没有达到强调重点的原则，不提倡使用。2.一张幻灯片等同于word的一个章节幻灯片大纲的英文版叫“Outline”，相当于Word中的标题，属于结构性文字。一般来说，在幻灯片中，只能放入标题和结构性的文字，而不能放入过多的正文。如果实在需要放入较多正文，可以添加在备注中。也就是说，幻灯片中的文字应该是纲要性的，因此等于一
3、个章节，只有章节和标题才可以体现明确的观点和重点。图2是某人做的一张幻灯片，其表示，由于Word文字多，幻灯片编辑区空间小，只能节选一部分来粘，所以把节选的部分称作“片断”。图2某人做的幻灯片由图2可知，此类幻灯片有两个错误：一是标题没有论点，不能叫“片断”；二是所节选的文字没有重点。事实上，该幻灯片三段文字中的第一句都是核心，可直接提取核心内容，把每段第一句做成一级标题，同时把标题换成“实施方案”，如图3所示：图3修改后的幻灯片通过对比不难发现，图3的观点表述更加明确，但这仍然不是幻灯片，只是多了背景颜色，没有观点和重点，因此只能称为“多级Word”或者“记事本”。通常，幻灯片中的重点，要先
4、提取出来，然后做加强。只有把核心明确突出的表现出来，在幻灯片打开时，观众才能够了解所讲的重点，使幻灯片达到质的变化，如果配合动画，就能够达到更好的效果。图4是二次修改后的效果。图4二次修改后的幻灯片值得一提的是，图4中的三段文字不一定都要加在幻灯片中，事实上，只要把三个标题做好，其余的由内容演示者说出来即可。须知很多观众不会看过多的文字，文字太多会让人产生疲倦感，也就起不到吸引观众的效果。因此，与其这样，不如将幻灯片打印出来让观众自己看，这样还能节省时间。总之，制作幻灯片一定要考虑观众的感受，学会换位思考，从而达到重点突出的效果。二、形象生动原则形象生动原则的特点在于：简短、简洁，便于观众记忆
5、。所谓便于记忆，是指让人们记住幻灯片的观点和重点。在设计幻灯片时，如果文字量非常大，是不方便观众记忆的，只有把幻灯片做得简洁简短，观点才能更加明确和突出。须知相比冷冰冰的文字，人更愿意看形象生动的事物，这也是Excel中把表单信息转化成图表的原因。1.视觉朗读不可取在幻灯片设计中，视觉朗读的方法是不可取的。图5视觉朗读与视觉展示如图5所示，内容同样是“打开任务管理器的方法”，左边幻灯片的设计即为“视觉朗读”，这种设计方法是不可取的。正确的做法应该是，在放映幻灯片的同时，让观众的思路跟随演讲者而动，使观众时刻牢记演示文稿的观点，而只有形象生动才能够吸引观众，让人记忆犹新，进而达到“视觉展示”的效
6、果（如右边的幻灯片）。2.文字多也可以做出优秀幻灯片【操作演示】图6所示幻灯片出自某企业的工会主席之手，其经常去地方参加各种会议，但是每年年终总结的述职幻灯片，所受到的关注度都比较低。究其原因，原来其只是对着幻灯片读，观众不爱看也不爱听。该工会主席感觉自己的工作不受重视，想在新述职时将幻灯片进行一番修改。图6 年终述职总结（一）相较于形式多变的数据类型幻灯片，文字列表型幻灯片由于没有办法转化成其他形式，因此是最难修改的。仔细研究图6中的幻灯片内容，可以找到突破口：每一行的最后都有开会地点，因此可以通过网上地图抓屏找到照片，然后对照地图，在幻灯片中直接标记出相应的地点，配合动画效果，开会地点就会
7、清晰地逐次出现，如图7所示。图7年终述职总结（二）在进行PPT演示时，当说到会议主题，只要点击鼠标，地图上所有图标就会紧急集合，地图淡淡地隐去，取而代之的是每一行文字，同时为了体现更好的效果，可在右上角添加党旗Logo。如图8所示：图8年终述职总结（三）经过修改后的幻灯片，开会时关注度明显增高，达到了这位工会主席想要的效果。修改之后的幻灯片的文字量并没有减少，只不过借助地图效果做了一个转化，结果明显提高了幻灯片的等级，达到了形象生动的效果，使PowerPoint的重点更突出。由此可见，想要提高幻灯片的等级，并不一定要减少文字，也可以借助其他手段实现。有人曾说：“文字是优秀幻灯片的天敌。”，认为
8、幻灯片中的文字过多就会降低幻灯片的优秀率。事实上，有些文字较多的幻灯片，优秀程度也并没有降低，因此，更精准的观点应该是“多余文字是优秀演示文稿的天敌”。3.多用图型和图表说话在PPT的设计中，为了减少在文稿中多使用文字，需要牢记多用图型代替文字和多使用图表两条锦囊妙计。多用图型说话用图型代替文字。这里的“图型”是指图形和模型。图形和模型的配合本身已经表达了幻灯片的观点，也就没有必要再写多余的文字，自然而言减少了文字的使用。图型的优势包括表达文字内容、减少冗余文字、表现力强、形象生动四个方面。图9滑轮模型效果图9所做的是一个模型效果，其滑轮是固定的，表达份额的大小。经过对其大小和颜色的区分，在数
9、据简单更新的基础上，又增加了动画效果，使滑轮有一个滑动的过程，就形成了比较，如图10所示。在比较的同时形成了对比过程，省略了语言和文字，使观众很直观就能知道份额多少的关系，既形象，又生动。图10修改后的滑轮模型效果图10中的组合可以分解为很多幻灯片自带的图形，只要进行组合、复制，再配合动画就可以完成。做这样的效果看上去很复杂，事实上，熟能生巧，只要熟练了就会节省很多时间。在实际操作中，有些效果也可以做得很简洁。【操作演示】新建一张幻灯片，斜着画条直线，直接在流程图中找到三角形绘制出来，并稍微调整其位置，然后再画一条直线，接着在下方画一个矩形，再接着画个圈，圈住直线和矩形，在画圈时没有包含旁边的
10、三角形，随后按Ctrl键直接拖，变成“复制”效果，通过Ctrl键的配合可以直接拖到指定位置。整张幻灯片只要加上标题，即只需在矩形中点右键添加文字，即使忽略动画制作，这张幻灯片的演示效果也会一目了然。概括来说，在绘制图形时，有两个小建议：第一，只要选择Shift键，就能画成规则的图形。按Shift画直线，会形成没有任何锯齿的直线；按Shift键画矩形，会变成正方形；按Shift键画椭圆，会形成正圆。不仅如此，在Office所有软件和PhotoShop等绘图软件中，都可以配合Shift键完成规则图形的绘制。第二，在幻灯片中复制文字和图形不建议使用“Ctrl+C”和“Ctrl+V”。因为复制后再粘贴
11、时，粘贴的位置还需要再调整，不好操作，因此可以直接画个圈，圈选，按住Ctrl键直接拖到制定的位置，再做微调，就可以实现想要的效果。注意，对于工作中用到的数据对比，平衡关系等情况，在幻灯片设计时，同样也可以利用相应的图形关系绘制。【操作演示】按Shift键画一条直线，再画一条向上的直线，可以通过复制多画几条，并将线的位置微调，之后画一个圈圈住这些直线，点右键做一个组合，把多个图形变成一个。按住Ctrl键复制，做三个相同的图形。紧接着，画一段弧，旋转绿色空点将其转成所需要的角度。此时弧的两边都是线，要做跨栏的感觉，就要把右侧的线变成箭头：首先把该线选中，点击“绘图工具栏”的“箭头样式”的按钮，选择
12、样式五，直接单击，右侧箭头就会出现，按Ctrl键拖动。然后，在左侧画一个实心的大圆，右边画一个实心的小圆，在下方用文本框填写每一个的主题。如图11所示：图11跨栏效果比如，某企业的研讨会的主题为“如何让消费者轻松越过三关”，其中，第一关是品牌关，第二关是质量关，第三关是价格关。很多人都是用文字表现数据对比的效果，一张幻灯片写一关，结果用了三、四张幻灯片，最后还增加一个小结和总结，这样的幻灯片做出来后关注度非常低；也有人通过“一越过三关”的图型表达，路径动画，随着讲解让圆不断地跳动，让观众联想到一关跳过一关，能够让实际消费人群和有意向人群近似。这种幻灯片的关注度最高，效果最好。“SmartArt
13、”的运用。在Office2007和2010版本中，有一个非常重要的功能，即“插入”中的“SmartArt”。SmartArt由Smart（聪明）和Art（艺术）组成，概括起来就是“聪明的艺术图式”。当在窗口中点击“SmartArt”时，就会打开各种事物关系，从而省去自己做模型。比如，在“列表”中，有六边形蜂窝状多级列表、上下多级图文列表、图文列表；在“流程”中，有步骤和阶段；在“循环”中，有相互循环的关系，有齿轮咬合相互的关联；在“层次结构”中，有常见的制作组织结构图效果；在“关系”中，有平衡关系、有漏斗做筛选、有矛盾和冲突，还有做工作总结和计划时常用的目标图、同心圆等。通过这些模型，可以在工
14、作时很轻易就能把幻灯片的效果做得非常好。以介绍今年的优秀员工和销售冠军为例。【操作演示】选择“图文列表”，点击“确定”，可以在页面上看到三个框，上面是图，下面是文字介绍。由于需要介绍四个人，所以需要添加一个框：选中“设计”，在左边“添加形状”处单击。在幻灯片中点右键编辑文字，直接就可以填写所有人名，然后点击图片框中“插入图片”的按钮，单击图片即可插入。完成以上操作后，在“设计”“颜色更改”中更改颜色，在SmartArt样式中，将其改成三维的光影效果。图12图文列表效果在制作幻灯片时，很多其他关系也可以通过SmartArt来展示。【操作演示】点击“插入”“SmartArt”“关系”中的向右倾斜，
15、如图13所示，天平的右上方是三个，左上方是二个，光标在左侧添加一个形状，两边都是三个，就会自动达到SmartArt平衡关系。图13平衡关系效果图接着，更改颜色为“彩色”，点击“样式”做“三维光影”，不用加文字，就可以得到很好的效果。图14 SmartArt的功效在工作中，经常会制作表示相互关系的图表，比如“目标图”，可以在“插入”“关系”中直接添加。也就是说，在PowerPoint中，只要掌握技巧，做出效果很好的幻灯片是不需要花费很多时间的。多用图表说话在进行幻灯片制作时，要想做到形象生动，除了多用图型，还要多用图表说话。图表有直观、表现力强、便于记忆、形象生动的优势，是其它工具无法取代的。在
16、幻灯片制作中，把结果转化成结论的最好方式就是把文字数据转化成图表。图表的优势跟图型很像，而区别在于图表本身就很形象生动，数据不用文字表达，而是通过柱图、饼图、折线图直观地表示。需要注意的是，由于幻灯片中的图表只是用来表达结论，所以会有真图表和假图表之分。真图表。如图15所示，这是一个真图表幻灯片，但是效果不是非常理想，观众的关注度很低。图15非专业真图表真正的幻灯片应该做到放映时看不到数据，只能看到网格和图例，如图16所示，幻灯片中的三个产品配合动画放映随着单击图表会纷纷出现，这样能够很明显地提升观众关注度，从而达到吸引观众的效果。图16专业真图表假图表。假图表在工作中也经常用到，如图17所示
17、，这是一个典型假“模拟条形图”，从中可以看出数据对比的情况。图17假模拟条形图不难看出，假图表的表现力比真图表要强很多，不论是光影的感觉，还是朦胧的标题，这种美感真图都很难达到。制作假图表需要掌握一些方法，以图17所示的幻灯片为例：【操作演示】画一个矩形，在“设置颜色”的时候选择“绿色”，并将透明度设置成40%。选“颜色填充”时，如果透明度默认为零，就会看不到背景信息，如果透明度调到20%左右，在预览中就会出现若隐若现的效果，而调到40%左右，就会有朦胧的感觉，越调大就会越清晰。可见，清晰度是通过透明度来调整的。假图表最终所达到就是若隐若现、半遮半掩的效果。在幻灯片中，有很多表现方式和手法可以
18、取得更好的效果和关注度，这是真图表无法实现的，因此，在实际的运用中，假图表比真图表使用更广泛。总的来说，在两种情况下，必须要用到真图表：第一，数据同步更新。在Excel中做图表，随机写几个数目，将数据信息选中生成柱图，这就是用Excel数据生成的真表。“复制”Excel中生成的柱图，粘贴到幻灯片中时，应该点击“编辑”“选择性粘贴”“粘贴链接”，如果Excel的数据源发生变化，幻灯片中的数据源也会跟着真图表的变化而自动改变。如果直接粘贴到ppt中，数据源是独立的，即使Excel数据发生改变，幻灯片中的数据也不会发生改变。这也就要求了在选择粘贴链接工作图表对象时，应该注意“链接”（Update），
19、要把Office中所有“链接”都想象成“自动更新”，只要做链接，就可以直接把幻灯片和数据源中的图表自动做同步变化。因此，经常进行数据变化工作是需要用真图表来实现的。第二，数据要求精确。如果是假图表，非整数数据的表现就不会很清晰。比如，当前幻灯片数据是整数97%，如果是97.64%带小数的数值，假图表就无法实现。在电视节目中，股市行情时时变化和更新，而且数据要求非常精确，表达精确的数据关系，是性命攸关的大事，因此股价图表必为真。要点提示必须用真图表的两种情况： 数据同步更新；数据要求精确。三、把握细节原则细节决定成败，把握细节很重要。很多幻灯片无法达到优秀等级，实际上就是因为没有把握好细节，比如
20、，文字的位置、形状、大小以及颜色配合，线的直度，网格的平均分布等。图18 幻灯片的细节原则1.文字、图片巧排列如图19所示，该幻灯片效果不理想的原因有两个：一是细节没有做到位，表单左侧文字对齐方式不统一；二是Logo的背景有白色的底色，直接影响了美观。图19 不理想的幻灯片文字对齐很简单，就不再做赘述，重点讲一下取消图片的白色背景方法。【操作演示】选中照片，点右键出现图片工具栏，点击图片工具栏倒数第二个按钮“设置透明色”，鼠标指针此时会变成一支笔，对准白色部分单击，白色变成透明色，幻灯片中的文字和背景就融为一个整体。如图20所示：图20 理想幻灯片很多人在幻灯片中复制Excel图表时，通常会将
21、Excel图表的白色底也都复制过来，导致和幻灯片格格不入。对于这一问题，只要在Excel中双击，借助透明色将背景设置为“无色”，再粘贴到幻灯片中，图片就会和幻灯片融为整体。如图21所示，这张幻灯片也犯了同样的问题，每个Logo都有白底，而且排列不整齐，造成幻灯片整个画面很凌乱。图21 带白底的LOGO图【操作演示】选中一张图片，利用图片工具栏把白底调成透明色，选择“没有线条颜色”取消图片的线条，结果表现为既没白底也没有线条，同样的方法更改剩余图片，之后对图片再进行排列。排列也有方法和操作步骤。【操作演示】首先，按shift键画一条直线，然后按ctrl键，拖出两条直线，用选框圈住这两条直线，按c
22、trl变成四条，再圈住四条直线，按ctrl变成八条直线（这是呈几何级数增长的）。将最上方的线离顶边的位置以及最下方的线离底边的位置手动调整好，中间的线的位置以及是否对齐不用管，然后将八条线全选，双击“绘图”工具栏的“对齐或分布”菜单，就可以达到对齐。对齐分布包括“左对齐、水平居中、右对齐”三种形式，选择“水平居中”，八条直线就会对齐。再次打开“对齐或分布”菜单，选择“纵向分布”调整中间线的位置，点击后这些线就各自找到平均点。图22 直线的排列在幻灯片中，有很多类似的工具和命令能协助实现分布和对齐。不仅网格可以手动做到分布、对齐外，图片和图形同样也可以做到平均分布。【操作演示】建新一张幻灯片，插
23、入几张大小不一的照片。首先，把照片进行缩放，使其大小平均。然后，将三张照片圈选，利用“绘图”“对齐或分布”“底端对齐”，让三个图形或者文本框的底端在一条水平线上，再进行“绘图”“对齐或分布”“横向分布”，由于两边图形已经做好了定点，中间的照片会通过“横向分布”找到平均的分布点，点击后，图片就会达到了分布对齐的效果。接着，在三张图片下方画一条直线，满不满一屏都可以，然后“复制”直线，再圈选两条直线，点击“绘图”“对齐或分布”“水平居中”调整直线的位置，把下面的直线选中变粗调整位置。再将两条线同时选中，选择一种颜色，用文本框在直线下方给对应的图片标注文字。最后，在最上方添加一个标题。图23 图片的
24、排列和对齐图23所演示的效果是将大小、横纵不一致的照片，通过对齐分布方式的调整，达到完整的效果。可见，细节可以通过“分布”、“图片的透明”、“对齐”等技术方式得到更好的展示。2.学会制作假图表【操作演示】接着图22所示的幻灯片中的上面七条直线选中，做成虚线，第八条线不动，在所有线条的左侧从下往上按着shift键画一个向上的箭头。假图表的数值轴都是有箭头的，下方的分类轴没有箭头。点右键，选择“背景”的“下拉列表”中“填充效果”为背景设置颜色（如果面积大，背景最好是渐变色，纯色是单一颜色，做整个背景效果不好），选择“渐变”“单色”中的绿色（根据投影情况来定），选择“角部辐射”，单击“确定”，角部辐
25、射的渐变绿色就变成了幻灯片的背景。绿色作背景，前景网格颜色选择白色或浅色才会清晰。圈住所有的线，把颜色统一做成白色，可以把线条加粗使效果明显。图24 假图表数值轴制作同样的效果，可以做成带光影光柱的假图表。图25 柱形图示表如图25所示，这张幻灯片中的假图表，也是用绿色做背景，点击鼠标从下往上就会升起真正数据的圆柱，这种效果的制作步骤如下：【操作演示】在图24所示幻灯片的基础上，进行如下操作：首先，点击“自选图形”“基本形状”“圆柱形”，从上至下绘制一个圆柱，调整黄色控点，把圆柱的上盖调小，视觉上的三维感觉会更好。其次，设置颜色。进入“填充”“填充效果”“渐变”，用“单色”、“双色”都可以，单
26、色一定选“白色”，双色选“上白下灰”的模式，就会出现从白到灰两种颜色的渐变。在左侧下方“底纹样式”中选择“垂直”效果，即左右是白色，中间是灰色，做成100%透明效果。在颜色控制透明度设置中有两个透明度，第一个透明度是调整颜色1，第二个透明度是调整颜色2，配合两个颜色的选择。白色的透明度也调到15%以下。线条选择“无线条色”，按ctrl键复制两个柱体，选择“横向分布”把三个图形等分间距。再次，在透明柱形的内部做一个小的基本形状圆柱形，做具体的数据显示，用黄色控点调整柱形大小。打开“填充”“单色”“蓝色”“垂直”，选择“变形中”右下角的“两边深，中间浅”的样式，透明度要默认的0%。“确定”之后将线
27、条取消。复制两个柱体，放入其余两个大的柱体中，用鼠标拖拽成长短不一的柱形。选中它们，在“对齐或分布”中选择“水平居中”，实心的柱形就在中心了。最后，画一个基本形状的平行四边形，黄色控点调整大小，点右键“叠放次序”“置于低层”，把线条色取消。这个平行四边形衬在柱表下面，相当于图表的底座。用文本框在图表的下方书写文字，分别写出三个柱表的月份，然后文字改成白色，并放大。也要利用“对齐或分布”命令，将文字与柱表的位置对准，把字体加粗，并将左边的每一个刻度0、100、200、300做好。放映效果如图26所示：图26 放映效果图整个假图表在制作过程中，每一步操作都有很精细的调整，把握好细节就体现在操作和命
28、令上。3.制作表现力有方法在幻灯片中，假图表的效果通过操作层面的细节体现出来的，掌握细节表现力的规律和方法，再去制作幻灯片，就能为幻灯片中的问题找到完美解决方案。人的眼睛常常产生错觉，利用这种错觉，往往可以做出很好的演示文稿。【操作演示】新建一个幻灯片，选择空白版式，点击右键选择“设置背景格式”“填充颜色”“渐变”“单色”“绿色”“角部辐射”。在前景中画两个圆形，第一个按Shift键画正圆，稍微大些，做填充效果，选择“单色”“白色”，“底纹样式”选“斜上”，“变形”效果选左上角第一种（左上角是白，右下角是灰）底纹样式，点击“确定”，当前的大圆就会变成左上角白右下角灰的效果。取消线条色。再画一个
29、稍小的圆，同样选择“填充效果”，选择“单色”“白色”，“底纹样式”选“斜上”，“变形”效果选右上角第二种（左上是灰，右下是白），点击“确定”，取消线条色。把小圆放在大圆上面，呈现出强烈的凹凸感，简称为“假平凹”。人眼睛的错觉就是这样产生的。如果把小圆再变小，做成一个椭圆，放在大圆上面，就被勺子挖掉一块一样。按Shift键把小圆做成正圆，对其进行复制，全部选中放在大球上面，就像高尔夫球的感觉。最高境界的演示文稿是做模拟、比喻和讲故事类型的，很多人的年终总结都会选择这种方式。比如，下载七剑下天山的电影海报，用photoshop将七把剑抠出来，七把利剑表示七个产品，根据每把剑的特点显示产品销售情况，
30、整个主题都是由七把剑来展现，这就是故事类型的演示文稿。再如，在幻灯片中制作一个穿马甲卡通人物，马甲上有三个扣子，每个扣子都有目录文字，只要点击第一个扣子，就会解决第一个问题，跳转到后面的幻灯片，要点讲述完毕后就会再返回卡通人物，接着点击第二个扣子解决第二个问题，如此解决三个问题。卡通人物的马甲好画，扣子却不容易做出来，对此，可先画一个大圆，接着画一个椭圆，再复制两个小圆，做成黑色，把椭圆放到大圆中间，两个小黑圆放在椭圆中间，最后把所有的圆圈选，右键选择“组合”，缩小后纽扣就形成了。在幻灯片中这种表现力的方法是有规律的，可以利用人眼睛的错觉做成很精美的效果。【操作演示】首先，按shift键画一个
31、大的正圆，选择“填充效果”“单色”“白色”上白下灰，画一个小圆，选择“单色”“白色”“上白下灰”，点右键将两个圆“组合”缩小。接着，按Shift键画一条直线，把线条变粗，填充白色，点击右键把这条线“置于底层”。再画一个“圆角矩形”，设置颜色，填充“单色”为“白色”，“底纹样式”选择“斜上”，“变形”效果为左上白，右下灰的底纹样本，取消线条。接着点中小圆，选择右键添加文字。然后把整个效果复制三至四个，修改编号，点击右键在每一个圆角矩形里添加文字，最终制作成了目录摘要，如图27所示：图27 目录摘要制作效果图27是一张典型的工作中经常用到目录摘要幻灯片，主要靠视觉上的假象在简短时间达到的效果，很多类似的模版都是采用同样的方式制作出来的。四、移
