1、档案制度发展改革局档案管理控制程序WORD10页档案管理控制程序1、目的明确发展和改革局档案管理的管理原则、职责、档案分类、档案编号、保管期限、库房要求、管理程序以及各程序的要求。2、范围用于发展和改革局（以下简称本局）各科室。本程序所称档案，是指发展和改革局在工作中直接形成的有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。3、职责 本局在办公室内设立综合档案室，配备专职档案员，各科室配备兼职档案管理人员，档案管理人员保持相对稳定。3.1办公室a) 建立健全本局档案工作的各项规章制度；b) 监督、指导各科室形成的各种文件资料的收集、整理、立卷和归档工作；c) 集中统一管理本局各种门类和载
2、体的档案，充分利用，为机关各项工作服务；d) 指导、监督本局各科室的档案工作；e) 按规定向区档案馆移交应移交的档案；f) 办理领导交办的其他档案业务工作。3.2办公室专职档案员a) 执行档案管理的各项法律、法规、制度；b) 负责本局、本科室形成的各种文件资料的收集、整理、立卷和归档工作；c) 对档案库房进行定期和不定期的检查，主要检查库房设施和档案情况，保证帐物一致。如有破损或者字迹失真的档案，应当及时修复。发现其他问题，应当及时解决或者报告领导。d) 建立健全档案资料的统计制度。对档案的收进、移出、库存、利用、销毁等情况进行登记和统计，并根据要求向上级部门和区档案局统计报送档案基本情况。e
3、) 熟悉本局的历史和所藏档案情况，编制案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具和必要的参考资料。f) 工作变动时，应当在离岗前将本人保管的档案数量和状况交代清楚，严格履行交接手续。g) 办理领导交办的其他档案业务工作。3.3各科室及兼职档案员a) 执行档案管理的各项法律、法规、制度；b) 负责本科室形成的各种文件资料的收集、整理、立卷和归档工作；c) 协助办公室专职档案员做好档案管理工作；d) 协助办公室专职档案员做好档案管理的检查工作；e) 工作变动时，应当在离岗前将本人保管的档案数量和状况交代清楚，严格履行交接手续；f) 办理领导交办的其他档案业务工作。4、工作程序4.1工作流程4.2收集办
4、公室专职档案员负责收集全局的档案。4.2.1局档案各科室应按要求在每年的三月底将盖有“收发文”章的文件、年度报表收集齐全、完整，交局办公室。其他档案应由办公室负责收集。4.2.2科室档案各科室自行全面收集在本职工作中形成的各类文字材料（请示、汇报、批复及特种载体材料如硬软盘等），整理、装订、编号、入盒，自行保存，以备工作查用。4.3档案分类根据实际情况，发展和改革局的档案分为以下七大类：文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、声像档案、实物档案、电子档案。4.3.1文书档案反映党务、行政管理等活动的档案。包括：党群工作类、行政管理类、人事劳务类、国资类、会计管理类。4.3.2会计档案指会计凭证
5、、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。包括会计报表类（代号为A1）、会计帐簿类（代号为A2）、会计凭证类（代号为A3）、会计传票、票据类（代号为A4）。4.3.3基建档案反映本局基本建设的档案。4.3.4设备档案反映本局办公等设备的档案。包括：除湿降温类（代号为S1）、办公自动化类（代号为S2）、声像类（代号为S3）。4.3.5声像档案反映本局音像方面的档案。4.3.6实物档案反映本局实物方面的档案。4.3.7电子档案以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件档案。4.4档案编号根据档案的分类，本局的档案
6、实行以下编号办法：4.4.1文书档案按“组织机构/年度/问题”分类法，案卷号分为永久、长期、短期三种，按年度分别实行流水编号。a) 组织机构：按科室；b) 问题：党群工作类、行政管理类、人事劳资类、国资类、会计管理类。4.4.2会计档案采用年度类别分类法，每一类别按年代顺延流水编号。a) 会计报表类A1；b) 会计帐簿类代号为A2；c) 会计凭证类代号为A3；d) 会计传票、票据类代号为A4。4.4.3基建档案采用工程项目分类法编号。4.4.4设备档案采用年度/设备类型分类编号；a) 除湿降温类代号为S1；b) 办公自动化类代号为S2；c) 声像类代号为S3。4.4.5声像档案采用时间/专题分
7、类编号。4.4.6实物档案采用年度/实物类型分类编号。4.4.7电子档案 采用时间/专题分类编号。4.5保管期限本局所立案卷应划分保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期。具体划分档案保管期限时，按照南京市江宁区发展和改革局文书档案保管期限表所列期限执行。档案保管期限，从档案所属年代的次年1月1日起计算，长期计划、协议、协定、合同等有关文件，按其有效期满后次年1月1日起计算。4.5.1永久保管保管期限为50年以上。凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文件资料，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。永久保管档案主要包括：a) 本机关制定的属于法规政策性的文件；b)
8、处理重要问题形成的文件资料；c) 召开各种会议的重要文件资料；d) 重要的请示、报告、总结、综合统计报表；e) 机构演变的文件资料；f) 上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件资料及对本机关领导人任免的文字资料。4.5.2长期保管保管期限为16年至50年（含50年）。凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文字材料，列为长期保管。长期保管档案主要包括：a) 本机关一般工作问题文件资料；b) 一般会议主要文件资料；c) 人事管理工作形成的一般文件资料；d) 直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件资料；e) 下级机关报送的重要总结、
9、报告等文件资料。4.5.3短期保管保管期限为15年以下（含15年）。凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件资料，列为短期保管。短期保管档案主要包括：a) 本机关一般事务性的文件资料；b) 上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件资料；c) 下级机关报送的一般工作总结、报告和月份统计报表等文件资料。4.6库房要求4.6.1本局档案室必须备有档案专用库房。a) 档案库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施；b) 库房内要保持温度适宜，清洁卫生，无虫霉滋生；c) 档案管理部门根据工作需要配备档案柜架、温湿度计、去湿机、吸尘器、空调和微机等设备。4
10、.6.2本局综合档案室应当建立全宗卷，以积累本局档案的立卷说明、分类方案、交接凭证、鉴定报告、销毁清册、检查记录、全宗介绍等。4.7局内移交档案移交局办公室时，由办公室主任与档案移交科室的负责人监督，档案员交接应填写档案移交清册。4.8鉴定局办公室根据本局归档范围对局档案进行鉴定，对有保存利用价值的文字材料进入归档，对无利用价值的进行销毁处理，并作销毁说明。4.8.1分类、立卷4.8.1.1分类、立卷方式 局办公室根据分类方案、保管期限，对有保存利用价值的文字材料进行分类、立卷。采用“年度/机构（问题）/保管期限”方法进行分类。同一卷宗应保持分类方案的稳定。4.8.1.2分类a) 按年度分类：
11、将文件按其形成年度分类；b) 按保管期限分类：将文件按划定的保管期限分类；c) 按机构(问题)分类：将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。4.8.1.3立卷a) 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列；b) 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项；c) 本单位与外单位会办的文件，属本单位主办的，由本单位立卷；d) 外单位主办的，本单位以副本立卷；e) 本单位代上级机关草拟
12、的文件及其定稿，由上级发文机关立卷，草稿和副本由本单位立卷；f) 归档的文件资料，应当按照问题、组织机构、作者、时间、文种和通讯者等特征立卷；g) 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷；h) 跨年度的计划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；如果计划、总结在同一文件中，应当视文件内容的主次确定归卷年度；i) 跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；j) 合同性文件放在签字年度立卷；k) 各类案件资料放在结案年度立卷；l) 在归档的文件资料中，应当将相应的正件与附件、正本与定稿、请示与批复、批转文件与原件、多种文字形成的
13、同一文件放在一起立卷；文电应当合一立卷；m) 卷内文件资料要去掉金属物，破损的文件应当裱糊，字迹扩散的应当复制与原文一并立卷；n) 传真文件以复印件立卷归档；o) 声像资料应当单独放卷盒、像册中，并用文字标出摄像或者录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。4.9整理 局办公室对组成案卷的档案进行编写帐页号，书写案卷标题，进行卷内文件目录录入，装订成册，编制案卷号，张贴相应的标签。4.9.1归档文件应按件装订，装订要求：a) 正本在前，定稿在后；b) 正文在前，附件在后；c) 原件在前，复制件在后；d) 转发文在前，被转发文在后；e) 来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。4.9.2卷内文
14、件资料应当按照其内部联系、重要程度、问题或者时间顺序科学排列：a) 正本在前，定稿在后；b) 批复、批示在前，请示、报告在后；c) 正件在前，附件在后；d) 批转文件在前，被批转文件在后；e) 法规性文件和其他重要的定稿在前，历次修改稿在后；f) 案件资料，结论性资料在前，依据性资料在后，再按照排列顺序，用铅笔认真编写页码。4.9.3认真填写卷内文件目录：a) 文件没有标题或者标题不明确的要根据原文内容拟写标题并用 括号括上；b) 文件责任者、时间不清楚的，要查清楚后填入，并在备注上说明。4.9.4案卷封皮应当按照规定逐项填写清楚：案卷题名要简明、准确地反映卷内文件资料的内容与成分（一般包括责
15、任者、内容、文种等）体式一致，文字简练，使用规范简称，并用毛笔、钢笔或计算机填写，字迹工整、清晰。4.9.5有关卷内文件资料的情况说明应当逐项填写在备考表内；若无情况可说明，也应当将立卷人，检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置于卷尾。4.9.6卷内文件材料要去掉金属物，破损的文件应当裱糊，字迹扩散的应当复制与原件一并。4.9.7传真文件以复印件立卷归档。4.9.8声像材料应当单独放卷盒、像册中，并用文字标出摄像或者录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。4.9.9所立案卷要科学的划分保管期限。4.9.10案卷立好后，各科室应当按照机构、问题并结合重要程度和不同保管期限进行系统的排列和编
16、号，并编制“案卷目录”。4.9.11统计上架局办公室对整理完毕的案卷和科室移交的会计档案，按序摆放在档案库房的档案架上。并统一登记在相应的“案卷目录”中，同时对当年归档的各类档案编制“全引目录”、“专题目录”并做立卷说明，使帐物相符，室藏档案家底清楚。4.10档案的借阅4.10.1本单位工作人员因工作需要可以借阅库房档案。但是如果借阅非本人主管业务的机密文件，必须经局领导批准。外单位来人查阅本机关档案，必须持有单位介绍信，并经本机关办公室主任批准。4.10.2档案借阅者必须遵循有关规定，履行必要的手续，不得涂损档案，不得转借他人，阅完应及时归还。4.10.3阅机密、绝密档案，还负有保密的责任，
17、违者按照有关规定处理。4.10.4借阅人应填写借阅登记表。4.10.5档案管理员应对不按时归还的档案进行催还。4.11档案的复印复印机密或者非本人主管业务的文件必须经办公室主任批准，绝密文件、密码电报一律不得复印。复印人应填写复印登记表。4.12档案的鉴定本局综合档案室会同有关业务科室，根据档案保管期限，定期对档案进行鉴定，核定保管期限，剔除无保存价值的档案。档案鉴定结论有以下三种：a) 继续保管；b) 移交；c) 销毁。4.13档案的销毁档案管理部门销毁无保存价值的档案时，应写出销毁档案报告，说明销毁理由，原保管期限、数量和简要内容，连同编写的销毁清册一起送有关业务科室和办公室负责人审核，报
18、本局领导批准后方可销毁，并在原案卷目录上注销。在销毁档案时，应当与区保密部门取得联系，指定两人以上监销，并由监销人员在档案销毁清册上签字。4.14档案的移交4.14.1局内移交按4.7的规定办理。4.14.2向档案馆移交本局应当将永久、长期保存的档案在本机关保存10年后，连同案卷目录（一式三份）和有关的检索工具、参考资料，一并向区档案馆移交。移交档案应填写档案移交登记表。5、相关文件5.1中华人民共和国档案法6、记录6.1档案移交清册（标准件）6.2案卷目录（标准件）6.3全引目录（标准件）6.4专题目录（标准件）6.5档案借阅登记表（标准件）6.6档案复印登记表（标准件）6.7档案销毁清册（标准件）6.8档案移交登记表（标准件）6.9南京市江宁区发展和改革局文书档案保管期限表（标准件）
