1、管理信息系统讲义,哈尔滨工业大学 管理学院 管理科学与工程系 马维忠,管理学院MBA课程,管理信息系统讲义,2,第九讲 信息系统的系统分析,详细调查管理业务的表示数据流程图数据字典描述处理逻辑的工具系统化分析研究和确定管理模型,管理信息系统讲义,3,系统分析的任务,系统分析是十分重要的环节系统分析的任务是：在充分认识原系统的基础上，通过问题识别、可行性分析、详细调查、系统化分析，最后完成新系统的逻辑方案(模型)设计。,管理信息系统讲义,4,可行性分析的任务和内容,可行性分析的任务是明确应用项目的开发的必要性和可行性必要性来自实现开发任务的迫切性可行性取决于实现应用系统的资源和条件需要初步调查的
2、基础。,管理信息系统讲义,5,1.管理上的可行性 指管理人员对开发应用项目的态度和管理方面的条件。管理方面的条件主要指管理方法是否科学，相应管理制度改革的时机是否成熟，规章制度是否齐全以及原始数据是否正确等。,管理信息系统讲义,6,2.技术上的可行性这方面应分析当前的软、硬件技术能否满足对系统提出的要求此外，还要考虑开发人员的水平。,管理信息系统讲义,7,3.经济上的可行性主要是预估费用支出和对项目的经济效益进行评价费用支出：主机费用，外围设备费用、软件开发费用、人员培训费用 系统投入运行后的经常费用（如管理、维护费用）和备件费用经济效益：一部分是可以用钱衡量的效益，如加快流动资金周转，减少资
3、金积压等；另一部分是难以用钱表示的，例如提供更多的更高质量的信息，提高取得信息的速度等。,管理信息系统讲义,8,详细调查的目的、原则,详细调查的对象是现行系统目的在于完整掌握现行系统的现状，发现问题和薄弱环节，收集资料，为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑设计做好准备。用户参与的原则。,管理信息系统讲义,9,调查的方法可以采用：(1)召开调查会；(2)访问；(3)发调查表；(4)参加业务实践。,管理信息系统讲义,10,组织结构,组织结构，指的是一个组织以及其组成部分之间的隶属关系或管理与被管理的关系，通常可用组织结构图来表示。,管理信息系统讲义,11,厂长,计划调度组,计划科,生产部,财务部
4、,供销科,计划组,统计组,统计组,外协组,成本组,会计组,出纳组,供应组,销售组,仓 库,组织结构图,管理信息系统讲义,12,管理功能,为了实现系统的目标，系统必须具有各种功能。所谓功能，指的是完成某项工作的能力。调查中可以用功能层次图来描述从系统目标到各项功能的层次关系。,管理信息系统讲义,13,管理信息系统讲义,14,管理业务流程的表示,描述管理业务流程的图表有：管理业务流程图表格分配图,管理信息系统讲义,15,管理业务流程图是一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表，利用它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合流理向。,部门,人员,业务数据,流向,管理信息系统讲
5、义,16,某物资管理的业务过程：车间填写领料单到仓库领料，库长根据用料计划审批领料单，未批准的退回车间。库工收到已批准的领料单后，首先查阅库存帐，若有货，则通知车间前来领取所需物料，并登记用料流水帐；否则将缺货通知采购人员。采购人员根据缺货通知，查阅订货合同单，若已订货，则向供货单位发出催货请求，否则就临时申请补充订货。供货单位发出货物后，立即向订货单位发出提货通知。采购人员收到提货通知单后，就可办理入库手续。接着是库工验收入库，并通知车间领料。此外，仓库库工还要依据库存帐和用料流水帐定期生成库存的报表，呈送有关部门。,管理信息系统讲义,17,管理信息系统讲义,18,表格分配图可帮助分析员表示
6、出系统中各种单据和报告都与哪些部门发生业务关系。,准备采购单,采购单,登记待收货,应付款处理,收货处理,收货单,取货通知,代收货清单,应付帐,存档,存档,存档,卖方,卖方,付款,管理信息系统讲义,19,数据流图,业务流程图表现了业务的顺序缺乏数据处理过程数据流图 Data-flow diagram,管理信息系统讲义,20,数据流程调查过程中收集的资料包括：1 收集原系统全部输入单据（如入库单、收据、凭证）、输出报表和数据存贮介质（如帐本、清单）的典型格式；2 弄清各环节上的处理方法和计算方法；,管理信息系统讲义,21,3 在上述各种单据、报表、帐本的典型样品上或用附页注明制作单位、报送单位、存
7、放地点、发生频度（如每月制作几张）、发生的高峰时间及发生量等。4 在上述各种单据、报表、帐册的典型样品上注明各项数据的类型（数字、字符）、长度、取值范围（指最大值和最小值）。,管理信息系统讲义,22,外部实体,数据存储,处理,外部实体,管理信息系统讲义,23,销售科负责成品销售及成品加管理。该科计划员将合同登记入合同台帐，并定期根据合同台帐查询库存台帐，决定是否可以发货。如果可以发货，则填写出库单交成品库保管员。保管员按出库单和由车间送来的入库单填写库存台帐。出库单的另外两联分送计划员和财务科。计划员将合同执行情况登入合同台帐。销售部门负责人定期进行销售统计并上报厂办。,管理信息系统讲义,24
8、,合同登记,合同,合同数据,入库处理,入库单,入库数据,发货处理,合同登记,合同执行登记,出库处理,销售分配处理,统计表,销售数据,合同执行数据,出库单,出库单,查询,查询,出库数据,发货通知,管理信息系统讲义,25,数据流图是分层次的，绘制时采取自顶向下逐层分解的办法。首先画出顶层（第一层）数据流程图。顶层数据流程图只有一张，它说明了系统的总的处理功能、输入和输出。,管理信息系统讲义,26,某厂销售子系统的项层数据处理流程图。销售科根据用户送来的订货单进行销售处理后向用户发货。图中仅有发货单而没有货物，说明物质要素（货物）已被舍去，有关货物的信息已反映在发货单中。,管理信息系统讲义,27,下
9、一步是对项层数据流程图中的“处理”进行分解，也就是将“销售处理”分解为更多的“处理”1 判定订货处理方式。根据用户信用情况（查信用手册）、库存情况（查库存帐）和购货金额将订货单按以下三种情况分别处理：（1）可以赊物，立即发货同时修改库存帐。输出数据流（订货单）为D1。（2）等有货后再发货，输出数据流（订货单）为D2。（3）要求先付款，输出数据流（订货单）为D3。2 开发货票。发货票一式四分，分发仓库、用户和财务科。财务科按此记应收帐。3 开付款通知单,管理信息系统讲义,28,P2.2,开发货票,P2.3,开付款通知单,订货单存档,待付款订货单,P2.1,判定订货处理方式,P2(订货单),P3(
10、订货单),P1(订货单),用户,财务科,发货票,订货单,仓库,库存帐,信用手册,付款通知单,发货票,发货票,(订货单),管理信息系统讲义,29,数据字典,数据字典 Data dictionary数据字典的内容主要是对数据流图中的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据存储和外部实体等六个方面进行具体的定义。数据流图配以数据字典，系统规格说明书System specification。,管理信息系统讲义,30,一、数据项的定义,数据项又称数据元素，是数据的最小单位。分析数据特性应从静态和动态两个方面去进行。在数据字典中，仅定义数据的静态特性，具体包括：（1)数据项的名称、编号、别名和简述；（2)
11、数据项的长度；（3)数据项的取值范围；,管理信息系统讲义,31,一、数据项的定义,例：数据项定义数据项编号:I02-01 数据项名称:材料编号 别 名:材料编码 简 述:某种材料的代码 类型及宽度:字符型，4位 取值范围:00019999,管理信息系统讲义,32,二、数据结构的定义,数据结构描述某些数据项之间的关系。一个数据结构可以由若干个数据项组成；也可以由若干个数据结构组成；还可以由若干个数据项和数据结构组成。,管理信息系统讲义,33,二、数据结构的定义,管理信息系统讲义,34,数据字典中对数据结构的定义包括以下内容：（1)数据结构的名称和编号；（2)简述；（3)数据结构的组成。例：数据结
12、构定义数据结构编号:DS03-01 数据结构名称:用户订货单 简 述:用户所填用户情况及订货要求等信息 数据结构组成:DS03-02+DS03-03+DS03-04,二、数据结构的定义,管理信息系统讲义,35,三、数据流的定义,数据流由一个或一组固定的数据项组成。定义数据流时，不仅要说明数据流的名称、组成等，还应指明它的来源、去向和数据流量等。,管理信息系统讲义,36,例：数据流定义数据流编号：F03-08数据流名称：领料单简 述：车间开出的领料单数据流来源：车间数据流去向：发料处理模块数据流组成：材料编号材料名称领用数量日期领用单位数据 流 量：10份/时高峰 流 量：20份/时（上午9:0
13、0-11:00）,三、数据流的定义,管理信息系统讲义,37,四、处理逻辑的定义,例：处理逻辑定义处理逻辑编号：P02-03处理逻辑名称：计算电费简述：计算应交纳的电费输入的数据流：数据流电费价格，来源于数据存贮文件价格表；处理：根据数据流“用电量”和“用户信息”，检索用户文件，确定该用户类别；再根据已确定的该用户类别，检索数据存贮价格表文件，以确定该用户的收费标准，得到单价；用单价和用电量相乘得该用户应交纳的电费。输出的数据流：数据流“电费”一是去外部项用户，处 理 频 率：对每个用户每月处理一次。,管理信息系统讲义,38,五、数据存储的定义,数据存储在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构，而不
14、涉及它的物理组织。例：数据存储定义数据存储编号：F03-08数据存储名称：库存帐简述：存放配件的库存量和单价数据存储组成：配件编号配件名称单价库存量备注关 键 字：配件编号相关联的处理：P02，P03,管理信息系统讲义,39,六、外部实体的定义,外部实体定义包括：外部实体编号、名称、简述、及有关数据流的输入和输出。例：外部实体定义外部实体编号：S03-01外部实体名称：用户简述：购置本单位配件的用户输入的数据流：D03-06，D03-08输出的数据流：D03-01,管理信息系统讲义,40,编写数据字典是系统开发的一项重要的基础工作。一旦建立，并按编号排序之后，就是一本可供查阅的关于数据的字典，
15、从系统分析一直到系统设计和实施都要使用它。在数据字典的建立、修正和补充过程中，始终要注意保证数据的一致性和完整性。数据字典可以用人工建立卡片的办法来管理，也可存储在计算中用一个数据字典软件来管理。,管理信息系统讲义,41,描述处理逻辑的工具,数据字典中处理逻辑的描述可以采用多种方法,管理信息系统讲义,42,一、判断树,管理信息系统讲义,43,二、判断表,管理信息系统讲义,44,三、结构英语表示法,IF 欠款时间30天 IF 需要量库存量 THEN 立即发货 ELSE 先按库存量发货，进货后再补发 ELSE IF 欠款时间100天 IF 需求量库存量 THEN 先付款再发货 ELSE 不发货 E
16、LSE 要求先付欠款_,管理信息系统讲义,45,系统化分析,一、分析系统目标二、分析业务流程三、分析数据流程四、功能分析和划分子系统五、数据属性分析六、数据存储分析七、数据查询要求分析八、数据的输入输出分析九、绘制新系统的数据流程图十、确定新系统的数据处理方式,管理信息系统讲义,46,在原系统详细调查的基础上进行系统化分析是提出新系统逻辑模型的重要步骤。通过对原有系统的调查和分析,找出原系统业务流程和数据流程的不足、提出优化和改进的方法，给出新系统所要采用的信息处理方案。,管理信息系统讲义,47,一、分析系统目标,根据详细调查对可行性分析报告中提出的系统目标作再次考察，对项目的可行性和必要性进
17、行重新考虑，并根据对系统建设的环境和条件的调查修正系统目标，使系统目标适应组织的管理需求和战略目标。由于系统目标对系统建设具有举足轻重的意义，必须经过仔细论证才能修改。,管理信息系统讲义,48,二、分析业务流程,分析原有系统中存在的问题并在新系统建设中予以克服或改进,管理信息系统讲义,49,业务流程分析过程包括以下内容：1原有流程的分析2业务流程的优化3确定新的业务流程4新系统的人机界面。,二、分析业务流程,管理信息系统讲义,50,三、分析数据流程,数据流程是系统中的信息处理的方法和过程的统一。由于老的系统中的数据处理是建立在手工处理或陈旧的信息处理手段基础上的，新的信息技术条件将为数据处理提
18、供更为有效的处理方法。因而，与业务流程的改进和优化相对应，数据流程的分析和优化一直是系统分析的重要内容。,管理信息系统讲义,51,数据流程分析的内容包括：1原有数据流程的分析2数据流程的优化3确定新的数据流程4新系统的人机界面,三、分析数据流程,5.6 系统化分析,管理信息系统讲义,52,四、功能分析和划分子系统,为了实现系统目标，系统必须具备一定的功能。,管理信息系统讲义,53,划分子系统以后，只要子系统之间的接口关系明确，每一子系统的设计、调试，基本上可以互不干扰地各自相对独立地进行。将来，如要修改或扩充系统，可以在有关子系统范围内进行而不至于牵动全局。关于划分子系统还没有形成一套世人公认
19、的方法。在实际工作中，划分方案往往受到个人经验、企业原有业务处理关系以及是否便于分阶段实施等多种因素的影响。对于大系统来说，划分子系统的工作应在系统规划阶段进行，常用的是u/c矩阵。划分子系统的下一步工作是确定各子系统的目标和下属功能。为此，有必要分析原系统的数据流程图，由此来确定应当增加、取消、合并或改进的功能。,管理信息系统讲义,54,五、数据属性分析,数据属性分析包括静态特性分析和动态特性分析两部分：1数据的静态特性分析指分析数据的类型（字符型、数据型、日期型等）、数据的长度（位数、小数位数）、取值范围（最大值、最小值）和发生的业务量（如每天发生几笔）。,管理信息系统讲义,55,2数据的
20、动态特性分析数据的属性按动态特性可以分为以下三类：（1)固定值属性具有固定值属性的数据，其值基本上固定不变，叫做固定值属性数据，也叫固定半固定数据。例如，成本系统中的定额材料消耗量，工资系统中的职工姓名和应得工资等。（2)固定个体变动属性这类数据项，对总体来说具有相对固定的个体集，但其值是变动的属性。例如，工资系统中，电费扣款一项，扣款人员变动不大，但每人所扣电费则每月都在变化。（3)随机变动属性这种数据项，其个体是随机出现的，值也是变动的。例如工资系统中的病事假扣款。,管理信息系统讲义,56,区分数据属性的动态特性的目的是正确地确定数据和文件的关系，也就是确定把哪些数据安排在哪种数据文件中。
21、通常把具有固定属性的数据存放在主文件中，把具有固定个体变动属性的数据放在周转文件中，把随机变动属性的数据放在处理文件中。,管理信息系统讲义,57,六、数据存储分析,数据存储分析是数据库设计在系统分析阶段要做的工作，其内容首先是分析用户要求，也就是调查清楚用户希望从MIS中得到那些有用信息，然后通过综合抽象，用适当的工具(如E-R图等)进行描述。因为这是从用户角度看到的数据库，所以称之为数据库的概念模型。数据概念模型也可以采用3NF关系群来描述。,管理信息系统讲义,58,七、数据查询要求分析,通过调查和分析，将用户需要查询的问题列出清单或绘出查询方式示意图。用户可能查询的问题如：“产品已完成计划
22、的百分之几？”“课题组已花费了多少研究费用等等”。,管理信息系统讲义,59,百分图,选择时间,选择时间,选择单位,显示有关单位数据,图形显示,显示该单位、该时间的指标,排序,按时间排序,数据显示,图形显示,按大小排序,数据显示,图形显示,显示升降值、比率,比较,图形显示,直方图,一个单位,所有单位,一个以上时间,折线图,管理信息系统讲义,60,八、数据的输入输出分析,分析各种数据输入的目的和适用范围、数据量的大小以及存在的问题。例如，输入的数据是否都得到了有效的利用，哪些数据的输入是多余的或者是不符合实际需要的，现在的数据输入方式是否能满足要求，输入速度是否能完成数据量的要求，是否需要改变输入
23、方式和增加输入设备，还要分析数据的精确程度和数据间的相互联系等。除明确数据查询要求外，还应对各种输出报表（包括手工填写的）的目的和使用范围进行分析,弄清哪些报表是多余的，或者是不符合实际要求的，系统的处理速度和打印速度是否能满足输出的要求等。,管理信息系统讲义,61,九、绘制新系统的数据流程图,新系统的数据流程图是在以上分析过程中逐步完善的。这是一项需要经过多次反复的、去伪存真的细致工作。为了明确新系统的人机接口，还应在绘成的数据流程图上标明哪些部分由计算机完成，哪些部分由人工完成。数据流程图虽然能对系统作出全貌性的描述，但并未对图中的数据流、处理和存贮等元素作进一步的说明，为此，需完善数据字
24、典，并用工具描述比较复杂的处理逻辑。,管理信息系统讲义,62,十、确定新系统的数据处理方式,数据处理的方式可分为两类：成批处理方式联机实时处理方式,管理信息系统讲义,63,成批处理的特点是费用较低而又可有效地使用计算机，通常适用于以下四种情况：(1)固定周期的数据处理；(2)需要大量的来自不同方面的数据的综合处理；(3)需要在一段时间内累积数据后才能进行的数据处理；(4)没有通讯设备而无法采用联机实时处理的情况。,管理信息系统讲义,64,联机实时处理方式的特点是面向处理，数据直接从数据源输入中央处理机进行处理，由计算机即进作出回答，将处理结果直接传给用户。这种处理方式的特点是及时，但费用较高。
25、通常适用于以下三种情况：(1)需要反应迅速的数据处理；(2)负荷易产生波动的数据处理；(3)数据收集费用较高的数据处理。,管理信息系统讲义,65,研究和确定管理模型,一、综合计划模型二、生产计划管理模型三、库存管理模型四、财务成本管理模型五、统计分析与预测模型,管理信息系统讲义,66,管理模型是系统在每个具体管理环节上所采用的管理方法。在管理信息系统的系统分析中，就要根据业务和数据流程的分析结果，对每个处理过程进行认真分析，研究每个管理过程的信息处理特点，找出相适应的管理模型，这是使管理信息系统充分发挥作用的前提。,管理信息系统讲义,67,一、综合计划模型,综合计划是企业生产、经营活动的总规划
26、。常用的综合计划模型有两类：1综合发展模型。这是企业的近期发展目标模型，包括盈利指标、生产规模等，常用模型有：企业中长期计划模型、厂长任期目标分解模型、新产品开发和生产结构调整模型和中长期计划滚动模型等。2资源限制模型。反映了企业各种资源对企业发展模型的制约，常用模型有：数学规划模型、资源分配限制模型,管理信息系统讲义,68,二、生产计划管理模型,生产计划包括生产计划大纲和生产作业计划两类。1生产计划大纲主要安排与综合生产计划有关的生产指标，常用模型有：数学规划模型（如优化生产计划模型）、物料需求计划模型、能力需求计划模型和投入产出模型等。2作业计划模型具体安排了生产产品数量、加工路线、加工进
27、度、材料供应、能力平衡等，常用的模型有：投入产出矩阵、网络计划、关键路径模型、排序模型、物料需求、设备能力平衡、滚动作业计划和甘特图等,管理信息系统讲义,69,三、库存管理模型,常用的程序化库存管理模型模型有库存物资分类法、库存管理模型等，此外还有最佳经济批量模型等。,管理信息系统讲义,70,四、财务成本管理模型,1成本核算模型包括直接生产过程的消耗和间接费用的分配，常用的方法有：（1）品种法、分步法、逐步结转法、平行结转法、定额差异法等，用于直接生产过程消耗的计算。（2）完全成本法和变动成本法，用于间接费用的分配。2成本预测模型，如数量经济模型、投入产出模型、回归分析模型、指数平滑模型等。3
28、成本分析模型，主要有：实际成本与定额成本比较模型、本期成本与历史同期可比产品成本比较模型、产品成本与计划指标比较模型、产品成本差额管理模型和量本利分析模型等。,管理信息系统讲义,71,五、统计分析与预测模型,统计分析与预测模型一般用来反映销售、市场、质量、财务状况等的变化情况及未来发展的趋势，内容包括：市场占有率分析、消费变化趋势分析、利润变化、质量状况与指标分布、综合经济效益指标分析等。常用的预测模型有：多元回归预测模型、时间序列预测模型和普通类比外推模型等。,管理信息系统讲义,72,提出新系统的逻辑方案,逻辑方案的内容包括：1.新系统的业务流程。这是业务流程分析和业务流程优化重组后的结果，
29、包括：原系统的业务流程的不足及其优化过程、新系统的业务流程、新系统业务流程中的人机界面划分2新系统的数据流程。这是数据流程分析的结果，包括：原数据流程的不合理之处及优化过程、.新系统的数据流程、新的数据流程中的人机界面划分,管理信息系统讲义,73,3新系统的逻辑结构。即新系统中的子系统划分。4新系统中数据资源的分布。即确定数据资源如何分布在服务器或主机中。5新系统中的管理模型。确定在某一具体管理业务中采用的管理模型和处理方法。,管理信息系统讲义,74,案例：无限影视股份有限公司,无限影视股份有限公司是圣路易斯市的一家出组合式录像带的大公司。它的20家分店共存货15000余部电影。公司的管理层希
30、望由你来进行系统调查。会谈中，你了解到下列租出付款、归还登记和存款管理的过程。,管理信息系统讲义,75,一位顾客交纳了25美元的成员会费，即可加入无限影视公司。加入时，在顾客卡片中记录下列信息：驾照号、主信用卡号、家庭住址、电话号码。目前无法更新这些信息。顾客加入公司后，得到一个会员卡用来租电影。,管理信息系统讲义,76,录像带盒在架子上以字母顺序排列，真正的影带保存在收银台后面的库房里。顾客挑选好后把带盒拿到柜台，店员按带盒到库房的架子上查找。有时影带没有及时按顺序归档，店员查找起来比较费时。顾客在付款时一般要付1到2天的租金。此时，店员应该问一下顾客的地址、电话有没有变动，但实际上很少有时
31、间这么做。,管理信息系统讲义,77,还带时，店员要确定录像带是如期返还，还是要补交过期的费用。有时顾客没有通知店员影带是否过期就扔到返还堆里。当负责将返还的影带重新上架的店员发现过期时，顾客已经离开了商店。有时店员可以打电话与顾客联系，但很难强令其支付过期的费用。有时租带人返还过期影带却不能确定过期费用，因为他们将影带扔到工作时间外的收集箱里，没法确定返还时间和日期。,管理信息系统讲义,78,返还的另一个问题发生在特别忙的时候。由于店员来不及将返还的影带重新上架，常常会积压成堆。如果影带没有上架，顾客就找不到相看的电影。有时顾客就挑选返还堆里的影带。,管理信息系统讲义,79,主要问题之一是存货
32、控制。许多新上映的电影供不应求，尤其在周末许多顾客都要租用。管理层想把这些影带复制一些，但公司没有办法追踪销售趋势以便安排存货。同时，有些流动很慢本该淘汰的影片却依然保存着。,管理信息系统讲义,80,最后，电影出租业竞争十分激烈。管理层希望在不发生不必要的成本的前提下，能够找出改善经营、增加出租量的途径。,管理信息系统讲义,81,分析题,为无限影视公司进行一下系统分析研究。以下为研究的内容：1。说明发现的主要问题；2。新系统的经营和系统目标；3。新系统的各种设计方案。,管理信息系统讲义,82,案例：思坦克大学,获得指导老师的许可后，学生要准备5份申请退课和退款的表格。指导老师首先要在表格上签字
33、，学生把其中的3份交给指导老师，另外的2份交给经营办公室的会计。会计确定退款是否应付，是否要准备一张反款支票。副本5连同退款交给学生，副本4处理后存档。如果不应该退款，会计在副本5上注明“无退款”交给学生。,管理信息系统讲义,83,指导老师将副本1交给注册员，副本2存档，副本3交给授课老师。注册员从学生计划表中将这门课程取消，从学生的总学时记录中减掉这门课程的学时数。授课老师在班级成绩单上记录学生的分数位W。学期末，授课老师把所有学生的成绩登记成绩单，交给注册员。注册员用教师的期末成绩更新学生记录。,管理信息系统讲义,84,分析题,请绘制这一过程的业务流程图以及成绩处理的数据处理流程图。,管理信息系统讲义,85,复习思考题,系统分析的任务是什么？系统分析中主要要完成哪些工作？业务流程图有什么主要作用？数据流图的作用是什么？,
