1、 “通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。6. 通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。7. 通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。8. 报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。9. 请示 适用于向上级机关请求指示、批准。10. 批复 适用于答复下级机关请示事项。11. 函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。12. 会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项。格式：文本的
2、11项规定通用公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。 （一） 发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。 （二） 秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。 （三） 紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。 （四） 发文字号，包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。 （五） 上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。 （六） 公文标题，应当准确简
3、要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点行号。 （七） 公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。 （八） 公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。 （九） 成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。 （十） 文件应当标注主题词；上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。 （十一） 文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。在民族自治地方，可并用汉
4、字和通用的少数民族文字。拟稿须知公文拟稿一般包括：标题、发文编号、主送机关、正文、机关印章、发文日期、附件、抄送单位、机密等级、缓急程度等。部分简单的公文可省略其中一些内容。其中标题和正文是写作的重点。1. 标题：公文标题是对文件内容的精确概括，要准确、简要，一般由发文单位、事由和文件三部分组成。它表明了文件的来源、主要内容及其性质使用。有版头的文件或法规性文件，计划和总结，通知和通报，可省略发文单位，有时或只标以文件种类，如通知。2. 发文字号：包括机关代号、年号、顺序号。编写发文字号的作用是有利于统计发文数量，便于公文管理，有利备案查找，在引用时，可以作为公文的代号使用。例如“审办发（19
5、89）6号”，代表审计署（局）办公厅1989年第6号文件，“审办发”是审计署（局）办公厅的代字，（1989）是年号，“6”号是发文顺序号。几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。编号的位置，凡有文件版头的，放在文头名称的下面；凡无文件版头的，放在标题的右侧方。3. 主送机关：主送机关是行文的主要对象，即要求主办或答复这份文件的对方单位。准确地确定主送机关是公文发出后能否及时得到处理的关键。对下级发出的指示、通知、通报等称为普发公文，可以主送几个以上机关，凡其下属机关都是主送机关；向上级报告、请示的公文，一般只写一个主送机关，不能多头主送，如需报送另一个上级机关时，可以用抄报的形式，以免责任不
6、明，处理延误。布告、通告、公告等公布性公文，不写主送机关，可在发表或发送时，另附一个通知或公函给主送机关。主送机关一般写在正文之前、标题之下，顶格写。4. 正文：正文是公文的主体，请示问题时，要求一文一事，不要一文数事。正文的作用是：直接体现党和国家的方针政策，反映文件作者的意图。发文的目的能否实现，主要在正文的书写。因此，正文的写作应该观点鲜明，内容清楚、简洁、通畅，标点符号准确。正文一般在主送机关之后另起一行空两格书写。正文一般分为开头、中段、结尾三个部分，不同文种的正文结构还有些细微的差别。开头要开篇明意，简要说明发文的根据和理由、发文的目的或结论。如是复文，要引述来文的日期和标题。中段
7、是公文主体，要根据办文的目的、国家的有关政策，将情况、问题、要求阐述清楚。内容较多的，可依次表述，或分段写，或用序数表明项目，以资醒目。结尾应简洁明晰，向对方提出要求，请求解决某项问题。结尾用语要按照行文关系，写得妥贴得体：上行文，可用“以上报告妥否，请批示”、“以上报告如无不妥，请批转”；平行文，可用“专此函复”、“特此通知”；下行文则常用“希遵照执行”、“此复”、“此令”等语。5. 发文机关：发文机关又称落款，应写在正文的下面偏右，与正文保留适当的空格，以便盖章。发文机关应写明全称，以示严肃负责。以机关领导人名义行文时，应冠以职务、身份。盖章是表示发文机关对公文生效负责的凭证，应按GB97
8、04-88“国家标准”规范执行，端正、清晰地盖在成文日期上，做到上不压正文，下压成文日期年月日47个字，俗称“齐年盖月”。领导机关大批印发的公文，因使用了规定格式的文件版头，并由机关交通递送，所以不盖印章也同样生效。6. 发文日期：发文日期是以文生效的起始时间，年月日须完整，年份不得略写，如1991年不得写成91年。发文日期一般以机关领导人签发日期为准；会议通过文件以会议通过日期为准；一般性例行公文如通知、函等以实际发出日期为准；法规性以公文的批准日期为准，或公文最后专门规定生效、执行日期，如“本条例自发布之日起施行”。发文日期写在公文末尾、发文机关下面，并稍向右错开。7. 抄报、抄送：抄报、
9、抄送单位是指协助承办或需要了解公文内容的有关单位。上行文列为抄报，平行、下行文列为抄送。为了提高工作效率，节省人力、物力，必须避免滥抄滥报，但也要防止漏抄漏报，以免工作脱节，影响协调。抄报、抄送单位名称列于公文末页下端。为了整齐美观，文尾的报、送单位，印刷单位，印发时间，一般均用两条线段隔开，文件份数印在最后。8. 文件版头：正式公文一般都有统一规格，标明发文机关的专用版头。版头以套红大字印上“（机关名称）文件”，下加一条红线，中缀红五星。公布性文件，如公告等通常不用版头。9. 公文附件：附属公文正文的材料叫公文附件。它是公文的补充说明或参考材料，是公文的重要组成部分，但并非每份公文都有附件。
10、公文附件应在正文之后，发文机关之前注明附件名称全称和件数，不可略写成“附件如文”或“附件件”。10. 机密等级：公文内容涉及国家机密时，应根据机密程度，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。划分机密等级力求准确，宽了，造成失密，严了，妨碍工作开展。密级的位置，通常放在公文标题左上方醒目位置。密级不同，公文递送方式也不同。机密公文还要按份数编号，如“编号000”或“No.000”，印在文件版头左上方，以便查对，清退。11. 缓急程度：缓急程度是公文送达和办理时限的要求，有“急件”、“紧急”、“特急”三种。标明缓急程度是为了引起特别注意，保证公文时效和紧急工作的及时处理。缓急程度的书写位置没
11、统一要求，为了醒目，常写在标题或编号的左侧或放在版头的右上角。有时缓急程度不单独标出，而是放在标题中的公文种类前面，如“国务院关于控制各单位上年结余存款的紧急通知”。12. 阅读范围：上级机关对下级发文，根据工作需要和机密程度，有些公文还要注明发送和阅读范围。阅读范围通常写在发文日期之下，抄报、抄送单位之上偏左的位置，并加括号，如“（此件发至县、团级）”。行政性、事务性的非机密公文，向上级机关的报请性公文都不必规定阅读范围。公文文本样式：份号 秘密等级 紧急程度 文件 发200号 标 题 （主送机关）：正 文附件：（发文机关） 200年月日 （附注） 主题词： 抄 报：抄 送：办公厅200日印
12、 共印份 草稿决不草率，不把关要过“关”草拟公文，从构思到脱稿都要一丝不苟。动笔前应当做到： 1. 了解领导意图，弄清本文件的性质、行文目的、任务和范围；2. 认真阅读有关文件，明确政策界限；3. 熟悉业务，必要时进行调查研究，了解实际情况，掌握工作规律。文件起草时，应当注意以下事项：1. 要符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级机关的有关规定。2. 简明扼要。请示应当一文一事。3. 谦虚谨慎，勤勉及时。4. 贵在得“体”。合乎体式，合乎身份。5. 人名、地名、数字、引文要正确。时间一般要写具体的年月日。使用数字时，除公文编号、统计表、计划表、序号、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般
13、用汉字书写。要多下苦功，注意修改，文件愈改愈好，可以从下列三方面进行把关：1. 内容上“三查三改”：查立意：看是否明确、完整、突出，改观点错误、浮泛空洞、文不切题、含混冗杂、不合逻辑之处。查措施政策：看措施、规定、办法、意见是否符合政策，切实可行；改矛盾抵触之处及不求实效的官话、套话、大话、空话和不力之处。查材料：看是否具体、真实、典型，改一般化、概念化和不实之处。2. 文字上“三查三改”：查篇章：看是否明确、紧凑、合理，改杂乱无章、上下脱节、主次详略不当等。查行文：看是否精炼、合乎语法和逻辑，改用词不当、罗嗦累赘、逻辑错误之处。查文字：看是否规范，改错别字、生造词语、滥用简称、标点错误和文面
14、款式毛病。3. 体式上“五查五改”：查文种、标题、主抄送单位、附件、附加标记有否问题，如有即行订正。办文必须迅速及时，不失时效。公文一般有一定的时效，特别是有明显时间要求的公文，如果超过时限，就会耽误工作，造成损失。因此，为了做到公文处理及时、迅速，必须健全制度，简化手续，增强时间观念，以保证公文尽快处理。公文的保密也要符合要求，必须严格地执行保密制度，严格控制拟稿过程、印刷过程、处理过程，不管是什么人泄密，都是失职渎职，都要受到法律制裁。20字诀 公文的种类不同，它的特定对象、目的、条件不一样；但是它们有明显的共性，写作时必须遵循这些共同规律。我们从多年写作实践中把它归纳为“20字诀”：符合
15、政令，行文周严，格式规范，遵守规则，表述精当。符合政令一切公务活动必须贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策。因此，公文必然带有鲜明的政治性、政策性。公文必须符合一定时期内党和国家的方针、政策、法规。一份公文的主发内容总有诸多横向涉及，受着多方面的方针政策、法规约束，必须协调一致。所以，公文撰写者必须具有一定的政策理论水平，对党和国家的方针、政策、法规能够总体把握，有着分析问题、解决问题的能力。公文是办事的依据，必须实事求是，符合客观实际，即要真实可靠，数据准确无误，结论切合实际，办法切实可行。实事求是的公文原则具体表现在：一是内容符合实际，力求正确；二是要有情况、有办法、有措施、有理论。这就要
16、求撰写者认真深入实际，调查研究，有针对性地提出解决问题、指导工作、答复和处理问题的意见、措施。撰写公文，要了解领导意图，弄清本文件的性质、行文目的、任务和范围；要“吃透两头”：认真阅读本文件有关的文件，明确政策界限，要熟悉业务，调查研究，掌握实际情况。这样，制订具体政策和实际情况很好结合起来，就能写出政策性强、能解决实际问题的好公文。行文周严公文实用性强，要据此办事，行文必须周严：1. 结构严谨。公文一般有相对固定的格式，写作时要把握特点，行止有序，自然、清晰、严谨。正文一般分开头、中段、结尾三部分：开头：开篇明意，简述发文依据和理由或者目的、结论。通常有引据式、目的式、综合式等写法。复文要引
17、述来文日期和文号，长文可先提出要点。中段：表述主要内容。根据办文的目的、国家有关的政策，把情况、问题、要求阐述清楚。内容较多的，可分段写，或用序数表明项目，以资醒目。常有并列式、递进式、连贯式三种结构。结尾：表述发文机关对文件办理的要求，或请求批复，或要求执行，或提出希望，首尾呼应，结束全文。2. 直笔表述：叙述情况，一清二楚；汇报工作，实事求是；表明观点，态度鲜明；提出要求，明确具体。平直，简洁，明了。3. 行文得体：对于不同的行文关系、行文方向，语气上要有所区别。4. 坚持一文一事（综合性报告除外）。格式规范严格按照公文格式写作：首先，公文的文体要合乎规范，所谓的文体是指公文的语言体例，也
18、就是语体，包括语言、字词、文种。公文的目的在于表达作者的意图，这就要求语言简洁明快，用词通俗易懂，文种恰如其分，按照国家行政机关公文处理办法规定，每一种公文适用一定的范围，表达一定的内容，相互之间不能混用，例如，需要用批复的，不能用通知。其次，公文的格式要合乎规范。公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。每部分的构成都有大致的规范，就是用纸、书写、排版、装订也有统一的规定。在实际工作中，如果格式不合乎要求，就会影响公文效用的发挥。例如，有的文件，文头合乎规范，没有标题，收文一方就很难看出文件的内容，因而就会增加处理文
19、件的困难；有的文件，发文编号不合乎规范，错编或漏编，天长日久，再需用这份文件，就很难查找，或者需要反复考证；有的文件结尾不合乎要求，没有加盖公章，这个文件所证明的事项就得不到承认；有的文件用纸不合乎规范，装订起来大小不一，给立卷归档带来很多麻烦。因此，国家规定的统一的公文格式，任何发文单位不得另搞一套，自行其是。遵守规则明确行文关系，严格按照行文规则办文：1. 要按办文意图和行文关系选准文种，分清上行文、下行文、平行文，同一方向行文也要确定合适的文种，如上行文中请示与报告不能混淆。2. 不能越级行文，因特殊情况必须越级请示时，应当抄报被越过的上级机关。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关
20、，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。3. 除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。4. 向下级机关的重要行文，应当同时抄报直接上级机关。5. 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。6. 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。7. “报告”中不得夹带请示事项。8. 受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄报机关，由主送
21、机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。表述精当实事求是是公文自身的权威性和行政约束的保证。上级机关对下级机关的下行文，要注意表达准确、措词严谨，准确无误地传达党和国家的方针政策；下级机关对上级机关的上行文要注意态度明朗，观点明确，事实不夸大，矛盾不掩盖。无论写什么文章，用尽量少的文字反映尽量多的内容，是写文章的基本要求，为此，就必须在遣词造句方面字斟句酌，使公文的字、词、句准确通顺，主词、动词、宾词完整，单句、复句分清，段落、层次分明，标点符号无误。公文语言要庄重、准确、简明，为此要注意以下四点：1. 使用规范的书面语言。公文写作一般不使用口语、方言或
22、俗语，使行文庄重；常适当地使用一些文言词语、成语，文白相济，更显简洁凝炼、严肃郑重。2. 广泛使用公文专用语，如开端用语、称谓用语、祈请用语、经办用语、征询用语、表态用语、承启用语、结尾用语，都有沿习下来的一些文言词语。使用这些专用语，增强了公文文体庄重色彩。3. 经常使用介词结构，使表述更为确切。如表目的、原因的，表依据、方式的，表对象、范围的，表时间、处所的一些介词常在公文中使用而一般文章则较少采用。4. 常用对偶、排比、对照、反复等修辞手法，形成整散结合、骈散相间的语体风格，以突出主要精神，强调重要事项，增强行文气势，加强表达效果。标列主题词主题词又称关键词，是文件中表达主旨、代表内容特
23、征并可供制作索引、检索文件主题依据的词或词组。一篇公文标注的主题词一般为3个词或词组，也可略少略多，不要求表达一个完整的意思，不考虑语法结构、词语搭配，仅仅是简单的组合，其间不用标点符号。自国发（1986）1号文件，即国务院关于发布中华人民共和国银行管理暂行条例的通知，在我国公文史上首开标注主题词的范例以来，各地党政机关文件依例而行。总观我国公文，这一作法已呈方兴未艾之势。选定的主题词，必须是公文领域中经常出现的、在检索工作中有一定使用频率的最基本的单词和词组。主题词的词义必须明确清晰，具有单义性，排除义有两歧的概念，以准确鲜明地突显文件的中心思想。辽宁省国家行政机关公文处理实施细则规定：“主
24、题词列在文件尾部分横线之上，由左向右横排，词目之间要有适当空白间隔。”具体说来，主题词位于文尾部分第一条间隔线之上，其字号与正文同，“主题词”三字使用粗体，以示醒目。在顶格排印的“主题词”之后，将词或词组依次排开，间隔处空出一个字的位置。举例如下：经济 增产节约增收节支 决定标列主题词通常有下列几种：1. 文件标题摘录。这是最简单的一种方法，即从文件标题中的“事由”部分摘录关键性词语，构成主题词。例如，国务院关于加强预算外资金管理的通知主题词为：“预算 管理”。2. 文件正文提取。在文件的标题文字或过少难以提取，或过多需要概括的条件下，则可从正文内选取恰切的单词、词组作主题词。例如，国务院关于
25、清理和整顿“小钱柜”的通知主题词为“纪检 财务”。3. 题文结合撮要。此法为前两种方法的结合，即将文件标题和正文中的关键性词语结合而成主题词。例如，省委、省政府关于贯彻落实中共中央、国务院关于制止机构、编制和干部队伍膨胀的通知的通知主题词则为：“组织机构 人事 法制”。4. 批发文件择重。凡批转、转发性文件，凡发布法规、条例的文件，重点都在被批转、被发布的文件上，其主题词只能从重点文件内选择。例如，国务院批转国家语言文字工作委员会关于废止第二次汉字简化方案（草案）和纠正社会用字混乱现象请示的通知主题词即为：“语言文字”。5. 标注文种不一。分析主题词同文种的关系，通常有两种情况：一是，法规类文件标注文种，凡决定、规定、条例性文件，主题词的最后一个单词均为文种，例如，国务院关于发布中华人民共和国内河交通安全管理条例的通知主题词为“交通 水运 安全 管理 条例”；中共辽宁省委、辽宁省人民政府关于开展城乡横向经济技术联合兴办乡镇企业的若干政策规定的主题词则为“横向经济 技术联合 规定”；二是，通知类文体一般不标文种，通常性的通知文体，主题词内多不注文种，以上多例均可印证此点。可是极少数重要件也可标注，如国务院关于做好放开名烟名酒价格 提高部分烟酒价格的通知，主题词即为：“商品 价格 通知”。
