1、成员企业信息化管理规范稻花香集团成员企业信息化管理规范汇编一 总则第一条 各成员企业由本企业相关信息部门或由本企业办公室指定人员（以下简称专管部门或专管人员）负责本企业信息化管理和维护。第二条 各成员企业由总经理或指定副总分管信息化管理，负责监管、协调本企业信息化工作。第三条 信息化管理工作内容包括计算机及相关设备管理、网络管理、信息安全管理、办公系统、各业务系统的建设和维护等。二 计算机及相关设备管理规范第一条 各成员企业由专管部门或专管人员负责管理和维护计算机及相关设备（包括打印机、复印机、投影仪、LED显示屏、路由器、交换机、服务器、U盘、移动硬盘、存储卡及配件或耗材等）。集团信息部负监
2、督、协助和检查职责。第二条 设备的采购与领用（一）计算机及相关网络设备、配套设备统一由专管部门进行采购，或由专管人员报财务部门进行采购。（二）根据实际需求，各部（办）在每季度第一个月的10号前将本季度采购计算机、耗材、配套设备及相关网络设备需求计划以OA协同的方式报专管部门或财务部门（特殊或临时性耗材需求可按实际情况直接报审），专管部门或财务部门按照相关制度进行逐级报审。（三）需求计划批准后，由专管部门或财务部门负责组织采购工作。（四）供货商将设备送达安装地点后，由专管部门或人员、使用部门和供货商三方开箱验货，设备维护、调试由专管部门或人员负责。（五）本企业各部（办）的计算机及相关设备领用必须
3、由领用部门的主管带领使用人员向专管部门或人员进行登记，登记内容包括使用人、单位（部门）、领用时间、设备状态、设备型号及配件清单等。（六）存储设备（U盘、移动硬盘、存储卡等）需在OA协同系统中提交设备/软件采购申请，由专管部门或人员审批并购买，并由专人保管及使用。设备损坏不能使用时，必须交回后才能申请新的存储设备。第三条 设备的使用与管理（一）每台计算机均有专人使用，使用人即为该设备保管责任人，其他人员未征得责任人同意，不得上机使用。（二）计算机应放置于通风、避光的位置，远离磁性物品；做到防尘、防磁、防湿、防阳光直射。（三）不要频繁开关计算机，下班或中途离岗超过60分钟的，应关闭计算机。 （四）
4、计算机的开机必须按照“先外设后主机”的原则进行；关机则按照“先主机后外设”的原则进行。 （五）不得随意改变计算机原始配置，不得私自加装其它设备（如光驱、音箱等）。 （六）配有后备电源的设备，设备使用完毕的同时应关闭后备电源，禁止在后备电源上使用其它非计算机类的设备。 （七）定期对计算机设备做好除尘、去垢和表面清结工作，禁止将茶水、饮料等液态物质放置在计算机设备上，以防止液体溅入机器内部，损坏机器。（八）计算机出现故障后，应立即通知专管部门或人员修理，不得自行拆开机器，更换零配件。专管部门或人员修理后及时登记修理情况，登记内容包括使用人、单位（部门）、故障现象、故障原因、处理方法、处理结果、更换
5、的设备型号及配件清单等。集团信息部可协助进行修理。第四条 设备的调拨和报废（一）本企业各部（办）因人员岗位变更、工作调动或其它情况，需要对计算机及相关设备进行调拨的，按照资产调拨相关管理规定处理，并经专管部门或人员同意和登记备案，登记内容包括原单位（部门）、原使用人、调拨时间、新单位（部门）、新使用人、设备型号及配件清单等。（二）本企业各部（办）发生人员辞职或被辞退的情况，相关人事劳资部门应及时通知专管部门或人员办理计算机及相关设备的交接手续，专管部门或人员负责登记备案，登记内容包括单位（部门）、使用人、交接时间、设备型号及配件清单等。（三）计算机及相关设备因年久老化或故障不具备维修价值时，由
6、使用部门在OA协同系统中提交设备报废申请。各部（办）的报废申请由专管部门或人员对申请进行审核确认后会同财务部门进行报废处理并登记备案，登记内容包括单位（部门）、使用人、报废时间、报废原因、设备型号及配件清单等。第五条 设备的盘点和检查（一）专管部门或人员负责对本企业各部（办）的计算机及相关设备进行定期盘点，每季度一次，并对盘点情况进行登记备案，登记内容包括单位（部门）、使用人、使用期限、设备状况、IP地址、MAC地址、设备型号及配件清单等。（二）专管部门或人员负责对本企业各部（办）的计算机及相关设备的使用情况进行定期巡检，每月一次，巡检内容包括故障频率、系统安全、软件安装及网络连接等。（三）集
7、团信息部不定期抽查和定期检查（每季度一次）各成员企业的设备使用和登记备案情况，并根据检查结果对成员企业信息化工作进行评分和考核。第六条 赔偿及处罚（一）人为损坏计算机及相关设备的，由当事人按照实际维修、维护费用全额予以赔偿，并对每人次处100元的罚款。 （二）因责任人疏忽或操作失误，给工作带来一定影响，但经努力可挽回的，对其进行批评教育，一次处责任人罚款100元。（三）责任人违反本管理制度相关规定的，查处一次处责任人罚款50元。因其行为使企业蒙受损失的，由其承担全部损失，并根据情节轻重对其给予通报批评、降职、免职或辞退等处分。（四）利用计算机网络犯罪，触犯国家法律、法规的，将依法移交司法机关追
8、究其相关责任。三 计算机网络管理规范第一条 各成员企业由专管部门或专管人员负责管理和维护本企业计算机网络。集团信息部负监督、协助和检查职责。第二条 龙泉范围内成员企业电脑的IP地址由集团信息部统一规划分配，员工不得擅自更改其IP地址，更不得恶意占用他人的地址。未经集团信息部同意，不得私自增加路由器等网络设备。其它成员企业由专管部门或人员负责本企业内部网络的IP地址规划、分配和管理。第三条 互联网安全准入（一）凡集团正式员工，需要访问外部网络的，必须在OA系统中填报外网使用权限审批流程经本公司总经理批准，集团信息部按职务级别相关标准开通账号后，方可访问外部网络。流程如下：发起人总经理（审批）集团
9、常务副总（审批）集团总经理（审批）集团董事长（审批）集团信息部（审核）发起人（知会）。（二）上网账号不得转借他人使用，一旦发现，立即封停。（三）严格按照集团职务级别划分网络访问权限，执行标准如下：职务级别上网时间上网流量备注科员级30小时/月1G/月流量和时间标准为试行标准，后期根据实际情况调整。正科级（含副科）50小时/月3G/月正部级（含副部）100小时/月8G/月副总经理及以上无限制无限制说明：（1）时间、流量不累计到下月，每月1日清零。（2）时间、流量条件分别计算，任何一个条件满足则外网无法访问，只可访问内网。（四）因特殊情况或工作需要，需增加上网时间或流量的，应在OA上填写外网使用权
10、限审批流程，写明申请原因，经本公司总经理、集团常务副总、集团总经理、集团董事长审批同意后由集团信息部开通。第四条 工作时间，员工不得使用BT、电驴、POCO、迅雷等P2P软件下载电影、电视剧或者游戏，做与工作无关的事情，占用网络资源。专管部门或人员定期检查本企业内部网络相关软件安装使用情况。集团信息部将对集团各成员企业的网络及上网行为进行不定期检查。第五条 赔偿及处罚（一）违反本章相关规定的，视情节轻重，查处一次处责任人100-1000元罚款。因其行为使企业蒙受损失的，由其承担全部损失，并根据情节轻重对其给予通报批评、降职、免职或辞退等处分。（二）利用网络进行犯罪并触犯国家法律、法规的，依法移
11、交司法机关追究其相关责任。四 信息安全管理规范第一条 各成员企业由专管部门或专管人员负责管理和维护本企业信息及数据安全。集团信息部负监督、协助和检查职责。第二条 基础设备安全管理（一）计算机及相关设备只有专管部门或人员进行维护时有权拆封，其他员工不得私自拆封。（二）计算机及相关设备（笔记本电脑除外）不得私自转让或借出，不得无故带出办公生产工作场所。（三）计算机及相关设备性能落后或故障严重，不能满足实际工作需要的，应报专管部门或人员进行设备评估，按评估结果登记注销后，进入固定资产申购程序。（四）计算机及相关设备出现故障或异常情况（包括气味、冒烟与过热）时应当立即关闭电源开关，拔掉电源插头，并及时
12、通知集团信息部进行检查或维修。第三条 操作系统安全管理（一）专管部门或人员负责对计算机及相关设备安装操作系统，并进行系统备份。（二）计算机及相关设备使用人必须设置开机或登陆密码，同时对密码严格保密，并应定期更换，以确保安全。第四条 资料数据安全管理（一）为保证机器正常运转，工作资料不得存储于系统盘（一般为C盘）或系统桌面上。（二）涉及商业秘密、重要技术文件及其它需要保密的文件，应做好备份，妥善保管，并不得在网络中共享。（三）对属保密性质的部门，严禁对外拷贝数据，确需拷贝的，必须经部门负责人签字认可。（四）移动硬盘、U盘等移动存储设备只能用于临时中转文件，不得长期在线使用，不得长期存储工作资料等
13、重要数据，违反规定造成数据丢失的，由使用人承担所有责任。第五条 网络应用安全管理（一）任何人不得在网络内进入或攻击他人计算机及服务器系统。（二）各成员企业的网络须安装防火墙以确保网络及连接的安全，由集团信息部负责防火墙的维护和升级工作。（三）集团信息部每月进行一次网络防火墙访问控制策略审查工作，对过期和权限过大的策略进行调整和优化。第六条 病毒防治安全管理（一）任何人不得在集团网络内制造或传播计算机病毒。（二）由专管部门或人员负责安装、管理本企业各部（办）计算机设备的杀毒软件（禁止安装360安全卫士、360杀毒及360相关软件）。（三）集团信息部负责建立突发病毒事件应急响应机制，在重大病毒爆发
14、时，负责组织和协调相关部门研究应急方案，并跟踪有关反馈信息和处理结果。（四）集团信息部定期发布防毒杀毒安全知识，及时发布“新病毒预告”，提供特定病毒专杀工具，防止病毒泛滥，提高员工的病毒防治安全意识。第七条 赔偿及处罚（一）违反本章相关规定的，视情节轻重，查处一次处责任人100-1000元罚款。因其行为使企业蒙受损失的，由其承担全部损失，并根据情节轻重对其给予通报批评、降职、免职或辞退等处分。（二）利用计算机和网络进行犯罪造成安全事故并触犯国家法律、法规的，依法移交司法机关追究其相关责任。五 OA办公系统和RTX腾讯通使用管理规范第一条 系统开通与培训（一）需要开通OA办公系统和RTX腾讯通的
15、新进成员企业，须由本企业办公室提出书面申请，由本企业总经理、集团信息部部长、集团分管副总、集团总经理签字审批后，方可开通。（二）开通OA办公系统和RTX腾讯通后，由集团信息部负责对系统使用人员、单位管理员进行培训。第二条 部门职责与权利（一）各成员企业办公室负责文件的制作、发送、督办及少量纸质文件的存档和上报。（二）各成员企业人事劳资部门、专管部门或人员负责配合集团信息部进行OA用户的注册和注销。（三）集团信息部负责OA办公系统、RTX腾讯通的培训及系统服务的运行维护、管理，并有权对各成员企业OA办公系统、RTX腾讯通的使用情况进行检查。（四）各成员企业专管部门或人员负责本企业OA办公系统的维
16、护、管理（指定专人使用OA办公系统单位管理员账号进行组织架构、人员档案、协同流程及其它的管理维护）。（五）各成员企业须结合公司实际，明确各部门在OA系统中的职责并指定专人负责相关工作，确保OA系统正常运行。第三条 账号建立与注销（一）各成员企业新进并符合OA办公系统及RTX腾讯通使用条件的员工，由新进员工所在部门负责人在OA系统中发起集团系统帐号申请流程，集团人力资源部在两个工作日内分配员工编号并知会各企业专管部门或人员，各企业专管部门或人员在两个工作日内完成OA办公系统用户帐号建立（RTX腾讯通账号自动生成，未生成账号或无法登录RTX腾讯通的，请及时与集团信息部联系）。新用户登录后，自行完善
17、个人信息（手机联系方式等）。流程如下：发起人发起人部门主管（审核）集团信息部（审核）集团人力资源部（审批）发起人单位系统管理员（账号建立）集团信息部（知会）（二）各成员企业未经申请或审批同意，禁止私自增加本企业用户账号。（三）账号建立时，应填写完整的姓名、性别、年龄、联系方式等信息。系统保存时会将上述信息自动同步到RTX腾讯通中，方便其它用户进行联系。（四）若员工离职、解除劳动合同，以及工作单位、岗位及职务、上级主管等发生变化，相关部门主管应立即通知专管部门或人员、本企业人事劳资部门，专管部门或人员须在两个工作日内完成OA办公系统用户注销、迁移、信息变更等相关工作（RTX腾讯通账号自动删除）。
18、第三条 系统登录与使用（一）第一次登录OA办公系统后，应及时修改登录密码（RTX腾讯通的密码自动修改）。（二）定期修改OA办公系统密码，严禁泄漏密码。（三）未经授权，不得将OA办公系统和RTX腾讯通账号转借他人使用。（四）每天上午、下午上班后都必须立即登录OA办公系统和RTX腾讯通查看通知、公告、协同和消息并及时处理，且始终保持“在线”状态。（五）因开会、外出或其它原因不能保持在线状态时，应将账号修改为“离开”状态。如因出差或其它原因长时间无法登录系统，须指定授权的代理人代办处理各项事务。（六）凡一个月未登陆协同办公平台的用户，一律停用账号，永不启用。第四条 公文发送与接收（一）各成员企业下发
19、、上报的各类公文（包括文件、会议通知、公告、新闻、信息等）统一采用OA办公系统发送，特殊情况需要发送纸质文件的，须报相关领导批准。（二）各成员企业的正式文件及其他需要签发的公文，严格按照集团文书处理制度相关流程操作，统一由本企业办公室进行编号、制作、报批，通过OA办公系统发送至收文单位和个人，并根据实际需要打印存档和上报。（三）文件发送后，工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查、催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。第五条 协同发送与处理（一）发送协同前，确认流程的合理性和完整性。可设置督办人员，在流程中人员无法处理或其它原因导致流程无法继续时，可由督办人员修改流程转发到其
20、它用户处理。（二）各类协同表单（如请假单、出差单等）的模板由各企业专管部门或人员进行维护和管理（由集团信息部负责培训）。（三）OA办公系统用户必须保证信息处理的时效性，及时处理各类待办协同及表单。工作时间必须登录系统查看相关信息。因会议、出差、休假等原因不方便登陆OA办公系统时，可使用智能手机等设备登陆处理或委托他人代为处理。（四）因设备故障或其他原因不能正常登录OA办公系统的，应采取移动手机登陆方式登陆，确保信息衔接通畅。（五）若遇紧急、临时性会议和接待等急办事项或重要信息，需要信息接收方在2小时内给予处理的，负责信息发布的人员应及时采用RTX腾讯通、手机或其它通讯方式进行传达和传递。第六条
21、 信息发布与维护（一）各成员企业由专管部门或人员使用单位管理员账号设置公共信息各版块的管理员（只有版块管理员有权发布公告、通知等公共信息）。（一）版块管理员有责任对版块发布的公共信息进行维护和管理。（二）通知、通告等正式板块严禁发布与工作无关的内容。（三）OA办公系统用户按职责和权限，可在系统中发布相关信息、参加讨论及沟通。（四）禁止在OA上发布虚假、恐慌、色情等内容，如有不当信息发布，板块管理员应及时删除。第七条 文件归档与管理（一）OA办公系统中发布的各类信息（包括公文、公告、通知、协同、表单及其它文档等）须在处理完毕后及时归档，并按类别放在相应目录下。（二）由专管部门或人员使用单位管理员
22、账号设置单位文档的管理员（只有单位文档管理员拥有管理文档中心的目录和文件的所有权限）。（三）单位文档管理员有责任维护目录和文档的正确性、完整性。禁止删除各类文档，特殊情况须报专管部门或人员、本企业总经理审批同意后才能删除，未经同意私自删除文档的，集团有权追究单位文档管理员的经济赔偿责任及相关法律责任。（四）单位文档管理员必须设置其它用户对目录和文档的权限，所有其它有权限的用户只能上传、下载或浏览文档，不得拥有删除权限。因权限设置问题导致单位文档被恶意删除的，集团有权追究当事人和单位文档管理员的经济赔偿责任及相关法律责任。（五）禁止上传虚假、色情、反动、病毒及与工作无关或其它不良文档。一经发现，
23、给予辞退处理。第八条 即时通讯与交流（一）第一次登录RTX腾讯通后，应及时修改头像（RTX腾讯通主面板菜单“文件”“个人设置”，基本资料右侧，头像下“更改”按钮，上传头像图片）。（二）上班时间必须保持RTX腾讯通在线状态，并及时回复他人的消息。因开会、有事外出或其它原因短时间离开办公室的，须设置为“离开”状态。长时间不在办公室的，须退出RTX腾讯通并关闭计算机。（三）禁止在RTX腾讯通中闲聊或谈论虚假、色情、反动及其它与工作无关的内容。第九条 系统保密与安全（一）严禁在OA办公系统中传播涉密的文件、文章、报告和信息。（二）专管部门或人员有责任维护本企业OA办公系统中各类权限的正确性和完整性。（
24、三）XX，任何人不得随意让无关人员及外部人员查看OA办公系统中的内容，更不许下载受控的内容。第十条 赔偿及处罚（一）违反本章相关规定的，视情节轻重，查处一次处责任人100-1000元罚款。因其行为使企业蒙受损失的，由其承担全部损失，并根据情节轻重对其给予通报批评、降职、免职或辞退等处分。（二）利用OA办公系统、RTX腾讯通进行犯罪，并触犯国家法律、法规的，依法移交司法机关追究其相关责任。六 NC-ERP业务系统管理规范第一条 系统实施与上线（一）集团信息部按照集团信息化建设规划，协助用友公司对各成员企业进行需求调研、制定计划、分步实施、上线切换、操作培训。不在建设规划内的成员企业，在有需要时可
25、向集团信息部提出需求，集团信息部与成员企业相关部门研究讨论可行方案后，可将实施方案纳入到年度工作计划内。（二）集团信息部协同用友公司进驻成员企业进行系统实施时，成员企业总经理和分管副总应给予支持，指定专管部门或人员负责协调，各业务部门有责任予以充分配合。（三）需求调研期间，各业务部门应组织部门人员开会积极讨论、提出需求，配合实施人员完成需求调研报告。（四）由实施人员根据需求调研报告制定详细的系统实施计划。（五）实施人员按计划进行实施期间，各业务部门应积极配合，保证系统建设按计划如期完成。同时各业务部门须提前准备相关基础数据、资料等。（六）上线切换时，各业务部门指定专人配合实施人员进行基础设置、
26、基本档案录入、用户建立、权限分配、业务流程设置、期初数据录入，确保系统正常上线切换。（七）由集团信息部和用友公司负责对各业务部门的操作用户、专管部门或人员进行操作培训。各用户应认真学习并参加考试。集团信息部有权对不合格者进行处罚和补考，直至考试合格为止。（八）正式运行后，由专管部门或人员负责NC-ERP业务系统的日常基本维护和管理，处理操作或业务问题。集团信息部负监督、协助和检查职责。第二条 账号申请与停用（一）需要开通NC-ERP业务系统账号的，由业务部门负责人在OA办公系统中提交NC系统功能权限变更及申请单，由集团信息部负责建立账号（本系统账号与OA办公系统账号保持一致，如无OA办公系统账
27、号，需先申请OA办公系统账号后，再申请本系统账号，特殊情况需在申请中说明）并交付成员企业业务部门相关人员使用。（二）用户因工作调动，所属公司发生变化时，由原单位专管部门或人员及时通知集团信息部暂时停用该账号。用户工作调动完成后，由新单位业务部门负责人在OA办公系统中提交NC系统功能权限变更及申请单，由集团信息部负责启用账号并修改相应权限。（三）人员离职、辞退时，由业务部门负责人提出申请，经本企业专管部门或人员、分管副总、集团信息部部长同意后，由集团信息部负责停用账号。第三条 系统登录与安全（一）用户第一次进入系统时，系统将自动安装Java插件，安装不成功的，由专管部门或人员指导安装，集团信息部
28、可协助。（二）登录系统时，用户应注意登录日期及账套，登录日期将影响各业务单据及结账过程。（三）用户首次登录系统后，应及时修改登录密码，并定期修改密码保证账号安全。（四）不得将本人账号转借他人使用。特殊情况，经本人授权并由业务部门负责人备案后，方可转借他人使用，业务部门负责人对由此可能产生的数据安全后果负责。（五）用户权限严格按岗位职责、系统模块和业务流程划分。集团信息部负责管理和维护所有用户的权限。需要增加或修改权限的，由业务部门负责人在OA办公系统中提交NC系统功能权限变更及申请单，由集团信息部负责修改相应权限。第四条 日常业务与操作（一）系统基本档案（包括存货档案、客商档案、银行档案、会计
29、科目及各类单据模板）由集团信息部负责管理和维护，需要增加或修改档案的，存货档案和客商档案在OA办公系统中提交NC系统客商新增/变更申请或NC系统存货新增/变更申请，其它档案可直接提交协同或与集团信息部联系。（二）日常业务相关的其它档案（如部门、人员、银行账号及自定义档案等）由专管部门或人员、有权限的用户进行管理和维护。其中，人员档案必须由本企业人事部门在EHR人力资源模块中进行维护。（三）各业务部门操作用户，应严格按照系统操作手册，在系统中处理各项日常业务。（四）用户应保证各项业务数据的准确性、全面性和时效性，各业务部门负责人应定期检查数据录入情况，专管部门或人员负监督和指导职责。因操作失误或
30、不会操作而造成数据丢失、紊乱、过时的，集团信息部有权对相关人员进行处罚或通报。（五）日常业务处理过程中，出现操作或业务问题，应及时咨询专管部门或人员，由专管部门或人员负责协助解决，专管部门或人员解决不了的，由集团信息部协助解决。第五条 赔偿及处罚（一）违反本章相关规定的，视情节轻重，查处一次处责任人100-1000元罚款。因其行为使企业蒙受损失的，由其承担全部损失，并根据情节轻重对其给予通报批评、降职、免职或辞退等处分。（二）利用NC-ERP业务系统进行犯罪，并触犯国家法律、法规的，依法移交司法机关追究其相关责任。七 NC财务报表系统管理规范第一条 账号申请与停用（一）需要开通NC财务报表系统
31、账号的，由财务部门负责人提交申请，经分管副总、集团信息部审批后，由集团信息部负责建立账号（本系统账号与OA办公系统账号保持一致，如无OA办公系统账号，需先申请OA办公系统账号后，再申请本系统账号，特殊情况需在申请中说明）并交付成员企业财务部门相关人员使用。（二）用户因工作调动，所属公司发生变化时，由原单位财务部门负责人应及时通知集团信息部暂时停用该账号。用户工作调动完成后，由财务部门负责人提交申请，经分管副总、集团信息部审批后，由集团信息部负责启用账号并修改相应权限。（三）人员离职、辞退时，由财务部门负责人提出申请，经本企业分管副总、集团信息部部长同意后，由集团信息部负责停用账号。第二条 系统登录与安全（一）用户第一次进入系统时，应安装Java插件，安装不成功的，由专管部门或人员指导安装，集团信息部可协助。（二）登录系统时，用户应注意登录日期，登录日期将报表上报汇总日期。（三）用户首次登录系统后，应及时修改登录密码（同时拥有NC-ERP业务系统账号的用户，可将本系统密码与NC-ERP业务系统的密码保持一致）。（四）不得将本人账号转借他人使用。特殊情况，经本人授权并由财务部门负责人备案后，方可转借他人使用，财务部门负责人对由此可能产生的数据安全后果负责。第三条 报表填写与上报（一）各成员企业须在每月6号前将本企业上月财务报表数据
