1、公文写作与处理,第一部分 相关概念,一、公文的概念二、公文处理的概念,一、公文及公文处理的概念,公文：是指党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。可从四个方面来解释公文的基本概念：1.公文的制发主体必须是党政机关；2.公文具有合法效用和行政效力，一旦发布实施，就必须执行；,一、公文及公文处理的概念,3.公文是实施领导、履行职能、处理公文的工具，党政机关通过公文来管理党务、政务和组织工作；4.公文必须按照规范的体式和程序进行撰写。它有法定的体式，需要经
2、过一定的处理程序，只能在特定范围使用。公文处理：是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。,二、公文的基本特点和作用,基本特点：一是权威性和政策性（党政机关根据法定的权限和职责制作的，对特定问题的权威性看法、意见和要求，以此来发挥领导和指导作用；通过公文来传达政策、解决问题和推动工作）二是针对性和指导性（根据现实需要，为解决某个特定问题和指导某项工作而制定；对布置的任务、安排的工作、规定的事项、提出的要求比较具体、鲜明，有较强的针对性和指导性）三是规范性和约束性（公文的体式、行文规则、办理流程等有统一明确的要求，公文一旦发布，其传达意志不以受文者同意为前提，必须严格遵守和执行）
3、,二、公文的基本特点和作用,四是程序性和严密性（公文从起草、审核、签发、校印、发出到拟办、批办、承办、归档、清退、销毁，环环相扣、步步相接，程序性和严密性极强）五是对应性和定向性（党政机关行文必须依据隶属关系和职权范围确定，由什么单位制发，哪一级制发，有具体、明确的对应关系。公文有特定的发文对象，通过主送机关、抄送机关来体现，同时还设定了保密级别。）,二、公文的基本特点和作用,主要作用：指导工作，传达意图。（通知）联系工作，交流情况。（函）请示工作，答复问题。（请示、批复）总结工作，推广经验。（通报、决定）记载工作，积累史料。(各文种）,第二部分 公文种类,2012年4月16日，中共中央办公厅
4、、国务院办公厅联合下发关于印发的通知（中办发201214号）。新条例把党政机关公文种类概括为15种，即决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。其中通用的文种有10个：决定、公报、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。,一、公文的种类,（一）决议(下行文，用于党的机关和人民代表大会)适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定（下行文，党政机关通用）用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）（下行文，行政机关专用）用于公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋
5、升衔级、嘉奖有关单位和人员。,一、公文的种类,（四）公报（下行文，党政机关通用）用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告（下行文，行政机关专用）用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告（下行文，行政机关专用）用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见（上行文、平行文、下行文，党政机关通用）用于对重要问题提出见解和处理办法。,一、公文的种类,（八）通知（下行文，党政机关通用）用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报（下行文，党政机关通用）用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告（上行文，党政机关通用）用于向上
6、级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。,一、公文的种类,（十一）请示（上行文，党政机关通用）用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复（下行文，党政机关通用）用于答复下级机关请示事项。（十三）议案（下行文，行政机关专用）用于各级人民政府按照法定程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。,一、公文的种类,（十四）函（平行文，党政机关通用）适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五）纪要（下行文，党政机关通用）用于记载会议主要情况和议定事项。,二、公文的分类,公文从不同角度，按照不同标准，可划分出不同的类型（一）按照行文关系，可分为上
7、行文、下行文、平行文（二）按时限要求，可分为特急公文、加急公文、常规公文（三）按机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文,三、正确使用文种,要根据文种的含义、适用范围、基本属性和特征，以及文种之间的相互关系，严格按照党政机关公文处理工作条例中的规定和要求正确选用文种。（一）根据法规的规定和要求来正确选用文种（二）以及发文机关的职能权限正确选用文种（三）依据隶属关系或业务指导关系正确选用文种（四）依据行文的目的、要求正确选用文种（五）按照文种的适用对象正确选用文种,三、正确使用文种,（六）按照层级的不同正确选用文种（七）按照公文内容的差异正确选用文种（八）按照约定俗成的文种习惯、做
8、法正确选用文种,四、近似文种的异同,（一）决定与决议同：下行文、决策性公文；异：是否经过会议讨论并表决通过。（二）决定与命令同：下行文，指令性公文。异：权限、适用、表达不同。命令是国家行政机关公文的最高形式，发布机关级别高，只有国家主席、全国人大常委会委员长、国务院总理及所属各部部长、各委员会主任及县级以上地方人民政府及其他法定机关和人员，才能依照法定权限发布相关的命令（令），其内容也仅限于对行政法规、规章进行发布，以及对重大事项和重要问题的指挥和处理，且在制文时，发文机关标示名称要用全称。（三）公报与公告同：公开宣告重要事项、严肃庄重、通过新闻媒体公开发布。异：公告内容一般十分简要，公报内容
9、一般比较具体。在使用习惯上，重大会议、人口普查、经济发展和国家计划执行情况用公报，重要消息的公布，则多用公告。,（四）公告与通告同：告知性公文、均可通过新闻媒体或在社会上张贴等公开形式发布。异：使用者、发布内容、公布范围。原则上只有党和国家的高级机关才能使用公告，地方行政机关不使用公告，一般事项不适用公告；公告发布的是重要事项和法定事项，公布范围是国内外。通告的使用者可以行政管理部门，也可以是国有企事业单位；在一定范围内发布，内容是应该遵守和周知的事项。（五）通知与通告同：告知性公文。异：通知是普遍告知。在具体使用上，通知有特指对象，提出具体的要求，以推动某项工作的顺利开展。通告的告知对象有限
10、，既不如公告广泛，也不如通知具有针对性，而是介于两者之间，凡是向社会上公开告知人们遵守或者知晓某一事项时，应使用通告。,四、近似文种的异同,四、近似文种的异同,（六）通知与通报同：告知性公文。异：内容侧重不同。通报既可以提出下一步工作要求，也可以不提任何要求，而通知有工作的意见与要求。通知可用来批转、转发、印发公文，通报则无此功用。（七）意见与报告。异：行文方向、内容侧重不同。意见可是上行文、平行文和下行文。在作为上行文时，是就某项工作提出意见和建议，一般按办件的程序和要求办理，而报告一般只作为阅知性公文处理。,四、近似文种的异同,（八）意见与请示异：行文方向、内容侧重不同。其本质区别在于，请
11、示更多的是向上级请求解答问题或请求批准，而意见更多的是因为下级机关认为某些政策不太适宜于某时某事，而提出意见和建议，得到认可后予以实施。（九）请示与报告同：上行文。异：文件性质、应用范围、写作用于、行文时间不同。请示是下级请求上级批示问题，批准事项，一事一请，必须用期待复文的结语，只能在事前行文；报告是下级向上级反映情况、汇报工作、答复询问，可专项报告也可综合报告，不需要上级复文，结语可用“专此报告”等，可在事前、事中、事后行文。（十）请示与函同：都有请求批准的功用。异：行文时间、行文方向、行文功能和行文结果。,四、近似文种的异同,（十一）决定、命令（令）、通报同：适用范围都有表彰先进的内容，
12、决定与通报还可用于批评错误过失。异：表彰先进时，命令（令）制发的机关层级规格较高，决定主要用于表彰在某一地区、某一系统内有较大贡献、较大影响的先进集体和个人，通报用于表彰一般性典型。批评、惩戒错误时，决定具有一定的普遍教育作用，通报主要是引起警惕，吸取教训。,五、文种选用上存在的问题,（一）缺少文种 一是公文无标题；二是公文标题三要素不全。（二）使用非法定的文种 不选用法规中规定的文种，而使用总结、要点、方案、计划、安排、纲要等文种。非正式文种要上报或者下发时，应从正式文种中寻求一个文种作为它的载体，承载其行文。,五、文种选用上存在的问题,（三）文种重叠 如出现请示报告、意见报告、请示函等，又
13、如转发通知类公文，因转发环节多，经常出现“通知的通知的通知”。（四）生造文种 如情况报告、总结报告、申请报告、任免报告、汇报等。,五、文种选用上存在的问题,（五）文种作为公文的标题 如将函、通知、请示、报告等作为公文的标题，违背法规中有关标题拟制的原则要求。（六）文种混用 表现在请示与报告部分、决定与决议相混、公告与通告乱用、决议与会议纪要等同，等等。,五、文种选用上存在的问题,（七）错用文种 1.拿“请示”当“函”用。应当用“函”但是错用“请示”。,五、文种选用上存在的问题,2.把“报告”当“请示”用。如出现关于*的请示报告3.把“公告”当“通告”用。把公告的“公”误认为是“公而告之”的意思
14、。实际上，公告的“公”在某种意义上讲是专指党和国家。一般中下级机关或者地方行政主管部门在发布需要周知和应对遵守的事项时，应用“通告”。,第三部分 公文格式,依据：1、中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）；中华人民共和国国家标准党政机关公文格式（GB/T 9704-2012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施。2、湖南省委办公厅、湖南省人民政府办公厅关于印发湖南省党政机关公文处理工作细则的通知（湘办发201240号）；湖南省人民政府公文格式细则（湘政办函2012148号）,2013年1月1日起执行。,一、公文格式要素划分,公文
15、的格式 分版头、主体和版记三部分，共由份号、密级和保密期限、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码18项要素组成。,一、公文格式要素划分,版头：公文首页红色分隔线以上的部分。（6个要素）包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。主体：首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。（9个要素）包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。版记：首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。（3个要素）包括：
16、版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码、二维码。,（一）版头部分,1.份号 如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字。如“000015”。2.密级和保密期限 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。绝密30年，机密 20年，秘密 10年。,（一）版头部分,3.发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。,（一）版头部分,4.紧
17、急程度 一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，密级和保密期限下方。紧急公文标注特急、加急；紧急电报分别标明特提、特急、加急、平急。5.发文字号 由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。标注于版头下方居中或左下方（上行文时居左空一字编排）。文字采用3号仿宋_GB2312，发文年度、发文顺序号用阿拉伯数字书写排印，发文年度用中文六角括号“”括起。,（一）版头部分,6.签发人 上报公文应在发文字号右侧标注签发人，（居右空一字编排），“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人后面标注姓名，文字采用3号楷体字。联合上报的公文，应同时标注各联署机关的签发人。,（二）主体部分,7.标题 一般由发文机关全称或规
18、范化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位置。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。8.主送机关 主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文主送机关名称应规范、稳定。有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号或逗号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。,（二）主体部分,9.正文 公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。正文一般用3号仿宋_GB2312。,（二）主体部分,正文中的层次序数文中结构层次序数:第一层“一、”（黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层“（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）；第
19、三层“1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层“（1）”（仿宋）（必须有标点）。,（二）主体部分,10.附件说明附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用3号仿宋_GB2312。“附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.”。有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。,（二）主体部分,11.发文机关署名 应用全称或规范化简称，字体字号用3号仿宋_GB2312，位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行），居右排，后空2个字。,（二）主体部分,两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距
20、撑开，长度相同。,（二）主体部分,12.成文日期 一般署会议通过日期或领导同志签发日期。两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期；联合行文，署最后签发机关领导同志的签发日期。领导同志签发后，因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定或由发文机关秘书部门提出意见报领导确定。成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方，字体字号用3号仿宋_GB2312，首字比发文机关首字右移2个字，如长于发文机关，居右排时后空2个字。,（二）主体部分,13.印章 除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，公文应加盖发文机关印章。用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文
21、”字样。,（二）主体部分,14.附注 一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围作说明，加圆括号标注于成文日期左下方。,（二）主体部分,15.附件附件正文部分，用3号黑体在左上角顶格注明“附件”，有序号时应加序号，序号后不再加标点符号。附件应排在版记之前。附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件”之间空两行。,（三）文尾部分,16.抄送机关 指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、平级和无隶属关系的机关。抄送机关名称标注于印制版记上。,（三）文尾部分,17.印发机关和印发日期 由公文印发机关名称、印发日期组成。翻印的文件，在印发机关和印发日期下标注翻印机关和翻印日期，格式相
22、同。18.页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各方一条一字线。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。,第四部分 行文规则,行文规则：是指各级机关在公文往来过程中所必须遵循的制度和原则。行文规则规定了各级机关的行文关系，即各级机关之间公文的授受关系，它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。行文关系：是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。行文关系决定行文方向，行文方面又决定着文种的选择和使用。党政机关之间的关系可分为四种：一是同一组织系统上下级之间的领导与被领导关系；二是同一组织系统中的上级业务主管部
23、门与下级业务主管部门之间的业务指导与被指导关系；三是同一组织系统中同级机关之间的平行关系；四是非同一系统中的机关之间的不相隶属关系。,一、行文总规则,1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被超过的机关。3.一般不得越级行文。越级行文的特殊情况：一是遇有重大突发事件，包括重大自然灾害、重大事故灾难、重大公共卫生事件和社会治安事件等。二是直接的上级机关乱作为，或者违法违纪的，对处分决定不服的，可以越级行文。,二、向上级机关行文的规则,上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。
24、1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。2.党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。3.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。,二、向上级机关行文的规则,4.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。5.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。6.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关
25、。,三、向下级机关行文的规则,下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、公告、通告、通知、通报等。1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。2.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。3.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。,四、其他行文的规则,平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。此外，1.同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。2.部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。,第五部分 公文起草,“必须写得一清二
26、楚，句稳词妥，通体通顺，让人不折不扣地了解你所说的是什么。”叶圣陶1.内容要求符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。文种正确，格式规范。,2.文风要求：内容简洁 主题突出观点鲜明 结构严谨表述准确 文字精炼,第五部分 公文起草,3.方法要求深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。,第五部分 公文起草,第五部分 公文起草,4.十类公文的写作要点意见:包
27、括形势分析、总体要求任务目标基本原则、重点工作、保障措施。通知:告知和要求别人去作一件事，要求必须具体明确。报告:包括事件进展、处理过程、主要工作、问题或情况分析、下一步安排、工作建议等。请示:叙述清楚、理由充分、请示明确、一事一请。,第五部分 公文起草,函:注意口气的把握，突出商洽性。纪要:必须准确反映议定事项。领导讲话、会议发言、工作汇报:层次要清楚，但不可太多；逻辑性要强，但不能太绕；可以口语化，但不可太粗调研报告、典型材料、工作总结：全面反映工作状况，各有侧重。,第五部分 公文起草,会议须知、活动方案、接待安排：日程式文稿，以时间为轴线，按活动的进展情况，逐项写清楚。述职报告、个人总结
28、：围绕德能勤绩廉，特别是对一些有责任目标要求的工作要详写。既要客观实在，又要中肯得当。,第六部分 公文办理,公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。收文可分为阅知性公文(简称阅件)和批办性公文(简称办件)两大类。阅知类公文按阅批人排序由前往后依次传阅，阅批类公文按阅批人排序由后往前依次传阅。,第六部分 公文办理,收文中常见问题：请示中一文多事报告中夹带请示事项将下级机关的请示事项原文转报上级机关。该用“请示”的用了“报告”；主送、抄送机关标注不规范；上行文未标注“签发人”；主附件分离，附件不全；缺页、错页、中间有空白页；印制歪斜，等等。,第六部分 公文办理,发文办理主要程序包括复核、登记、印制和核发。发文办理的主要特点：一是系统性二是实践性三是严肃性四是程序性五是时效性,谢谢大家！,
