1、5、项目实施过程中形成的施工方案、竣工资料、验收报告、工程图纸等（含外包部分资料）。6、荣誉证书、奖牌、奖状等实物。7、具有保存价值的其他文件资料。第 4 条 资料归档时间 1、财务资料及各项管理工作形成的公文、文件等材料，按年度归档，需在次年的三月底前归档完毕。2、已完成的工程技术资料每季度归档一次，即每年的一、四、七、十月，由各部门装订成册后归档。3、合同资料必须先按项目性质分类编号，在次年的十二月统一送正本到综合部归档。4、对人事资料的归档时间，由人力资源部每半年进行一次归档保存。5、对各类荣誉证书的归档时间，由资质管理人员收到证件后一个月内归档。第 5 条 文件点收 文件结案移送归档时
2、，根据如下原则点收 1、移交部门必须以文本及电子版形式提交移交清单，标明移交文件名称、数量、性质。2、检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查并退回。3、与档案无关的文件或不应随档案归档的文件，应立即退回经办部门。4、归档文件核对无误后，必须与移交部门做好签收移交手续。第 6 条 文件整理 点收文件后，应依下列方式整理。1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。3、文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。第第 3 3 章章 档案分类档案分类 第 7 条
3、 档案分类应根据公司、内容、业务项目等因素，按公司、大类、小类三级分类。先以公司区分，然后依归档性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。第 8 条 档案分类应力求切合实用，如果因档案较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”；如档案不多，也可仅使用“公司”及“大类”或“小类”二级。第 9 条 同一“小类”的档案以存放于一个档案盒为原则，如档案较多，一个档案盒不够使用时，可分为两个以上的档案盒存放，并于小类之后增设“卷次”编号，以便查考。第 10 条 档号的表示方式如下。ABCDE。其中 A 为公司代号；B 为大类号；C 为小类号；D 为档案年份；E 为档案卷次。如：归档资
4、料为 XX 公司工程合同，则表示为：TWIG2010001，即 TW（A：XX）I（B：合同类）G（C：工程类）2010（D：年份）001（E：第一份合同）。第第 4 4 章章 档案名称及编号档案名称及编号 第 11 条 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。第 12 条 档案分类各级名称经确定后，应编制档案分类编号表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序一次排列，以便查阅。第第 5 5 章章 档案归档管理档案归档管理 第 13 条 保存期限 文件保存期依下列规定办理。1、永久保存。（1）公司章程。（2）股东名册（
5、3）董事会及股东会记录。（4）财务报表。（5）政府机关核准文件。（6）不动产所有权及其他债权凭证。（7）其他经核定须永久保存的文书。2、十年保存。（1）会计凭证。（2）合同文件。（3）其他经核定须保存 10 年的文书。3、五年保存。（1）工程资料。（2）其他经核定保存 5 年的文书。4、一年保存：已废止无长期保存必要的公文。第第 6 6 章章 档案调阅档案调阅管理管理 第 14 条 各部门经办人员因业务需要需调阅该部门业务范围内档案时，应填写档案借阅申请表，经其部门负责人核准后向档案保管人员调阅。为保障档案的安全性及完好性，减少对档案的损坏，有制定电子版扫描档案的，原则上只允许调阅档案的扫描文
6、件。第 15 条 调阅非本部门业务范围的档案时，必须经该档案保管部门负责人批准后调阅。第 16 条 经公司领导确认为秘密级以上的档案文件，必须经公司领导批准方能借阅。第 17 条 调阅档案原件期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。第 18 条 调阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、扫描、转借或损坏。第 19 条 调阅的档案交还时必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，直接责任人必须负全部责任外，并给予相应处罚。第第 7 7 章章 档案清理档案清理 第 20 条 档案管理人员应及时擦拭档案柜，保持档案清洁，以防
7、虫蛀腐朽；每年依规定清理一次，已到保存期限的档案，给予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。第 21 条 保管期限届满的文件，经核定仍有保存参考价值的，档案管理人员应在档案目录表上注明为保留文件。第 22 条 每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，及时更新档案信息。第 23 条 对于已失去作用的档案进行销毁采用碎纸机进行处理，销毁档案材料要认真鉴定，确定销毁档案材料已列册登记。第 24 条 销毁档案材料时，必须指派专人连同档案保管人一起监销，防止失密。第第 8 8 章章 罚则罚则 第 25 条 任何违反本制度的行为，公司将给予直接责任人通报批评，并根据损失程度给
8、予经济处罚或按违反保密法追究法律现行责任。第第 9 9 章章 附则附则 第 26 条 档案管理部门应积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。第 27 条 本办法由综合部负责解释和修订。第 28 条 本办法自发文之日起执行。附件 1：档案分类编号表档案分类编号表 公司 大类 小类 合同：I 工程类：G 销售类：S 外包类：W 服务类：F 订货类：D 零星类：L 其他类：Q 工程资料：G 综合应用:A 应用集成:B 基础业务:C 计量业务:D 咨询监理:E IT 服务:F 电网应用:G 多媒体:H 其它业务:I 财务资料：D 报表：A 审计报告：B 凭证：C 其他：D 公文：A 公司发文
9、：A 规章制度：B 总结计划：D 人事资料：E 按级别人名分类 证书实物：H 资质证书：A 奖状证书：B 奖牌：D 其他有保存意义的资料：Q 相片：A 光碟：B 设备：D 附件 2：档案借阅审批表档案借阅审批表 部门：编号编号 档案名称档案名称 密级密级 借阅时限借阅时限 借阅原因 借阅人（签字）年 月 日 借阅部门意见 年 月 日 分管领导意见 年 月 日 档案保管部门意见 年 月 日 总经理意见 年 月 日 附件 3：档案目录表档案目录表 序号序号 档案号档案号 名称名称 建档日期建档日期 存放位置存放位置 保管期限保管期限 备注备注 附件 4：档案移交清单档案移交清单 序号序号 档案号档案号 名称名称 附件附件 份数份数 经办人经办人 备注备注 移交人：接收人：日期：附件 5：作废档案销毁明细表作废档案销毁明细表 序号序号 档案号档案号 名称名称 保存起至时间保存起至时间 销毁理由销毁理由 销毁日期销毁日期 审核：审批：监督：执行：
