1、采购计划编制和合同签订流程图采购计划编制和合同签订流程图采购部合同管理制度(一)为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。一、请购及其规定1.请购的定义请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。2.请购单的要素完整的请购单应包括以下要素：请购的部门;请购物品所属项目;请购的用途;请购的物品名;请购的物品数量;请购的物品规格;请购物品的样品、图纸或技术资料等;请购的物品的要求时间;请购如有特殊需要请备注;请购单填写人;请购部门主管
2、;请购单审核人;采购副总审核;财务审核人;公司总经理。3.请购单及其提报规定请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门;固定资产申购按照附表一(固定资产购置申请表)的格式进行填写提报;其他材料设备及工程项目申购按照附表二(物资采购申请表)的格式填写提报;日常零星采购按照公司印制的按照附表三(物资采购审批单)的格式填写提报;请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份;涉及到请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的单子文档也需一并提交;遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后
3、补。如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。4.公司物资请购单的提报部门公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报;公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报;公司各部门专用的物资由各部门自行提报。二.请购单的接收及分发规定1.请购的接收要点采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批;接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则;通知
4、仓库管理人员核查请购物资是否有库存;对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。2.请购单的分发规定对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;对于紧急请购项目应优先处理;无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。3.采购周期的规定单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天;单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天;请购部门应按照以上规定的时间提前提报请购单采购部如未能按时完成采购任务时应向领导说明原因;遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的
5、策略。三.询价及其规定1.询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通;2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;3.对于紧急请购项目应优先处理;4.所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介结构询价;6.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;7.在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。四.比价、议价1.对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认;2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出;3.收到供应单位第一次报价后
6、应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。4.重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等;5.参考目标价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。五.比价、议价结果汇总1.比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总;2.比价、议价结果汇总应按照附表六(比价/招标汇总表)的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核;3.如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。六.合同的签订及其规定1.合同：是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。
7、依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。合同正文应包含的要素1)合同名称、编号、签订时间、签订地点;2)采购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是不可分割的部分;3)包装要求;4)合同总额应含税，特殊情况应注明;5)付款方式;6)工期;7)质量保证期;8)质量要求及规范;9)违约责任和解决纠纷的办法;10)双方的公司信息;11)其他约定。合同签订及其规定1)如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任;2)拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低;3)为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清
8、单;4)遇货物订购数量较大且价格较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点;5)质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品保质期;6)详细约定发票的提供时间及要求;7)与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款;8)违约责任一定要详细、具体;9)比价汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作;10)合同签订应按照附表七(合同审查批准单)的格式对合同初稿进行巡签审查;11)合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效;12)签订的所有合同应及时报送财务部门。七.付款及合同执行1.付款规定按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款;按照贵公司规定和合同约定达到
9、付款条件的合同在付款时应填写附表八(资金支出审批单)，该审批单巡签我那比后提交财务部付款;财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况狂延期付款的应及时通知采购部并汇报公司领导。2.合同执行已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导;已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约;合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。八.报验与入库1.报验供应单位已经履行完毕的合同，采购
10、部应及时的通知质检部门进行验收;对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行;达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收;质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任;用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。2.入库公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收;合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运;质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受;质检部门已经
11、验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单;质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定入库。采购部合同管理制度(二)1、合同签订必须包含以下内容：合同签订前必须完成对供货商的资格审查工作，业主有要求时，对产品样本和资格确认应有业主或监理代表的文字确认。1)产品的规格型号2)产品数量3)产品的质量标准4)产品价格和支付方式5)产品供货日期6)双方违约责任2、合同必须按项目和编号进行管理编号管理原则：XXX(采购工程师姓名汉字拼音的第一个字母)XXXXX(项目名称的汉语拼音的第一个字母)0011)合同签订后，正本必须交公司采购部统一归档。2)交工地财务复印件一份。3)项目结束后，由采购工程师自
12、行整理成卷报公司存档。3、采购工程师是项目采购合同执行人和监督人，对合同的履约负有完全的责任，由公司本部签订的合同也由现场采购工程师负责监督执行(合同由公司负责递至工地)。在合同执行的过程中，要汇同现场专业工程师共同对产品的供货质量重点负责。发现问题及时向公司主管领导汇报，及时做好换货、退货或终止合同的工作。采购部合同管理制度(三)具体描述一、目的加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。二、范围本制度适用于公司所有物品(原材料、辅料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品)或劳务(技术、服务等)的采购。三、职责3.1市场部根据销
13、售订单编制销售计划并下发相关部门。3.2生产技术部根据市场部销售计划，编制原辅材料需求清单。负责制版、模具、量板等外包产品、技术服务以及其它外协业务采购申请及计划的编制。3.3供应部根据生产部门报送的材料需求清单，核实仓库存量，结合材料库存安全定额，编制采购计划，报经总经理批准后组织采购。3.4办公室负责编制公司劳保、办公用品的采购和办公用品日常维修申请计划。3.5设备工程部依据公司固定资产投资计划、设备运行状况以及生产经营需要编制设备的采购、固定资产维修以及零星维修制造所用备品备件采购计划。3.6各物品、劳务需求部门根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、生产技术部、供应部、设备部提交申请，
14、并经初审后交各分管副总或总经理批准。3.7分管副总负责权限内的采购审批和超出权限的采购初审，总经理负责生产经营采购、固定资产购置、维修等计划的审批。3.8财务部负责日常采购的价格审查，负责对价值10万元以上的采购组织或上报集团公司进行招标。3.9质量部负责原材料、辅料的验收，设备部会同生产技术部负责备品备件、设备、监视和测量工具及维修等劳务的验收。3.10各采购经办人负责索要发票、办理结算，并对发票的真实性和合法性负责。四、采购作业操作规程4.1物资采购的计划、申请与审批4.1.1授权的请购部门根据生产计划、实际需要以及库存情况每月28日前报次月的采购计划，报分管经理审核。4.1.2经分管副总
15、初审后的月度采购计划报财务副总审批后执行。4.1.3未列入月份采购计划或超出计划的临时采购申请需根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、生产技术部、供应部、设备部提交申请，并经初审后交各分管副总或总经理批准。4.1.4对价值超过200元以上的办公用品及500元以上的配件、设备、仪器、劳务等需要由申请部门写出申请报告经分管副总签署意见报总经理审批后实施。4.1.5采购计划或申请应列明采购物品或劳务的名称、规格型号、数量、质量技术要求、估计价值、交货日期、用途等。4.2采购比价4.2.1采购部门在采购前须将采购计划或申请，交财务部进行比价;在提交采购计划或申请的同时，采购部门应对新采购物品提供至少
16、3家以上的供应商报价和联系资料，有财务部队提供的供应商(但不仅限于)进行询价或实地调查。4.2.2价值在2万元以上的维修、服务等劳务、5万元以上的单台(套)设备的采购需召集三家以上的供应商报价，进行比价;10万元以上的必须采取招标方式采购。4.2.3对常用大宗原辅材料实行招标比价采购，公司根据市场行情每年至少举行2次招标，确定采购价格和供应商，一经通过招标确定价格，只能在定标价格基础上根据市场行情下调，不能上浮;如属国家政策调整等客观原因所致采购价格上涨，并且采购物资属供不应求的卖方市场，价格可以上调，但必须经过总经理办公会研究同意后才能执行。4.2.4国家明码标价垄断经营的特殊商品采购以及政
17、府有收费标准的行政事业性服务收费不实行比价程序，物价审计只对采购物品或劳务的价格、收费标准、数量、质量的真实性进行审查。4.2.5所有采购业务应景物价审查后方可报总经理签批报销。4.3采购实施及物资验收4.3.1公司的采购业务统一由供应部门负责办理，其他部门或人员不得自行采购。4.3.2供应部门应根据生产技术部下达的原辅材料需用计划结合库存物资的数量编制采购计划，报分管副总批准后执行。4.3.3供应部门根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外，批量采购业务必须先与供货方签订采购合同，并与财务部、质量部、生产技术部等相关部门进行会审，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担
18、、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订调价协议，并报请财务部门备案。4.3.4采购物资运到本公司时，先由供应部门对照核对采购计划，经确认无误后开具请验单交质量部或设备部进行质量检验，质量部、设备部在验收条件允许的范围内组织物资检验，并出具检验报告单，检验合格的物资由保管点数入库并办理入库手续，检验不合格的物资不得办理入库。4.4结算4.4.1采购发票按规定能够取得增值税发票的，且在我方能够抵扣增值税的采购项目必须索取增值税发票，不能取得的，价格按扣除增值税以后执行。4.4.2无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由供应部门
19、填开采购付款申请单，连同有关凭证报经财务部门审核，并经总经理批准后，出纳人员方可付款。4.4.3财务部在对采购物品结算付款时，应当认真审核请购单、采购合同、采购计划单、采购付款申请单、入库单、发票或收款收据等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续。4.4.4出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。五、责任5.1不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。5
20、.2经审批的采购计划和申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，因没有人到责任不能按时采购而影响正常经营的，没发现查实一次罚款100元，给公司造成损失的按确定损失额的40%。5.3未经比价即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利;或未认真进行比价而导致采购价格明显过高;经查实后采购人员承担相应损失，损失额在5000元以上的责令其下岗。5.4物品使用部门(车间)必须依据生产计划、生产管理实际需要，认真按照4.1.5条之规定填制购物申请单。填写不规范，导致无法确认请购物资须知信息的，采购部门有权拒绝采
21、购。采购计划及申请必须由请购部门主管签字，无请购部门主管签字，审批人不得予以审批。对贪图省事、乱报采购计划，造成本公司流动资金使用浪费的，依照银行贷款利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。5.5供应部门在确保品质的前提下，必须充分考虑市场变化和库存成本等因素，制定大宗物品的采购方案，落实供货单位。并对采购物品的品质、货款结算安全负责。若因玩忽职守，造成公司经济损失的，应负相应的经济赔偿责任。特别是结算过程中产生的应收款项，有关采购人员负有无条件的清收责任。5.6财务部必须认真履行审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相，并造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处分。5.7验收部门必须对所有运抵本公司的采购物品，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时，必须及时报告采购部门(必要时直接报告总经理)处理。严禁品质不符的外购物品入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济和行政处分。5.8仓库对验收部门验收合格的外购物品办理入库手续，并对入库采购物品的数量负责。若发现数量不符时，应当及时向有关部门报告(必要时直接报告总经理)，同时妥善保管该批采购物品等待处理。对仓库保管员工作马虎，未按本办法规定操作，造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。六、本制度自发布之日起执行，自本制度执行之日起，原有相关规定同时废止。
