1、第9章数据的导入和导出,本章要点,数据导入和导出的作用数据导入的各种方法可以导入的数据格式数据导出的各种方法可以导出的数据格式数据导入的操作数据导出的操作与Office软件的协同工作,9.1 外部数据介绍,Access作为一种典型的开放型数据库，支持与其他类型的数据库文件进行数据的交换和共享，同时也支持与其他类型的Windows程序创建的数据文件进行交换。当数据需要进行交换时，就需要进行数据的导入、导出等操作了。,9.2 数据的导入,导入Access数据 利用链接表导入数据 导入Excel数据 导入TXT文本数据 按照保存的导入步骤导入数据,9.2.1 导入Access数据,新建一个数据库，并
2、向里面导入“学生信息简表.accdb”数据库中的数据。,第一步：打开Access 2007，选择【空白数据库】选项，并在屏幕右下角输入数据库名称为“输入导入导出示例.accdb”，如下图所示。,第二步：单击【创建】按钮，建立一个空白数据库，并自动新建了一个数据表，如下图所示。,9.2.1 导入Access数据,新建一个数据库，并向里面导入“学生信息简表.accdb”数据库中的数据。,第三步：关闭该空白表，单击【外部数据】选项卡下【导入】组中的Access按钮，弹出【获取外部数据Access数据库】对话框，如下图所示。,第四步：在对话框中单击【浏览】按钮，在【打开】对话框中选择“D:Access
3、 2007学生信息简表.accdb”数据库，并且在下面选择【将表、查询、窗体、报表、宏和模块导入当前数据库】单选按钮，单击【确定】按钮，进入【导入对象】对话框，如下图所示。,9.2.1 导入Access数据,新建一个数据库，并向里面导入“学生信息简表.accdb”数据库中的数据。,第五步：在【导入对象】对话框中选择要导入的数据库对象。在本例中，我们选择“学生信息表”和“学生就业表”，在【窗体】选项卡下选择“数据透视图_学生信息”窗体。单击【选项】按钮，则在【导入对象】对话框中显示关于导入数据的选项，如下图所示。,第六步：单击【确定】按钮，即可向当前数据库中导入选定的数据库对象。,9.2.1 导
4、入Access数据,新建一个数据库，并向里面导入“学生信息简表.accdb”数据库中的数据。,第七步：在导入数据以后，Access会继续弹出【获取外部数据】对话框，询问是否要保存该导入步骤，如下图所示。,第八步：选中【保存导入步骤】复选框，则会显示保存步骤信息框，要求用户输入必要的信息，如【另存为】、【说明】等，并且在对话框的下方，会询问是否要建立一个Outlook任务，如下图所示。,9.2.1 导入Access数据,第九步：单击【保存导入】按钮，保存该导入步骤。这样就完成了从外部数据库导入数据的操作。在导航窗格中，我们可以看到已经导入的数据对象，如下图所示。,新建一个数据库，并向里面导入“学
5、生信息简表.accdb”数据库中的数据。,导入完成以后，在上面选定的各个数据对象就会成为当前数据库中的内容，与在本数据库中创建的对象完全相同。并且如果在【导入】选项组中选中了【关系】复选框，表关系也会一起导入。,9.2.1 导入Access数据,但是由于以下两个原因，导入的数据也可能无法正常使用。查询、窗体等数据对象导入以后，如果当前的数据库中没有它们的源数据表，将无法正常使用。宏和VBA模块导入以后，如果没有相应的窗体、报表等对象，也可能无法正常使用。,9.2.2 利用链接表导入数据,所谓链接，就是在源文件和要建立的目标文件间建立一个映射，当源文件被修改以后，修改后的结果也会同步显示到目标文
6、件中。,9.2.2 利用链接表导入数据,利用链接表向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入Access数据。,第一步：启动Access 2007，打开“数据导入导出示例.accdb”数据库。,第二步：单击【外部数据】选项卡下【导入】组中的Access按钮，弹出【获取外部数据通过Access数据库】对话框，并选中【通过创建链接表来链接到数据源】选项，如下图所示。,第三步：单击【浏览】按钮，在【打开】对话框中选择“D:Access 2007宏示例.accdb”数据库，单击【确定】按钮，弹出【链接表】对话框，如下图所示。,9.2.2 利用链接表导入数据,利用链接表向新建的“数据导入导出示
7、例.accdb”数据库中导入Access数据。,第四步：在对话框中选择“联系人”表，单击【确定】按钮，完成数据的导入。用户可以在导航窗格中看到该链接表，该表前面一个小箭头，如下图所示。,双击打开“联系人”数据表，可以看到数据表中各条记录如下图所示。,打开“联系人”数据表，在数据表中增加一条记录，重新打开“数据导入导出示例.accdb”数据库中的链接表，可以看到数据记录已经发生了变化，如下图所示。,9.2.2 利用链接表导入数据,链接表和一般的数据表还有一些不同之处，在使用时要特别注意以下两点。在导航窗格中选定链接表，按下Delete键，系统会弹出如右上图所示的确认删除对话框。对话框中提示，用户
8、删除的是数据的链接信息，而不是数据表本身。建立了链接表，那么当在表的【设计视图】中对表的设计进行修改时，就会破坏这种链接，导致数据记录的丢失。在导航窗格右击链接表，在弹出的右键菜单中选择【设计视图】选项，则会弹出如下图所示的提示框。,9.2.3 导入Excel数据,向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入Excel电子表格数据。,第一步：启动Access 2007，打开“数据导入导出示例.accdb”数据库。,第二步：单击【外部数据】选项卡下【导入】组中的Excel按钮，弹出【获取外部数据Excel电子表格】对话框，如下图所示。,第三步：单击对话框中的【浏览】按钮，在【打开】对话框
9、中选择“D:Access 2007学生名单.xls”文件，并且在下面选择【将源数据导入到数据库的新表中】单选按钮，单击【确定】按钮，弹出【导入数据表向导】对话框，如下图所示。,9.2.3 导入Excel数据,向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入Excel电子表格数据。,第四步：可以看到该Excel电子表格中共有3张Sheet表，我们选择【显示工作表】单选按钮和Sheet1选项，单击【下一步】按钮，弹出选定字段名称的对话框，如下图所示。,第五步：选中【第一行包含列标题】复选框，单击【下一步】按钮，弹出指定字段对话框，单击下面预览窗口中的各个列，则可以在上面显示相应的字段信息，设置
10、字段名称、数据类型等信息，如下图所示。,9.2.3 导入Excel数据,向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入Excel电子表格数据。,第六步：单击【下一步】按钮，弹出设置主键对话框，选中【我自己选择主键】单选按钮，并选择“学号”字段，如下图所示。,第七步：单击【下一步】按钮，在弹出的对话框中输入数据表名称为“学生名单表”，单击【完成】按钮，弹出是否要保存导入步骤的对话框，如下图所示。,9.2.3 导入Excel数据,向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入Excel电子表格数据。,第八步：和上例一样，输入必要的说明信息，单击【保存导入】按钮，完成导入数据和保存导入步
11、骤。在导航窗格中可以看到，“学生名单表”已经导入。,第九步：双击打开“学生名单表”，可以看到导入的数据还是有一些混乱，如下图所示。,对导入的数据手工设置布局格式等，完成数据表的完善工作。修改后的数据表如下图所示。,9.2.4 导入TXT文本数据,将文本数据导入 Access 的原因通常有以下两种。有些数据格式是无法被 Access 直接识别的，但是希望在数据库中使用这些数据。可以首先将源数据导出为文本文件，然后将文本文件的内容导入到 Access 表中。使用Access来管理数据，但是定期从其他程序中接收文本格式的数据。导入文本数据的方式，就是按照一定的数据分割符号或数据宽度，将文本中的数据自
12、动分配到数据表中，如下图所示。,9.2.4 导入TXT文本数据,向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入“工科混合班.txt”文本数据。,第一步：启动Access 2007，打开“数据导入导出示例.accdb”数据库。,第二步：单击【外部数据】选项卡下【导入】组中的【文本文件】按钮，弹出【获取外部数据文本文件】对话框，如下图所示。,第三步：单击对话框中的【浏览】按钮，在【打开】对话框中选择“D:Access 2007工科混合班.txt”文件，并且在下面选中【将源数据导入到数据库的新表中】单选按钮，单击【确定】按钮，弹出【导入文本向导】对话框，如下图所示。,9.2.4 导入TXT文本
13、数据,向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入“工科混合班.txt”文本数据。,第四步：可以看到数据出现乱码。单击【高级】按钮，弹出导入规格对话框，用户可以在该对话框中对文本的文件格式、编码类型等进行设置，如下图所示。,第五步：将【代码页】下拉列表框中的“土耳其文(Windows)”选项更改为“简体中文(GB2312)”，单击【确定】按钮，即可正确显示数据文件，如下图所示。,9.2.4 导入TXT文本数据,向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入“工科混合班.txt”文本数据。,第六步：使用【带分割符】选项，单击【下一步】按钮，弹出选择分割符对话框，用户在对话框中选择数
14、据的分割符，在对话框的下方是预览页面，如下图所示。,第七步：单击【下一步】按钮，弹出设置字段对话框。用户在对话框中设置每一个列的字段名称、数据类型等，如下图所示。,9.2.4 导入TXT文本数据,向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入“工科混合班.txt”文本数据。,第八步：单击【下一步】按钮，弹出设置主键对话框，选中【我自己选择主键】单选按钮，并选择“学号”字段，如下图所示。,第九步：单击【下一步】按钮，在弹出的对话框中输入数据表名称为“工科混合班学生名单”。单击【完成】按钮，弹出是否要保存导入步骤的对话框，如下图所示。,第十步：输入必要的说明信息，单击【保存导入】按钮，完成导
15、入数据和保存导入步骤。在导航窗格中可以看到，“工科混合班.txt”文件已经被导入。,9.2.4 导入TXT文本数据,双击打开“工科混合班学生名单”数据表，可以看到导入的数据记录，如下图所示。,9.2.5 按照保存的导入步骤导入数据,在上面示例的各个步骤中，最后一步都是提示用户是否要保存导入的步骤。单击【保存导入】按钮以后，输入必要的说明信息，完成导入步骤的保存，如下图所示。,9.2.5 按照保存的导入步骤导入数据,那么保存的导入步骤有什么作用呢？保存的导入或导出操作在Access中称之为规格。运用规格，用户能够随时重复该导入或导出操作。用户不必提供任何额外的信息，就能够完成导入操作。,9.2.
16、5 按照保存的导入步骤导入数据,例如，用户可以在再次运行规格之前更改源文件或目标文件的名称，这样一来，便可以将一个规格用于多个不同的源文件或目标文件。,单击【外部数据】选项卡下【导入】组中的【已保存的导入】按钮，即可看到我们在上面保存的各个导入步骤，如下图所示。,选定要执行的导入操作，然后单击对话框下面的【运行】按钮，将弹出确认替代对话框，如下图所示。,9.2.5 按照保存的导入步骤导入数据,单击【是】按钮后，Access将自动运行上次保存的导入步骤，并按照曾经设定的参数导入数据，导入完成后，弹出如下图所示的对话框。,如果用户要更改源文件或者目标文件，只要在选定的项目中双击，即可显示可编辑文本
17、框，用户在该文本框中输入目标文件或源文件等。如下图所示，如果用户想更改源文件，只需要在原来的文件路径上双击，即可打开如下图所示的文本框。,9.3 数据的导出,导出到其他Access数据库 导出到Excel电子表格 导出为TXT文本数据,9.3.1 导出到其他Access数据库,将“数据导入导出示例.accdb”数据库中的“学生信息表”导出到“联系人.accdb”数据库中。,第一步：启动Access 2007，打开“数据导入导出示例.accdb”数据库。,第二步：单击【外部数据】选项卡下【导出】组中的【其他】按钮，在弹出的菜单中选择【Access数据库】选项，弹出选择目标数据库对话框，如下图所示
18、。,第三步：在对话框中单击【浏览】按钮，在弹出的【保存文件】对话框中选择“D:Access 2007联系人.accdb”数据库，单击【确定】按钮，弹出【导出】对话框，如下图所示。,9.3.1 导出到其他Access数据库,将“数据导入导出示例.accdb”数据库中的“学生信息表”导出到“联系人.accdb”数据库中。,第四步：输入要导出的数据表名称，设定表的导出类型，单击【确定】按钮，即可完成数据的导出。选中【保存导出步骤】复选框，如下图所示。,第五步：输入保存的名称和必要的说明信息，单击【保存导出】按钮，保存该导出步骤。,9.3.2 导出到Excel电子表格,将“数据导入导出示例.accdb
19、”数据库中的“学生信息表”导出到Excel中。,第一步：启动Access 2007，打开“数据导入导出示例.accdb”数据库。,第二步：单击【外部数据】选项卡下【导出】组中的Excel按钮，弹出选择操作目标的对话框，如下图所示。,第三步：单击对话框中的【浏览】按钮，在【另存为】对话框中选择存储地址，在下面的【文件格式】下拉列表框中选择“Excel97-2003(.xls)”，选中【导出数据时包含格式和布局】复选框和【完成导出操作后打开目标文件】复选框。,9.3.2 导出到Excel电子表格,将“数据导入导出示例.accdb”数据库中的“学生信息表”导出到Excel中。,第四步：单击【确定】按
20、钮，即可完成导出，并自动打开Excel显示导出的数据，如下图所示。,第五步：在弹出的对话框中保存该导出步骤。,9.3.3 导出为TXT文本数据,将“数据导入导出示例.accdb”数据库中的“学生信息表”导出为TXT文本文件。,第一步：启动Access 2007，打开“数据导入导出示例.accdb”数据库。,第二步：单击【外部数据】选项卡下【导出】组中的【文本文件】按钮，弹出选择操作目标的对话框，如下图所示。,第三步：单击【浏览】按钮，在【另存为】对话框中选择存储地址，单击【确定】按钮，弹出选择导出格式的对话框，如下图所示。,9.3.3 导出为TXT文本数据,将“数据导入导出示例.accdb”数
21、据库中的“学生信息表”导出为TXT文本文件。,第四步：单击【下一步】按钮，弹出设置分割符的对话框，设置分割符为“逗号”，如下图所示。,第五步：单击【下一步】按钮，选择好存储地址和文件名称，单击【确定】按钮，完成导出。,9.3.3 导出为TXT文本数据,将“数据导入导出示例.accdb”数据库中的“学生信息表”导出为TXT文本文件。,第六步：进入目标文件夹，打开该文件，可以看到数据的导出结果，如下图所示。,按照相似的方法，可以将数据表保存为HTML文件、XML文件等，各种导出的文件如下图所示。,9.3.4 按照保存的导出步骤导出数据,按照保存的导出步骤导出数据和在上面介绍的用保存的导入步骤导入数
22、据的方法是完全相似的。单击【导出】组中的【已保存的导出】按钮，即可弹出【管理数据任务】对话框，用户可以在该对话框的【已保存的导出】选项卡中看到保存的导出任务，如下图所示。,9.4 Office软件的协作,用Outlook建立Access任务 用Word创建邮件合并文档 用Word发布数据库文件 用Outlook发送数据表,9.4.1 用Outlook建立Access任务,为了便于用户操作，Microsoft Office Outlook 2007 任务提供了一个按钮，利用该按钮，无需打开 Access 数据库就可以运行设定的导入操作。Outlook任务可以在保存导入步骤的同时创建，也可以在【管
23、理数据任务】对话框中创建。单击【外部数据】选项卡下【导入】组中的【已保存的导入】按钮，即可弹出【管理数据任务】对话框。单击该对话框最下方的【创建Outlook任务】按钮，即启动Outlook 2007，并弹出导入任务对话框，如下图所示。,9.4.1 用Outlook建立Access任务,在【任务】选项卡中设置【开始日期】、【截至日期】。如果要多次提醒，那么单击【任务】选项卡下的【重复周期】按钮，即可弹出如下图所示的【任务周期】对话框。用户可以在对话框中设置重复提醒的信息。,9.4.1 用Outlook建立Access任务,在【任务周期】对话框中设置提示的周期，单击【确定】完成设置。完成设置以后
24、，就会在Outlook中显示信息栏，提示任务已经设置，此时视图如下图所示。这样就完成了一个Outlook任务的设置，当任务到期提示时，用户只要单击【任务】选项卡下的【运行导入】按钮，即可完成从Access导入数据，而无需启动Access。【运行导入】按钮如下图所示。,，,9.4.2 用Word创建邮件合并文档,以数据库中的“联系人”表为源数据表，创建邮件。,第一步：启动Access 2007，打开“数据导入导出示例.accdb”数据库，在导航窗格中选择“联系人”表。,第二步：单击【外部数据】选项卡下的【其他】按钮，在弹出的菜单中选择【用Microsoft Office Word合并】选项，弹出
25、【Microsoft Word邮件合并向导】对话框，如下图所示。,第三步：选中【创建新文档并将数据与其链接】单选按钮，单击【确定】按钮，启动Word，如下图所示。,9.4.2 用Word创建邮件合并文档,以数据库中的“联系人”表为源数据表，创建邮件。,第四步：在屏幕的右边可以看到【邮件合并】窗格，如下图所示。,第五步：选中【信函】单选按钮，单击【下一步】按钮，进入邮件合并向导的第二步，如下图所示。,9.4.2 用Word创建邮件合并文档,以数据库中的“联系人”表为源数据表，创建邮件。,第六步：选中【从现有文档开始】单选按钮，单击【打开】按钮，弹出【打开】对话框，如下图所示。,第七步：选择一个现
26、有的Word文档，单击【打开】按钮，在当前的Word中打开选定的文档。在向导中单击【下一步】按钮，弹出让用户选择收件人的对话框，如下图所示。,9.4.2 用Word创建邮件合并文档,以数据库中的“联系人”表为源数据表，创建邮件。,第八步：单击【浏览】按钮，在弹出的对话框中选择“联系人”库，弹出如下所示的【选择表格】对话框。,第九步：选择“联系人”表，单击【确定】按钮，弹出【邮件合并收件人】对话框，在该对话框中选择要发送的记录。用户可以通过【调整收件人列表】区域的各个链接来筛选各个联系人。选择全部的联系人，单击【确定】按钮。,9.4.2 用Word创建邮件合并文档,以数据库中的“联系人”表为源数
27、据表，创建邮件。,第十步：单击【下一步】按钮，进入【撰写信函】选项组，如下图所示。,第十一步：在【撰写信函】选项组中，分别单击【地址块】、【问候语】等按钮，弹出如下图所示对话框。,9.4.2 用Word创建邮件合并文档,以数据库中的“联系人”表为源数据表，创建邮件。,第十二步：单击【匹配域】按钮，在弹出的对话框中重新选择信封的格式，单击【确定】按钮。,第十三步：单击【下一步】，进入【预览信函】选项组，用户可以对建立的信函进行重新设置等，如下图所示。,第十四步：单击【下一步】，进入【完成合并】选项组，用户可以选择【打印】或者【编辑单个信函】选项等，如下图所示。,9.4.2 用Word创建邮件合并
28、文档,以数据库中的“联系人”表为源数据表，创建邮件。,第十五步：单击【打印】选项，弹出如下所示的【合并到打印机】对话框，设定好打印记录数。,第十六步：单击【确定】按钮，即可进行打印。,9.4.3 用Word发布数据库文件,将数据库中的“学生就业表”导出为Word文档进行发布。,第一步：启动Access 2007，打开“数据导入导出示例.accdb”数据库，并在导航窗格中选择“学生就业表”数据表。,第二步：单击【外部数据】选项卡下【导出】组中的Word按钮，弹出选择导出目标的对话框，如下图所示。,第四步：单击【浏览】按钮，选择目标文件夹，并选中【完成导出操作后打开目标文件】复选框。,9.4.3
29、用Word发布数据库文件,将数据库中的“学生就业表”导出为Word文档进行发布。,第四步：单击【确定】按钮，完成数据的导出。同时系统启动Word文档，显示导出的数据，如下图所示。,第五步：Access继续弹出提示是否要保存导出步骤的对话框，选中该复选框，保存导出步骤。,9.4.4 用Outlook发送数据表,在Access的【外部数据】选项卡下我们还可以看到一个【收集数据】组，如下图所示。利用【收集数据】组中的【创建电子邮件】和【管理答复】按钮，Access 2007 能够轻松收集来自各地人们的数据。,9.4.4 用Outlook发送数据表,当用户在进行以下三项工作时，可以使用该功能提高数据收
30、集的效率。调查：用户希望做一个调查，并在 Access 中处理调查结果。这样，用户就可以先创建一个 Access 数据库，其中包括存储结果所必需的表，然后使用向导生成包括问题的表单，并将表单发送给参与调查的人员。参与者答复后，他们的答案会直接进入在数据库中指定的表中。状态报表：不管系统开发处于一个什么样的进程中，开发者都可以给用户定期发送含有当前开发信息的电子邮件，以便让用户了解最新的进展。事件管理：例如，在组织一个会议或培训时，用户可以将一个或多个表单作为电子邮件发送，以收集联系人信息、首选旅行路线和酒店等。如果选择自动处理答复，那么参与者可以在不必通知用户的情况下随时更改他们的选择，用户始
31、终可以访问到最新的数据，以便做出决策。,9.4.4 用Outlook发送数据表,将数据库中的“联系人”表进行发送，要求用户完善信息并回复。,第一步：启动Access 2007，打开“数据导入导出示例.accdb”数据库，并在导航窗格中选择“联系人”数据表。,第二步：单击【外部数据】选项卡下【收集数据】组中的【创建电子邮件】按钮，弹出【通过电子邮件收集数据】对话框，如下图所示。,向导的第一页提供了该过程的主要步骤，一般要经过6个步骤。,第三步：单击【下一步】按钮，弹出让用户选择表单类型的对话框。表单类型也即表单格式，Access提供了两种格式可以选择。在这里，我们选中【HTML表单】选项，如下图
32、所示。,9.4.4 用Outlook发送数据表,将数据库中的“联系人”表进行发送，要求用户完善信息并回复。,第四步：单击【下一步】按钮，弹出对话框询问用户是创建新数据还是更新现有数据。我们选择【更新现有信息】选项，如下图所示。,第五步：单击【下一步】按钮，弹出对话框要求用户确定要收集的数据的字段。我们选择所有的字段，如下图所示。,9.4.4 用Outlook发送数据表,将数据库中的“联系人”表进行发送，要求用户完善信息并回复。,第六步：单击【下一步】按钮，弹出对话框询问用户是否要自动处理数据。选中【自动处理数据】复选框，并设置答复的存储位置，如下图所示。,第七步：单击【下一步】按钮，在对话框中
33、选择包含用户电子邮件地址的字段。选择“电子邮件地址”字段，如下图所示。,9.4.4 用Outlook发送数据表,将数据库中的“联系人”表进行发送，要求用户完善信息并回复。,第八步：单击【下一步】按钮，在对话框中填写邮件的主题、简介等，如下图所示。,第九步：单击【下一步】按钮，弹出对话框提示用户将要创建电子邮件，如下图所示。,9.4.4 用Outlook发送数据表,将数据库中的“联系人”表进行发送，要求用户完善信息并回复。,第十步：单击【下一步】按钮，弹出选择收件人地址的对话框。在对话框中选择全部可用的E-mail地址，如下图所示。,第十一步：单击【发送】按钮，即可发送该电子邮件。,9.4.4 用Outlook发送数据表,将数据库中的“联系人”表进行发送，要求用户完善信息并回复。,第十二步：进入Access，单击【外部数据】选项卡下【收集数据】组中的【管理答复】按钮，即可进入【管理数据收集邮
