1、 平湖市财政局档案电子化外包服务项目竞争性磋商文件项目编号：JXPHCG-2019-51 采购单位：平湖市财政局 采购机构：嘉兴市建新工程造价咨询事务所有限公司2019年9月10日目 录 第一章 竞争性磋商采购公告3第二章 采购需求5第三章 供应商须知17第四章 磋商办法及磋商标准30第五章 合同主要条款33第六章 响应文件格式38第一章 竞争性磋商采购公告根据中华人民共和国政府采购法、中华人民共和国政府采购法实施条例、政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法、浙江省政府采购活动现场组织管理办法等规定，经平湖市财政局平财采确20192776 号确认书批准，现就平湖市财政局档案电子化外包服务项目进
2、行竞争性磋商采购，欢迎提供本项目货物的供应商前来磋商。一、项目编号：JXPHCG-2019-51二、采购组织类型：分散采购三、采购方式：竞争性磋商四、采购内容及数量标项采购内容数量单位预算金额备注1档案电子化外包服务项目1批40万元数字化成果无缝迁移。填写并打印封面、卷内目录、备考表、打孔、装订、装盒入册等五、合格供应商的资格要求（一）符合政府采购法第二十二条：1.具有独立承担民事责任的能力；2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；5.参加政府采购活动前三年，在经营活动中没有重大违法记录；6.法律、行政
3、法规规定的其他条件；（二）符合浙财采监【2013】24号关于规范政府采购供应商资格设定及资格审查的通知第六条规定,且未被“信用中国”（）、中国政府采购网（）列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单。（三）本项目不接受联合体投标。六、公告期限： 自公告发布之日起3个工作日 七、报名、注册及磋商文件的获取：本项目实行网上报名，不接受现场报名，现场报名的投标文件将被拒绝。（一）报名网址：浙江政府采购网： （二）注册网址：浙江政府采购网：（三）招标文件获取方式：投标人从网上自行下载。网址：浙江省政府采购网 () 和平湖市公共资源交易中心网（四）招标文件售价：招标文
4、件工本费每套500元，投标单位可在开标现场缴纳招标文件费或至平湖市当湖街道当湖东路112-150号五楼（嘉兴市建新工程造价咨询事务所有限公司平湖新成分公司）认购纸质版招标文件。 （四）报名时间：2019年 9 月 11 日至2019年 9 月 18 日。报名截止时间后至磋商截止时间前允许潜在磋商供应商获取磋商文件。八、磋商保证金：本项目不设置九、响应文件提交截止时间和地点磋商供应商应于2019年 9 月 24 日 14 时 30分（北京时间，下同）前将响应文件密封送交到 平湖市公共资源交易中心311室（浙江省平湖市池海路和新华路交叉口行政服务中心三楼），逾期送达或未密封将予以拒收。十、响应文件
5、开启时间及地点本次招标将于2019年 9 月 24 日 14 时 30分时在 平湖市公共资源交易中心311室 开标，磋商供应商可派授权代表持有效身份证明出席开标会议。十一、联系方式1.采购人名称：平湖市财政局地点：平湖市望湖路318号联系人：毛先生 联系电话：0573-856225932.采购代理机构名称：嘉兴市建新工程造价咨询事务所有限公司联系人：周女士 联系电话：0573-85073363地址：平湖市当湖街道当湖东路112-150号五楼3.政府采购监督管理部门：平湖市财政局政府采购监管科地址：平湖市望湖路318号联系人：陆先生监督投诉电话：0573-85013033第二章 采购需求一、项目
6、概述档案数字化是档案信息化建设的一个重要组成部分，传统载体的档案通过计算机技术、扫描技术、OCR技术、数据库技术等高新技术加工形成数字档案。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。为规范有序做好嘉兴市规范化数字档案室的创建工作，根据嘉兴市档案局有关文件要求，计划申报嘉兴市规范化数字档案室，室藏永久、长期（或30年）保存的传统载体档案数字化率不低于60%，测评分应应达到80分以上（含80分）。通过委托加工形式将纸质档案扫描转换成数字化影像，建立全文数据库，为内部管理和共享利用提供增值服务。，二、采购方式现拟以公
7、开招标方式进行采购。三、需求说明（一）加工内容与数量本次项目加工服务对象为1996年 - 2017年库藏保管期限为永久长期件，包括业务档案、文书档案、会计档案、基建档案和特种载体，加工数量653655页（估算），扫描以页为单位，统一按A4纸幅面计算，最终页数以验收合格的实际数据量计算，各年份档案的选择由平湖市财政局根据实际需要情况提供。 （二）加工环节与质量要求 档案数字化加工包括数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。在加工过程中，应采取有效的技术手段，确保纸质档案数字化成果质量，加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全。民
8、国报纸数字化质量要求参照档案要求。各工作环节要求如下：1. 总则：严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范，对纸质档案数字化全过程进行有效控制，确保数字化成果质量和全流程安全管理。 2. 数字化前处理：对档案实体必须逐卷、逐份进行检查核实，察看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，并根据实际情况对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。3.目录著录：做到在录入数据的同时做好校对工作，并按照招标方的要求进行各类案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数据库。4.拆卷整理：扫描之
9、前，应在保护档案不受损害的前提下，拆除装订物（资料及档案内的成册材料不能拆），严格区分扫描件和非扫描件，并对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰；扫描完成后，拆除过装订物的档案应按原档案保管单位重新装订，并保持每页档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页、右边和底边整齐。卷皮破损严重的，需要调换卷皮。旧卷皮需全部交还财政局。 5.档案扫描：扫描图像必须与原图页面一一对应，不得出现颠倒、缺页、重页或错页情况；全部采用彩色模式进行扫描；扫描分辨率标准一般
10、为300dpi 24位真彩色，照片分辨率标准为600dpi 24位真彩色，保持原档方向；纸质档案图像以TIFF、JPEG、JPEG2000等通用格式，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求定制；为方便利用，还需将图像进行双层PDF格式转换；同一批档案应采用的存储格式。根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。其中大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理；同页有两个以上文件，需分别扫描。为保护档案原件，扫描单位一律使用平板扫描，对资料等成册材料不宜拆卷的，必须使用不拆卷扫描。扫描时应在纸质档案扫描工作流程表上认真登记扫描的文件级档号和扫描页数。6.影像处理：应对
11、扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整。图像纠偏处理应达到视觉上基本不感觉偏斜为准，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。裁边应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。去污处理应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。7.档案的装订：档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置（如：改右装订为左装订）。对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折
12、叠。档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。档案装订，应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。8.文件存储和备份以目录数据库内该文件档号对扫描图像进行命名。数据光盘内文件电子影像存储格式为JPEG格式、双层PDF格式。扫描后的电子文件需要提交脱机硬盘存储或光盘存储做备份之用，对光盘质量标准如下：（1）光盘片制作一式俩份，制作成档案数据目录和影像存储格式为JPEG、PDF的数据光盘。（2）同一份文件，不跨越二片DVD片号（同一份文件页
13、数需在同一DVD片内）（3）文件影像存储采用JVC国际档案级光盘或索尼单盒装刻录光盘为数据备份光盘。刻录时以不超过8倍速（含）刻录。（4）光盘表面标示光盘片编号，单片包装盒上注明光盘内目录索引信息。（5）在光盘片刻录完成后，与影像系统档案进行比对一次，以确保档案资料无遗漏及正确性。（6）光盘刻录人员对于所有光盘片序号进行管理与记录。（7）刻录好的光盘要著录光盘目录数据库，著录项目按平湖市财政局的要求制定。9.数据挂接：扫描图像文件应与目录数据进行挂接，同时在纸质档案扫描工作流程表上填写数据挂接后的页码、页数，核对每一份文件挂接后的页码、页数与前处理、扫描时填写的页码、页数是否一致，不一致时应注
14、明具体原因和处理办法。对于图像要求可以进行全属性定义，包括每一张影像的图像属性（格式、大小等）及索引属性（档号、件号、页号、所在件顺序号等）。10.质量自检：加工单位必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行内部严格自检，自检达到平湖市财政局数据质量标准的，才能递交财政局验收。（三）验收要求1.加工单位提交严格的质量控制方案，其中内容包括：质量控制目标、质量保障计划、质量保障方案、质量控制流程、质量保障措施等。2.加工单位数据自检合格后，递交平湖市财政局验收。数据验收以全宗为单位。3.平湖市财政局对加工单位目录与图像挂接完毕的数据进行验收。数据验收以抽检方式进行，抽检比率为10%，根据纸质档
15、案数字化加工验收标准进行检查，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在95%以下，提交批次全部发回加工单位全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，平湖市财政局将不再向加工单位提供扫描档案。4.档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，要求准确无误才能予以验收通过。5.数据验收合格后，加工单位需提交DVD光盘一式俩份移交给平湖市财政局
16、；目录和全文数据要向平湖市财政局数据库迁移。在数据移交后的壹年中，如发现较大质量问题，中标单位必须无偿返工，直至验收合格为止。（四）安全要求严格遵守保密守则及平湖市财政局的有关规定。数字化加工工作必须在平湖市财政局指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。施工单位应做到：1.与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。2.建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。3.不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。4.扫描加工场地的安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管
17、系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。从整体上对加工现场的物品隔离、进出门禁、门卫安检、视频控制等进行全面安全管理。5.分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在市财政局工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。6.不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。7.项目安全保障要求：制定现场管理制度。包括对员工纪律、考勤管理、物品管理、卫生管理、休息管理、操作管理、档案保护、档案保密、岗位考核等几个方面的制度建设。规范项目保障措施。该项要求加工单位在培训保障、人员保障、产量保障、质量保障和设备保障上提供完整的措施。提供保密管理方案。保密管理方案要求包括保密
18、管理原则、组织机构与工作职责、人员管理、保密载体管理、保密场所与设备管理、保密项目管理、泄密事件处理、保密纪律等内容。完善安全管理方案。安全管理方案的完善包括安全管理原则、现场安全管理、人员安全管理、设备安全管理、档案安全管理、信息安全措施以及项目应急方案。8.加工过程安全要求：对服务器的操作有安全监管措施。封闭数字化设备的信息出口，光驱、USB端口封通过专业软件进行封闭或硬件隔离，以确保保密安全。各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；刻录光盘日志；文件上传日志；网络访问日志等。按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数
19、据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。（五）时间要求本项目数字化加工内容要求在2019年12月31日前完成，数字化加工应按照平湖市财政局业务部门要求的先后顺序进行，实施时间的长短按照采购人的要求执行。（六）售后服务要求1.售后服务期限：项目验收交付后提供3年的售后免费服务。2.售后服务响应时间：接到用户电话后1小时内响应，4小时内上门服务。3.售后服务问题解决时间：一般问题在4小时内解决，严重问题要求及时提出用户方可接受的解决方案和服务承诺。（七）其他要求1.平湖市财政局不提供档案扫描所需的任何相应设备和数字化加工软件。所有用于本项目的存储设备在项目完工后一律由平湖市财政局无偿接
20、收。2.双方各指定专人做好档案的清点交接工作。纸质档案扫描工作流程表随同档案一起交接。3.要求中标单位在签定合同时成立项目组，指定专人负责该项目，项目负责人必须为中标单位公司级负责人，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。项目负责人不得频繁更换。第三章 供应商须知前附表序号内容、要求1项目名称：平湖市财政局档案电子化外包服务项目2采购内容：平湖市财政局档案电子化外包服务项目3磋商报价及费用：1、本项目磋商应以人民币报价；2、不论磋商结果如何，供应商均应自行承担所有与磋商有关的全部费用；3、本项目中标服务费的收取标准：按国家计委（2002）1980号文件规定的标准收取，向
21、中标人收取招标服务费。4磋商保证金：无。5答疑与澄清：提交首次响应文件截止之日前，采购人、采购代理机构或者磋商小组可以对已发出的磋商文件进行必要的澄清或者修改，澄清或者修改的内容作为磋商文件的组成部分。澄清或者修改的内容可能影响响应文件编制的，采购人、采购代理机构应当在提交首次响应文件截止时间至少5日前，以公告形式通知所有获取磋商文件的供应商；不足5日的，采购人、采购代理机构应当顺延提交首次响应文件截止时间。公告于浙江政府采购网(6磋商文件组成：资信商务及技术文件、报价文件正本各 1 份、副本各 2 份。7响应文件提交截止时间及地点：2019年9月24日14时30分平湖市公共资源交易中心311
22、室。投标人递交投标文件时，如出现下列情况之一的，投标文件将被拒收：1、未按规定密封或标记的投标文件；2、未成功办理投标人报名的；3、超过投标截止时间送达的投标文件。投标人在投标截止时间前，可以书面通知（加盖公章）采购人或采购机构，对所递交的投标文件进行补充、修改或者撤回。补充、修改的内容应当按照招标文件要求签署、盖章、密封后，作为投标文件的组成部分。8磋商时间及地点：2019年9月24日14时30分平湖市公共资源交易中心311室 。9磋商办法及评分标准：详见第四章。10中标结果公告：自中标、成交供应商确定之日起2个工作日内结果公告于浙江省政府采购网()、平湖市公共资源交易中心网（11中标通知书
23、：在公告中标结果的同时，采购机构向中标人发出中标通知书。12信用记录：根据财库2016125号文件，通过“信用中国”网站（）、中国政府采购网（），以开标当日网页查询记录为准。对列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单的供应商，其投标将作无效标处理。13政府采购节能环保产品：投标产品符合财库20199号关于调整优化节能产品、环境标志产品政府采购执行机制的通知条件。14小微企业有关政策：1、根据财库2011181号的相关规定，在评审时对小型和微型企业的投标报价给予6%的扣除，取扣除后的价格作为最终投标报价（此最终投标报价仅作为价格分计算）。属于小型和微型企业的
24、，投标文件中投标人必须提供的小微企业声明函以及本单位、制造商（如有）“国家企业信用信息公示系统小微企业名录”(网址：2、根据财库2017141号的相关规定，在政府采购活动中，残疾人福利性单位视同小型、微型企业，享受评审中价格扣除政策。属于享受政府采购支持政策的残疾人福利性单位，应满足财库2017141号文件第一条的规定，并在投标文件中提供残疾人福利性单位声明函（见附件）。3.根据财库201468号的相关规定，在政府采购活动中，监狱企业视同小型、微型企业，享受评审中价格扣除政策，并在投标文件中提供由省级以上监狱管理局、戒毒管理局（含新疆生产建设兵团）出具的属于监狱企业的证明文件（格式自拟）。(注
25、：未提供以上材料的，均不给予价格扣除）15签订合同时间：中标通知书发出后30日内。16交货时间：2019年11月30日前完成交付安装调试；17付款方式：（1）第一期付款：在合同签订后且数字化加工建库进场后 10 个工作日内，支付合同总额的30%。第二期付款：在完成档案数字化加工量 50卷后 10 个工作日内，支付合同总额的 30%。第三期付款：完成整个项目，得到采购单位认可或验收通过后10 个工作日内，支付合同总额的40%。并结清履约保证金。18履约保证金的收取及退还:履约保证金按合同总金额的 5% 计收，在服务期内中标人提供的服务符合合同约定，质保（服务）期满后十五个工作日内退还。19投标文
26、件有效期： 90 天。20解释：本招标文件的解释权属于招标采购单位。21开标当天带上法定代表人证明、授权委托书、法定代表人及被授权人的身份证（复印件）。（格式见附件，法定代表人及授权委托书开标时单独递交或密封在投标文件内均予以认可）一、总 则（一） 适用范围本磋商文件适用于本项目的磋商。（二）定义1.“招标采购单位”系指组织本次磋商的采购代理机构（“招标人”）嘉兴市建新工程造价咨询事务所有限公司 和采购人 平湖市财政局。2.“供应商”系指向招标人提交响应文件的供应商。3.“产品”系指供应商按磋商文件规定，须向采购人提供的设备、备品备件、工具及其它有关技术资料和材料。4.“服务”系指磋商文件规定
27、供应商须承担的运输、安装调试、验收、售后服务以及其他类似的义务。5.“项目”系指供应商按磋商文件规定向采购人提供的产品和服务。6.“书面形式”包括信函、传真、电子文档等。7.“”系指实质性要求条款，不满足实质性要求条款的响应文件无效。（三）磋商方式1.本次采购采用竞争性磋商方式进行。2.本次采购设定上限价为预算价。（四）投标委托供应商代表须携带有效身份证件。如供应商代表不是法定代表人，须有法定代表人出具的授权委托书（正本用原件，格式见第六章）。（五）磋商费用不论投标结果如何，供应商均应自行承担所有与磋商有关的全部费用（磋商文件有相关规定除外）。（六）联合体参与磋商本项目不接受联合体参与磋商。（
28、七）关联企业参与磋商1.本磋商文件所称关联企业,是指存在“关联关系”的企业；“关联关系”的界定适用中华人民共和国公司法217条之规定。2.关联企业中,法定代表人为同一个的两个及两个以上法人，母公司、全资子公司及其控股公司，都不得同时参加磋商；一经发现，将导致响应同时被拒绝。3.多家代理商或经销商参加采购活动，如其中两家或两家以上供应商存在分级代理或代销关系，且提供的是其所代理品牌的产品的，评审时，取其中通过资格审查后的报价最低一家为有效供应商；当报价相同时，则以技术标最优一家为有效供应商；均相同时，由磋商小组集体决定。（八）转包与分包1.本项目不允许转包。2.本项目不可以分包。（九）是否允许采
29、购进口产品本项目不允采购进口产品。（十）特别说明：1.供应商投标所使用的资格、信誉、荣誉、业绩与企业认证必须为本法人所拥有。供应商投标所使用的采购项目实施人员必须为本法人员工（或必须为本法人或控股公司正式员工）。2.供应商应仔细阅读磋商文件的所有内容，按照磋商文件的要求提交响应文件，并对所提供的全部资料的真实性承担法律责任。3.供应商在投标活动中提供任何虚假材料，其投标无效，并报监管部门查处；中标后发现的，根据浙江省政府采购供应商注册及诚信管理暂行办法的通知规定进行处罚；还将依照中华人民共和国消费者权益保护法第49条之规定由中标人双倍赔偿采购人，且民事赔偿并不免除违法供应商的行政与刑事责任。4.磋商文件中所提到的品牌，均为参考品牌，欢迎能满足本项目技术需求且性能与明确品牌相当的产品参与竞争。（十一）质疑和投诉1.供应商认为采购文件、采购过程、成交结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知
