1、1 Excel概述和工作表的建立1 Excel概述和工作表的建立 一、Excel 的特点 1、能同时编辑多张工作表，直接在工作表中完成数据的输入和结果的输出，真正的“所见即所得”。2、提供的丰富的函数，能对表格数据作复杂的数学分析和报表统计。3、具有丰富的制图功能，能使图、文、表有机地结合在一起。4、能从不同角度对数据进行分析，对数据进行重组。5、能与indows下运行的其它软件共享数据资源。二、Excel 的启动 开始程序Microsoft Excel三、Excel窗口的屏幕组成 1、标题栏、菜单栏、滚动栏、工具栏和状态栏：与Word相似。2、编辑栏：在此处对单元格内容进行修改。左端是名称框
2、，显示当前活动的单元格地址，名称框右端会出现两个按纽，用于取消或编辑的内容，最右端长条显示该单元格输入或编辑的内容。3、工作薄窗口（文档窗口）1）每个Execel文档叫一个工作薄，一个工作薄由几个工作表（二维表）组成。 2）每个工作表有一个标签，标签区位于工作薄窗口的底部，用来显示工作表的名称。单击这些标签可以切换工作表，工作表的名称依次为：sheet1，sheet2，sheet16，也可以自行改变名称（双击标签）。3）单元格、活动单元格：单元格由横线和竖线分割成的格子，其地址由列号与行号组成。活动单元格为当前选中的一些单元格，有黑色粗线边框。4）填充句柄：在选中的单元格右下角黑色的小方块，当
3、鼠标指向时会变成黑色十字形，拖动它可实现快速填充。2 工作薄和工作表 一、工作薄的新建、打开和保存 1、创建工作薄：1）文件新建在对话框中选择一个工作薄模板确定2）单击常用工具栏的“新建”按钮，可创建一个通用的空工作薄。新建Excel工作薄的缺省名称为BOOKn。2、打开工作薄：文件打开或用鼠标单击常用工具栏的“打开”按钮确定要打开文件的位置选中该文件打开3、保存工作薄：文件保存或用鼠标单击常用工具栏的“保存”按钮确定要保存文件的位置输入文件的名称保存对已命名文档，保存时不出现对话框。选择“文件另存为”，可将文档换名存盘。二、工作表 工作表是以平面表格（二维表）形式显示的，工作表由列和行构成，
4、其最基本的单元是单元格。1、工作表的翻页和选择：1）单击工作表标签或按Ctrl+翻页键，标签变白的工作表被选中。若工作表很多超出显示的范围时，可用工作标签左方的滚动按钮切换，滚动按钮从左至右为：第一张工作表、前一张工作表、后一张工作表、最后一张工作表。2）在单击标签同时按住Ctrl键可选择多个工作表。这时可以一次在所有（被选中）的工作表（组）中输入同样的数据。2、工作表改名：1）双击工作表标签输入新名称。2）选中工作表格式工作表重命名输入新名称。3）选中工作表右击标签重命名输入新名称。3、插入工作表：选定一个工作表插入工作表。新工作表插在原来工作表的前面。4、删除工作表：选中要删除的工作表编辑
5、删除工作表5、工作表的移动和复制：1）用鼠标拖动：鼠标放到要移动的工作表标签上，按住左键将工作表拖到目标位置。若在拖动同时按住Ctrl键，则为复制。2）菜单命令：（可在不同工作薄之间移动）选中要移动（复制）的工作表编辑复制和移动工作表选择目标位置确定。若在对话框中选中“建立副本”，则为复制。6、隐藏工作表：选中要隐藏的工作表格式工作表隐藏7、取消隐藏：格式工作表取消隐藏选择要重新显示的工作表确定三、单元格 1、单元格的选择：被选中的单元格以逆色显示，有黑色粗线边框及填充句柄。1）选中一个单元格：单击单元格2）选中连续一批单元格（区域）：用鼠标拖动。3）超出屏幕显示范围的区域选择：单击区域左上角
6、的单元格，利用滚动条移动工作表，按住Shift键单元击区域右下角的单元格。4）选中不连续的单元格：在单击或拖动同时按住Ctrl键。5）选中一行（列）或多行（列） ：单击行（列）标题或用鼠标在标题上拖动。5）选中全部单元格：单击表格左上角的“全选框”。2、单元格的地址与命名：1）单元格的地址：以其所在的行列号确定。其中行号以1、2、3、命名，列号以A、B、C、命名，如A1、B5、。2）单元格或区域的命名：选中单元格或区域单击编辑栏的名称框键入名称按回车键。没有命名的单元格区域用下列方法表示：（1）同一列的连续单元格区域用“顶端单元格:底端单元格”表示。【例】：A3:A6代表A3,A4,A5,A6
7、等四个单元格。（2）同一行的连续单元格区域用 “最左单元格:最右单元格”表示。【例】：A7:E7代表A7,B7,C7,D7,E7等五个单元格。（3）含有多行和多列的连续单元格区域用“最左单元格:右下角单元格”表示。【例】A1:D4表示A1A4，B1B4，C1C4，D1D4等个单元格。（4）不同连续区域内的单元格，可用上述方法表示每个连续区域，然后用逗号隔开。【例】A2:B3,A11:B13（5）不同工作表的单元格：在地址前加工作表名称【例】Sheet2！A6即工作表Sheet2中的A6单元格。3）删除单元格的命名：插入名称定义选中名称删除关闭四、行高、列宽的改变 1、快速改变：将鼠标移到两行（
8、列）的标题栏中间，使光标变成双箭头符号“”，然后拖放到希望的行（列）宽即可。若先选中多行（列），可改变多行。2、精确设置：选中某几行（列）格式行（列）行高（列宽）设置行高（列宽）值确定。3、行高、列宽的恢复：选中某几行（列）格式行（列）最合适的行高（列宽）。五、工作表窗口的拆分 如果要同时查看工作表的不同部分（如标题和后面的内容），可把工作表窗口拆分成两个或四个窗格。1、要把工作表窗口按垂直方向拆分成两个窗格，可拖动垂直滚动条顶部的分隔条。2、要把工作表窗口按水平方向拆分成两个窗格，可拖动水平滚动条右面的分隔条。3、要取消拆分，只需把分隔条拖到滚动条的顶部或右面。 3 输入数据 一、Excel
9、的数据类型 Excel可以在单元格中输入不同的数据类型（文本、数值、日期和时间、公式和函数）。Exce会根据不同的输入自动判断，也可在“格式单元格”命令中改变选择。二、输入文本： 1、选择要输入文本的单元格。2、输入文本。注意：Excel忽略所输入字符的大小写。3、按回车键或单击编辑框上的“输入”按钮。若按Esc键或单击 “取消”按钮则放弃。三、输入数字： 1、选择要输入数字的单元格。2、输入数字。3、按回车键或单击编辑框上的“输入”按钮。若按Esc键或单击 “取消”按钮则放弃。注意：1、负数前加负号“-”，或将数据括入括号中。2、分数应使用整数加分数的形式，以免把输入的数字当做日期，例如：1
10、/2应写成0 1/2。3、如果数字太长无法在单元格中显示，单元格将以“#”显示，此时需增加列宽。注意：1、数字前加“￥”或“$”则以货币形式显示。2、可以使用科学计数法表示数字，如123000可写成1.23E5。3、数字也可用百分比形式表示。如45%4、若要将数字当文本输入，可先输入一个“”符号。【例】以下数据都是合法的数字输入形式：2.780；1.789%；50E2；0 4/5；$7.6；￥8.3 四、输入时间和日期 1、日期使用斜线或连字符“-”输入，格式比较自由，例如：“9/5/95”或“1995-9-5”均可。2、时间用冒号“:”输入，一般以24小时格式表示时间，若要以12小时格式表示
11、时间，需在时间后加上A（AM）或P（PM）。A或P与时间之间要空一格。3、在同一单元格中可以同时输入时间和日期，不过彼此之间要空一格。4、按Ctrl+“；”（分号）键输入当天日期。5、按Ctrl+Shift+“；”（分号）键输入当天时间。五、快速输入数据 1、用填充柄将已有数据复制到周围单元格中：将鼠标指针指向要复制数据的单元格右下角的填充柄（鼠标指针变成十字），按住左键拖过要填充的单元格。2、若原来单元格中的数据是日期、月份等，则Excel能自动按序列填充。3、若相邻单元格中的数据有一定序列关系，选中此两单元格再填充，也可产生新的序列。 4 数据和单元格的编辑 一、编辑数据 1、删除数据1）
12、只清除数据：选中要清除数据的单元格，按Del键。2）清除数据及格式：选中要清除数据的单元格编辑清除全部。2、修改数据：1）选中单元格后直接输入新数据即可取代原来数据。2）部分修改：（1）选中要单元格。（2）单击编辑框中的修改位置（插入点）或双击要修改的单元格，即进入编辑状态。（3）用光标键移动插入点，按退格键删除光标前面字符，按Del键删除光标后面字符。也可拖动鼠标选中一段字符再输入新字符来替代。3、移动和复制数据1）用鼠标拖动：选择一个单元格或单元格区域鼠标移到被选单元格，其指针变成左上向箭头，按住左键把拖到目的地。在拖动同时按住Ctrl键，则为复制。2）利用菜单：选择一个单元格或单元格区域
13、（包括行与列）“编辑”菜单/右击剪切/复制鼠标移到目的地粘贴。（可在不同工作表间操作）二、编辑单元格 1、删除单元格：选中要删除的单元格或区域编辑删除选择“下方单元格上移” 或“右侧单元格左移”。2、插入单元格：鼠标单击插入位置插入单元格“活动单元格右移”或“活动单元格下移”3、行、列操作1）插入行、列选中某个单元格插入行（列）2）删除行、列选中某几行（列）编辑删除3）隐藏行、列选中某几行（列）格式行（列）隐藏4）取消隐藏格式行（列）隐藏三、数据的查找和替换 1、数据的查找1）选择“编辑查找”命令。2）在“查找”对话框的“查找内容”中输入要查找的文本。3）单击“查找下一个”。2、数据的替换1）
14、选中要替换的数据区域。2）选择“编辑替换”命令。3）在“替换”对话框的“查找内容”中输入要被替换的文本。在“替换值”中输入新的内容。4）单击“全部替换”。若未选中要替换的数据区域，则对整个工作表进行替换。 5 使用公式和函数 一、使用公式 通过公式，可对不同单元格中的数据进行加、减、乘、除等运算。公式中包括一个或多个单元格地址（名称）、数据和运算符。【例】可以用公式：=（A1+A2+A3）得到存放于单元格A1、A2和A3中的3个数据的平均值。每个公式必须以一个等号“=”开始。1、公式输入1）直接输入法：（1）单击要输入公式结果的单元格。（2）输入等号“=”。（3）输入公式，所输入的公式出现在编
15、辑栏中。（4）按回车键或单击“输入”按钮。注意：输入后的公式只能在编辑框中看到，在单元格中只显示其结果。2）引用单元格输入法：（1）单击要输入公式结果的单元格。（2）输入等号“=”。（3）单击在公式中出现的第一个单元格，其地址将出现在编辑栏中。（4）输入运算符。（5）按照第3、4步的方法，连续输入单元格地址和运算符，直到公式结束。（6）按回车键或单击“输入”按钮。2、编辑公式可以和修改数据一样通过双击单元格或在编辑框中修改。3、复制公式可以和复制数据一样利用自动填充功能、拖放或编辑菜单来复制公式。4、绝对引用和相对引用将公式从一个单元格复制到另一个单元格时，原来公式中所引用的单元格地址将被修改
16、成相对于新的单元格有关的地址。例如单元格E3处有一公式：=B3+C3+D3。当该公式被复制到E6单元格，此公式自动转换成：=B6+C6+D6。这种引用称为相对引用（相对地址）若希望公式中的单元格地址在复制时不发生变化，必须把它改为绝对引用（地址）。即在地址前面加上符号“$”。例如：=B3+C3+$D$3二、使用函数 Excel有很多预先设好的复杂公式供用户使用，这些公式称为函数。常用的函数有SUM( )（求和）、AVERAGE( )（求平均值）等。函数由以下三部分组成：1）等号“=”。2）函数名。3）参数：指明函数所操作的数据所在的单元格地址，通常以区域形式出现，如：A1：H1代表从A1到H1
17、的一行数据。1、使用自动求和1）单击要输入公式结果的单元格。2）单击常用工具栏的“自动求和”， Excel将自动插入“=SUM（）”及被选单元格左边或上边的单元格区域。3）可用以下方法之一修改单元格区域：（1）在被选单元格或编辑栏中直接修改。（2）将鼠标从正确的单元格区域中拖过。4）单击编辑栏中的“确定”按钮或回车键。2、使用函数向导1）单击要输入公式结果的单元格。2）单击常用工具栏的“粘贴函数”或选择“插入函数”命令。3）从函数分类列表中选择要插入函数的类型；从函数名列表中选择要插入的函数名。进入该函数的对话框（随函数不同而不同）。4）输入作为参数的单元格区域或数值，可直接输入，也可将对话框
18、拖开，再选择所需的单元格。5）单击“完成”按钮。3、函数向导应用实例1）求平均值函数AVERAGE（1）单击单元格。 （2）单击 “粘贴函数” （3）选择“常用函数”中的AVERAGE函数，按“确定”（4）将对话框拖开，用鼠标拖出一块单元格区域作为Number1，若需要，可再选择其它区域作为Number2、 Number3、 。（5）单击“完成”按钮2）正弦函数SIN（1）单击单元格。（2）单击 “粘贴函数” （3）选择“常用函数”中的SIN函数，按“确定”（4）在对话框中输入弧度（或角度*PI（）/180）作为Number，也可选择单元格。（5）单击“完成”按钮4、在公式中引用函数可以在公式
19、输入过程中调用函数。例如：=A1+A2*B1-SIN（C3） 6 工作表的编排 一、数字的格式选择 1、数字的格式类型：在Excel中数字的含义不只是数值，还可以表示为百分比、货币、分数、科学记数、日期、时间等。选择数字格式类型的一般方法为：选择单元格或区域格式单元格 数字在“分类”列表中选择公式类型 在“类型”列表中选择显示形式确定。2、数字的常规格式：常规格式不包括任何特定格式。3、数值格式： 这种格式可选择：1）小数位数2）是否使用千位分隔符。3）负数形式：前面加负号；加括号；用红字表示4、货币格式： 这种格式可选择：1）小数位数2）货币符号：￥、$等3）负数形式5、会计专用格式这种格式
20、与货币格式相似，但没有负数显示形式选择，且一列数值的货币符号对齐6、日期： 有多种显示形式：一九九七年十月一日；一九九七年十月；十月一号；1997年10月1日；1997年10月；10月1日；星期三；三；1997-10-1；1997-10-1 1:00 PM； 1997-10-1 13:00；97-10-1；10-1；10-1-97；10-01-97；1-Oct1-Oct-97；01-Oct-97； Oct-97； Octber-97；O；O-977、时间： 也有多种显示形式：下午三时三十六分；十五时三十六分；下午3时36分00秒；下午3时36分；15时36分00秒；15时36分；3:36:00
21、 PM；15:368、百分比这种格式将单元格内容乘以100，并以百分比形式显示，可以设置小数点后位数。9、分数这种格式将单元格内容以小数形式（近似值）显示。具体有9种形式可选择。10、科学记数法将单元格内容以有效数乘以10的整数次方形式（用Exx 表示）显示，有效数的小数位数可选择。11、特殊格式可以用中文大写或中文小写数字显示。格式工具栏中有关按钮的应用：“货币样式”、“百分比样式”、“千位分隔样式”、“增加/减少小数位数”二、字体的格式化 选择字体格式的一般方法为：选择单元格或区域格式单元格 字体选择有关字体格式 确定。可以对字体、字形、字号（以“磅”为单位）、下划线、颜色、特殊效果（删除
22、线、上标、下标）等进行设置。当选择“普通字体”时，即为12磅黑色宋体，无其它特殊效果。设置的效果可在“预览”中观察。字形和字体颜色在格式工具栏中有相应按钮。三、设置数据对齐 选择单元格或区域格式单元格 对齐选择有关格式确定。1、水平对齐方式：缺省为常规方式1）常规：数字右对齐、文本左对齐。2）左对齐（可加缩进量）、居中、右对齐。3）合并：可以把几个单元格合并在一起，形成一个标题。在格式工具栏中有左对齐、居中、右对齐、合并与居中、增加缩进量、减少缩进量等按钮。2、垂直对齐有居中、靠上、靠下、两端对齐等选择。3、文字方向1）文字竖排：单击“对齐”对话页中“方向”下面的“文本”框，使其变黑，再单击“
23、确定”即可。2）改变文字角度：用鼠标拖动“对齐”对话页中“方向”下面的“文本”指针，改变其角度，再单击“确定” 。 四、底纹颜色和图案 选择单元格或区域格式单元格 图案选择颜色及图案确定。底纹颜色也可在格式工具栏的“填充色”下拉式列表框中选择。五、边框 选择单元格或区域格式单元格 边框选择“边框”（或“预置”）、“线形样式”及颜色确定。也可使用格式工具栏的“边框”下拉式列表框。六、自动套用格式 选择单元格或区域格式自动套用格式选择一个现有格式确定。 7 图 表 一、图表的建立 图表类型有柱形、三维柱形图、条形图、饼图、三维饼图、折线图、三维折线图。1、建立嵌入式图表：1）选择建立图表的数据区域
24、。2）单击“插入图表”或“插入图表”命令。3）在“标准类型”或“自定义类型”对话卡中选择“图表类型”及“子图表类型”，单击“下一步”。4）修改数据区、添加新系列，或直接单击“下一步”。5）添加标题、修改坐标轴等参数，或直接单击“下一步”。6）选择“嵌入工作表”，单击“完成”2、建立新的图表工作表：在前面第6步中选择“新工作表”，即可为图表建立一个新的工作表。3、移动图表和改变大小在图表任何位置按住鼠标左键，就可将图表拖到新的位置。拖动图表四角或四边的尺寸控点（句柄），可改变图表的大小。二、图表的改进 1、选择图表：在对图表进行修改前，必须先选中图表。即单击图表，使出现尺寸控点。2、增加标题：选择图表右击/单击“图表”图表选项标题输入“图表标题”文字及X、Y轴名称确定。3、图表中正文格式设置右击正文正文格式（或选中正文格式正文名称）在“图案/字体/位置”中选择参数确定。4、编辑图表1）删除图表的数据系列：在数据区内删除系列2）增加图表的数据系列：可以使用填充句柄把数据拖动到数据区3）更改图表数据区域、图表类型、图表选项：选中图表图表菜单右击图表选择图表类型数据源图表选项4）更改图表标题、坐标轴标题、坐标轴数据系列：鼠标双击要更改的各对象进行更改
