1、茂名学院各类档案归档范围和保管期限表茂名学院各类档案归档范围和保管期限表（十类纸质载体档案+声像载体档案）党群类档案归档范围和保管期限表DQ11党务综合序号类目名称保管期限1234567891011121314151617181920212223上级党组织有关党的建设以及政策法规性*的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存） 学校党代会文件材料 （1）大会计划、通知、请示、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。 （2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小
2、组会议记录等 （3）参考文件；工作人员名单；工作证、代表证、列席证及选票式样本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组等会议的记录、纪要、决议及会议讨论的文件党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）党委发布以及转发上级机关*的决定、办法、批示、批转、通报、通知以党委名义召开的工作会议材料校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿党委工作简报党委大事记党群系统启用印章的文件和印模党群系统重要统计材料党群系统承办或协办的重要庆典、仪式、纪念活动、具有影响的重大事件、重大活动过程中形成的活动方
3、案、邀请函、参加人员名单、嘉宾讲话、贺信（电）、新闻等材料工作人员参加上级机关召开的与本校工作有关的会议材料党委各部、委、各党总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复党委保密、秘书工作的有关文件重要的群众来信来访及处理材料党委与有关机关联系、协商工作的来往文件在参加上级党委统一部署开展的重要专项活动中形成的工作方案、报告、总结各党总支工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表各党总支党建工作及有关材料各党总支人员奖励及有关材料受市（含）以上表彰的先进党组织和先进个人的文件材料长期永久长期短期永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久*长期*长期长期长期长期永久*长期长
4、期长期永久*DQ12纪检序号类目名称保管期限12345678910上级纪委关于纪检工作的文件纪委工作规章制度纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计学校纪委会议记录党员受到警告（不含）以上处分、复查材料党员受到警告处分、复查材料处理违法违纪案件的材料在国家赔偿工作中形成的所有材料在开展执法检查工作中形成的文件材料群众来信来访及处理意见长期长期永久长期永久*长期*永久*永久*永久*短期DQ13组织序号类目名称保管期限123456789101112131415161718上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知落
5、实政策的有关材料以及制订的党建责任制*副处以上干部任免、调动和离退休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表）副处级以上干部名册组织和承办对党员的管理、培训、考察，对党员进行党性、党风、党纪教育形成的文件材料总支、支部改选报告、审批材料各总支、支部委员名册党员名册党费收缴和管理工作形成的文件材料年度党员统计资料党员年报表关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料组织工作重要会议记录本组织工作情况调查、典型材料、统计表各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料发展新党员、预备党员的名册长期永久永久长期永久永久长期*长期长期永久*永久*长期*永久*长期长期*长期*长
6、期*长期DQ14宣传教育序号类目名称保管期限1234567891011上级关于宣传工作的文件宣传工作的计划、决定、报告、通知、总结教职员工思想政治工作动态及调查材料理论学习的决定、通知、计划、总结反映本校重大活动的剪报及图表上级有关学生思想政治工作的文件有关学生思想政治工作的决定、通知、条例学生工作部学生思想政治工作的计划、报告、总结学生思想政治工作典型调查材料和统计关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件各系学生政治工作人员名单长期永久长期长期永久长期永久永久长期长期*长期DQ15统战序号类目名称保管期限1234567上级关于统战工作的文件统战工作计划、决定、报告、通告和总结统战工作情况调查、典
7、型材料、统计报表本校被选*的各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料台、港、澳和侨务工作材料各民主党派成员和负责人名册及有关材料统战工作重要会议记录长期永久永久永久长期长期长期DQ16工会序号类目名称保管期限12345678910111213141516171819上级有关工会工作的文件工会组织工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计会员代表大会有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、议程、决定、纪要等文件*）表彰先进集体、先进个人的材料、名单处分会员的有关材料工会委员会的换届、改选、工会会员发展等工作形成的文件材料工会委员会会议记录、纪要基层工会干部名册工会会员名
8、册职工之家情况、汇报、总结、验收上级及本校有关*妇女工作文件材料本校妇女代表大会、妇女工作计划、总结报告等文件材料家属工作材料计划生育工作文件材料（包括计划生育工作文件、工作计划、总结、统计报表、基本信息登记表、生育审批表、领取独生子女证名单、计划生育奖励名单、计划生育领导小组成员名单）保障、维护女教职工合法权益方面形成的文件组织教职工开展的全校性业余文体活动材料（包括开展活动文件、参加人员名单、比赛结果等）教职工生活困难补助，慰问教职工的材料工会大事记工会会费的收支、安排意见、通知长期永久长期长期长期永久*短期长期永久短期*长期长期*长期长期*短期*长期*短期*永久*长期*DQ17团委序号类
9、目名称保管期限123456789101112131415161718上级关于团组织工作文件团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）团委工作计划、报告、总结及规章制度团委工作典型调查材料、优秀团员的材料表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料处分团员的材料及复查材料批准入团、离团材料及名单团干部名单团员名册团委会议记录学生会文件、材料本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料各分团委的有关材料团委大事记社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料团委牵头进行的重大活动的有关材料（包括活动
10、内容、参加人员、调查报告、总结、文体活动比赛结果等）研究生会的有关材料长期永久永久永久长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期永久*长期长期长期行政类档案归档范围和保管期限表XZ11行政综合序号类目名称保管期限12345678910111213141516171819202122232425262728293031323334353637上级有关高校行政管理的综合性文件省部级以上领导以及当地党委政府主要领导检查、视察、调研本校重要工作、解决重大问题时形成的通知、方案、讲话、记录等文件材料当地党委政府领导一般性检查视察时形成的文件材料全校性的规章制度、校务公开实施方案、监督方案*本校年度、学期工
11、作计划、报告、总结和重要专题调研材料校长办公会、校长书记碰头会、党政领导联席会等校级领导会议的记录、纪要；党政领导的工作指示、批示、谈话记录*校务委员会委员名单、会议记录、纪要公报、协议、备忘录全校性的工作会议、座谈会文件校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿本校教育事业规划、计划及上级批复、重要督办结论*本校评估材料教职工代表大会文件材料本校向上级的请示及其批复、批示、（重要的则永久保存）*本校各单位的请示及学校的批复有关全校性工作的调查材料和经验总结学年报表及综合统计启用印章的文件及印模本校历史沿革、情况介绍本校大事记、简报、信息、动态等校史工作材料校友工作材料举办的重要庆典、仪式、纪
12、念活动、具有影响的重大事件、重大活动等过程中形成的活动方案、邀请函、参加人员名单、嘉宾签名册、领导、嘉宾讲话、贺信（电）、新闻报道等材料群众来信来访文件材料（内容重要的且有领导批示的处理结果则永久保存）*应急预案突发事件过程中形成的文件（影响程度较大的作永久或长期保存）接待上级（接待党和国家领导人视察的则永久保存）对学校进行检查、视察的计划方案学校信息办公自动化工作规划、方案等文件普选工作材料上级有关部门与本校及其各院（系）各部门的来文院、系、部、中心等二级单位会议记录、纪要、简报院、系、部、中心等二级单位工作计划、总结、报告院、系、所、中心等二级单位开展各种学术活动的文件院、系、部、中心等二
13、级单位与国内单位协作的材料 院、系、部、中心等二级单位统计年报及重要资料学校与当地专项工作过程中形成的文件材料 学校与兄弟单位往来过程中形成的有特殊意义的文件材料 学校与校内外单位签订的合同、协议等材料（重要的则永久保存，一般的则短期保存）工作人员参加上级领导机关或业务指导机关召开的与本机关职能有关的会议材料长期永久*长期*永久永久永久长期长期永久永久长期长期长期永久永久永久永久永久永久长期永久长期长期*短期*长期*长期*短期长期长期长期长期长期长期长期*长期*长期*短期*XZ12人事序号类目名称保管期限123456789101112131415161718192021222324 25262
14、7282930上级机关有关人事工作的文件本校人事工作的规章制度人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录关于机构、编制规划、计划报告及上级批复关于校内机构设置、变化的文件材料人事处权限内的干部任免文件及名册表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料处分教职工的材料和复查、撤消处分的材料教职工动态月报师资培养、管理工作计划、规定、总结教师进修计划、安排、总结教师工作量的规定及执行情况教师业务考核材料人事统计报表教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表教研室、研究室正副主任名册教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（附审批表）教职工工资调整材料、名册教职工转正定级材料教职工校内调动材料教职工的录用
15、、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）教职工援外和支援边远地区材料教职工退职、离职和出国的有关材料教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料 教职工退休后重新工作的材料教职工福利工作教职工商调函件使用临时工有关材料人民来信来访材料长期长期永久永久永久永久长期长期长期永久长期长期长期永久永久长期长期长期长期长期长期长期短期长期长期长期长期长期长期长期XZ13监察、审计序号类目名称保管期限123456上级有关监察、审计工作的文件本校监察、审计工作方面的规章制度监察、审计工作计划、总结、调查报告监察、审计工作统计年报及重要报表在效益
16、和内部控制制度的执行过程中所形成的文件审计机关和本校在专项审计（包括违纪事项）、离任审计工作中形成的审计报告、情况汇报等材料长期长期长期长期长期*永久XZ14武装、保卫序号类目名称保管期限12345678910111213上级有安全保卫工作的文件本校安全保卫工作方面的规章制度本校安全保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复要害部门的安全保卫、消防工作材料保卫工作简报上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件本校武装部职责范围内的规章制度武装部工作计划、总结、调查报告武装部工作统计年报
17、及重要报表复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡)安全保卫、武装工作大事记长期长期永久长期长期长期长期长期长期长期长期长期长期*XZ15总务 后勤序号类目名称保管期限1234567891011121314上级有关总务、后勤工作的文件总务、后勤工作规章制度总务、后勤工作计划、报告、调查材料、审批材料*房产、土地所有权和使用权的文件材料批准颁发的20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的申报、审批、登记、管理文件材料（登记统计汇总表格的保管期限应从长）房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结防震、防汛、三废治理工作的文件材料爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定
18、、通知等文件师生员工健康状况调查材料及统计表固定资产管理明细帐及汇总表（价值较大的则永久保存）车辆管理的有关文件材料伙食管理的有关材料校园绿化管理的有关材料本校物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置的文件材料；机动车调拨、保险、事故。转让等文件短期长期长期永久*长期*长期长期长期永久长期*短期短期短期长期XZ16档案、图书、文博序号类目名称保管期限123456上级有关档案、图书、博物工作的文件档案、图书、文博规章制度档案、图书、文博工作计划、报告、总结档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料档案馆指南、全宗介绍
19、长期长期长期永久长期永久教学类档案归档范围和保管期限表JX11综合序号类目名称保管期限1234567上级下达的有关教学工作的文件材料 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料非学历教育的培训班、进修班材料统计报表学生运动会材料长期永久永久长期长期永久长期JX12学科与实验室建设序号类目名称保管期限12345上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料重点学科、专业、实验室建设材料学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料学科
20、、专业、实验室建设统计报表长期永久永久长期永久JX13招生序号类目名称保管期限 123 4 5 6上级有关招生工作的文件材料招生计划、规定、生源计划新生录取材料及新生名单委培、代培、自费生计划、合同及名单 招生宣传、招生工作总结 研究生入学试题及指导老师名册长期长期永久长期短期长期JX14学籍管理序号类目名称保管期限123456 7新生入学登记表学生学籍卡片学生成绩总册在校学生名册学生学籍变更材料(升级、留学、休学、复学、转学、退学)学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级)学生处分材料永久永久永久永久长期长期长期JX15课堂教学与教学实践序号类目名称保管期限123456各专业教学计划、教学大
21、纲 课程建设要求及安排,校历表,课表 各系、科、专业课程试题库典型教案、重要备课记录教学实习、生产实习计划、总结及有关材料 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料永久长期长期长期短期短期JX16学位序号类目名称保管期限123456上级有关学位工作文件材料 校学位评定条例、办公及计划、总结学位委员会会议记录、决定学位委员会授予各层次学位清册本科生优秀学士学位论文博士、硕士研究生学位论文及评审材料长期长期长期永久长期长期JX17毕业生序号类目名称保管期限123456上级有关毕业分配的文件材料毕业生工作计划、简报、总结毕业生供需统计、计划、合同毕业生正式分配方案及调配派遣名册毕业证、派遣证存根领取签
22、收册毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期长期长期永久长期长期JX18教材序号类目名称保管期限1234自编、主编材料各系各专业使用教材目录自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集其他有保存价值的自编参考资料长期长期长期短期附录：存系教学类档案序号类目名称保管期限123456本科生毕业论文及评审意见课堂教学材料、课程进度表教师任课安排、教案优秀实习报告本专业教学检查、调查材料及总结教师工作量核算、登记材料长期短期长期短期短期短期科学研究类档案归档范围和保管期限表KY11综合序号类目名称保管期限123456科研行政管理文件材料科研计划管理文件材料科研成果管理文件材料科研经费管理文件材料申报科学基金及
23、有关批复学会工作（学术活动）材料长期长期长期长期长期短期KY12-1科研准备阶段序号类目名称保管期限12345开题报告与课题调研论证材料任务书、合同、协议书课题研究计划、设计计划执行情况、计划调整或撤消报告课题投资和预决算材料长期永久长期短期短期KY12-2研究实验阶段序号类目名称保管期限123456实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含相关键配方、工艺流程及综合分析材料）数据处理材料、包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）。设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）研究工作阶段小结、年度报告配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等样品、标本
24、等实物的目录永久永久永久长期永久永久KY12-3总结鉴定阶段序号类目名称保管期限 1 234567 8 9研究报告、研制报告论文专著工艺技术报告技术诀窍报告专家评审意见鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见）鉴定证书推广应用意见课题工作总结永久永久永久永久永久长期永久长期长期KY12-3总结鉴定阶段序号类目名称保管期限123456789研究报告、研制报告论文专著工艺技术报告技术诀窍报告专家评审意见鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见）鉴定证书推广应用意见课题工作总结永久永久永久永久永久长期永久长期长期KY12-4申报奖励阶段序号类目名称保管期限12345科研成果登记表科研成果报告
25、表科研成果奖励申报与审批材料科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件专利申请书或证书原件或影印件永久永久永久永久永久KY12-5推广应用阶段序号类目名称保管期限123456 7转让合同、协议书生产定型鉴定材料成果被引用或投产后反馈意见推广应用方案及实施情况扩大试生产的设计文件、工艺文件成果宣传报导材料对外学术交流材料永久永久短期长期长期短期长期产品生产与科技开发类档案归档范围和保管限表CP11综合序号类目名称保管期限1234 5上级关于产品生产与科技开发管理的文件本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表长期长期长期长期永久XZ12人事CP12-1销售管理序号类目
