1、如何管理好合同如何管理好合同这是朱总下达的第二个命题，通过这次松华园住宅工程的工期仲裁过程就充分体现出合同管理的重要意义了。从某种意义上讲仲裁打的其实就是合同的管理水平。合同管理得好包括其中档案管理得好，合同执行过程中管理得好，我们手中掌握的证据多、真实性强、合理性强、相关性强，同时我们又严格的执行了合同中约定的责任、权利和义务，那么在诉讼中就较为占有主动的地位。所以我认为朱总的这第二个命题也是非常具有现实的意义。当然管理合同不是为了仲裁时主动，管理好合同主要还是在于通过对合同的日常管理，促进建设工程的顺利和谐的加快进行，达到预期目标为主要目的。管理好合同我认为主要包括合同档案的管理和合同执行
2、过程中的管理。一、在合同的管理中，进一步加强合同档案的管理，我认为十分重要。以下几个方面的合同档案管理工作应进一步完善和加强：1、首先应明确合同档案中主要应收集和管理哪些重要的档案资料？对于建筑工程而言，我认为有如下内容必须严格地进行档案管理，说不定哪天这些档案资料会派上非常大的作用，其中包括：（1）组成合同文件的文件，其中包括：招标文件，招标文件是投标人响应（如果投标人在投标书中不明确表示对招标文件响应，应作为废标 处理）并依此投标的依据也是订立合同的依据，并且在市招标办备案的正式文件，很重要，包括所附的答疑文件；中标人的投标文件，包括其中的企业资质证明、投标书、工程报价书、承诺书以及技术标
3、的资料和投标人的授权委托书等全部资料；招投标过程中形成的评标报告，中标通知书，合同备案意见书等全部资料；应该存档一套干净完整的与招标文件和合同约定所使用的一致的图纸和有关的技术文件，因为施工中一切变化都是在这个基础上变化，所以基础性的资料必须完整无缺；建设工程施工合同包括其中协议书、专用条款和通用条款；其他做为组成合同文件的文件。（2）在合同履行过程形成的文件，我认为对今后可能会十分有意义，应该存档，认真收集的文件主要包括：补充协议；设计变更通知书；工程变更洽商；施工方报送的已完工程量报告、工程进度计划、施工组织设计、施工方案、信函、工程停工延期报告、洽商增减帐、结算报告、竣工验收报告等。乙方
4、单方报送我方接收的资料，均应做重要证据将原文正本存档，部门使用应使用复印件。（3）与主合同有关的其他附属合同及文件的存档，其中包括：设计合同、监理合同、我方直接发包的施工合同，我方直接加工或采购的材料设备合同。（4）其他与工程建设有关的重要活动，汇载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体文件2、加强档案规范性管理包括（1）归档的文件应为原件；（2）归档的文件应使用耐久性强的书写材料书写；（3）归档的文件应字迹清楚，不得有书写的涂改痕迹，图样清晰、图表整洁、盖章同时还要签字手续完备，附件与主件需用齐缝章建立有机联系；（4）归档的文件幅面宜为A4纸；（5）图纸应为蓝图，不得用复印图，图签内
5、容应填写齐全；（6）归档的文件应按一定的规则立卷和建立目录，注明文件的责任人，简要内容及文件形成的日期等；（7）接收或借阅及提供复印件要有严格的登记记录，原则上原件只能阅读不得借走，避免丢失。要按文件的相关性向有关部门提供文件的复印件，并未经许可不得再复印，重要文件要有防伪和保密要求；（8）要按有关规定及时进行档案的备案工作，按照在北京市招标办的规定招标工程要对自行招标条件进行备案，要对投标资格预审结果备案，要对招标文件备案，要对招投标情况书面报告备案，要对中标通知书备案，要对招标人与中标人签订的建设工程施工合同进行备案等，此外按照新的文件京建信2008138号文北京市房屋建筑和市政基础设施工
6、程施工合同管理办法第23条规定“工程项目的规模标准、使用功能、结构形式重大基础处理等发生变更的，发包人、承包人应签订变更协议，发包人应当自签订变更协议之日起七日内持有关部门批准文件及变更协议到市或区县建委备案”，这个文件是2008年颁发的，因此都城公司与日盛达公司在2006年12月29日签的“协议”未备案尚可以，如果搁在今年就不行了，将受到处罚。此外按这个138号文的26条规定“发包人应当在办理竣工验收备案手续的同时，持发包人和承包人签字、盖章的核销单，到市或区县建委办理备案合同的核销手续”核销手续不办同样将按照该文件的43（三）条的规定受到处理的。（9）归档文件的形成过程要力求规范。归档文件
7、的形成要根据文件的不同制定不同的形成程序和责任人，例如建设工程施工合同文件的形成和责任人我认为责任人是工程部，程序是：招标工作结算后代表招标人发出中标通知书负责与中标人协商起草建设工程施工合同启动会签程序解答和解决会签中提出的问题，协商调整合同条款的约定会签通过后经办公室完善合同的签约手续原件正本由公司办公室存档复印件发给与合同有关的相应部门签收并组织实施。又例如：工程变更洽商、责任人为工程部，程序是：工程变更洽商按合同通用条款的规定应由合同中的“工程师”起草报经工程部同意后负责协商和完善工程变更的洽商及签约手续原文正本经工程部转交办公室存档办公室根据与工程有关的原则向有关部门和人员发出复印件
8、。二、合同执行过程中的管理更为重要。我在前面讲的如何填写和起草合同，主要是力图解决如何签订一个条款比较的完备、公平、公正合理的，质量较高的，切实能保障我方权益的合同文件问题。做到这一点其实还是远远不够的，要想使一个好的合同文本在工程实施过程得以落实，使好的合同约定真能起到应有的作用，最终实现合同签约的目的。主要的环节还在于要加强合同执行过程中的管理，否则再好的合同也可能变成一纸空文。建设工程施工合同涉及的内容非常多，也比较复杂，通常履约的时间也比较长，也正是由于这些复杂性和履约时间长也就决定了建设工程施工合同执行过程中干扰和影响的因素比较多，别外建筑又是有单件性和多样性、复杂性的特征，所以我们
9、如果不能对合同的执行过程中进行有效的管理，轻则引起纠纷，重则会给公司造成巨大的损失。所以我们必须非常重视合同执行过程中的管理：结合我公司在合同执行过程中管理的薄弱点，如何改进，提几点个人意见：1、加强建设工程施工合同以及有关合同签约后的交底工作，不能把合同起草、签订、执行仅仅当成哪几个人的事，合同或协议签订后就那几个人知道或往抽屉里一放，不常看、不使用、不把合同约定的条款当工具、当武器。再好的合同条款的约定也不能起到指导我们工作、帮助我们解决和处理问题，和保护我们的作用。这就太遗憾了。因此一定要把合同用起来。用起来的第一步就是让与合同执行过程中有关的人员要了解这个合同，宣贯合同的内容，特别是合
10、同中约定的重要条款，或者容易引起歧意的条款，通过交流来引起大家在执行中注意。在交流过程中也可以采取互动的方式共同研究分析合同执行中可能出现的复杂性情况，和一旦出现这些情况时我们的解决方法和应对方法是什么？有没有？必要的也可以制定预案，避免措手不及。2、合同文件签订后，直至竣工合同文件一成不变是不可能的。建设工程在实施过程中由于种种原因对原始合同进行修改、调整、补充是正常的事情，但这种变更的目的应该是根据工程实施过程的具体情况使原始合同更具针对性，更切实可行，使工程质量变得更可靠，设计更优化，投资更节省和工程进度得到提高，变更这才具有非常积极的意见。所以在合同的执行过程中我们必须控制和主导这种对
11、原合同的修改、调整和补充。使这种变化必须遵循建设工程施工合同中通用条款的规定和专用条款约定的实质性条款和准则进行，防止随意性和人为因素，才能保证原始合同履行的统一性和连续性。从松华园工程的实际情况看，如隔墙板修改、暖气片修改、五单元大堂装饰修改等似乎施工方在力图控制这种变化，在建设工程施工合同第29条中非常明确只有发包人可以对工程设计进行变更，而承包人不得对原工程设计进行变更，即便承包人提的是“合理化建议”也必须发包人同意，发包人如果不同意承包人的所谓合理化建议，也只能作废。我们一定要把对原合同的调整包括对原始合同约定使用的图纸、工期、质量、价款的调整、修改和补充的主动权牢牢掌握在我们自己手中
12、，我认为这是加强合同执行过程中管理的非常重要的问题。怎么才能做到变更的主动权掌握我们手中呢？例如我建议：（1）依据合同通用条款29条规定，今后由驻工地的工程师起草变更洽商，从而改变现在变更洽商由施工方起草的毛病，虽然费点事受点累，但这个权力要过来可以避免施工方利用起草工程变更洽商玩文字游戏。例如松华园工程的散热器的洽商就是一个很好的例子。（2）我建议一定要用起合同或法律抗辩权，并整理和留意抗辩的原始证据，会对施工方起到收敛其不良行为的威慑作用。即使当时不起作用，最终还可以做为自我保护的有力证据。还有很多别的办法，总之一句话，合同在执行中肯定会有变化，我们无论用什么方法一定要掌握合同变更的主动权
13、。3、合同价款的方式按照目前建设工程施工合同的规定主要有三种方式，一个是固定价格合同方式，一个是可调价格合同方式，一个是成本加酬金的合同方式。目前来看由于市场上人工、材料、设备的价格不断上涨，又由于国家宏观调控措施不断出台，结算时一项一项地加，使得开发企业原有的投资计划被大大突破，再加上房市，售价下滑，一加一减使得开发企业资金压力非常大，风险提高，为了规避风险也为了开发企业在今后的管理中精力可以集中控制工程进度和质量方面有利于投资控制。因此在招标文件中要求和签订建设工程施工合同中固定价格合同方式函渐被广泛采用。我公司松华园住宅工程也由原来的可调价合同方式后来通过2006年12月29日的补充协议
14、也调整为固定价格方式。这种方式虽然把风险向承包企业转了，但我们若不对这种方式在合同的执行过程中加强管理，风险依然存在，那么在当建设工程施工合同采用固定不变价的合同方式时我们又如何加强这样的合同在执行过程中的管理呢？我意见是：（1）在前面2.2条中我说了在合同签订之后根据工程实施的具体情况，对合同内容包 括原来的设计不做变更是难的，有时为了追求完美甚至我们会主动提出变更。那么在这里针对固定不变价的合同方式我就提倡尽量把追求完善的变更，尽可能完善在合同固定不变价的确定之前，固定不变价方式一经确定还再不断变化，还叫固定不变价吗？我们如果对固定不变价不严肃，就给施工方以借口打乱了他们的施工组织和计划，
15、提出延长工期、增加造价、索赔损失的机会。最明显的例子就是松华园五单元大厅图纸的变更，其实这还不是我们主动提出的变更，而是施工方为了方便其施工，降低难度、降低制造成本私下找到设计人提出来的，还被施工企业多次当做借口，在这次诉讼中当做延期违约责任在我们方面的证据，所以以后再有类似情况绝不能心软，必须坚持“按原图施工”，不给施工方借口，当然这里有一定难度，这就要求我们在工程招标之前我们必须对发包工程的范围、图纸的设计质量、精度和深度，材料设备的选型定位都要非常细化，甚至要细化到一个门锁，一把门把手都要有明确的设计要求。我们必须加强建设工程施工合同执行过程中对变更合同内容和图纸设计等方面的严格控制和管
16、理，让施工方的“低中标、勤签证、高索赔”的“策略”或者“妙招”不能得到实现。（2）当采用固定不变价合同方式签订的建设工程施工合同中，设立“风险包干费”，并约定风险包干费包括的内容和范围，从2008年9月2日起根据京造字20084#文，开始以后还要有风险幅度的约定，也就是说以后施工方不再承担无限的风险，只承担幅度范围内的风险，超出幅度范围的风险要由发包人承担。这就要求我们在建设工程施工合同的执行过程中要比以往更加注重对风险包干费的管理。发包人和施工企业在风险包干费问题上展开博弈是肯定要进行的，我们会力争通过招标文件和合同、协议的要求和约定，把风险包干范围的篱笆扎得高高的、严严的，试图把合同执行过
17、程中发生的任何意外事件归属风险包干费解决，而施工方正相反，将力主不属于包干费范围和内容之内应另外给予补偿。例如松华园工程施工方就提出高达864万元的人工费调整，施工方认为应按照20071#文应调整人工费，而不应包括包干费之内，我方则认为在2006年12月29日“协议”中明确包干费包括一切政策性调整，我们认为20071#文件属于政策性调整文件，因此包干费应包括此类人工费的调整。为此事朝阳建委都亲自就“协议”条款如何理解咨询了有关律师事务所，得到有利于我方的答复，但这次工期诉讼中施工方再次提出这个人工费索赔的问题，足可见在包干费问题上的博弈不仅存在而且是较为激烈的。因此在建设工程施工合同执行过程中
18、对其风险包干费问题的管理必须进一步加强，不仅加强定性方面的管理，而且还要加强定量方面的管理。因为以后需计算变化幅度是否超过约定的幅度值。另外从这个20084#文出台后，就在一定意义上讲风险由过去全部由施工方独自承担变成双方共同承担，因此我们要重新建立起转移风险的意识，避免风险的意识，工程投保的意识和克服对风险的发生听之任之的思想，要和施工方一起共同减少风险的发生和降低风险的损失。一旦风险发生一定要完整地收集风险的起因，发生的过程，造成的损失等方面的完整书证和物证，为今后维护我方的合法权益做足准备。4、除了我在前面2、中讲到我们对于建设工程施工合同赋予我们的权利有时不能充分利用或不能大胆的去使用
19、这些权利的同时有时也发现我们对建设工程施工合同中约定的双方的责任和义务重视不够，双方都有对这些约定不当一回事的现象，但一旦追究起来往往就成为致命的问题。我认为有必要提示在今后在建设工程施工合同执行过程的管理中要予以加强。对于施工方未尽其合同约定的责任和义务，我这里不多说，仅希望我们多以书面方式给予与施工方足够的提示。以证实我方尽到管理和沟通的责任。我这里仅就我方应尽到的责任和义务避免出现低级错误，做如下几点提示和意见：如（1）合同第10.1条施工方递交施工组织设计之后，在约定的时间内我方要提出确认或不确认的书面意见来，逾时不表态视为同意。那么我们的责任和义务就是必须在约定时间内做出书面表示，这
20、个看似不大的一个我方的责任和义务，一旦未履行会存不良后果的。例如这次松华园工程现场暂设拆除，施工方提出索赔高达122万，目前暂时做为遗留问题，一旦要算清此事，就牵涉到施工方是否报送过施工组织设计，我方是否按约定时间对施工组织设计确认和不确认的意见。如果确认过或者过时未表态也视同确认，那么我方要求施工进行二次拆除就有可能存在我方的责任问题，所以这样的我方责任和义务在合同执行过程中要特别重视和加强管理。又如（2）合同的第11.1条、12条、13条关于工期问题也都存在限时内尽到我方责任和义务的问题，不做为或置之不理对于我方是极为不利的。还有如合同的25.2条、26条、33.2条等，这些责任和义务不及
21、时按约定履行行吗？例如：松华园工程这次工期的仲裁，如果我们未能按协议约定工程进度款在2007年9月30日前即支付到92%，远远超过约定的90%，试想一下这场仲裁还好打吗？就十分被动了。有些义务在当我们遇到某些困难的时候，例如遇到资金紧张或者时机不合适等情况，是可以往后拖一拖再办的。但这里要特别讲运用合同或法律允许或合理的方式去进行，切不可以生撂、置之不理，胡乱答复也不行，弄不好反倒成为对方可利用的证据了。例如施工方依据洽商及时报来增帐且数额较大，因为这份洽商的工程量是本月完成的，如果审查通过那么就应该随本月已完工程量报告一并将这份增帐随工程进度款予以拨付，给我公司造成巨大资金压力。我们想拖一拖
22、怎办？有人说给对方一个回复，说明一下，这个增帐下月再审核。这方法可行吗？我认为不行，因为合同规定14天必须审查，超过14天不审查，且无正当理由将视为确认。所以必须以提出对方洽商或增帐中的错误，哪怕是吹毛求疵，有意挑剔对方的缺点和毛病也是无可非议的，属于正当的。这样来拖延，对方是只能接受的。5、加强合同执行过程中的管理，还需要有组织上的保障和责任的落实。从组织上：项目的建设工程施工合同签订后必须选择好一个综合素质高的工程技术人员作为项目工程师，并为其配备技术过硬的专业工程师共同组成项目组来代表我公司行使合同约定我方“工程师”的全面工作职责，同时应为项目组创造良好的工作条件，包括现代的办公工具和技
23、术资料。项目组对公司工程部负责，工程部再对公司决策层负责，我认为应建立这样的一个组织体系。（1）从责任上：作为身处一线的合同中明确的工程师，应在合同执行过程中的应尽的管理责任主要包括：负责对我公司提出的设计变更争得设计和规划部门的同意后，签发给施工方，施工方必须无条件同意执行；负责对施工方提出的设计变更进行判断、论证、有权力签发同意或断然拒绝；负责对施工方报送的已完工程量报告接收并在合同约定的时限内进行计量和签发审核意见；负责对施工方提交的“施工组织设计”“工程进度计划”“安全防护措施”等在合同约定的时限内进行审核，签发同意或不同意及具体原因的书面意见；负责按合同的约定签发有关工期的开工、延期
24、及停工的确认和指令；负责对工程质量，包括中间检查、隐预检查、试车验收、工程竣工验收的组织和签认工作；负责对工程使用的材料设备进行检验和试验和合格与不合格的认定工作；负责建设工程施工合同中约定工程师的其他责任。（2）从责任上作为主管部门的工程部应在合同执行过程中应尽的管理责任主要包括：负责将项目建设工程施工合同执行过程中的问题定期和及时地向公司决策层进行系统地汇报，以使决策层及时掌握这些问题，及时采取启动相应措施解决问题，以便防止问题的进一步扩大。工程部除应督促检查和大力帮助项目组和工程师完成他们在合同执行过程中的管理责任外，还应对合同中如下具体工作负责，如：.负责对工程洽商和设计变更的审核。虽
25、然签字的权力在工程师，但工程师签约前应主动争求工程部意见，提高签约的质量，减少纰漏，在松华园工程上这样存在严重纰漏的洽商太多，当然松华园工程有其特殊成因，但在今后的工程中要杜绝发生，否则在工程结算时十分被动。.负责掌握工程进度款的拨付。配合工程师对已完工程量报告的计量和审定。做到有理有据，既保证施工正常运行，而且照顾到公司的支付能力，恰当地掌控工程进度款的拨付力度。.负责接收施工方报送的工程结算书，审核结算书，包括审核结算书报送应具备的条件和结算书的内容，并在规定的时间内对结算书提出我方的审核意见，并有效地将我方对结算的审核意见反馈回施工方。按收和审核结算书报送的条件主要包括：.施工方按国家工
26、程竣工验收的有关规定把完整的竣工资料及合格的竣工验收报告提交给我公司；.已经签订工程质量保修书；.总包服务费解决情况已澄清；.有竣工图编制要求的竣工图按要求提交；.暂设拆除，施工人员撤场，竣工清理工作已完成，并达到验收要求；.其他法定和双方约定的条件。在结算书的审核中，应重点审核结算书的编制是否符合合同的约定和招标文件的规定以及补充协议的补充约定。对可调价合同方式的增减帐编制是否有效的无争议真实的工程变更洽商或设计变更为依据，增减帐使用的子目单价是否使用中标预算书中有单价？工程项目、工程量要计算准确等等，结算书的审核是一件细致的工作，也是双方利益冲突的焦点，要以实事求是和负责任的精神及较好的耐
27、受能力去履行这项责任。.负责组织工程竣工验收，分部分项工程的隐预检，中间验收工作可由工程师组织或签订完成，但竣工验收应由工程部负责组织各方来完成，包括竣工档案的接收整理，和配合有关部门办理存档工作。.负责合同的补充协议的起草、谈判、协商和报经合同决策层决策后的补充协议的签约工作。负责公司对对方和其他各方有关工程函件的接收和争得公司领导意见后的回复函工作。.负责建设工程施工合同执行过程中与方方面面的，包括：周边居民、街道居委会、周边单位、城管部门、派出所、当地建委以及卫生防疫部门、绿化部门、人防、自来水、供电部门，甚至包括拆迁办、消防部门等保持联谊，协调和处理发生的矛盾和纠纷的问题，以保障项目建
28、设工程施工合同的正常履行。.负责对建设工程施工合同以及在该合同执行过程中形成的“补充协议”、设计变更、工程变更洽商，甚至包括往来函件的、分阶段进行的交流和解释说明工作。切实改变过去文件一经签订就变成了死文件，不再问、不再使用的，使文件不能起到指导我们工作，保护我们合法权力和利益的工具的不正确现象。要切实通过交流、学习、解释和说明让费尽心思和波折很不容易签订的文件起到应有的作用。通过这样一个过程把公司各个部门的工作有机地串联起来，各负其责动员起全公司的力量共同来维护建设工程施工合同，把建设工程施工合同执行过程中的管理搞好。.工程部有责任对各个工程项目的工程师及项目组成人员进行工作上的技术指导，组织业务学习和政策学习，提高专业人员的业务水平，和进行必要的评议和审核，有权力对其中不符合要求的人员提出人事调整的意见和建议，并经公司领导和人事部门认可后进行调整。总之，我认为如何管理好合同，朱总的这一命题好像是一个永远说不完的话题，先暂时发表个人如上一些意见吧。（仅供参考）张庆和2009.1.5
