1、3.2.5机会视图 153.3 联系人 153.3.1 联系人管理 153.3.2 百家姓功能 163.3.3 记录日 173.3.4 群发手机短信 173.4合同/订单 183.4.1合同/订单定义 183.4.2 合同/订单的分类 193.4.3 合同/订单快速查询 193.4.4 新建合同 193.4.5 回款计划 203.4.6 回款记录 203.4.7 开票记录 213.5产品 213.5.1 产品管理 213.5.2 产品分类维护 213.5.3 产品导入 223.5.4 编号/条码导入 23四、 XtoolsCRM系统建议改进或完善的地方 244.1 精简页面 244.2 精简功
2、能 24五、个人体会 24六、参考资料 25一. XtoolsCRM系统试用申请的主要步骤二. XtoolsCRM系统的主要功能该系统的主要功能：工作台，客户，联系人，合同/订单，产品，库存管理，市场，订单退货，工具三. XtoolsCRM系统的基本操作 3.1 工作台智能的工作助理，不管是对Sales还是管理层都是非常好的辅助工具。集成了各种提醒和预警，辅助用户更加条理、科学的分配时间，安排和推进工作。3.1.1. 界面功能分布界面主要分为：XToolsCRM 标志、快捷工具、菜单、内容区域等几个部分：3.1.2 菜单管理菜单分为两级，主菜单和子菜单。主菜单分为：工作台、客户、联系人、销售机
3、会、合同/订单、日程/任务/行动、产品、市场、帐户、工具、上手指南等。帐户菜单只有老板帐号可以看到。鼠标移到主菜单上，子菜单弹出，菜单也可以直接点击。3.1.3快捷工具入口方便用户的常用工具集成入口。包括：营销日报、发短信、快速来电记录、知识库、统计、关于、退出等3.1.4 待办任务没有结束的待办任务列表，消除任务提醒的方法是“结束任务”，如果您接收的任务是别人派发给你的，需要由你“完成”后，由对方“结束” 方可消除提醒。点击“新建”可以建立任务。3.2 客户客户管理是销售工作中最重要的部分。集成化的客户管理视图：在客户基本信息表的详细界面，可以直接管理和该客户相关的各种数据，包括：联系人、联
4、系方式、销售机会、合同、客户服务、投诉、行动历史、费用支出和记事本等，全面且完整。这种集成化视图最大的优势就是让 Sales享受软件的应用；快速而方便。3.2.1 创建自己公司的管理层人员及基层管理人员3.2.2 开设自己的客户关系3.2.3 基本资料3.2.4销售机会销售机会的全面管理可以快速提高销售业绩。本系统以销售机会为中心，贯穿了机会跟踪过程中的客户详细需求、方案提供、竞争对手等主要信息；同时还可以根据销售机会的阶段，自动生成销售漏斗；并提供用户方便的供销售预测工具。 3.2.5机会视图在客户视图中，可以看到与该客户相关的全部销售机会。在销售机会列表中，点击销售机会的主题，即在新窗口中
5、打开销售机会的视图关于销售机会视图的说明。3.3 联系人联系人的管理增强的联系人沟通平台 XToolsCRM 为用户提供了方便的邮件和短信的沟通功能，包括向联系人有选择的群发邮件和群发短信。3.3.1 联系人管理联系人的管理界面功能包括：数据分类 快速查询、高级查询 新建联系人、联系人列表、编辑联系人、删除联系人、联系人的排序、查找联系人对应的客户.3.3.2 百家姓功能百家姓是用以管理联系人的快速查询工具在联系人界面的左边，有联系人姓氏根据拼音的排列点击百家姓中的姓，联系人列表出现该姓氏的全部联系人点击百家姓前面的英文字母，出现姓氏以该字母打头的全部联系人个别情况下，由于姓氏的多音字问题，可
6、能会出现百家姓所在拼音位置不符合常规习惯的现象3.3.3 记录日3.3.4 群发手机短信群发短信的支持联通（GSM 和 CDMA）和移动的手机选择同事发短信群发短信的入口：群发短信的入口：主菜单：联系人，子菜单：群发短信 工具，子菜单：操作方法： 1. 进入群发短信界面，能看到同事栏中出现同事的手机号码（这些手机号码在工具个人设置中填写） 2. 点击同事的手机号码，自动进入接收人手机号码栏目 3.输入短信内容，点击发送选择客户-联系人群发短信的界面，可以根据特征选择客户的联系人：客户-联系人选择 ，系统已经提供了如下筛选方案： 潜在客户的联系人 全部客户的联系人 合同正在执行的客户联系人 全部
7、联系人手工输入接收人手机号码 把接收人的手机号码直接输入到接收人手机号码中。发送短信 收件人和内容都填写完毕后；点击“发送” 。 发送成功的 mail 地址出现在发送窗口。 直到系统提示“发送成功” ，表明发送全部完成。发送自动带有自己姓名的短信 在短信内容的下方，有一个选项：是否带有签名（在短信后面加上您的名字）； 如果选择该项目，则会在发送的短信息末尾加上您的名字（XToolsCM 中用户设置的姓名）。短信息回复功能的实现短信息支持回复，有两种模式：1. 回复到您的工作台-快速来电记录 2. 回复到您的手机3.4合同/订单合同的顺利执行和回款,是非常重要的管理模块.其中包括:合同的管理;交
8、付计划和 交付记录；回款计划和回款记录；发票的开票记录等。全面地涵盖了合同执行方面的各个环节。在合同管理中，提供了多种提醒营销人员跟踪合同的提醒模块.包括：回款的提醒；交付的提醒等。这些模块可以协助Sales对合同的有效控制。3.4.1合同/订单定义合同和订单本质上没有区别，但是各有侧重；合同侧重于项目型营销模式，给客户提供的多数为一组产品或者带有服务性质的产品，有相对比较完备的合同条款。订单侧重对产品的销售记录，可能没有完备的合同条款，主要记录和管理产品的型号、数量和金额。不管是合同还是订单，有相同的数据项目：合同主题，对应客户，对应机会，合同号， 签约时间，总金额，付款方式，交付地点，合同
9、开始时间，合同结束时间，产品/服务，客户签约人，我方签约人，执行状态，回款金额，状态，其他，合同正文及附件，备注；因此把合同和订单放在一个模块中管理。3.4.2 合同/订单的分类提供的分类如下：全部数据执行中结束意外中止未尽收款合同30 天内到期的合同已到期的合同。其中未尽收款合同用于选择回款数额小于合同额的合同；30天内到期的合同用于选择合同结束时间在未来30 天内的合同；已到期的合同用于选择合同结束时间早于今天的合同。3.4.3 合同/订单快速查询 支持对合同/订单主题的查询。 在合同主题框输入主题关键字，点击查询，列表中出现查询结果。 快速查询和数据分类是可以结合使用的。3.4.4 新建
10、合同在合同/订单列表界面右侧的“新建”按钮，点击新建，弹出建立合同/订单窗口。输入合同/订单详细信息：基本信息 合同主题：记录合同的主题；对应客户：在客户视图中添加合同/订单，客户会自动选定；对应机会：该合同/订单对应的销售机会；如果没有记录该客户对应的机会，可以填写该选项；合同号：合同编号；签约时间：合同签署的时间；总金额：合同中总金额；外币备注：如果合约中货币是外币，记录在备注中；付款方式：选择付款方式，可以由老板帐号的账户-数据字典-合同（回款）-付款方式自定义设置；交付地点：合同交付的地点；合同开始时间：合同开始执行的时间；合同结束时间：合同结束执行的时间；产品/服务：本合同所涉及的产
11、品或者服务；客户签约人：客户方签署合同的人员姓名；我方签约人：我方签署合同的人员姓名；执行状态 回款金额：本字段不能填写，只能由回款记录的数据自动计算；状态：分为执行中、结束、意外中止；其他 合同正文及附件：可以把合同的文本复制到该字段；备注 合同文件的保存 合同文件的保存建议采用附件的方式。3.4.5 回款计划合同回款计划的数据来源于与客户签署的合同或者订单。管理的内容包括： 客户：该客户对应的客户 对应合同：该回款对应的合同 计划回款日期：合同或者订单中计划的回款日期 期次：回款期次，可以在数据字典中自定义 金额：人民币 外币备注：如果是外币，填写在外币备注中 是否回款：分为：已回、未回、
12、不提醒三种状态 负责人：回款的负责人3.4.6 回款记录回款记录用于管理回款。客户：对应合同：计划回款日期：期次：回款外币备注：回款日期：收回款项的日期已开发票：这笔回款是否已经开了发票 回款的方式，包括：支票、现金、邮政汇款、电汇、网上银行其他；该字段的选项可以用老板账号在账户-数据字典中进行自定义设置 回款记录非常重要，一些模块的统计数据来自该表 比如：工作台的 Sales 自我激励中：实际回款额3.4.7 开票记录开票记录：对于某项合同的回款，票据的记录，包括：发票、收据等 所记录的内容包括：客户；对应合同；开票内容；票据类型：可以选择增值、普通国税、普通地税、收 据；票据金额；开票日期
13、；经手人：一般用于记录该票据经由谁交给客户的；也可 以记录交给了客户的哪一个具体的人.3.5产品 3.5.1 产品管理管理现有产品，产品的编号，图片，名称，型号，价格等 3.5.2 产品分类维护从每一个类别对产品进行维护，有利于产品的管理与维护。 3.5.3 产品导入导入新产品，对产品进行分类，产品的模板选择，以及产品的图片。 3.5.4 编号/条码导入导入产品的条码，通过模版、图片等进行导入。四、 XtoolsCRM系统建议改进或完善的地方 4.1 精简页面从功能模块来看，XToolsCRM中的功能模块数量是最多的，大概有80多个模块，包括客户管理、产品管理、销售机会管理、合同订单管理、采购
14、管理、库存管理、服务管理、统计分析等，功能比较全。 一个页面中包含的相关内容比较多，但这本身又是一把双刃剑，一方面由于信息多，可以帮助使用者能快速了解更多信息，但是因为一页内容比较多，而导致使用者无所适从，例如客户信息页面，除了显示客户的基本信息（企业名称、地址、重要程度、传真、网址等）外，而且包含了：对这个客户的日程安排、待办任务、行动历史记录、相关销售机会、合同、回款机会、服务、关怀等10多个方面的内容，光按钮就有20多个，这对于初学者来说，确实让人眼花缭乱，会使应用推广很容易受到阻碍。当然，通过适当的安排页面内容，使一页的内容和操作比较明确，会改善学习和应用的效果。4.2 精简功能统计分
15、析里，光在合同管理中，就有30种统计方式，其实实际应用到的统计方式远没有这么多。五、个人体会（1）对XToolsCRM的体会通过对这款企能 XToolsCRM 的实际操作，我认为如果这款软件只是定位在CRM方面，功能支持还是比较强大的，这款软件的特色我认为是包含了行动管理和分析这两方面，而且每个方面都做得比较详细，同时这还是一个在线的开放性的系统，操作简单，板块明确，很适合中小企业。（2）对专业学习的体会与感想通过这个软件的实际操作， 我意识到作为信息管理与信息系统专业的学生，实际动手操作是非常必要的，单纯的从课堂上获得知识是远远不够的，因为只有通过实际操作后，才会碰到这样那样的问题，才会检验自己是不是真正的掌握了所需知识，是不是真正符合用人单位的需求。（3）对日常学习的体会与感想这次体验使我懂得了理论与实际相结合是很重要的，只有理论知识是远远不够的，只有把所学的理论知识与实践相结合起来，从理论中得出结论，才能真正为社会服务，从而提高自己的实际动手能力和独立思考的能力。对我而言，知识上的收获重要，精神上的丰收更加可喜。挫折是一份财富，经历是一份拥有。六、参考资料1. 2. 3. 中国知网
