1、1、招标小组组织成员构成单一，决策过于简单、集中。招标小组由采购部2位人员和主管副总经理组成，总经理视情况参与。2、相关招标文件中没有明确采购数量及采购时间等内容。3、“招标决标单”中没有注明中标原因及各单位中标比例（中标单位一般都有2-3家）。4、招投标结束后均不与中标单位签定供货合同。5、不能完全按招标结果执行，例如PVC料，在3月进行了年度的招标，但由于市场价格波动，仍然采用询价方式采购。 审计建议：1、公司建立由生产、采购、品质、财务等相关部门及分管领导组成的招标小组。2、根据计划期经营计划，制定计划期材料采购预算，提出招标数量，有利于投标方投标报价，充分提供招标的竞标依据。3、由于招
2、标小组评标时会综合考虑产品质量、生产能力、合作情况等因素，因此决标报告应有中标理由说明。4、招投标结束后，应与中标的供货单位签订采购合同，以明确材料质量、交货期等合同要约和违约条款。5、为了招标结果更有效，建议缩短招标周期，由原来的年度招标改为季度或者月度招标。6、严格执行招标决标结果。如遇客观情况而未能执行招标决标结果时，应重启招标或其它采购程序。二、公司铜轴车间材料采购缺少请购与审批内控环节，采购部自主决定采购物料类别、数量、和到货时间。公司铜轴车间的材料采购，由采购部门根据销售部门发送的“生产任务单”中的的材料标准耗量及仓库库存情况进行自主采购。此种操作，采购申请与审批、购买不相容岗位没
3、有分离。由生产部门根据销售订单计算出材料耗量标准，结合仓库库存情况，向采购部门提出采购申请（申请中应包括数量、质量要求、到货时间等），采购部门根据此申请进行采购。采购部门也可根据生产、库存情况核实采购申请是否合理，避免采购失误。三、采购方式和采购程序不完善，部分材料采购既未招标也未有询价、议价等采购程序和记录。1、公司目前在铜、裸铝带等采购上主要根据上海有色金属网中间价来定购。铜的主要供货商是 公司，截止到2010年9月底，采购台帐显示本年度已经从该单位采购 万元。裸铝带主要供货商是 公司，截止2010年9月底，采购台帐显示本年度已经从该单位采购万元。2、公司五金用品采购定点单位为临安中策机电
4、设备有限公司，办公和劳保用品采购定点单位为临安美花南杂日用品经营部，此状况已经持续三年左右。3、本次审计共计抽测了24笔采购订单，涉及 个品种的材料，其中 个品种的材料既不招标也无书面询价记录。1、铜、铝等部分材料在有色金属网上的公开价格，可以作为双方交易价格谈判的基础，经过灵活而恰当的询比价后，选择最低的供货价格，能够有效降低采购成本。2、五金、办公用品等零星物品因采购金额较低实行定点采购，虽然可以降低采购人力资源成本，但长期按此操作，导致采购人员对市场行情不了解，难以控制采购材料成本。建议采购人员季度或半年度对市场价格做全面调查，以选择合适的供应商。3、对询价情况予以记录，是采购人员对自己
5、工作的整理和记录，该价格信息可以为评估各供应商供货价格提供参考，也是定单（合同）审核人员价格决策的重要依据。因此，公司应要求采购人员在每一个定单（合同）报批时，注明定单（合同）价格依据和来源。四、付款计划不详细，付款过程不可控。目前每月的用款总额由财务及相关领导控制，详细的付款计划的安排上由采购部门自主确定。由于采购部没有在用款总额计划下制订明细的付款计划表（应包含用款项目、收款单位、付款金额、该单位应付帐款的时间及期末余款等资料），并将此计划表上报给付款审批和付款审核部门和领导。此种情况使得财务部无法更好的履行对采购部付款情况的核对和监督，相关审批部门和领导无法了解应付款的支付等情况，无法有
6、效履行对付款申请的审批。采购部在相关领导确定的货款支付总额下，制订明细的月度付款计划表，该计划表应包括的内容有：供应商、材料类别、期初应付款金额、本期购入金额、累计已付款金额、本期末应付款余额、应付款帐龄、本次申请支付金额等。该付款计划表应先提交财务部核对后，报公司审批领导审核。经审批同意后，采购部在实际支付应付帐款时据此执行，审批领导据此审批，财务部据此审核。五、备货决策和审批权限的设置不完善。目前公司在采购过程中，由于市场价格波动的原因，会在市场低价的情况下，做一些备库。在审计过程中，我们抽测到有两张订货通知为备货订购的。这两张订货通知单均为订购PVC料。编号分别是100813-12、10
7、0813-13。在通知单上并没有明确标注备货的数量和理由。公司采购主管领导预期市场价格上涨，对部分材料进行适当的备货，是公司降低采购成本的方法之一。同时，也存在材料价格下跌预期判断失误，而导致公司损失的风险。建议公司明确备货的材料类别和金额审批权限，建立备货的决策机制和审批程序，将备货采购风险降低在可接受的范围之内。六、公司选择委外加工企业时缺少招标或询价、议价等合理公正的采购程序和方法，未能充分挖掘公司编织车间的生产能力。公司委外加工由生产部门提出申请，报生产副总审批后，由生产副总直接与受托单位签定合同。我们没有看到公司关于加工费方面的测算分析或者询价资料，不清楚公司选择委外加工企业的标准和
8、方法。目前，公司委外加工业务主要为编织工序。根据生产部门提供资料，2010年1-9月公司编织产量为 ，委外加工为 KM，合计编织为 KM。公司现有 锭编织机 台， 锭编织机 台，理论生产能力为 KM/月，1-9月实际利用率为 ，主要原因是机器闲置和工人不到位。财务K3显示，公司编织委外加工入库目前五家单位极其产量分别为 1、公司管理层应充分考虑机器折旧、厂房租金等固定成本，充分挖掘巳有的生产能力，逐步减少编织委外加工业务。2、选择委外加工企业时，应以加工质量优、交货及时、加工费低等原则，对符合公司要求的加工单位实行招标或以询价、议价等方式进行选择确定，并予以书面记录。七、公司光缆材料扎纱采购存
9、在关联交易。经调查，公司自07年10月开始运营至10年5月光缆原材料扎纱均由 公司供应，公司财务K3显示采购总金额为 。据了解，该单位为公司采购部人员所办。10年6月份后，由于公司扎纱质量差且价格高于市场同类产品价格，引入公司作为扎纱供应商之一。据了解，公司领导对该采购部人员进行了相应处罚，即要求其对2010年初至6月份提供的扎纱供应价格降低（调减入库金额1 元）。至今，公司仍作为公司的材料供应商。关联交易的定价和材料质量等，应遵循市场原则；与公司内部关联方有任何利益关系的人员应实行回避原则；根据客观的标准，判断该关联交易是否有利于公司为原则。八、合格供应商评定较形式化，重质量轻价格，部分材料
10、合格供方较少。审计抽查了部分合格供应商的评审资料。现有评审资料为供货商营业执照、税务登记证、质量保证书、检验报告、评审表。公司质量体系文件WTX-C74-05供应商考核管理规范规定考核指标为：检验（或抽检）合格率、交货及时率、售后服务及时率、规则遵守情况、技术信息提供率。在考核表中无具体数据作为依托。另外在此考核规范中未提到关于产品价格分析要求。部分材料合格供应商较少，基本为2-3家。例如：3 铜杆供应商主要就是杭州伟业和南京溧水精诚；聚乙烯的合格供方仅杭州方兴塑料。1、严格按照供应商评审规范执行，并完善评审中有关产品价格方面的分析要求。2、开拓、引进新的供应商，拓宽采购渠道，以增加供方之间的竞争程度。事实证明，此种方法是降低采购成本的有效手段。建议公司对采购人员加大开发、引进合格供应商及降低采购成本等指标的绩效考核力度。综上所述，我们认为公司的采购与付款循环内部控制制度仍然存在较多的不足之处，有待改进。鉴于本次审计中发现的问题，请你公司仔细审视审计发现问题，充分考虑审计建议，立即进行审计整改，并在2010年11月30日前对整改情况书面回复集团公司。 最后，感谢贵公司领导对此次审计工作的配合和支持。 审计项目负责人： 审计小组成员： 2010 年10月 31日备注： 附表（整改表）附表：涉及问题公司答复整改期限整改责任人备注 第 7 页 共 7 页
