1、邮政局集中采购物资供应管理办法实施细则邮政局集中采购物资供应管理办法实施细则第一章 总则第一条 根据省局、市局有关集中采购和物资供应管理规定，为保证全市物资集中采购工作的顺利进行，明确物资管理部门的职责，规范物资的采购、入库、仓储、出库、报账等行为，降低采购成本，减少存货的资金占压，建立统一高效的物资采购供应体系，满足生产经营需要，提高工作效率和工作质量，结合我市具体情况制定本细则。第二条 本办法所述集中采购及管理范围主要是指省局统一采购的机器设备、一般邮政物资及市局集中采购、结算的物资，采购的目标是将市局使用和结算的所有物资(包括印刷品)均纳入集中采购和统一对外结算的范围，包括各种办公用品、
2、业务用品、业务宣传品、车辆、机械机器设备、消防安防设备及各种信息类、实物网类设备以及对外结算的业务。(见附件1：采购邮政用品、设备目录)。第二章 组织与职责分工第三条 全市邮政物资供应实行市、县二级管理一、市局成立物资采购供应中心，设物资采购、会计、库管等供应管理岗位，负责全市邮政的物资采购供应工作；二、市局办公室、财务、监察、审计、法律事务、物资采购供应中心及相关部门组成“菏泽市邮政局集中采购项目招标委员会”，负责全市邮政企业物资采购项目的招标工作，上述部门的负责人为招标委员会成员。三、各县(区)局、市局各部室、公司、分局要指定兼职领料员，负责本单位所需物资的汇总、上报、请领、供应工作。第四
3、条 市局物资采购供应中心职责一、物资采购供应中心负责全市物资供应的日常管理，负责全市归属省局统一采购物资的汇总上报、零星采购等工作，负责各单位的信息反馈，发布集中采购信息和牵头、组织、召集招标委员会工作；二、参与省、市局统谈统签的物资采购工作；三、负责物资的验收(和相关部门一起)、入库、储存、发放等工作；四、负责对供货厂商所供应的物资质量进行跟踪调查、信息反馈，确保供货时限和物资质量；五、负责对各单位物资采购信息进行汇总、分类，编制采购信息月报以及月度、年度物资供应预算；及时发布有关集中采购的需求量、价格、供货厂家等信息；六、负责相关物资明细账的核算，每月与各单位对账，向财务部门提供与厂家结算
4、情况及各单位请领情况，以便按时分摊成本及时入账；七、制定并不断完善全市邮政物资采购供应内部管理办法。第五条 招标委员会中各部门职责一、各物资需求单位根据生产经营和办公需要，向市局物资采购供应中心申报采购计划，物资采购供应中心根据采购规模大小，提请招标委员会招标采购或由招标委员会选定的框架供应商进货；二、各相关单位(主要指领用物资的主管部门、物资需求部门)可提供物资的信息，提供供货厂商和采购信息，参与招标、签定采购协议，对所采购的物资进行验收；三、资产类物资使用的各相关单位，按照投资预算规定，协助财务部门办理资产建卡、入账工作；四、监察、审计部门负责物资采购供应流程的监督检查，法律事务部门负责对
5、采购合同的把关；五、财务部门根据物资采购供应中心提供的信息资料对物资采购进行结算、核算、对账等工作。第六条 各单位(各县局，市局各部室、公司、分局)物资供应职责一、负责本单位生产经营和办公用物资的汇总、登记、请领、入库、保管、分发、核算等工作，并及时向所在单位领导和财务部门提供信息；二、负责本单位物资采购信息的收集、整理和汇总，及时填写物资请领表，经本单位有关部门和局领导签字后上报市局物资采购供应中心；三、负责向市局物资采购供应中心提供各项结算信息，按照企业内部控制制度的要求办理对账、结算手续；四、接受市局物资采购供应中心的业务管理与指导。第七条 凡在省局、市局集中采购目录上的物资，各单位统一
6、到市局物资采购供应中心请领，不得自行采购，否则，财务部门不予报销。目前对于县局的办公用品(如笔、墨、稿纸、记录本、曲别针、皮筋、扫帚、拖把等)以及维修用耗材、零配件，县局可自行采购，但向市局报账时要附采购清单。待时机成熟时，该项物资再由县局从市局采购供应中心请领。第三章 计划与预算管理第八条 集中采购的原则一、确保经营需求，降低存储成本，减少资金占压；二、“少批量、多批次”合理采购，避免因大量采购造成库存大、物资过时，形成损失；三、实行计划和预算管理，各单位要编报邮政物资的年度需求计划和季度滚动计划；四、属于审批项目的投资性需求(如工程、设备类)， 按省、市局有关规定执行。相关的采购计划纳入全
7、面预算管理。第九条 集中采购纳入全面预算管理体系一、为充分发挥集中采购的规模效益，统筹安排全年工作，各单位必须在每年的11月底测算下一年度的各项物资需求明细量，并按月编制全年各项集中采购物资的需求计划，详细列明物资的规格、型号、数量、用途及需求时间等，及时上报市局物资采购供应中心，由物资采购供应中心汇总各单位情况，报财务及相关部门审核后编制采购预算，报局领导审批后按预算组织采购； 二、对年初无法预测的需求，各单位可随时上报，但应预留实施集中采购所需的时间。三、如无特殊情况，整个采购活动必须在需求单位上报的需求时间之前完成，以保证各单位及时请领使用。第十条 在年度预算执行过程中，各单位根据实际需
8、求和前期预算执行情况编制季度滚动预算，对年初的预算及时调整，于每季末月的20日前向市局采购供应中心上报下一季度的滚动需求预算，市局物资采购供应中心审核汇总并经财务部门审核后，属省局、市局统一采购范围的，由市局财务部门安排资金预算。第四章 物资采购第十一条 物资采购分为省局集中采购和市局统一采购两种形式。一、 在省局采购目录上的物资，原则上从省局采购中心或从省局的入围供货商范围内采购，市局不再组织从别的厂家采购；二、 省局不统一采购的物资，市局物资采购供应中心根据采购规模、金额大小，报经局领导批准后，提请招标委员会进行招标采购；招标委员会将尽快对办公用品、耗材等物资进行招标，选定框架供应商，签订
9、供应商框架协议(见附件2)，协议签订后，物资采购供应中心将从框架供应商进货，每月结算一次，用支票、转账等非现金方式结算。三、招标采购可采用公开招标、邀请招标、议标谈判方式。公开招标，是指企业或其委托的代理机构(以下统称招标人)以招标公告的方式邀请不特定的供应商(以下统称投标人)投标的采购方式。邀请招标，是指招标人以投标邀请书的方式邀请三个以上特定的供应商投标的采购方式。议标采购，是指招标人直接邀请供应商就采购事宜谈判的采购方式。市局主要采取邀请招标和议标采购方式，统一招标流程(见附件3)由招标委员会确定被邀请的投标单位，并报局领导批准。招标采购的基本工作流程： 各单位根据生产经营需要提出采购需
10、求，经单位领导同意后报市局相关部门；市局相关部门汇总情况后，提出购置需求，财务部门根据全局情况编制采购计划，报局领导审查批准； 审查批准后，由相关业务部门牵头、技术部门配合，负责编制技术规范书，提出配置要求、标准； 由市局物资采购供应中心牵头，按照招标采购规定的程序，遵循“货比三家”的原则，争取采购到质优价廉、性(货)价比高的物资供应商，报局领导同意； 市局物资采购供应中心经授权委托后与中标单位签订采购合同，合同的签订将统一流程(见附件4)，合同内容应包括技术标准、质量要求、售后服务、付款条件、送货办法、验收办法、违约责任等必要条款，合同需经法律事务部门审查同意。由市局物资采购供应中心按照要求
11、，会同有关部门、供应商负责具体的供货、安装、调试等工作。第五章 物资入库第十二条 集中采购物资的验收入库分为市局验收入库和直接发往各单位验收入库两种形式。一、 市局验收入库的物资到达约定仓库后，对于价值较大的物资和设备投资类的物资，物资采购供应中心提前通知相关部门，由相关部门在货物到达时开箱对设备的数量、质量、规格、型号等进行严格验收，验收完毕后填写物资到货验收证书，到货验收证书由负责验收的部门、采购中心和供应商三方签字。库管根据物资的实际数量、价值和发票填写收料单，发票未到时，可先根据数量或暂估价值填写收料单，办理入库手续。收料单(或暂估收料单)一式三联，一联由库管留存，一联交会计入账，一联
12、交供应商，同时库管序时、序号登记物资明细账及仓库备查簿。会计根据验收证书、合同、发票、收料单及时入账、归档。对于市局验收入库的其他零星物资，物资采购供应中心组织采购和库管人员对入库物资的数量、质量、规格进行严格验收，验收合格、发票收到由库管开具收料单办理入库，发票未到时，根据数量或暂估价值办理入库，收料单和发票经必要的签字手续后(采购人员、部门负责人、分管领导签字)由采购人员交会计入账、结算。二、对于不入市局库存而由省局或供应商直接发往各单位的物资，各单位应根据物资采购申请表或市局采购供应中心提供的清单验收，与此相符的签字确认，不符的及时与市局联系，由市局与有关单位交涉。各单位签字认可的清单应
13、及时发往市局采购供应中心，作为与供货商结算和向县局分摊成本的依据。第十三条 每月20日，市局物资采购供应中心汇总省局配送和市局集中采购的所有收料单、发票，按供应商名称、合同编号、采购金额编制收料汇总表，向市局计划财务部报账。计划财务部据此登记物资总账和供应商明细账。收料单或暂估收料单、发票当月必须报账。第六章 物资请领与配送第十四条 物资请领一、各县局，市局各部室、分局、公司兼职领料员，负责收集汇总本单位各项物资的需求情况，按规定格式填报领料单，注明申报请领物资的种类、数量、规格要求、收货人姓名及联系电话，经本单位领导签字后，到市局物资采购供应中心领取。领料单一式三联，由单位领导和经办人员签字
14、，一联本单位留存，另两联交物资采购供应中心，采购供应中心负责人签字后，一联交会计入账，一联交库管配货。二、库管接到领料单后，对于仓库有货的，当即在3个工作日内完成发货，对于仓库没货的，应尽快备货，在10个工作日内完成配送。三、对于需向省局请领的，市局将于每月的9日前向省局采购中心报采购计划(如急需可随时申报)，省局采购中心直接发货至各单位，到货单需由经办人、财务负责人、局长签字，本单位可复印留存，以便结算时核对。市局将与省局采购中心统一结算。四、属资产类的物资，移交使用前，专业管理部门负责协助财务部门办理固定资产入账工作，负责为所购设备建立卡片（资产卡片一式三联，专业管理部门、财务部门、使用部
15、门在卡片上盖章后各留一份），向使用部门办理交接手续。第十五条 每月20日前，市局物资采购供应中心与各生产单位对账并汇总省局、市局配送到各单位的到货单、领料单，编制物资领料汇总表，向市局财务部门报账，财务部门向各单位分摊成本。各单位领料员也应汇总当月的领料情况，编制汇总表附领料单，和市局核对后报本单位财务部门作为控制成本费用的依据。第十六条 物资配送由省局或由省局指定的供货商直接配送到各单位的物资，各单位做好接货和验收工作，按要求签收料单，并将其中一联(或复印件)交市局采购供应中心。市局对各单位的配送以邮政车辆、县局来车请领等方式进行，如使用邮车或物流车辆，物资采购供应中心将与邮区局、物流公司作
16、好协调，库管员提前将需要配送的物资装入邮袋，拴好袋牌，将邮袋装车。出车前电话通知各单位领料员准备接货。第七章 财务核算、对账、结算、盘点 第十七条 财务核算、对账一、物资采购供应中心会计根据采购物资费用结算单(省局提供)、收料单、领料单、发票、合同等资料对库存材料进行明细核算，并据此于每月20日前与省局、县局及市局各单位之间进行对账，核对无误后编制物资采购、请领汇总表。二、市局与各单位的对账以电子表格形式编制，采用电子邮件、传真、电话等方式进行。县局、市局各单位要建立相应的物资供应辅助账，做好与物资采购供应中心的内部对账工作。 第十八条 财务结算一、市局财务部门根据物资采购供应中心与省局、供应
17、商对账认可的物资清单，依据省局付款通知、正规发票、收料单、合同、账簿记录、验收文件、合格证书等资料，结合当月资金预算，按程序与省局或供应商结算，财务部门应严格按照合同约定付款。二、市局财务部门根据物资采购供应中心提供的与各单位对账认可的领料单(含省局直接发货的结算单) 进行财务处理，每月与各单位结算时，对领用物资属于固定资产的，计列相关单位资产，属于成本费用的计列相关单位成本费用，并在结账前通知各单位成本费用的分割情况。三、对于从省局、市局进货的价格或省局、市局制订的协议价格高于当地市场价格的情况，各单位应及时向省局、市局反映，无权自行更换供应商。属市局统一进货的，经物资采购供应中心核实，与供
18、应商交涉，由市局重新订价或更换供货商；属省局统一进货的，市局将向省局反映。第十九条 库存盘点对于市局仓库里的库存物资，由物资采购供应中心会同相关部门进行定期或不定期盘点，物资采购供应中心会计、库管每月月末都要进行盘点，填写库存物资盘点表，进行账实核对，保证账实相符，账实不符的，由库管负责。库管可以随时盘库，并与库存台账进行核对。局里如有安排，物资采购供应中心可随时与相关部门进行盘点。第八章 集中采购的监督第二十条 采购人员在与供应商的交往中代表着邮政企业的形象，与供应商建立长期合作关系、维护邮政企业信誉具有重大意义，因此要求采购人员必须在商业交往中恪守诚信原则、遵守职业道德、维护邮政企业信誉，
19、在采购工作中将企业利益放在第一位、毫无偏见地进行采购，不得违法乱纪、损害企业利益。第二十一条 市局纪检、监察、审计部门应根据各自职责，加强对集中采购活动的监督检查。纪检、监察部门主要就采购工作的组织形式、采购程序进行监督，对采购行为及采购人员的廉洁性、公正性进行监督，负责处理涉及有关人员的举报和投诉，监督办法另文下发。审计部门主要就采购物资的性价比进行审计监督。第九章 附则第二十二条 以前发布的有关采购供应办法与本办法不符的，一律以本办法为准。第二十三条 有关工程管理办法仍按省、市局有关规定办理。第二十四条 本办法由市局计划财务部负责解释。第二十五条 本办法自二00七年一月一日起执行。附件1：集中采购目录附件2：招标采购流程图附件3：合同审签流程图附件4：供应商框架协议
