1、档案管理学教案档案管理学教案各位朋友：下午好，我们一起来讨论档案管理，说起档案，很多人都感觉它不重要，离我们很遥远，但是，它和我们是息息相关的，在我生活中具有很重要的作用，个人从出生就开始有档案，家族的档案，家谱。所以，在众多的节日中就有一个国际档案节，6月9日第一部分 档案与档案工作概述一、档案概述1、档案的起源及演变 2.档案的定义 3.档案形成及分类 4.档案的作用1、档案的起源及演变 档案的起源档案的产生必须有个条件就是文字的出现。华夏五千年 档案的演变载体沿革。档案按载体可分为：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案等。 王懿荣也因此被誉为“甲骨文之父”
2、。名称的沿革。“档案”在商代称为“册”；周代称为“中”；秦汉称为“典籍” ；魏晋以后称“文书”、“文案”；唐、宋以来称“文卷”、“案卷”、“案牍”。2.档案的定义关于档案的定义，中外档案界至少有几十种不同的活法，为什么会友这么多呢？一是不同国家有不同的政治文化观念，对档案这一事物的认识有所不同。二是同一国家不同时期的人们站在不同的角度观察，对档案这一事物的认识也会产生差异。三是同一国家同一时期的人们因不同的需要，对档案这一事物的认识也会有所差别。但在我国，对于档案的定义，目前有两种权威的表述法，一是法律定义，中华人民共和国档案法于1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议
3、通过，1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正。第一章“总则”第二条“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”我国档案保存基本完好，但是在历史上出现了两次人为性的毁灭：一个秦朝时期，焚书坑儒，第二个是文化大革命时期。文化大革命之后的第一个法就是档案法，所以，经过文化大革命的浩劫后，大家已经清醒的认识到档案的重要作用和意义。二是学术定义。根据国家档案局20XX年12月发布的中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语的表述，档案
4、是“国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”这两种对档案的定义是一致的，揭示了档案的本质属性，也对档案的形成、档案的形式和范围作了表述。通俗的讲，档案就是原始的历史记录。 因此，对档案的定义可以从四个方面加以理解产生档案的主体。是各类国家机构、社会组织和个人。表现出多元性的特点，于主体不同，就产生了档案的不同所有权，分别属于国家、集体、个人。档案的基本属性是原始记录性。原始性是指档案是当时、当地直接形成于社会活动过程中的历史产物，而不是事后编造的。档案的价值性，也是有用性。一是历史凭证价值，从档案的内容、形式特征看，档案是真实可靠的，具有法律效力的。二是参考
5、价值，从档案的信息储备和所反映的内容看，档案信息可以提供各项工作借鉴档案形式的多样化，从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。 表达方式基本有三种：文字、图像、声音；从记录方法来看，有手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。3.档案形成。档案是文书转化而来的。转化条件有三： 办理完毕的文件才能成为档案 有利用价值 按照一定规律保存 4.档案的作用凭证作用。作为我们每一位公民而言，档案的凭证作用尤为显得重要。比如说现在办理社保，就需要你本人的工龄证明。那这个工龄证明就是你的档案，没有人事档案，劳动关系无法转入新的工作单位，没有病历档案，在解决医患纠纷中就失去了凭证。一个借
6、调到教育部的同事和我聊天：有一个收购站的人在教育部门收了一些废纸，回去整理过程中，无意间发现了自己当年参加高考的成绩册，结果他发现他的成绩已经进入了当年的中专录取线。这意味着什么？意味着他现在也是国家干部，也具有稳定的工作和收入。于是就拿着这些材料上告当时的教育主管部门，提出：还我青春、还我工作，同时还附带经济赔偿。因为时隔多年，当时负责招生的同志已不在人世，事情的经过也说不清楚。为了应诉，当地的教育部门就开始查找该考生的有关资料。有一天。朋友去办事，看到负责应诉的老师正在大仓库里翻着堆得如山一样的废纸堆。这位老师痛苦的说，让我还他青春，我怎么还呀？我得找依据，这时，我朋友给出了一个主意，你去
7、档案室，看一下当时的招生文件，看有什么线索没有，后来真有结果了，原来，刚恢复高考时，外语分数不是百分制，而是折算成50%计入总成绩，这样，这名考生成绩就不够了。参考作用。比如西安在修地铁，在规划之初就需要查阅大量的各种档案，包括，地址水文，地下管网，沿线建筑基础等，以便确定材料及工艺的选择、地铁的线路、站点的选择等方案。否则，地铁的安全就难以得到保证，施工中就有可能出现破坏地下管网的情况，造成无法估量的损失。档案的参考作用还广泛的体现在学术研究，文学创作，政策制定等方面。其实，档案的作用也历来被人们重视。无论是古代的帝王，还是现代的总统元首，都十分重视档案的收集利用。5.档案的分类，专业档案，
8、比如，人事档案，文书档案二档案工作概述 1.档案工作的内容档案工作的内容有广义和狭义两种解释。广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。狭义上说，是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。2.档案业务工作内容档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说。 收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用、检索和编研其中前五环节为基础工作，后一环节为提供利用的工作。3.档案工作的性质1档案工作是一项管理性的工作档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作 是某种管理工作的组成部分 是专门管理档案
9、的科学性工作 2是一项服务性的工作 3是一项政治性的工作 4.档案机构档案馆档案室办公室第二部分 档案管理业务介绍收集工作第一节 收集工作概述一、收集工作的意义1收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象。因此它是档案工作的起点及第一个环节。2收集工作是档案集中统一管理的重要内容和一项首要的具体措施。3收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。4收集工作是档案部门和社会各方面发生联系的重要环节之一，因此它要求的政策性强，工作方法灵活多样。 二、应该注意的问题1.零散文件的收集，实物载体的档案，这是最容易忽略的。单位获得的奖牌、证书、来宾馈赠的纪念品、上级领导及
10、名人对本单位的题词、废止的印章等。声像材料。领导人直接收到的公务文书2.“帐外”文件收集，帐外文件是指工作活动中登记或用印等形成的材料，如会议记录，部门规章制度，统计报表，决议、请示 和报告、计划总结、生产统计报表、分配方案、财会凭证和财务簿、单位的简史等。用印登记等。3.电话答复重要问题、会议纪录、一些领导人的即席讲话应当记录下来形成文字，并要标明作者、时间、地点、办理情况等。这种情况在全国很多地方都做得不够好。第二节 档案室的收集工作一、归档制度 1归档制度各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室收集保存，称为归档。在我国，这是党和国家
11、规定的一项制度，称为“归档制度”。2归档时间第二年上半年前。也可灵活处理。3归档范围：机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定于20XX年12月18日公布，在这一文件中有详细规定。各单位可根据这一文件精神，结合本单位实际情况，制定本单位的文件材料归档与不归档的范围。该归档范围规定如下：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 第四条 机关文件材料
12、不归档范围是：上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。4归档注意的问题归档的文件材料种类、份数、页数都应齐全完整 在归档
13、的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原文件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。年份的安排。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。顺序排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿排在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后
14、；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。文件材料标题。对于文件题名不要随意更改和简化，标题不符内容的，需要重写，如无标题，就应加上。案卷标题，如：关于XXXXXX等中央领导人的重要讲话 关于XXXXXX等地区粮食问题的报告“等”字表示省略，“等”作为一个模糊的概念输入计算机,利用查找不便，可以尽量把名字罗列出来，计算机才能显示出来。另外，“本机关”、“我校”中的“本”、“我”也是模糊概念，同样是不确定的，不要使用。档案整理工作第一节 整理工作概述一、整理工作的意义保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能为联系而联系，便于保管和查找档案，才是档案整理工作的基本出发点和最
15、终要求。档案整理的质量直接关系到档案的利用。档案整理工作，在档案总体管理中具有重要意义。 它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。它是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。二、整理的内容和步骤 内容包括区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订、排列案卷目录的编制。步骤可分为 1了解情况，拟订方案主要应了解立档单位的情况，还应了解全宗的数量，所属年代，主要内容、保管状况、完整程度、混杂情况、整理质量、提供利用时间。2区分全宗和分类3细分和组卷、草拟案卷标题4初步排列案卷顺序，检查分类
16、是否合理，弄进行适当调整。5全面审查修改标题。6固定排列位置、编制案卷目录以及文件的张号、页号、件号。对某些破损的文件进行裱糊。案卷的排列以全宗为单位，按照不同的分类、载体或保管期限分别排列。排列方法要统一，不能随意变动。三、整理工作需要注意的问题 1、复印件2、结构不完整的文件，如无印章 3.字迹不清楚，比如用圆珠笔4.这些工作没有多少技术含量，就是细心，派遣证的故事第二节 全宗和立档单位的划分一、全宗概念及含义 全宗定义全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。陕西师大教务处全宗的含义 1全宗是一个有机整体同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。 2全宗是在一
17、定历史活动中形成的全宗的这种整体性具有客观性，而不是纯粹人为的。全宗的整体性，是其内部的历史联系所决定的。3全宗是以一定的社会单位为基础而构成的 全宗是以产生它的机关、组织和个人为单位而构成的。这就为档案全宗这种整体确定了一个时空范围以及纵向和横向间的区分标志。二、立档单位及其构成条件 立档单位也称为“全宗构成者”。 它的构成条件是：可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。三个条件中，第一条最重要。判断一个单位是否立档单位，不能只依单位人数、级别大小来确定的，而是以第一个条件来判定。举
18、例：陕西师大教务处第三节 分类一、分类的意义全宗内档案的分类，对于整个档案整理工作的组织和质量以及日常的档案管理，都有重要的意义。首先，档案经过区分全宗之后，如不经过分类，还不免是一堆杂乱无章的材料，只有对全宗内档案进行合理的分类，才能提示出它们之间的内在联系，真正使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用。其次，就整个整理工作的程序而言，只有经过分类，其后的一系列环节才易于着手和逐步深入。全宗内档案分类的优化，可为档案的全面管理创造有利条件。二、分类的要求1联系性。分类方法要从档案的形成特点和规律出发，符合文件的历史状况，保持它们之间的历史联系。2思想性：分类时注意政治思想性，体现有关的方针
19、、政策，反对纯客观主义倾向和忽视政治内容思想的倾向，对历史档案更要注意思想性、政治性和科学性。三、常用分类方法：分类方法很多，常用的主要有三种： 年度分类法 组织机构分类法 问题分类法四、复式分类法的选择和分类方案的编制 年度组织机构分类法适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。 组织机构年度分类法适用于撤销机关档案。 年度问题分类法多用于组织变化复杂，或于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。总之，在不可能和不适于按组织机构分类时，往往采用它。 问题年度分类法多适用于撤销机关档案和历史档案。第四节 立卷一
20、、立卷的方法计、重要专题报告等文件材料。第四节 档案鉴定工作制度和组织一、档案室工作制度和组织成立鉴定小组二、档案馆工作制度和组织成立鉴定委员会三、销毁档案的批准和监销制度机关领导批准主管领导机关批准销毁1949年前的档案，须报国家档案局。两人以上监销 四、销毁1编制销毁清册 二三份 2立档单位和全宗简要说明3销毁方法 “火烧”或“打成纸浆”第六章 档案保管工作第一节 档案保管工作概述一、保管工作的含义 1库房管理2档案流动过程中的保护 3保护档案的专门措施 二、保管工作的任务1防治档案的损坏；包括自然损坏和人为损坏。 2延长档案的寿命；3维护档案的政治安全 ，防止泄密。 三、意义档案保管工作
21、在整个档案工作中具有重要意义。档案保管工作质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的影响。为档案管理工作提供物质对象，提供一个最起码、最基本的前提。第二节 档案保管的基本物质条件一、档案库房二、档案装具1档案箱 2档案架3档案柜等三、包装材料 1卷皮 2卷盒 3包装纸等第三节 档案库房管理一、 库房编号有两种方法： 1为所有库房编一总的顺序号 2分区编号二、排架和编号 1整齐一致 2避光通风 3空间利用4统一编号，顺序是从左到右、从上到下。 三、全宗的排列和档案的存放 1全宗的排列一个全宗的档案放在一起按全宗号流水排列法和全宗分类排列法两种按全宗群排列的方法
22、全宗编号和在库房的实际排列顺序 2存放方式竖放和平放第七章 档案检索工作一、检索工作在整个档案工作中的地位 1检索是提供利用的先期工作档案馆为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。2检索是提高档案馆工作水平的重要手段 3检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节二、编制档案检索工具的基本要求是 1全，指信息存储丰富。 2准，指检索准确。3快，指迅速。 4便，指检索要方便 。三、应当注意的问题要在重要的档案上下功夫，不要平均使用人力物力。 1一般的可著录到案卷级，重要档案则可著录到文件级。2强调检索工具 按照一定的方法排列起来以供查找咨询。四、排检
23、方法分类法以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念 划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别 类地组成一个检索体系。优点：同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在一起，便于查找利用。按作者排检法现又称责任者，把同一个作者形成的文件线索集中在一起。此法一般在机关档案室用得较多。按文号排检法即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。在机关档案室此法也较受欢迎，而在档案馆却用得不多。但对一此历史文件或文号不全的文件档案进行文号排检则有困难。按字序排检法编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。1部首偏旁法：采用不多
24、，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。2笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。 3四角号码法：全国的人名、地名卡片采用此法较多。但此法的普及面不广。4音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。此法较简便，但对于年纪较大的人却有不便之处。按地序排检法按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档案、农业档案等。主题法按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。严格来说，此法与第种方法是一致的，是按主题词的字序进行排检。对于外文档案，一般是按外文字母进行排检。目前在档案界，比较推崇的是分类法和主题法，
25、两者各有优缺点。五、档案检索工具的分类档案检索工具的种类较多，根据不同的标准可进行不同的分类。目前比较常见的分类方法有以下几种。1按编制方式分为目录、索引、指南。 2按载体形式分为书本式检索工具 卡片式检索工具 缩微检索工具机读式检索工具 3按检索范围分为全宗范围检索工具 档案馆范围检索工具 专题范围检索工具 馆际检索工具 4按功能分馆藏性检索工具 查检性检索工具 介绍性检索工具三、常见档案检索工具 1案卷目录案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。案卷目录一般采用书本式，其目录表包括：顺序号、案卷标题、年度、卷内文件页数、保管期限、备注等。表中的备注是用来记载案卷中某些需要特
26、殊说明的问题，如移出、销毁、卷内文件的增减、霉烂、字迹模糊等。2全引目录案卷文件目录亦称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。它将一全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇编成册，兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。3全宗目录全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具，它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。其编制目的是向利用者概要地揭示本馆所藏档案的范围，以及用于档案的统计和保管工作。全宗目录适合于档案数量较大，全宗较多的大中型档案馆。4分类目录分类目录是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。分类目录的主要特点是系统地揭示档案的主题内容
27、，具有较强的族性检索功能。各档案馆的手工检索分类目录大多采用卡片式。5主题目录主题目录是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺序排列的一种目录。主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。6专题目录专题目录是集中、系统地揭示档案馆内有关某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具。7文号索引文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。文号索引一般采用表格形式，所以通常称之为文、档案对照表。也有的档案室以文号为检索项设置较为全面的项目，形成文号目录。8人名索引人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具
28、。在档案利用中检索人物占有相当的比重，于在标题中很少反映人名，以所只有编制专门的人名索引才能解决这个问题。人名索引包括人名和档号两部分，即把人名引向所在档案的档号，利用者通过索引的指引，可以查到某一人物的材料。人名索引可以分为综合性和专题性两种。综合性人名索引是将馆藏档案中所涉及到的全部人名编成索引，专题性人名索引是根据所列专题范围，如任免、奖励、处分等对涉及该专题的人名编制索引。9地名索引地名索引是揭示档案中所涉及的地名并指明出处的一种检索工具。以编史修志为目的的利用者往往需要反映某一地区各方面情况的档案材料，地名索引可较好地满足这一类利用需求，从地区角度提供较为全面的档案线索。第八章 档案
29、编研工作第一节 档案编研工作概述一、编研工作的内容1历史档案和现行文件的编纂 2编写档案参考资料 3参考编史修志工作二、编研工作的意义档案馆编研工作对整个档案工作具有重要的意义。 1积极提供利用服务的有效方式 2提高工作水平的重要途径 3有利用档案原件的保管和流传 三、特点1研究性档案编研工作中“编”与“研”不是两个各自独立的概念，而是互相统一的，即编中有研，研中有编。2思想性档案编研不仅是对档案原件的简单照录，它必然反映编研人员的观点和认识，具有明显的思想性。3政策性档案编成果通常要在一定范围内公开使用，从而涉及到许多政策和法律方面的问题需要认真注意。第二节 档案参考资料一、大事记 1大事记的种类 机关工作大事记如：中共北京市委大事记北京第一机床厂大事记 国家和地区大事记如：中华人民共和国大事记解放后西藏大事记 专题大事记如：大革命时期统一战线大事记中华人民共和国教育大事记大事记的名称较灵活，有的称：大事年表、大事纪要、大事辑要、纪年、月表、日志等。2编制大事记两部分组成:大事时间和大事记述。 一般按时间顺序排列。大事突出、要事不漏，小事、琐事不取。 二、组织沿革，制度变革等 1种类机关组织沿革
