1、OA办公自动化系统简明使用手册OA办公自动化系统 简明使用手册一、使用OA系统前须进行的配置1. 在浏览器地址栏输入，停止3721，Google，Yahoo等工具所带的阻止弹出窗口的功能，改为对当前网站允许弹出窗口！有些浏览器需点击工具(T)弹出窗口阻止程序(P) 弹出窗口阻止程序设置(P)2. 添加要允许的网站地址：*.设置OA系统站点为“可信任站点”，操作步骤如下：在IE窗口，点击工具(T)Internet选项(O)弹出如下窗口：点击“安全”标签选择“受信任的站点”点击“站点(S)”弹出对话框，输入OA系统域名或IP地址，同时取消“对该区域中的所有站点要求服务器验证()(s)的单选”输入完
2、后，点击“添加(A)”,添加成功如下图：点击“确定”，返回上一窗口：点击“自定义级别(C)”，弹出如下窗口：将如上图显示中的5个选项，均设置为启用完成后，点击“确定”，系统提示：选择“是(Y)”，返回上一窗口，点击“确定”退出。3. 使用中所遇功能问题，请查阅相应模块的使用说明。或咨询管理员。二、登陆OA系统的方法：打开浏览器在地址栏输入下列地址:此时进入统一身份认证的登录界面:输入用户名和密码,用户名为8位教工编码,如果不知道或忘记了工号可以通过点击文本框下面的“忘记工号”的链接查询自己的工号。进入OA系统主界面“待办事宜”模块上方有“PDF阅读器下载”、“Word控件安装包下载”，供用户下
3、载安装控键，用户须安装控键后才能阅读和修改文档。点击右上方“OA首页”，可回到OA主界面。点击右上方“待办事宜”或界面中间的“待办事宜”模块，可看到当前正待处理的文件。点击左边的功能菜单，可见菜单下拉列表 在主界面下方，有系统帮助文档，提供各种说明及下载服务，如下图所示：用户可根据需要下载相关文件，在线查阅OA系统各项说明文件等。三、校发文管理模块说明31 如何进入发文管理用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公文处理”，后在此下拉子菜单中点击“发文管理”，显示有权限看到的文档页面。该页面显示发文文档的当前处理人、当前状态、文件标题、发文时间和拟稿人。用户可以点击文件标题查看文档的具体内
4、容。通过点击页面中的“已办发文”，可查看已办结发文的信息。通过点击页面中的“发文登记薄”，可查看发文登记薄的信息。有管理员权限的用户可查看。该页面显示登记薄的生成条件、起始日期和结束日期。用户可以进行新增、删除的操作，也可点击生成条件查看登记薄的具体内容。无权限的用户不可对登记薄进行操作。32 发文管理流转321 拟稿例以教务处秘书为拟稿人，开始起草。点击“校发文管理页面”中的“拟稿”按钮，弹出拟稿页面（有些电脑由于浏览器的问题，可能出现点击“拟稿”按钮后无法弹出窗口，按“Ctrl”键不放，再点击“拟稿”按钮，直至窗口弹出）：1） 标题和联系电话为必填项。2） 点击“选择”按钮，在弹出的选择部
5、门和群组列表中选择主送、抄送、分发和会签部门。3）附件：当用户填写完相应资料，点击“保存”按钮后，通过“添加/修改”按钮进行附件的添加/修改。4）点击“起草正文”图标，将打开一word窗口，用于起草正文：如果遇到word窗口不能正常显示，如图下所示：将鼠标移至窗口上方的“单击此处查看选项”处，如下图所示：点击“安装ActiveX控键”，即可使用word窗口输入文档。有些电脑可能在打开word窗口后须等一段时间，系统会弹出对话框，提示：是否安装控键？点击“是”即可。起草完毕后，保存退出，无异常系统提示保存成功。同时“起草正文”图标，更新为“修改正文 只读正文”，如想修改，点击“修改正文”图标。填
6、写完毕后，点击“保存”及 “下一步”按钮（有些电脑由于浏览器的问题，可能出现点击“拟稿”按钮后无法弹出窗口，按“Ctrl”键不放，再点击“拟稿”按钮，直至窗口弹出），继续流转，弹出选择人员窗口，通过鼠标点击相应项进行选择，点击“发送”按钮，无异常将弹出成功窗口。322 拟稿单位复核在拟稿环节中，文档被发给教务处负责人，现以教务处负责人进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档：待办事宜如果积累过多，主界面上将无法全部显示，可点击待办事宜图表或下方的“更多” 查看。待办事宜中显示的各条信息也都可以在个功能模块中查看到。点击需要办理的文档，打开弹出窗口，点击“键盘批注”，可修改正文，系统将
7、自动保存修改痕迹；或点击“只读打开”，阅读正文。在“填写意见”框中，输入意见或点击“选择” 按钮，选择已设置的语句（可在“个人事务”“常用短语”中进行设置）。完成批注和填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，弹出选择人员窗口。通过鼠标点击相应项进行选择，点击“发送”按钮，无异常将弹出成功窗口。323 校办秘书初核在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。编号，修改及填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。324 校办秘书复核在上一环节中，文档被发给校办秘书王镇，现以王镇进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理
8、文档。修改及填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。325 校办负责人复核在上一环节中，文档被发给校办主任史健勇，现以史健勇进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。修改及填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。326 校办秘书送校领导在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。清稿、正式成文、套红头后，保存并点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。327 校领导校发文签发在上一环节中，文档被发给主管校领导，现以主管校领导进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。校领导
9、填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。328办公室秘书办文在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。329 校办秘书分发在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。点击“分发”按钮，选择查阅或办理人员，点击“确定”按钮，发送文件。点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。3210 部门归档结束流转在上一环节中，文档被发给教务处秘书严秀文，现以严秀文进入系统。可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。点击“打印
10、封面”按钮，打印发文单。点击“结束流转”按钮，结束本次流程。四、收文管理模块说明41 如何进入收文管理用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公文处理”，后在此下拉子菜单中点击“收文管理”，显示有权限看到的文档页面。该页面显示收文文档的当前处理人、当前状态、文件标题、收文时间和拟稿人。用户可以点击文件标题，查看文档的具体内容。通过点击页面中的“已办文件”，可查看已办结收文的信息。通过点击页面中的“收文登记薄”，可查看收文登记薄的信息。有管理员权限的用户可查看。42 收文管理流转421 收文登记例以校办秘书为拟稿人，开始起草。点击“收文管理页面”中的“新增”按钮，打开新增页面，填写完毕后，点
11、击“保存”按钮，此时可上传附件。附件上传完毕后，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员并发送文件。422 收文拟办在登记环节中，文档被发给校办主任，现以校办主任进入系统。可从待办事宜或收文管理模块中进入处理文档。完成批注和填写意见并保存后，点击“下一步”， 继续流转，选择发送人员并发送文件。423 秘书办理在上一环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。可从待办事宜或收文管理模块中进入处理文档。根据校办主任意见，点击“送领导”按钮，可将文件分发给多位领导。424 领导审批在秘书办理环节中，文档被发给校领导，现以校领导进入系统。可从待办事宜或收文管理模块中进入处理文档。校领导完
12、成意见后，保存并点击“提交意见”按钮，继续流转，自动回复校办秘书处。425 部门会办在领导审批环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。根据领导批示，点击“下一步”按钮，将文档发给相应选择人员。现以会办部门秘书进入系统。会办部门秘书收到来文后，点击“我要办理”，填写意见后，点击“下一步”， 选择发送人员并发送文件。426 部门领导签阅在部门领导签阅环节中，文档被发给部门领导，现以部门领导进入系统。可从待办事宜或收文管理模块中进入处理文档。部门领导填写意见后，点击“下一步”，回到部门秘书。部门秘书将文档发送至校办秘书。校办秘书点击“结束流转”按钮，结束本次流程。文件转入“已办文件”页面，
13、选中需要归档的文件，点击“归档”按钮将文件归档。五、部门报告模块说明51 如何进入部门报告用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公文处理”，后在此下拉子菜单中点击“部门报告”，显示有权限看到的文档页面，该页面显示收文文档的当前处理人、当前状态、文件标题、收文时间和拟稿人。用户可以点击文件标题，查看文档的具体内容。通过点击页面中的“已办文件”，可查看已办结收文的信息。通过点击页面中的“发文登记薄”，可查看收文登记薄的信息。有管理员权限的用户可查看。52 部门报告流转521 拟稿例以教务处秘书为拟稿人，开始拟稿。点击“部门报告页面”中的“拟稿”按钮，进入“拟稿”页面。1）标题和联系电话为必填
14、项；2）点击“选择”按钮，在弹出的选择部门和群组列表中选择主送、抄送、分发和会签部门。3）附件：当用户填写完相应资料，点击“保存”按钮后，通过“添加/修改”按钮进行附件的添加/修改。4）点击“起草正文”图标，将打开一word窗口，用于起草正文。如果遇到word窗口不能正常显示，如图下所示：将鼠标移至窗口上方的“单击此处查看选项”处，如下图所示：点击“安装ActiveX控键”，即可使用word窗口输入文档。有些电脑可能在打开word窗口后须等一段时间，系统会弹出对话框，提示：是否安装控键？点击“是”即可。起草完毕后，保存退出，无异常系统提示保存成功。同时“起草正文”图标，更新为“修改正文 只读正
15、文”，如想修改，点击“修改正文”图标。填写完毕后，点击“保存”及 “下一步”按钮（有些电脑由于浏览器的问题，可能出现点击“拟稿”按钮后无法弹出窗口，按“Ctrl”键不放，再点击“拟稿”按钮，直至窗口弹出），继续流转，弹出选择人员窗口，通过鼠标点击相应项进行选择，点击“发送”按钮，无异常将弹出成功窗口。522 部门负责人签发在拟稿环节中，文档被发给部门负责人，现以部门负责人进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。点击“键盘批注”图标，将打开正文word文档，可进行批注修改，并可保留修改信息痕迹。完成批注和填写意见后，点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员并发送文件。若在上一环节中
16、，文件需要其他部门会签，文档将被发给部门秘书，现以部门秘书进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。点击“会签”按钮，继续流转，选择发送人员并发送文件。文档被发其他部门领导，现以该部门领导进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。点击“键盘批注”图标，将打开正文word文档，可进行批注修改，并可保留修改信息痕迹。完成批注和填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员并发送文件。523 部门秘书上报在上一环节中，文档被发给部门秘书，现以部门秘书进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。部门秘书点击“编号”按钮编写发文字号。点击“清稿”按钮，清稿后保存
17、文件。点击“正式成文”按钮。保存并点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员并发送文件。524 校办初审在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。校办秘书填写意见后，保存并点击“下一步”，继续流转，选择发送人员并发送文件。525 校领导签发在上一环节中，文档被发给校领导，现以校领导进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。校办秘书填写意见后，保存并点击“下一步”，继续流转，选择发送人员并发送文件。526 校办秘书转办在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。点击“下
18、一步”，继续流转，选择发送人员并发送文件。527 部门秘书存档在上一环节中，文档被发给部门秘书，现以部门秘书进入系统。可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。点击“打印封面”按钮，打印部门报告单。点击“归档”按钮，弹出归档选择窗口。选择归档方式，点击“确定”按钮，完成文件归档。点击“结束流转”按钮，流程结束。六、会议管理61 如何进入会议管理用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公共事务”，后在此下拉子菜单中点击“会议管理”，显示有权限看到的文档页面。62 会议管理流程621 拟稿例以教务处秘书为拟稿人，提出申请。点击“会议管理页面”中的“新增”按钮，填写完毕后，点击“保存”按钮，可添
19、加/修改附件。保存并点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。622 部门审核在申请环节中，文档被发给部门负责人，现以部门负责人进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“会议管理”模块进入处理文档。完成批注和填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，弹出发送人员窗口，发送文件。623 送会议秘书在上一环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“会议管理”模块进入处理文档。若会议无冲突，点击“同意申请”，回复拟稿人。本次流程结束。校办秘书汇总会议日程后，用户可在“会议日程”页面查阅。七、会议室申请71 如何进入会议室申请用户登陆自动化办公系统后,点击
20、左边菜单栏的“公共事务”，后在此下拉子菜单中点击“会议室管理”，显示有权限看到的文档页面。点击“会议室信息”页面，可见会议室信息资料及查询相关状态。会议室查询点击“未办文件”页面中的“查询”按钮，弹出查询界面，如下图所示：已使用的会议室将显示“已使用”，将鼠标移至该处，标签显示被占用的时间段。72 会议室申请流程721 拟稿例以教务处秘书为拟稿人，提出申请。点击“会议室管理页面”中的“新增”按钮填写各项内容，会议名称与联系电话为必填项。点击“查询会议室”按钮，弹出“会议室状态”窗口，如下图所示：选择所需的空闲会议室，点击“确定”按钮。填写完毕后，点击“保存”按钮，点击“下一步”按钮，继续流转，
21、选择发送人员发送文件。722 部门审核在申请环节中，文档被发给部门负责人，现以部门负责人进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“会议室管理”模块进入处理文档。完成批注和填写意见并保存后，点击“下一步”按钮，继续流转，弹出发送人员窗口，发送文件。723 校办初审在上一环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“会议室管理”模块进入处理文档判断申请会议室是否有冲突后，若有冲突，点击“拒绝申请” 按钮，将申请退回拟稿人；若无冲突，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，弹出发送人员窗口，发送文件。724 校办审核在上一环节中，文档被发给校办副主任，现以校办副主任进入系统。
22、可从待办事宜或公共事务中的“会议室管理”模块进入处理文档。若是借用普通会议室，判断是否同意借用，同意则发至会议室管理人员安排；若是贵宾室或大会场，发至校办主任复核。点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。725 校办复核在上一环节中，文档被发给校办主任，现以校办主任进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“会议室管理”模块进入处理文档。判断贵宾室或大会场是否同意借用后，点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。726 会议室管理人员安排在上一环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“会议室管理”模块进入处理文档。点击“同意申请”按钮，回复拟
23、稿人，并安排相关会议事项。本次流程结束。八、用章管理81 如何进入用章管理用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公共事务”，后在此下拉子菜单中点击“用章管理”，显示有权限看到的文档页面。82 用章申请流程821 拟稿例以教务处秘书为拟稿人，提出申请。点击“用章申请页面”中的“新增”按钮。填写完申请单后，点击“保存” 按钮。按钮“打印封面”按钮，将用印登记单打印出来，交部门领导签字后送校办秘书办理用章手续。点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。822 办公室审核在申请环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“用章管理”模块进入处理文档。收到
24、由部门领导签字的纸制用印登记单，盖章。点击“结束流转”按钮，结束本次流程。九、礼品申购91 如何进入礼品申购用户登陆自动化办公系统后，点击左边菜单栏的“公共事务”，后在此下拉子菜单中点击“礼品申购”，显示有权限看到的文档页面。92 礼品申购流程921 拟稿例以教务处秘书为拟稿人，提出申请。点击“礼品申购页面”中的“新增”按钮点击各项礼品，可查看礼品相关信息，如下图所示：填写完毕后，点击“保存”按钮。点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。922 部门审核在申请环节中，文档被发给部门负责人，现以部门负责人进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“礼品申购”模块进入处理文档。完成批注和填写
25、意见后，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。923 校办审核在上一环节中，文档被发给校办副主任，现以校办副主任进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“礼品申购”模块进入处理文档：通过审核后，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，弹出发送人员窗口，发送文件924 校办复核在上一环节中，文档被发给校办主任，现以校办主任进入系统。可从待办事宜或公共事务中的“礼品申购”模块进入处理文档。通过复核后，点击“打印封面”按钮打印申购单。经校领导申阅签字后，点击“同意申请”或“拒绝申请”回复拟稿人。本次流程结束。十、常见问题解答：1. 问：打开OA系统主界面后，内容无法显示或只看到“OA系统
26、帮助文档”栏？答：可能该用户不是OA系统的授权用户，目前试运行阶段仅部门领导、部门秘书、学院办公室主任为OA系统的授权用户。2. 问：点击“拟稿”、“新增”、“下一步”等按钮，无法弹出窗口页面？答：有些电脑由于浏览器的问题，可能出现点击按钮后无法弹出窗口，按“Ctrl”键不放，再点击“拟稿”按钮，直至窗口弹出。3. 问：文件已经发送出去，但发现有错，需要修改，怎么办？答：当文件还留在你的“下一步”操作人处而他还没有处理或发送给其他人时，可以点击“文件回收”按钮，将文件收回，修改后从新发送。4. 问：如何知道文件已经过了哪些人，做了哪些处理？答：打开要查阅的文档，点击“流程跟踪”按钮可以查阅流程信息。5. 问：处理文件时，需输入意见，如何设置常用语句？答：在“填写意见”框中，输入意见或点击“选择” 按钮，选择已设置的语句（可在“个人事务”“常用短语”中进行个性化设置）。
