1、行政公文行文规范及管理制度x起草/修订人：起草/修订日期：年月日审稿人：审核日期：年月日批准人：批准/生效日期：年月日公文行文管理制度第一章总则 2第二章公文种类 2第三章公文格式 3第四章各类公文编制格式要求 4第四章行文规则 11第五章发文办理 12第六章收文办理 14第七章公文归档 15第八章公文管理 15第九章附则 16附件文件会签表 17发文审批表 18文件签收表 19收文处理表 20文件销毁申请表 21第一章总则第一条 为树立公司良好形象，规范公司公文管理工作，参照国家行政机关公 文格式及国家行政机关公文处理办法 ，同时结合公司实际情况，制 定本制度。第二条 公文是公司在管理过程中
2、形成的具有约束力和规范体式的文书，是规范 管理和进行开展工作的重要工具第三条 本制度规定了公司所有文件通用的纸张要求、印刷要求、文件中各要素 排列顺序和标识规则，以及文件的办理、管理、整理（立卷） 、归档等一 系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 行文应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 严格执行各项规定，确保公司秘密安全。第五条 公司对外的文件由办公室统一收发、用印、立卷、归档和销毁。第六条 各部门（含分公司，以下同）的负责人应当高度重视文件处理工作，模 范遵守本制度并加强对本部门文件处理工作的领导和检查。第七条 本制度适用于公司制发的公文 （以下简称 “公司文件”）及
3、各部门制发的 公文（以下简称“部门文件” ）。第二章公文种类第八条 本公司公文内容性质可分为以下 10 种类型：一、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更 或者撤销下级部门不适当的决定事项，任免人员。二、 通知：适用于批转下级部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文，传 达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项。三、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。四、议案：适用于公司按照法律程序向董事会或股东大会提请审议事项。五、 报告：适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。六、 请示：适用于向上级部门请求指示、批准。七、 批
4、复：适用于答复下级部门的请示事项。八、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。九、 函：适用于不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审 批事项。十、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。第九条 根据公文行文方向，可分为上行文、下行文和平行文。一、 上行文：上行文指下级部门向公司行文，或是公司向有业务指导关系的上级部 门行文。如报告、请示等。二、 下行文：下行文是指上级部门向所属下级部门的发文。如决定、通知、通报、 批复、意见等。三、 平行文：平行文指同级部门或不同隶属部门之间的行文，如函等。通知、会议 纪要有时也可作为平行文。第三章公文格式第十条 公文用纸主要技术指
5、标一、 公文用纸一般使用的纸张定量为70g/m2的胶版印刷纸或复印纸。二、 80g/m2的胶版印刷纸或复印纸，仅用于公司对外的文件。第十一条 公文用纸幅面及排版装订要求一、 公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用 GB/T148 中规定的 A4 型纸，其成品幅面尺 寸为 210mrK 297mm。二、 未 作特殊说明文件中图文颜色均为黑色。三、 排 版规格与要求（一） 未作特殊说明文件，正文用 4 号或小 4 号字，中文用宋体，西文用 TimesNewRoman。（二） 排版应尽量美观、大方，尽量将文字平均布满页面。四、 装 订要求文件应左侧装订，不掉页。包本文件的封面与书芯不脱落，后背平整，无 坏钉
6、、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页。第十二条 公文中所含要素 本制度将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于文件首页红色反线（宽度156m m）以上的各要素统称训眉首；置于红色反线（不含） 以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称 版记。第十三条 公文中的表格文件如需附表，对横排 A4 纸型表格，单页码表头在订口一边，双页码 表头在切口一边。文件如需附 A3 纸型表格，且当最后一页为 A3 纸型表格时，封三、封 四应为空白，将 A3 纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页上。第四章各类公文编制格式要求第十四条 公司上行文（如附件 6）一、 首页上
7、边距为8cm。后续页，纵页页面设置页边距上 28mm,下25mm,左28mm, 右28mm,页眉15mm,页脚17.5mm；横页页面设置同纵页页面设置。二、 眉首1. 秘密等级和保密期限如需标识秘密等级,用小 4 号黑体字（西文用 Arial ）,顶格标识在版心 右上角第 1 行,两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级和保密期限,用小 4 号黑体字,顶格标识在版心右上角第 1 行,秘密等级及保密期限之间用 “” 隔开。2. 紧急程度如需标识紧急程度，用小4号黑体字（西文用Arial）,顶格标识在版心 右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密 等级顶格标识在版
8、心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2行。3. 公司标识由公司全称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识公司全称。 使用红色小初号华文中宋体字。4. 发文字号发文字号由公司代字 -“公司名称”、年份和序号组成。公司标识下空 1 行，用小4号宋体字（西文用TimesNewRoman）,居中排布；年份、序号用 阿拉伯数码标识； 年份应标全称， 用六角括号“”括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001 ），不加“第”字。发文字号之下 4mm 处印一条长度 156mm 的红色反线。5. 签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居 左空 1 字，签发人姓名居
9、右空 1 字；“签发人”用小 4 号宋体字（西文用TimesNewRoman）后标全角冒号，冒号后用小 4号楷体字（西文用 Arial） 标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签发人姓名从 第2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文部门顺序依次顺排， 下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并在红反线之上。三、主体（一） 公文标题：在红色反线下空 2行。用小 1号或 2号黑体字（西文用 Arial）， 可分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（二） 主送部门： 标题下空 1 行，左侧顶格用比正文字体大一号的字体标识， 回行
10、 时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。 如主送部门名称过多而使 文件首页不能显示正文时， 应将主送部门名称移至版记中的主题词之下、 抄 送之上，标识方法同抄送。（三） 文件正文主送部门名称下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能 回行。正文中结构层次序数如下：1. 第一层为“一、”，左顶格，汉字“一”后加全角顿号，回行正文对齐。2. 第二层为“（一）”，左空 1 字，汉字“一”前后加全角圆括号，括号后不加 标点，回行正文对齐。3. 第三层为“1.”，左空 2字，阿拉伯数字“1”后加半角“.”，回行正文对齐。4. 第四层为“ （1）”，左空 2 字，阿拉伯数字“ 1”前后加
11、全角圆括号，括号后 不加标点，回行正文对齐。5. 用于章程、 合同及规章制度的序次语第一级一律采用第一条、 第二条、第三 条的书写格式，序次语顶格书写，回行正文对齐。6. 若分章节，各章节标题用小3号黑体字（西文用Arial）,居中排布，1.25倍 行距，段前、后间距 12 磅。（四） 附件文件如有附件，在正文下空 1 行左空 2字用与正文相同字号标识“附件”， 后标全角冒号和名称，名称后不加标点符号。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1. XXXXXXX），数字后加半角“.”，后加附件名称，回 行正文对齐，上下附件序号对齐。附件应与文件正文一起装订，并在附件左 上角第 1 行顶格标识“
12、附件”，有序号时使用阿拉伯数码标识序号，不加标 点符号。附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与文件正文不能一起装 订，就在附件左上角第 1 行顶格标识文件的发文字号并在其后标识附件及序号。（五） 成文时间落款处（一般为正文下空 34行）只标识成文时间。成文时间右空 4 字；加盖印章应端正、居中下压成文时间，印章用红色。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”（不得用英文大写字母“0” 代替）。当公文排版后所剩空白处不能容下印章（或签字）位置时，应采取调整 行距、字距的措施加以解决，务使印章（或签字）与正文同处一面，不得采 取标识“此页无正文”的方法解决。（六） 文件生效标识未作特殊说明，公司
13、文件加盖公司印章视为公文生效，成文时间即为生 效时间。（七） 附注文件如有附注，用与正文相同字号的宋体字，居左空 2 字加全角圆括号 标识在成文时间下空 1 行。四、 版 记（如附件 8）（一） 主题词“主题词”用 5号黑体字（西文用 Arial ） ，左空 1字标识，后标全角冒 号；词目用5号宋体字（西文用TimesNewRoman）；词目之间空1字。（二） 抄送文件如有抄送，在主题词下 1 行；左空 1 字用 5号字黑体（西文用 Arial） 标识“抄送” ，后标全角冒号；抄送部门名称用 5 号宋体字（西文用 TimesNewRoman），部门名称间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送部门对
14、齐；在最后一个抄送部门标句号。如主送部门移至主题词之下，标识方法同 抄送部门。（三） 印发部门、印发时间印发部门及印发时间位于抄送部门之下（无抄送部门在主题词之下）占 1行位置；用5号宋体字（西文用TimesNewRoman）。印发部门左空1字， 印发时间右空 1 字。印发时间以文件付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 印发部门、印发时间仅限公司文件使用。（四） 印发份数印发份数位于置于文件最后一页最后一行，右空 1 字， 5号宋体字（西 文用TimesNewRoman）。用阿拉伯数码标识共印制份数。如只印制 1份，可 不用标识印发份数。（五） 版记中的反线 除印发份数外，版记中各要素下均加一条
15、反线，宽度同版心。（六） 版记的位置 版记应置于文件最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。第十五条 公司下行文（如附件 7）一、 纵页页面设置页边距上 25mm,下25mm,左28mm,右28mm,页眉15mm, 页脚17.5m m；横页页面设置同纵页页面设置。二、 眉首1. 公司标识由公司全称后加“文件”组成。使用红色小初号华文中宋体字。2. 发文字号发文字号由公司代字 -“公司名称”、年份和序号组成。公司标识下空 1 行,用小 4 号字,居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识； 年份应标全称, 用六角括号“”括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001）,不加“第”字。公司上行文与下行文统
16、一编号。发文字号之下 4mm 处印一条长度 156mm 的红色反线。三、 公司下行文中其他各要素的标识方法公司上行文相同。第十六条 部门文件（如附件 9）一、 纵页页面设置页边距上 45mm,下20mm,左28mm,右28mm,页眉15mm, 页脚17.5m m；横页页面设置同纵页页面设置。二、 眉首1. 公司标识：由公司 Logo 及公司全称组成,使用 CIS 中的标准颜色及字体。上边缘 距在页面下 20mm。2. 发文字号发文字号由部门中文代字、年份和序号组成。用小 5 号黑体字（西文用 TimesNewRoman）,顶格标识在版心右上角空1行。年份、序号用阿拉伯数 码标识；年份应标全称，
17、用全角方括号“ ”括入；序号不编虚位（即 1 不 编为 01），不加“第”字。部门文件不分上行文、下行文，按行文次序统一编排文件号。发文字号无红色反线3. 公司各部门规范代字部门名称规范代字部门名称规范代字办公室办公人力资源部人力财务部财务运营服务部运营VIP服务部VIP医疗事务部医务三、 主体（一） 公文标题：发文字号下空2行。用小1号或2号黑体字（西文用Arial）,可分一行 或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（二） 成文时间1. 单一部门制发的公文在落款处（一般为正文下空4行）右空6字署发文部门 的全称及成文时间。成文时间在发文部门的名称下一行。2. 联合行文时，
18、主办部门名称在置于第1行，其他部门名称从第2行起在主办 部门名称之下按顺序依次顺排。成文时间在最后一个发文部门的名称下一行。3. 特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章（或签字）位置时，应采取调整 行距、字距的措施加以解决，务使印章（或签字）与正文同处一面，不得采 取标识“此页无正文”的方法解决。（三） 文件生效标识未作特殊说明，部门文件由部门主管在部门名称后签字视为公文生效， 成文时间即为生效时间。（四） 部门文件主体中其他各要素的标识方法公司上行文相同四、 版记（如附件8）（一） 印发时间部门文件中不需标识印发时间。（二） 部门文件版记中其他各要素的标识方法公司上行文相同第十七条
19、会议纪要格式（如附件10）会议纪要一般由会议组织部门编写，发至各位与会人员，根据会议纪要精神，执行纪要中所诉工作。、 会 议纪要格式（如附件 9） 会议纪要一般由会议组织部门编写，发至各位与会人员，根绝会议纪要 精神，执行纪要中所诉工作。一） 眉首公司全名 Logo 上边缘距上页边的距离为 20mm。二） 主体1. 标题标题指定为“会议纪要” Logo下1行，用小2号黑体字（西文用Arial）。2. 正文会议纪要正文由纪要编号、会议情况简述、会议内容 3 部分组成。（ 1 ）纪要编号除公司总裁办公会及经理例会外， 纪要编号由会议组织部门中文代字后 加“纪”字、年份和序号组成。公司总裁办公会纪要
20、编号为“总办纪”加年 份和序号组成，经理例会纪要编号为“经理纪”加年份和序号组成。用小 5 号黑体字（西文用TimesNewRoman），居中在标题下1行。年份、序号用阿 拉伯数码标识；年份应标全称， 用全角方括号“”括入；序号为 3 位数字， 不足 3 位前面以“ 0”补齐，不加“第”字。（ 2）会议情况简述 会议情况简述旨在记载会议召开时间、地点、主持人、出席人、会议主 题等情况，以表格形式在纪要编号下 1 行。（ 3）会议内容会议内容在会议情况简述下 1 行，用小 4 号字，中文用宋体，西文用TimesNewRoman。三） 正文中结构层次序数1. 第一层为“一、”，左顶格，汉字“一”后
21、加全角顿号，回行正文对齐， 1.25 倍行距，段前间距 0.5行，段后间距 0磅。用小 4号黑体字（西文用 Arial）2. 第三层为“（一）”，左空 0.5 字，汉字“一”前后加全角圆括号，括号后不 加标点，回行正文对齐， 1.25倍行距，段前、后间距 0磅。3. 第四层为“ 1.”，左空 2.5字，阿拉伯数字“ 1”后加半角“ .”后空 1 字，回 行正文对齐， 1.25倍行距，段前、后间距 0磅。4. 第五层为“（1）”，左空 3.5 字，阿拉伯数字“ 1”前后加全角圆括号，括号 后不加标点，回行正文对齐， 1.25倍行距，段前、后间距 0磅。第十八条 管理文件格式（如附件11）管理文件
22、指对全公司的管理和动态的工作流程进行规定和描述的指导性文件。管理文件系统实行分类和编码管理，编码方式如下:级别涉及范围文件编码文件中附表编码公行政管理类AD XX-#AD XX T#人员管理类HR XX-#HR XX #财务管理类FAXX #FA XX T#司营销管理类SA XX #SA XX #运营管理类OPxx #OPxx #信息管理类IT XX #IT xx T#级:流程管理类SOPxx #SOPXX T#部门级:部门管理类 XX #一 XX T #备注1. x代表文件序号，用2位阿拉伯数码表示；2. 代表表格序号，用2位阿拉伯数码表示；3. #代表文件版本号，用罗马数码表示；4. 代表
23、文件涉及范围的类别号，与公司级文件相同。5. 代表部门规范代字。范例公文行文管理制度AD 01I发文审批表AD 01T02 I二、 管理文件设置版本号用罗马数码表示。首次制订的版本号为I;修订后，版本 号逐次递增。三、 管理文件编制格式要求如下：（一） 采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为 210m材297mm。（二） 纵页页面设置页边距上 45mm,下25mm,左28mm,右28mm,页眉15mm, 页脚17.5mm；横页页面设置同纵页页面设置。（三） 页眉中包含公司标志、文件编码、版本号、适用范围、页码等信息，使用小 5号字，中文用楷体，西文用 Arial。（四） 第一页标题前包含起草人、审稿人、签批人、开始实施日期等信息，使用 5号字，中文用楷体，西文用 Arial。（五） 标题用小2号黑体字（西文用Arial）,可分一行或多行居中排布，1.25倍行 距，段前、后间距12磅。
