1、财务管理制度财务部制度汇编（财务管理制度）财务部制度汇编佳程广场管理处财务部管理制度汇编1.0财务基本原则12.0财务公开监督制度23.0财务预算制定44.0借款管理制度55.0现金管理制度66.0银行管理制度77.0应收账款管理规定108.0库存管理制度129.0固定资产管理制度1410.0存入保证金管理1511.0内部往来管理1612.0公共事业费缴款流程1713.0代收代缴费用管理1814.0有偿服务收费管理1915.0管理费支出管理规定2016.0应急及不可预测费用管理制度2117.0维修基金管理制度2218.0印章使用制度2319.0会计档案管理规定2420.0物业管理公司财务交接项
2、目明细2621.0停车场收费管理制度2722.0汽车加油IC卡管理制度2923.0确定采购类别3024.0收费管理制度331.0 财务基本原则北京仲量联行物业管理服务有限公司所采用的物业管理模式为酬金制管理模式。每个项目接受委托后，有自己独立的银行账户，管理费收取标准依据物业管理委托合同的约定或者经过业主同意的约定收费标准。项目（大厦）的日常运营费用从管理费的收入中支出，管理费有盈余的归属共同业主所有，运营不足的由共同业主承担。1.1 项目核算适用的会计制度为：外商投资企业会计制度。1.2 项目核算适用会计处理原则是：权责发生制原则。1.3 项目（大厦）所有的运营费用，将按照投标或年初时的项目
3、预算进行控制、分配以及预提，每月的营业税金通过仲量联行北京总公司代缴。1.4 管理者酬金收取，采用按月收取约定的金额或者约定的比例；而有关管理者酬金的收取比例和金额依照委托管理合同中的有关条款执行。1.5 管理费收取标准确定的原则：仲量联行管理的项目，管理费收取的标准采取以支定收的原则，根据项目每年所做出的运营预算来确定管理费收取的价格。如果是补贴式经营的，按照委托合同中相关规定收取。1.6 应收账款不计提坏账准备，采用实际转销法进行账务处理。1.7 固定资产折旧适用外商投资企业的折旧方法。2.0 财务公开监督制度制定财务管理公开监督制度，是为增加财务管理的透明度，真正体现物业管理的公开、公平
4、、公正的市场竞争机制。2.1 年度预算编报的规定1) 物业管理公司每年的财务预算编报必须遵循“量出而入，以支定收，收支平衡”的基本原则;2) 年度预算中费用支出特定项目的变动程度，如员工薪金、福利增减的变动幅度等，将结合中华人民共和国劳动保障部的规定及管理公司的实际情况指定，同时，还要征得发展商/业主委员会的同意，方能列入预算;3) 年度预算报表中每一项目应附有详细的注释及说明;4) 年度预算报表须经发展商/业主委员会审批后，方可执行。2.2 收费标准公开化1) 物业管理公司所有的收费标准均向业户和发展商公开，并且在北京有关物价管理部门备案。同时，在执行过程中，严格按公开的收费标准统一尺度收费
5、。2) 管理费收费标准须按物业管理委托合同中规定的标准收取或者按经发展商/业主委员会审批通过。3) 物业管理公司对客户有偿服务收费标准，在执行前，将要向所有的客户公示。各项服务收费标准具体包括材料费、人工费、税金和适当的企业利润。2.3 费用支出公开化1) 年度的各项费用开支必须控制在年度预算内；若个别支出出现超支情况，物业管理公司需要做出书面的合理解释;2) 日常运行设备的改善、维修保养及重大的楼宇设备需对外分包的，应通过招标方式公平竞争，择优选择承包商3) 各项费用支出坚持专款专用，不可挪作他用，特别是维修基金的使用和管理。2.4 经营状况与财务报表公开化1) 每月20日给发展商/业主委员
6、会报送财务报表，包括资产负债表、损益表、应收账款分析、现金流量表等。2) 每年度年底向发展商/全体业主公示管理处的经营成果及财务状况。3) 每年的财务状况须经会计师事务所进行年度审计，审计结果报送发展商/业主委员会并接受所有业主的查询。2.5 大厦维修基金公开化大厦维修基金是指专项用于共用设施和共用设备大修理的资金。维修基金的来源有两种，1、所有同业主按照国家规定的比例缴纳的资金；2、管理公司运行的盈余。物业管理公司在需要使用维修基金时，须经发展商/业主委员会/业主大会批准。2.6 相关财务报表1) 资产负债表2) 损益表3) 现金流量表4) 管理费回收率分析5) 营运计划与实际支出对比表3.
7、0 财务预算制定为确保管理正常运作，提高财务收支预算的合理性及加强成本控制，制定预算制定方案。3.1 相关职责1) 财务部经理负责协助总物业经理编制公司每一年度财务预算，每年11月份着手编制下年度的财务收支预算。2) 费用支出部门详细提供过往12个月财务资料；3) 客户资料管理部门详细提供过往12个月电费和水费统计表的明细资料。4) 各部门提供下一年度的费用预算开支计划；5) 总物业经理提供下一年度人员编制计划与调资计划表。3.2 编制要求1) 坚持“以支定收，收支平衡”为预算原则，以发展商/业主委员会审批的收费标准为准则；2) 根据各部门提供资料，进行分析及计算；3) 将计算分析出的数据资料
8、,形成初稿；4) 预算编制按规定格式进行，对于预算中的项目须附上注解，并提交总物业经理审核；5) 提交发展商/业主委员会审批；6) 发展商/业主委员会审批通过后贯彻执行。3.3 资料处理1) 用于编制年度预算的资料应进行归档登记；2) 年度预算执行完成后，应与实际数进行对比分析，并作为预算附件资料，连同预算资料一齐保存。4.0 借款管理制度4.1 借款仅限于支付本物业的运行费用，不得为其他项目/物业垫付。4.2 借款人员凭已批准的采购申请表进行借款。而且每次借款按照现金管理制度执行，不得超出中国人民银行规定的现金支付范围。4.3 借款人应填写借款申请单，经大厦总物业经理签字授权后方可到财务部领
9、取现金，借款人应及时拿发票结账或者返还现金，一般不得超过当月月底财务结账之前。4.4 经财务经理、总物业经理审批后，由出纳通知借款人领取现金。4.5 借款清算报销后，借款单与支出凭单一起作为附件粘贴于记账凭证后。4.6 大厦总物经理能够授权批准支付现金或者现金借款金额为RMB1000（含1000）元以下的款项，超过此标准支出现金必须由总公司HeadofMS签字批准方可支出款项。5.0 现金管理制度物业管理公司财务部应严格按照国家有关现金管理制度的规定，为做好库存现金的保管、使用工作，特制定本制度。5.1 严格按照国家有关现金管理制度的规定管理现金，严格分清收支两条线。5.2 做好库存现金的保管
10、工作，现金必须放在公司的保险箱里，同时启用保险柜的自动报警系统并转动密码锁，确保其安全。对指定使用备用金的人员，必须进行定期检查、核对，库存现金不得超过核定的限额。5.3 建立和健全现金账目，做到日清月结，账款相符，杜绝白条抵库或账外现金，不私自设立“小金库”。5.4 对超过现金收付限额以上的收付款项，必须通过银行结算。5.5 对于收取的现金收入送存银行的需有保安人员陪同，具体规定如下：送存金额在人民币20,000元以上50,000元以下的须由1名保安领班陪同前往；送存金额在人民币50,000元以上100,000元以下的须由1名保安领班及1名保安员陪同前往；送存金额在人民币100,000元以上
11、的请由保安经理派车陪同送存。5.6 现金使用范围：职工工资、津贴；个人劳动报酬；根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各项奖金；各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人其他支出；向个人收购农副产品和其他物资的价款；出差人员随身携带的差旅费；零星支出；中国人民银行确定支付现金的其他支出。5.7 现金报销程序1) 由申请人填写报销明细表，表中应列明报销项目、报销金额，并不得涂改，经过涂改的报销单将被视为无效；2) 报销明细单所附发票背面须有经办人签字确认，发票上应列明采购物品的数量、单价、金额，若发票金额为合计数，须附有由供货方开具购物明细单；需要强调的是所有报销单后附的发票必须是符合国
12、家各级税务机关规定的发票，如果是违反国家规定发票，财务部有权拒绝报销人任何报销。3) 报销单需经申请人所在部门经理、大厦总物业经理签字确认，并由财务部出纳对发票的合法性进行初步审核；4) 报销明细单经总公司物业财务部、物业部副董事及总公司物业部负责人签字批准后由出纳通知报销人领款；5) 当月费用尽量当月报销；项目每月向总公司申请的零用现金，包括：日常零用现金、误餐补助、离职员工工资等，每月定期支付日期是15日和25日，并且所有的申请汇总后，直接通过银行划转至项目总物业经理账户，然后，项目出纳从总物业经理的账户提取现金支付员工的各项报销。6.0 银行管理制度6.1 银行支票管理制度1) 购买开户
13、行支票2) 支票付款申请a 项目执行程序 付款申请单填写； 付款合同； 支付款项报价； 采购申请表； 材料物品入库单； 必要的解释说明；b 总公司执行程序 送总公司时登记电脑记录； MS财务审查付款申请资料； 进入支票签字流程； 项目取回签署完毕支票登记； 项目执行付款3) 支票付款登记6.2 网上银行管理制度1) 物业管理项目的管理a 收款程序b 收款依据 合同约定； 收款账单； 缴费通知单； 公示的服务收费标准；c 收款方式 现金收款，只限于人民币现金，不包括任何外币现金； 支票收款，包括人民币支票和人民银行允许在中国进行交易的外币支票，例如：美元支票、港币支票等，然后执行签字背书程序；
14、电子收款，所有币种与支票使用币种相同； 刷卡支付，除在中国境内流通的各种国内银行签发的信用卡和借记卡外，外卡的卡种只限于Master，Visa，大来卡等国际通用的信用卡。d 收费确认 开具税务发票； 开具收款收据；e 填写银行进账单 正确填写进账单名称； 正确填写网上银行的账号； 正确填写进账单金额，包含RMB、USD、HKD等；f 回单确认与网上银行余额查询相符2) 付款程序a 填写完整的付款申请书 写清具体付款内容或者服务项目； 相关合同、货比三家分析、招标分析、报价单等； 国地税的正式发票； 必要的解释说明；b 付款审批流程c 确认审批流程执行完毕 确认公司各类管控人员签字确认同意，并且
15、所有付款需要的档案资料齐全；d 总公司财务提交付款申请 所有的审批流程自行完毕，由MS财务部统一将各项目的付款申请录入网上银行付款系统，等待总公司相关人员签批；e MShead执行付款批准和确认程序 财务部提交记录以后，按照公司亚太区的规定执行，即MSHead授权RMB15000元以下及RMB15000元的付款；RMB15000元以上的付款申请需要提请MSHead和总公司执行总经理两个人共同签字支付；f 打印付款记录作为记账凭证 付款程序执行完毕后，所有的项目银行付款凭证需要由每个项目的出纳到项目指定银行账户领取回单，并且作为记账凭证。6.3 资产及基金账户的管理1) 项目负责人申请付款程序a
16、 操作员确认客户租金已经划拨到公司银行账户，并核对每笔款项金额的准确性。b 计算应交税金金额及应拨付至北京中央托收账户的租金金额。c 填写付款申请（使用公司统一格式，请见附件），申请时应附税金计算清单及客户交款清单，填写后以电子邮件形式发送给项目经理（Dido），项目经理将申请单进行审核无误后打印并签字确认。d 申请单经项目经理审核无误后须上递至亚洲区董事（LarryHui）进行审批。e 经亚洲区董事签字审批后，将申请单返回给项目经理，由其安排项目负责人进行网上银行付款操作。2) 网上银行操作程序a 操作员收到经亚洲区董事签字确认的付款申请后，即可登陆ICBC网站进行网上银行支付操作，并按照画
17、面指引填写相应必输项目，提交操作后等待（亚洲区董事）授权。b 亚洲区董事（LarryHui）通过登陆网上银行，查看操作员提交的详细内容，选择批准或拒绝命令（RMB15000.00元以下的付款业务，含RMB15000.00元，由LarryHui直接批准），便可提交到银行进行处理；RMB15000.00元以上的业务，LarryHui审核批准后，须进行转入上一级授权操作（由DavidHand）进一步授权。c DavidHand对RMB15000.00元以上的业务，通过登陆网上银行，根据LarryHui已经授权的交易进行进一步授权操作。7.0 应收账款管理规定物业管理公司根据管理公约及项目的具体实际情
18、况，特制订应收账款管理的原则、方法、制度及相关措施如下：7.1 收取原则及计算标准管理费的收取原则：物业管理费实行上收费的原则，即本月的月中或者月底收取下月的管理费。公共事业费及相关杂费的收取原则：实行下收费的原则，即每月发送出的账单是上月的电费、水费、煤气费等实际消耗量发生的金额。公共事业费用的读表时间为每月10日或者月底。1) 收取方法业主（租户）可以将管理费或公共事业费以现金、支票或者刷卡的形式直接交到管理处的财务部，也可以通过银行转账支付。2) 应收账款管理制度及相关措施管理处实行应收账款账单准时发送及时收回的原则。每月有关部门将准确无误的相关数据13日下午五时前送到财务部。财务部每月
19、13至14日将原始数据录入电脑和制作账单，每月16日将所有的管理费、公共事业费账单发送完毕，每月底的最后一天为付款的最后期限；如果执行月底发账单的，比照上述时间进行调整。交费期限：自发出账单之日起，两个星期内交纳。付款人如遇特殊情况不能及时付款，应以书面形式通知管理处财务部。财务部将酌情向公司申请适当延长付款人的付款期限。逾期管理：如果业主（租户）未有特殊情况，在规定的付款期限内没有交纳相关费用，管理处将在账单最后交款日过后的第1天发送第一次催款单，催款单约定7天的有效付款日期；第一次催款单发送7日后仍为支付的，将要发送第二次催款单，7日后，客户未付款的将要发送催款信，通知客户如不付款将要采取
20、计收滞纳金和采取强制措施。滞纳金的计算标准为：按天计算滞纳金每天滞纳金金额=付款人应付金额总数0.5滞纳金总额=每天滞纳金金额逾期天数逾期天数包括国家法定假日和每周的休息日。如果逾期超过2个月（从付款的最后期限之日起），在收取滞纳金的同时，物业公司将向业主或者业主委员会提出书面报告，经业主/业主委员会同意后，对未支付管理费和公共事业费的业户发出书面通知，明确在通知的7日后，将采取停止供电、水或煤气等相应的措施，以避免业主及物业公司在经济上的损失。对恶意拖欠费用的业户，坚决采取相应的法律措施。手续费的收取：针对逾期付款超过2个月以上的业户。物业公司将收取必要的手续费，作为因业户违约引起管理者额外
21、工作及相关费用的补偿。超过付款期限2个月以上的，每次收取手续费￥300元。8.0 库存管理制度8.1 供货商选择的原则1) 采购前的准备工作：第一要填写商品/物料采购申请单，经部门经理确认后报大厦总物业经理批准。第二要根据采购的内容确认比价的程序，不同的金额比较的标准不同，具体的比较标准如下：a RMB1,00以下的可以直接购买。b RMB1,00-RMB10,00的需填写报价单。c RMB1,000-RMB10,000的至少需要三家报价，已经签订了供应服务合同的不需要每月都进行比较，只需在续签新合同时进行比较。d RMB10,000-RMB100,000的采购至少需要四家报价。e RMB10
22、0,000以上的采购至少需要五家的报价。f 在索取供货商的报价的同时供货商还需要提供的资料包括资质证明、营业执照复印件、税务登记证复印件以及相应的业绩报告。以上的比价不包括政府垄断的项目，比价的目的不只是价格的比较还要比较相应的售后服务，产品质量情况等。2) 根据采购合同的性质不同，签订合同的代表人也有所不同，比如：需要动用大厦的维修基金的需要经过业主委员会或者发展商的同意，项目日常运营分包合同必须由总公司的MS部门负责人签署。a 在对供货商进行比价的同时，要填写商品/物料采购对比表。对比表的填写项目与采购金额相关，同时在表上要体现出申请人、申请部门经理、总物业经理的意见，填写选择此供货商的原
23、因。b 结账方式c 主要以月结的方式，即每月供货商按照我司提供的材料订购单，送货然后每月底，由库房管理员与财务部、供货商核对，每月底核对正确后，由库房管理员申请付款。d 除特殊情况外，所有维修材料应尽可能从公司指定供应商处购买。8.2 工程材料采购及管理1) 材料采购需要履行的手续a 工程部根据实际工作安排，填写材料采购计划，递交总物业经理审批。只有经过总物业经理审批同意的材料采购计划，才能实施采购，工程部不得擅自通知供货商采购材料。b 总物业经理可以根据具体实际情况决定是否进行采购，以及选择材料供货商。c 供货商将材料送达项目后，应第一时间通知工程部经理，工程部经理亲自或责成相关人员进行验收
24、入库。2) 材料出入库的管理a 设置专人管理工程部材料库房，直接受工程部经理的领导。b 每次材料入库，库管员必须按照材料类别填写入库单和登记库房账本，详细填写入库数量，金额，并在入库单上注明供应商名称，并且将入库单及时送交财务部进行账务处理，以便于财务记帐。c 材料出库时应填写出库单，并必须在出库单上填写材料类别及具体用途、区分公共区域支出及住户支出。d 材料的入库和领用要有工程部主管以上人员签字确认。建议库房管理采用以旧换新的原则，即更换一个新的配件或用电器，要有换下来旧的配件或用电器补库。如果出现未补库情况要查明原因，有必要的情况下，要写书面报告。e 每月底库管员要对库存材料进行清点，结出
25、月底每类材料的余额和库存数量。并且将结果送交总物业经理和财务部，以便财务部进行记账和核对。f 库房管理员要及时反馈库房情况信息给工程部经理或者总物业经理。库房情况信息包括库房材料的数量、质量、价格，以及需要改进和完善的地方等。g 财务部将要每季度对工程库存材料进行抽查盘点，每年年底要进行一次全面盘点。9.0 固定资产管理制度9.1 固定资产的范围和分类：1) 物业管理机械、设备、大型专用工具或单价在2，000元以上并且耐用年限在二年以上的非专用机械设备、工具等；2) 固定资产分为安全设备、办公设备、办公家具、工程设备、交通工具、通讯设备等。9.2 固定资产的账务处理：1) 固定资产实行分级管理
26、，财产管理部门应建立明细分类账和固定资产登记表。使用部门应掌握本部门的物品情况，建立物品使用登记簿；2) 购入、自制和馈赠的固定资产，一律开具验收单，连同购买发票一并由财务入固定资产账及固定资登记表，标明编号；3) 固定资产领用时，应填写领用单，并由使用部门负责人或使用人在领用单上签名，表明该设备已由其保管使用；4) 固定资产的报废、报损应由公司有关部门填写报废、清理单，经财务管理部门审核后，报总物业经理批准后，方可核销。9.3 固定资产的管理：固定资产管理人员应负责公司全部固定资产的管理，办理固定资产的购置、验收、领发、建表、报废、报损的处理。财务部负责账务核算工作，做到账、表、物相符，每年
27、末进行一次清点、核对，并及时调整账目。1) 为保证固定资产账和实物的准确性，固定资产的管理部门和使用部门要相互配合，定期进行盘点,盘盈、盘亏要填表，通过财务部调整账、表使其相符；2) 对固定资产清查过程中发现的问题，要及时查明原因，并报总物业经理审批，根据不同情况作不同处理；3) 管理部门应建立固定资产、低值易耗品三级明细账，由专人负责登记清点;4) 部门之间进行固定资产的调拨，应严格按规定办理，调拨时应先由部门填写一式二份调拨申请单，并及时登记，然后经双方部门领导和总物业经理签字后才能生效，使用部门不得自行处理。5) 固定资产的折旧方法按照外商投资企业固定资产管理规定进行账务处理，即折旧的残
28、值率为原值10%，电子类和普通设备的折旧年限为5年，大型机械设备、耐用设备折旧年限为10年。10.0 存入保证金管理为规范对客户所缴交的押金、保证金的管理，正确反映其变动状况，特制定本管理规定。10.1 装修保证金收缴管理1) 装修保证金收缴管理为客户进行装修的施工单位，必须缴纳装修保证金，装修保证金按照管理公司有关装修管理规定收取。2) 装修保证金退还管理a 装修保证金退还的前提条件为工程验收合格。客户装修工程完工，提出验收申请，工程部系统工程师、管业部经理及保安部经理会同设计单位、施工单位、建设单位、监理单位对其进行验收并在单位工程验收记录上签署合格，方可申请退还押金。b 财务部根据工程部
29、、管理部及保安部签署的验收合格及退还保证金的意见，核实其保证金缴交情况，签署意见。c 办理退款时，出纳人员应认真审核用户退款手续的完备性，要求客户在收据或说明书上签收确认，并登记其有效证件的号码；d 经核实无误后，进入办理退款程序。10.2 施工出入证押金管理为客户进行装修的施工人员，必须办理施工出入证，同时按规定缴交施工出入证押金。1) 施工出入证押金收缴管理根据管理公司装修管理规定，向施工人员收取施工出入证押金。2) 施工出入证押金退还管理a 施工人员凭完好无缺的施工出入证及有关申请表退还押金；b 管理公司应根据审查后的施工证件，在申请表上签署意见后转交财务部办理退款手续。3) 财务部人员
30、审核无误后，方可办理退款。11.0 内部往来管理为了统一规范项目物业管理公司与仲量联行北京总公司财务及人事部的往来单据交接及时,保证各部门工作顺利进行,经各部门协商一致,特将单据的传递时间规定如下:11.1 考勤报送时间：项目物业管理公司需于每月5日前将上月临时工考勤表、每月10日前将正式员工考勤表报送总公司人事部。11.2 临时工工资发放时间：人事部保证物业财务部于每月8日前往取得临时工工资明细单，经总物业经理签字确认后及时送回，物业财务部将于每月10日发放临时工工资。11.3 餐补发放时间：人事部保证物业财务部于每月13日前往取得误餐补明细单，经总物业经理签字确认后及时送回，物业财务部将于每月15日发放员工餐补。11.4 取得、发放员工工资时间：物业财务部将于每月26日到总公司领取员工工资明细单，经总物业经理签字确认后及时送回，以保证员工工资于月底前发放。11.5 取得员工保险单据的时间：总公司财务及人事部保证项目物业管理公司于每月28日取得员工保险明细单。11.6 与总公司财务核对往来账时间：总公司财务保证随时传递与项目物业管理公司往来单据，每月28日至本月最后一天与总公司往来账核对清楚。11.7 以上时间安排均遇节假日提前。12.0 公共事业费缴款流程公共事业费用通过开户银行直接托收划转的具体项目包括：水费、电费、燃气费或电话费。托收的首要前提条件为
