1、时间管理学习导航通过学习本课程，你将能够： 认识到时间管理的必要性； 了解时间管理的四个发展历程； 找到自己的时间杀手； 学会走出时间管理误区的方法。如何正确认知时间管理一、什么是时间管理1.时间管理的内涵时间管理指的是日常生活中始终如一、有的放矢地使用行之有效的方法，组织管理生活的方方面面，最有意义、最大限度地利用拥有的时间。时间管理不仅仅是指管理工作时间，也包含管理业余时间；不仅仅是指管理企业里的时间，也包含管理家庭里的时间。也就是说，时间管理包含了生活中所有时间的合理利用和支配。2.时间管理的必要性时间具有供给无弹性、无法蓄积、无法取代、无法失而复得等特性，不为人们理解和重视，正是因为如
2、此，时间的浪费比其他资源的浪费更为普遍，也更为严重。在经理人的工作中，最容易忽略的就是时间管理。初级经理人从员工过渡到管理者，比较容易忽略管理角色和时间管理的技能，而中、高级管理者的工作任务更多，时间更少，时间管理也就显得更加重要。因此，当人们无所事事或忙而无效时，应该停下来审视一下自己的时间利用率。【案例】三枚硬币假设一个人的生命是由三枚硬币组成的，其中一枚代表财富，一枚代表健康，一枚代表时间，那么，哪一枚硬币最重要呢？如果把代表财富的硬币拿掉，那么这个人就有足够健康的身体和足够多的时间，可能暂时没有财富，但他有无限可能重新创业，赢得财富，把代表财富的硬币重新放进生命中。如果把代表健康的硬币
3、拿掉，那么这个人就有足够多的财富和足够多的时间，可能他被病魔缠绕，但他可以花费金钱治疗自己的疾病，拖延一定的时间，借助高科技手段延长生命，最终可以把代表健康的硬币重新放进生命中。如果把代表时间的硬币拿掉，那么这个人就有足够多的财富和足够健康的身体，但是没有时间享受这些，他无法用1亿美元换来10分钟生命，不仅不能将代表时间的硬币重新放进自己的人生，财富和健康也变得毫无意义了。因此，对于经理人和企业家来说，在拥有大量金钱的基础上，时间管理就显得更为重要了。3.时间管理的认识误区关于时间管理，很多人普遍存在认识误区：宁愿正确地做事，而不是做正确的事；宁愿解决问题，而不是有创意地选择；宁愿保持原来的做
4、法和手段，而不是优化工作的流程和方法；宁愿被动地服从和遵循义务，而不是主动积极地进行创新求得最佳结果；宁愿节约成本，而不是主动增加利润。4.传统的时间管理观念传统的时间管理观念强调以下几方面的内容：时间的重要古语有云：“一寸光阴一寸金，存金难买寸光阴。”强调的就是时间的价值和重要性。时间流失的速度孔子曰：“逝者如斯夫！不舍昼夜。”看到滔滔不绝的江水，孔子想到时间也如这流水一样，不分昼夜地消失了，说明古人也注意到了时间无法失而复得的特性。时间管理的计划性古人管理时间的最基本的方法是计划性，“预则立，不预则废”就是说做事之前要有充分的准备和计划，强调的就是计划的重要性。5.时间管理的四个发展竞赛以
5、快取胜竞赛以快取胜，军事先下手为强，速度快者方能取胜。这个道理同样适用于商界，商界过去的竞争是“大鱼吃小鱼”，比的是资本量、规模和实力，在市场环境急剧变化的今天，讲究的是“快鱼”策略，比的是学习的速度、反应的速度、创新的速度。你有多少资本问一个人拥有的资本时，得到的回答往往是车子、房子、股票、债券等有形资产，时间财富就被忽略掉了。通常来说，年轻人的有形资产通常不及中年人，但是“少年不怕穷”，时间就是年轻人最大的财产优势。爱因斯坦曾经说过：“一切与生俱来的赠品中，时间最宝贵！”时间是宝贵的，对每个人也都很公平，无论富裕还是贫穷，上天给予的时间都是一样的，不会对任何人厚此薄彼。时间又是不公平的，因
6、为每个人的时间价值是不一样的，成功人士的单位时间价值非常高，普通人的时间单位价值就比较低。无论时间价值如何，每个人只有利用好当下，让“这一刻”不被浪费，才能为“下一刻”的精彩做好铺垫。一生72年一个人的时间是如何运用的？一个人的一生是如何度过的？时间到哪里去了？为了回答这些问题，科学家对人们的时间利用做了科学的研究，统计结果如表1所示，假设人的一生有72年，则他的时间使用情况为：表1人的一生时间利用表活动内容所消耗时间睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队5年学习4年开会3年打电话1年找东西1年其他3年效率与效能人们重视生命、乐于理财，却疏于时间管理。例如，人们生病了就会去医院治
7、疗，丢了钱就会着急懊恼，但是耗费了2小时的时间却不会着急，因为时间无形，看不见，摸不着。鲁迅先生说：“时间就像海绵里的水，想挤的话，总还是有的。”【案例】装瓶实验一位教授拿来瓶子、石子、沙子、水，把石头装进瓶子里，装到瓶口的时候，转头问学生：“瓶子装满了没有？”学生们说：“装满了。”教授没有说话，开始往瓶子里倒沙子，等到沙子倒到瓶口时，又问学生：“这次满了没有？”学生们说：“装满了。”教授还是没有说话，又把水倒进瓶子里，当水倒到瓶口时，再次问学生：“这次装满了没有？”学生们不敢回答了。案例中的实验也揭示了时间管理的秘密，石子之间有空隙，沙子之间也有空隙，水里面可能还有空隙。同理，时间之间也存在
8、空隙，珍惜时间要从珍惜点点滴滴的零碎时间做起。6.时间管理三大观念时间管理有三大观念，对这三大观念的理解和把握，是改善时间管理的关键。时间观念建立时间观念十分重要，有了时间观念，才能有效利用琐碎的时间。例如，人们普遍认为3年是一个很大的时间单位，1小时是一个常被忽略的时间单位，实际上如果每天节约1个小时，在人生的70年岁月中就可以节约出3年的时间，时间观念的重要性可见一斑。效率观念效率观念就是要有速度。例如，将石头投入水中，正常情况下石头会迅速沉入水底，但在一种情况下石头也可以连续在水面上弹跳几下，原因就是孙子兵法所说的“疾也”，也就是速度够快的意思。效能观念如果效率的代表是“快”，效能代表就
9、是“多”、“快”、“好”、“省”，也就是说仅仅速度快还不够，还要方向正确、结果良好、效果明显、成本低廉。效能观念始终不偏离终极目标和结果，与人生的奋斗方向和企业的终极目标相吻合。【案例】龟兔赛跑龟兔赛跑，兔子输了，因为兔子骄傲自满，在树荫下睡了一觉，睡醒时乌龟已经跑到了终点。裁判大象批评兔子说：“你这样不行，不可以骄傲自满，要勤奋努力，你懂不懂啊？”兔子说：“我懂了，我要求再比第二回，我不相信我跑不过乌龟。”于是它们又举行了第二次赛跑。裁判大象的发令枪一响，兔子像离弦的箭一样窜了出去，一下子就没有影子了。乌龟与第一场一样慢慢腾腾地往前爬，等到乌龟爬到终点时却不见兔子的影子，裁判大象和观众四处寻
10、找，终于在很远的地方找到了兔子，原来兔子低着头只顾着跑，忘了看比赛的方向了。在这个小故事中，兔子赛跑的速度毋庸置疑，但是屡次败给乌龟，原因就在于兔子不看方向、不讲方法，导致效能很低。同理，初级经理人在做事情的时候，注重效能观念是非常重要的，不能一味求快。如果偏离了方向，即使效率很高，也得不出正确的结果。二、时间管理的四代发展历程人们从认识到时间管理的重要性，到开始进行时间管理，期间经历了管理方式和管理重点的转移，大致可以分为四个历程。1.时间增加和备忘录时间增加是指当时间不够用、工作任务比较多的时候，单纯地加班加点，延长工作时间。备忘录是指把要做的项目列举出来，制作成工作任务清单，做完一件就勾
11、掉一件，以此种方式进行时间分配和管理。2.工作计划和时间表这个阶段称的特点是，在开始工作之前，先列出一个清单，给每项任务制定时间期限，确保自己在制定的时间段中完成规定的任务。这个方法也可以称为行事历时间管理法。3.排列优先顺序当工作任务多到在规定时间内无法彻底完成的时候，经理人就要对时间管理内容进行更改，首先取舍工作任务，其次给工作任务排序，此时四象限法是一个很有效的方法。如图1所示，横坐标轴代表事情的紧急程度，纵坐标代表事情的重要程度，就可以将所有工作分为A、B、C、D四个象限，A象限是既重要又紧急的事情，B象限是重要但不紧急的事情，C象限是紧急但不重要的事情，D象限是既不重要也不紧急的事情
12、。图1四象限法示意图A类工作A类工作既重要又紧急，一般表现为突发事件。显而易见，为工作排序后，首先要做的就是这类工作。当工作中出现了突发事件时，应该放下手头所有的工作，全身心地解决突发事件，这种行为被形象地称为“救火行动”。例如，119消防队接到火灾警报，就要马上去处理现场。要点提示在四象限法中，各象限工作的特性有：A类工作：既重要又紧急；B类工作：重要但不紧急；C类工作：紧急但不重要；D类工作：不重要不紧急。B类工作和C类工作当这两类工作同时发生时，应该先处理哪类工作？按照时间占用的顺序划分，即按照时间的紧急程度划分，专家认为应该扔掉C类工作，保住B类工作，因为B类工作的价值更大。B类工作例
13、如学习和职业成长、健康、休闲等，虽然重要但不紧急，如果不做的话，B类工作会随着时间进一步推移而越来越紧急，直到突破一定的极限，就变成了A类工作。C类工作紧急但不重要，如果不做的话，随着时间推移，会变得越来越紧急，当越过一定的极限以后，就可能因为失去时机而消失，因此遭受一定的损失，工作本身也会随之消失。例如，下午3点到4点，工会组织慰问抽奖活动，参加抽奖者都可以得到一袋洗衣粉，如果某人因故未能参加，4点之后缺勤者将损失一袋洗衣粉。如果B类工作和C类工作之间发生时间冲突，在两者不可兼得的情况下，如果可以延长工作时间，在保证B类工作不变成A类工作之前，可以先完成C类工作，再按部就班地处理B类工作，达
14、到双赢的效果。但是管理专家发现，这种状态很难实现，虽然处理每件C类工作花费的时间都不多，但是C类事件的数量层出不穷，经理人如果疲于应付，最终就会陷入C类事件的汪洋大海之中。C类事件过多又被描述为“帕金森定律”，也称为“爆米花定律”，就是两斤玉米看上去不是很多，但是经过膨化后就会变为一筐玉米花。很多经理人面对大堆繁杂事务的时候，习惯于急事急办、特事特办，毫无时间管理理念，总是在做最紧急的事情，结果发现永远处理不完。【案例】箩筐任务测试美国专家曾经做过一个针对中国经理人时间管理基本状况的测试。任务要求是：在一个箩筐中有10件工作任务，假设一段时间内无法完成所有任务，请中国经理人挑选优先的任务。在测
15、试中，中国经理人挑出的第一件是最紧急的任务，第二件是最简单的任务，第三件是花费时间最短的任务，第四件是最有趣、最喜欢做的任务，第四件任务还没有做完，测试时间结束了。这时箩筐中剩下了6件任务，这些任务有一些类似的特点：重要、不紧急、很难、耗时长、无趣。4.以重要性为导向这个阶段的代表是二八定律。意大利经济学家帕累托认为，万事万物都可以分为重点的少部分和一般的大部分，即80%的结果是源于20%的努力得来的。人们在特定的时间段，注意力会高度集中，办事效率最高。认识到这个规律后，就要“打蛇打七寸，擒贼先擒王”，用最有效率的时间做最重要的工作。三、时间管理的进一步认识1.时间管理的六个概念在时间管理中，
16、有六个概念始终贯穿其中。消费与投资如果将时间用于工作、学习，这就属于一种投资，因为有回报。如果将时间用于陪家人聊天、外出旅游、无所事事、彻底放松，这就属于消费，因为没有回报。时间管理认为要多投资、少消费，达到投资和消费的平衡。机遇与选择在时间管理中，要主动选择，而不是被动等待。主动选择可以带来机遇，被动等待只能让人处于无奈的状态。应变与制变应变就是问题发生时被动地做出反应，制变则是控制住事情，主动制定预防措施，让事情最大限度地向自己预定的方向发展。效率与成效时间管理要求有很高的时间利用率，并且要求时间利用的结果是可见的、优质的、与奋斗目标一致的。紧要与重要时间管理认为处理紧要问题与重要问题的关
17、系时，具体做法如下：重要且紧要的问题立即处理，重要但不紧要的问题优先处理，紧要但不重要的问题最后处理，既不重要也不紧要的问题则予以回避。反应与预应时间管理认为，问题发生后要能及时做出反应，采取必要的措施，对于未发生的问题，也要防患于未然，提前做好预防工作，建立良好的预警处理机制。2.时间的杀手时间损失分析很多管理者都曾惊呼：“谁动了我的时间？”感觉每天24小时，每小时60分钟，不知不觉地就消失得无影无踪了。一般来说，时间损失不外乎以下几个方面的因素：设定目标方面的时间损失、制定计划方面的时间损失、做出决定方面的时间损失、工作组织方面的时间损失、工作开始时的时间损失、每日安排上的时间损失、信息和
18、沟通方面的时间损失。耗时因素分析外因和内因的耗时。按照外因和内因对时间损失因素分类，人们日常消耗时间的因素表现为：外在因素耗时类型，如电话干扰、不速之客、沟通不良、资料不全、文件复杂、工作搁置等；内在因素耗时类型，如计划欠妥、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。有形和无形的浪费。在时间浪费中，有些时间是眼睁睁地消耗掉的，有些时间则是毫无知觉的情况下浪费掉的，因此浪费时间的现象也可以按照有形浪费和无形浪费区分：有形浪费，如开小差、资源不足、电话、程序繁琐、间断、等待等；无形浪费，如计划不周、不懂拒绝、拖延、不懂授权、不分轻重缓急等。3.走出时间管理误区时间管理困惑初级经理人在管理
19、时间时，经常会出现这样的困惑：工作无计划，忙忙碌碌，不知道干了什么，总是感觉时间不够用；工作计划常被突发事件、会议中断或打乱；工作总是被小问题拖延；工作时间超出原计划；下属工作的突发事件多。时间管理误区人们常犯的时间管理错误包括以下几个方面：第一，不尊重时间，认为时间属于自己的私人财富；第二，没有认识到时间是不可竭尽资源，认为过了今天还有明天，过了今年还有明年；第三，不了解重要性与紧急性；第四，没有时间管理系统，总是突然感觉自己时间不够用，进而无所适从。良好的时间安排经理人的时间管理最主要的是提高效率，善于集中时间，切忌平均利用时间，要时刻以帕累托定律提醒自己加强时间管理的重要性。要想走出时间
20、管理误区，就需要认识到时间的供给毫无弹性、无法蓄积、无法取代、无法失而复得等特性，并安排自己的工作和生活。良好的时间安排应该做到以下几个方面：确定事情的优先顺序、做好计划安排、及时解决问题。学习导航通过学习本课程，你将能够： 掌握时间管理的18个秘诀； 学会改善工作拖拉坏习惯的方法； 了解减少干扰的具体措施； 掌握管理邮件、电话、会议的方法。时间管理降龙18掌一、掌控每天生活就像马戏团，除了驯兽师就是动物，人如果不做生活的“驯兽师”的话，就可能沦为“动物”， 就是说如果不能控制生活，就会被生活控制。只有掌握主动权，让生活围着自己转，才能不使自己成为工作任务的奴隶，做工作的主人，做时间的主人。要
21、想做到掌控每天，经理人需要注意以下几点：第一，积极努力行动，掌控每天每时；第二，改变原有思维，例如不重视时间、没有规划等，找到正确的思维方法；第三，执行力的实质是“月月有计划，周周有检讨，天天有目标”，针对这个目标，经理人就要在执行过程中不断反省、检讨和修正；第四，月计划突出的是主要工作、核心工作和有价值的工作，周计划突出的是每一天的工作，日计划突出的是工作的细节，经理人要详细地规划日计划；第五，任务过多的时候，不要急于求成，不能眉毛胡子一把抓，因为过于着急可能会带来负面效应，要学会分辨轻重缓急，一次只做一件事。二、确定目标清晰的目标可以激励自己前进，经理人在设定目标的时候要符合SMART原则
22、：S是明确具体的意思，M是可衡量、可测量的意思，A是目标一致的意思，R是务实可行的意思，T是有时间期限的意思。【案例】四个现代化三步走在20世纪80年代初期，我国开始实行改革开放政策，当时在邓小平同志的领导下，提出了实现四个现代化分三步走的宏伟目标：第一步，在19801990年，国内生产总值要翻一番；第二步，到20世纪末，GDP要翻两番；第三步，到21世纪中叶，基本达到中等发达国家的水平。在当时设定这样的目标，全国人民都为之振奋不已。这个目标的设定符合SMART原则，非常清晰、明确具体、可以量化、有具体数值要求、有时间限期，这些目标就具有很强的可操作性。国家发展要设定目标，企业发展也要设定目标
23、，个人发展更需要设定目标。设定目标不能闭门造车，而是要照顾到实施的可行性，总体说来，设定目标要遵循以下几点：第一，要将目标写在纸上；第二，写下的目标任务越多，付出的就越多，成功的机会就越多；第三，目标内容是往何处去，想干什么，最终的结果是什么，针对结果做整体规划；第四，目标要决定结果和方向，勾画出清晰的蓝图，提供明确的行动指南；第五，明确自己与全局的目标、老板的需求及内外客户的期望的关系。三、实事求是无论做人还是经商，都要遵循实事求是的原则，具体来说，经理人要做到以下几点：第一，实事求是不仅针对设定目标，在计划工作任务量、考虑自我能力等方面也不能盲目乐观，否则容易犯大跃进的错误；第二，现实中突
24、发事件和紧急事件不可避免，因此经理人要承认发生问题和差错的可能性，在这种基础上留出时间弹性；第三，在开始行动之前，经理人还要充分利用成功的经验，总结失败的教训，考虑所有所需的资源，包括人力、物力、财产等，一步一个脚印地踏实前进；第四，拒绝“三拍干部”。“三拍”是指：拍脑袋定任务，不和大家讨论，一意孤行；拍胸脯接任务，不估量自己的能耐，过多承诺只会导致失败；完不成任务拍屁股走人，这是不负责任、推卸责任的表现，这样的经理人只会失败。经理人要对事实负责，遇到挫折不抱怨埋怨，不找借口，而是想办法解决问题。要点提示实事求是拒绝“三拍干部”，“三拍”指的是：拍脑袋定任务，不和大家讨论，一意孤行；拍胸脯接任
25、务，不估量自己的能耐；完不成任务拍屁股走人，不负责任、推卸责任。四、制定计划目标设定完成后，要想转化为行动，还需要制定计划。这时需要注意以下几点：第一，防止拖拉和冒进的现象，应该行动的时候踌躇不决，容易带来失败，应该不慌不忙的时候却快速前进，容易达不成目标。第二，对任务的每个部分都要明确预期结果、理由和时间期限，计划越具体，任务就越实际，处理起来也就越有条理。第三，计划详细、充分沟通、分步实施，完成之后也要有所奖励。五、决不拖拉懒惰不是懒人专有的特性，大部分人处理事情的时候都有拖延的习惯。导致人们拖拉的原因大致有：任务太过繁杂、工作过重、压力过大、资源缺乏，工作毫无乐趣、令人厌烦，目标模糊、没
26、有条理性，时间不充分、精力不够、常常被别人打断等。要想克服拖拉，经理人可以采取的办法有：首先，经理人要学会分割工作任务。把一个大的任务变成几个小的任务，所谓“千里之行，始于足下”，每完成一个小的任务就相当于树立了一个里程碑，这样做工作有利于激励自己继续努力。这种方式也被称为项目管理。【案例】冠军是如何养成的一个马拉松运动员在一次世界级比赛中，发挥得十分出色，很轻松地赢得了世界冠军。赛后有记者采访他，询问他有什么特殊技能，他回答到：“我提前一个礼拜来到场地，每天都要跑几圈。我把42公里多的里程切分开来，每45公里就找一个小目标，可以是建筑物，或者是一颗树，等到发令枪一响，我就向我的第一个目标冲去
27、，冲完以后，我就完成了第一个小目标，然后再向第二个目标冲去。当我的十几个小目标都完成的时候，整个马拉松赛程也就结束了。”马拉松比赛的距离很长，很多运动员都会产生心理障碍，不由得使自己疲惫不堪。案例中的运动员将大目标分解成很多小的、容易实现的目标，每当实现一个小的目标，就给自己一个小的奖励，运动员在整个比赛中都保持愉快的心态，比赛就进行得很顺利了。其次，要树立目标、及早开始、自我激励、精神放松。【案例】看不到前方的失败一个游泳健将在一个大雾弥漫的天气里横渡海峡，事前不知道海峡两岸之间的距离。当天雾气太重，游泳健将看不清前方的距离，因此越游越没有成就感，也就越来越累，最后实在支撑不下去了，请求上船
28、。在这个过程中，他在船上的父亲一再告诉他，离对岸只有一点距离了，让他再坚持一下，他却始终感觉自己无法坚持了，因此还是选择了放弃。但是当他上船后一看，眼泪瞬间就流下来了，因为这个海峡只有2英里宽，他已经马上就游到对岸了。一个人看不清前方的时候最容易丧失意志，无法正常发挥自己的能力。所以说，一个人重要的不是在什么位置，而是朝什么方向前进，如果树立了人生目标，就要不断激励自己坚持下去，最终一定会取得成功。六、管理表单中国人比较倾向于感性思维，不太擅长理性思维，最明显的表现就是不喜欢使用管理表格，甚至拿到表格后不知道从哪里看起，这样必然会导致工作效率低下。因此，经理人要学会并习惯管理表单，在制作管理表
29、单时不能眉毛胡子一把抓，要做到以下几点：第一，周计划报表和日计划报表的计划要适量；第二，计划工作细节，并且快速、及时、随手记录；第三，不断回顾周计划表，每天按照实际情况调整增减；第四，安排计划时要注意留有余地；第五，把周计划表时刻带在身上，对于突发事件理智应对；第六，中午是期限，工作任务尽量在上午完成，下午作为补充；第七，90分钟是注意力集中的周期，注意休息和调整精神状态。七、有效规划经理人工作时不能随心所欲，没有计划，这样不利于工作高效进行。要想有效规划工作，就需要经理人做到以下几个方面：第一，学会聚焦，首先完成重要任务；第二，围绕要项安排工作，分批处理小任务，避免受到突发事件的干扰；第三，
30、工作要及早开始，按时下班，尽量不要加班；第四，周一早晨最重要，不要安排见面或电话会议。对于职业经理人而言，如果的确有突发事件发生，加班处理属于情理之中，但经常加班不是好习惯，当加班成为一种习惯时，就容易形成形式主义，只会导致工作效率低下，使工作成为累赘和负担，很难创造价值。例如，有些员工加班并不是因为工作没完成，而是老板还没有下班，他们就不敢先离开公司，害怕给老板带来不努力工作的印象。这样的工作和企业不可能取得高绩效。【案例】CMS的管理制度CMS规定，如果员工每个星期加班超过3天，且没有申请免费加班，公司就要对其进行罚款。CMS公司认为如果公司不需要员工加班，而员工自己决定加班，只能说明员工
31、的工作效率太低，个人能力很差，不能胜任公司的工作。CMS公司总裁在视察工作时，发现晚上9点钟时办公楼依然灯火通明，有一个员工在电脑前打字。他问跟随的人：“这是怎么回事？”那个人回答：“他连续3年被评为优秀员工，每天都要加班到9点，十分勤奋敬业，是这个部门最优秀的员工。”总裁找来了这位员工的部门经理，问这个员工每天加班到9点的原因，部门经理说：“这个员工打字速度很慢，其他员工5点钟就下班了，只有他每天需要加班才能打完，3年以来一直如此。大家看他很勤奋，就评他为优秀员工。”总裁考虑到，由于员工工作技能不合格，导致整座办公楼开着中央空调和所有的灯，耗费了巨大的成本，于是将这名员工调到了其他部门。有的企业提倡员工加班，有的企业反对员工加班，这是企业文化
