1、询盘信的写作步骤 SANY标准化小组 #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8-HHMHGN#询盘信的写作步骤第一节 The Steps of Writing Inquiry Letters询盘信的写作步骤 进出口交易通常先从市场调查开始, 然后建立业务关系，在建立了贸易关系后，买方往往会提出询盘，询问一些有关预订货物的细节问题，如：价格、目录、交货日期及其他条款。在询盘时，买方应认真考虑向哪些地区发出询盘以及在同一地区要与多少供货人进行联系。而卖方在收到询盘后则应立即给予答复，以使买卖成交。因此，询盘是商业谈判中实质性的第一步。询盘，又称为询价，可以分成两种。一种只询问价格，索取商品目录
2、或样品，被称为一般询盘（General Enquiries）；另一种询盘则包括特定商品的各项交易条件，被称为具体询盘（Specific Enquiry）。一般询价并不一定立即接触具体交易，一般属摸底性质。其内容包括：1请寄某种商品的样品、目录和价目表。2探寻某种商品的品质、数量、价格、交货期等等。具体询价实际上就是请求对方报盘。也就是说，买方已准备购买某种商品，或已有现成买主，请卖主就这一商品报价。询盘信的具体写作结构如下：1介绍信息来源或提一下上一封信等；（Introductory statement of resources of information or previous lette
3、r，etc.）情景搭配用语：Useful expressionsWe know your company through the courtesy of（通过我们知道贵公司。）We are a company dealing in（我方公司经营）We write to inform you that we are interested in（兹写信告知我们对感兴趣。）We have pleasure in informing you that we（很高兴告知我们）2具体的询价（比如要求对方提供什么信息和服务等，这一部分要写得具体、清楚）；（Specific enquiry, . what i
4、nformation or service do you need the reader to supply, etc. This part should be specific, clear）情景搭配用语：Useful expressionsIf you can quote us a firm offer forwe shall appreciate it（如能报最低价我们将不胜感激。）We will be pleased to have your offer（我们很高兴你方的报价）Your quotation for the following will be highly appreci
5、ated.（你方对下列商品的报价将不胜感激。）3表示合作愿望（Wish to cooperate）We would like very much to cooperate with you.（很高兴与你方合作。）Should your pricewe intend to place a large order with you.（如果你方价格我们打算与你大量订货。）We appreciate your co-operation.（感谢你方合作。）第二节 The Principles of Inquiry Letters询盘信的写作原则 询盘信要写得清楚、直截了当、切入主题、具体、语言要礼貌得体
6、。询盘信的目的是询问事情，例如询问报价，索取目录，产品信息，根据询问的内容，写作也是千差万别的。但是不管你的目的是什么，如果根据下面的写作原则去写的话，你的询问肯定会得到好的回复。具体PRECISENESS在你开始写信之前，要了解你想要什么。例如，如果你需要一个公司产品的说明和价格，你应该按照这个目的去陈述。记住有的公司可能只卖一种产品，可能只有一个产品目录，但是另一个公司可能卖很多产品，可能有不止一个目录表，这样你就应该说清楚具体的要求。你需要所有产品，还是那一种产品。例如：“Please send me complete descriptive information and curren
7、t prices of the office equipment and supplies available from your company.”（请寄给我你公司可以提供的办公设备的完整信息和现价。）如果你在信中询问一些信息，列出你需要对方回答的所有问题，以便读者明白你需要什么并做出相应的回复。例如，如果你们公司想在交易会展出产品，你肯定需要询问一些具体问题，如地点、展位、费用、规模、摊位费、幻灯以及其他需要的设备等等。合理REASONABLENESS避免问一些涉及保密的问题。如果对方可能会对你的询问产生疑问，应该简要说明一下你的原因。例如，如果你是受到报纸或杂志广告宣传而进行询问的，说明
8、出版商的名称和日期。所有的组织都希望了解他们是多么有效，你通过提供这样的信息告诉了他们，他们会很感激。例如：Please send me a copy of Modernizing Your Kitchen, the free booklet mentioned in your advertisement in the June 14 issue of The Daily News. （请给我寄一份“使你的厨房现代化”，你们6月14号每日新闻的广告中提到的免费手册。）客气COURTESY用简单的礼貌的语言说明你的要求。尤其要避免命令的、很长的、要别人领情的语气。记住你要求读者帮你的忙，除了与你
9、建立良好意愿之外，他或她得不到什么好处。迅速准确地写清楚你需要读者提供什么。例如，如果你询问不同的事情或者问不同的问题，就列出来。如果你需要对方做一个问卷，就随信附寄一个写好的贴上邮票的信封。感谢APPRECIATION以某种方式表达你的感谢但是不要事先感谢读者。说“thank you”或“thank you in advance”可能会使读者有必须尽义务的感觉，听起来像命令。第三节 Text Explanation and Vocabulary课文分析和词汇1 Dear Sirs，Re：textiles1 This company is one of the largest textile
10、importers in New York. We sincerely hope to establish business relations with your company so as to promote2trade between our two countries.（自我介绍及写信目的）We are enclosing an and looking forward to5receiving your quotation6soon, New York inclusive of8our 5% commission9. While quoting10, please state11th
11、e earliest shipment12and quantity available13.（具体询盘）If your quotation is competitive14, we are ready to conclude substantial15business with16you. Your early reply will be very much appreciated17.（希望早日收到回复）Sincerely,1textiles意思用作“纺织品”时用复数形式。2Promote，动词，促进，提高。Promote sales促销。例：（1）A 5% discount will he
12、lp us promote sales. （5%的折扣会帮助我们促销。）（2）Our aim is to promote the relationship between our two countries. （我们的目的是促进我们两国之间的关系。）（3）We hope you will do your utmost to promote the sales of this new product.（希望你方尽最大努力促销这种新产品。）（4）We will do our best to promote business.（我们会尽力促进业务。）3inquiry名词，询价（enquiry），词组
13、包括make an enquiry for sth或send an enquiry （sheet）。 例：（1）The goods you enquire for are out of stock now.（你方询问的商品现在缺货。）（2）The buyer enquired of the seller about the quality of this new product.（买方询问卖方这种新产品的质量。）（3）We shall send you our quotation on receipt your specific enquiry. （一收到你方具体询价，我们就给你方寄报价单。）
14、4inquiry note询价单。5look forward to盼望、期待。look forward to后接名词或动名词，不能接动词不定式，这里to是介词。人做主语，通常用于信的结尾，表示希望。类似的表达还有expect，await，anticipate，appreciate，hope，wish等。例：（1）We are looking forward to your early reply.（我们盼望早日收到你们的回复。）（2）We look forward to receiving your good news. （希望收到你们的好消息。）6quotation报价。买方询价后，卖方需要
15、报价。报价可使用动词quote，例如quote sb a price，也可以用名词短语make a quotation，例如make you a quotation for shirts（给你衬衫的报价）。例：（1）Your quotation of bicycles is too high to be acceptable. （你方自行车的报价太高我们不能接受。）Tooto 句型表示太而不能, 例如too far to see（太远看不到）。（2）We will be glad to quote you CIF Lagos（我们将很高兴给你方报拉各斯成本、运费加保险价。）7CIF到岸价，即成
16、本加运费加保险费价。后面一般接地名，即到达港口名称。例：CIF London。8Inclusive of = include, 包括。9Commission 佣金。10quote 动词，报价，是外贸信函中的常用语，其主要句型是：to quote sb. a price for sth.，该句型也可变成以下几种说法：to quote sb. a priceto quote a priceto quote sb. for sth.例：（1）Please quote us your lowest price CIF Lagos. （请给我们报拉各斯成本加运费加保险费最低价。）（2）Please qu
17、ote us your lowest price for fertilizers.（请向我方报化肥最低价。）（3）Will you please quote us for the following items（请就以下商品报价。）11state说明，提到。例：In your quotation，please state the delivery time. （在你们的报价中请说明交货时间。）12Shipment 名词，装运。词组有：make（effect） shipment；动词 ship。例：When can you make shipment （什么时候装运）13Available可以得
18、到的、可以用的available作形容词用，通常放在它所修饰的名词后面。可以修饰人或事。例：（1）There are no such mens shirts available for export.（没有可供出口的这样的男式衬衫。）（2）Please ship the goods by the first available steamer.（请由第一艘可以订到的船装运这批货物。）（3）He is not available now. （他现在没空。/现在找不到他。）（4）Can you quote us a price for your bicycles available for exp
19、ort （请报可供出口的自行车的价格。）14Competitive 有竞争力的，即价格低的。例：Our price is the most competitive. （我们的价格是最低的。）15Substantial 大量的。例：If your price is competitive, we can place a substantial order. （如果你方价格低的话，我们可以大量订货。）16Conclude business with sb. 也可以说close business with sb.与某人达成生意17appreciate感谢。用法如下：sb appreciate sth
20、, sb appreciate it if, sth be appreciated。如果要是强调的话，不能写成very appreciate，而要写成appreciate very much。例：（1）We shall appreciate it if you will send us a brochure and two sample books by air immediately.（如果你能立即航空邮寄给我们一个小册子和两个样品簿,我们将不胜感激。）（2）Your early reply is highly appreciated.（感谢你们的早日回复。）（3）We appreciate
21、 very much your favorable reply.（我们非常感谢你们的肯定答复。）注：Appreciate 后面接事物，thank后面接人。译文：事由：本公司是纽约最大的纺织品进口商之一，我们切盼与贵公司建立贸易关系，发展我们两国之间的贸易。随函附上第303号询价单一份，盼望你方早日给我们报纽约到岸价，包括我方5%的佣金。报价时请说明最早交货期和可供数量。倘若你方报价具有竞争性的话，我们打算大量成交。如能早日复信，不胜感激。谨上第四节 Text Explanation and Vocabulary课文分析和词汇2 Dear Mr. Linoi,As we plan our fal
22、l1inventory2, we are again in market3to buy woolens. We are principally4interested in5the traditional sweater （mens and womens cardigans and pullovers）, and would like to request6a sample7.（表明写信目的）Please also send8information9on any other knitwear that your company produces and a current price list1
23、0.（具体询问）If you plan to have a representative11at the Paris Trade Fair12at the end of July, please advise us of13your stand14number so that we can contact15you at that time.（询问进一步的信息）Thank you for your attention.（最后一段表示感谢）Yours sincerely,讲解：第一段：As we plan our fall1inventory2, we are again in market3t
24、o buy woolens. We are principally4interested in5the traditional sweater （mens and womens cardigans and pullovers），and would like to request6a sample7.1Fall 秋季，等于autumn。2Inventory名词，库存。例：We plan to reduce our inventory.（我们计划减少库存。）3to be in the market for 想要购买。意思等于buy ，purchase。In the market for 更正式，尤
25、其用于贸易。Buy是个人或小批量买。Purchase 大量购买。这里be in the market to buy 意思同buy。例：They have informed us that you are in the market for chemicals.（他们已经通知我方你们有意购买化工制品。）4Principally 主要地。意思同mainly。例：We handle principally textiles. （我们主要经营纺织品。）5to be interest in doing sth. （or to do sth.）有兴趣做某事。若后跟商品名称，表示某人对某商品有兴趣，意欲购买
26、某商品，也可以说成：to be interested in sth. 例：（1）We are interested in buying your Woolen Sweaters.（我们有意购买你方的羊毛衫。）（2）We are interested in Chinese silk handkerchief.（我们对中国丝帕有兴趣。）（3）We are interested to buy Chinese leather shoes.（我们有兴趣购买中国皮鞋。）6Request动词，要求。Request sb to do sth. 请求某人做某事。词组有：As requested按照要求。有时也可
27、以说as you requested，at your request。例：As requested，we are sending you a brochure and a sample book.（按照你方要求，我们给你们寄去一本小册子和一个样品簿。）Request 还可以当名词，请求。例：Your request of being our sole agent is under discussion now. （你方想成为我们独家代理的请求正在讨论中。）7Sample样品。例：We shall send you our samples separately. （我们会另外邮寄样品。）讲解：第
28、二段：Please also send8information9on any other knitwear that your company produces and a current price list10.8Send邮寄。例：We are sending you our catalog and price list for your information. （我们邮寄目录表和价格表供你方参考。）9information信息，消息。为不可数名词。不能说an information 或informations，但可以说a piece of information或all kinds o
29、f information。例：We shall be glad to receive more information on （about） this matter.（我们将很高兴收到更多关于这件事的信息。）10price list价格表。和quotation 不一样，price list 只列出产品和产品的价格，不包括其他条款。例：Will you please send us your latest price list（请给我方寄最近的价格表。）讲解：第三段：If you plan to have a representative11at the Paris Trade Fair12a
30、t the end of July, please advise us of13your stand14number so that we can contact15you at that time.11representative代表。这里指代理。意思同agent。12Trade Fair贸易交易会。例：Guangzhou Trade Fair广交会13advise sb. of sth. 通知, 意思同inform sb. of sth. 还有类似的词组 Advise that 例：（1）Please advise us of the earliest shipment date.（请通知我们最早装运日期。）（2）We advise that a sample book （should） be sent to us.（我们建议给我方寄一个样品簿。）14stand名词，摊位。15contact接触，联系。及物动词。也可以作为名词用，后面接with。常用结构有：make contact with，hold contact with，be in contact with，get in contact with。例：（1）We shall conta
