1、高校科研管理部门与图书馆协同开展科研信息服务高校科研管理部门与图书馆协同开展科研信息服务关于 高校科研管理部门与图书馆协同开展科研信息服务 ，是我们特意为大家整理的，希望对大家有所帮助。 摘要 通过对新时期科研信息的特征、研究人员的科研信息获取方式，以及科研信息服务存在的问题及原因分析，探讨协同开展服务的必要性和迫切性，并分别从科研管理部门、图书馆与研究人员三者的关系以及科研过程的信息需求两个角度分析了协同开展服务的思路及可行性，最后提出了高校科研管理部门与图书馆协同开展科研信息服务的具体措施。 下载论文网关键词 科研信息 协同 服务1 引言科学研究是探索未知的活动，需要充分的信息资源保障和信
2、息服务支持。在高校，能提供科研信息的渠道有很多，但与科学研究和技术创新直接产生供求关系的主要还是科研管理部门和图书馆。目前，科研管理服务与图书馆信息服务之间缺乏组织协调与合作，造成研究人员疲于多部门办事，耗费了科研的时间和精力。同样，科研管理部门与图书馆忙于应付研究人员的相关要求，重复沟通信息，造成服务人员紧缺，服务时间不够。因此，为了提高研究人员获取科研信息的质量和效率，建立科研管理部门和图书馆协同服务的机制和模式非常重要。2 协同开展科研信息服务的必要性和迫切性2.1 新时期科研信息的多重性给研究人员带来挑战本文所提的科研信息是指完成一项科学研究和技术创新所必须具备的信息，或是对当前和未来
3、开展研究有帮助的信息。例如，科研项目指南、项目申报信息、国内外研究动态、科技成果数据等等。科学研究的目标是创新知识和技术，这种高要求决定了科研信息的多重性。（1）综合性。创新具有继承和发展两重性。科学研究和技术创新越来越呈现出跨学科态势，解决一项技术难题常常需要不同的学科共同参与，收集单一学科的信息动态已不能满足研究人员的需求。除了学科信息，涉及科研项目的申请、科技成果获取等的信息也是保证科研顺利开展的必要因素。（2）持续性。不同阶段的科研活动都要经历信息的反复收集和整理。（3）不确定性。科研是一种对未知领域的探索，在这个过程中对原有方案、技术和方法等很可能进行调整，因此需要根据科研进展的实际
4、需要调整信息收集方向，以满足项目不同阶段的信息需求。（4）复杂性。早期研究人员只要查阅五、六种和自身研究领域有关的核心期刊，就能满足基本研究需求。但是在“大数据时代”，数据和信息的数量激增，对研究人员在数据和信息的获取、选择和分析方面提出了更高的要求，研究人员需要得到专业人员的帮助，才能有效地获取研究所需的可靠信息2。2.2 研究人员固有的科研信息获取方式不利于科研创新发展当前，随着数字化、网络化建设的不断加快，丰富的学科信息资源成为高校科学研究人员开展科学研究的福音，但也已成为一种难以驾驭的负担。一方面研究人员都非常希望以最少的时间获得最新最全的科研信息，但往往因为人手和时间的原因而弱化科研
5、信息的收集和调研，导致收集的信息不全、不准，没有准确把握科研项目的创新性，影响了研究的预期效果。另一方面，由于研究人员不是信息检索专业人士，在大量的信息面前，不知道如何有效收集信息情报，花了大量时间却得不到最有用的信息。三是不少研究人员一直以来习惯于依靠自己的力量查阅项目的追踪信息，对于图书馆和科研管理部门提供的信息服务持怀疑态度，降低了获取科研信息的效率。通过以上分析可以看出，研究人员开展科研工作离不开科研管理部门、图书馆的服务支撑，而科研管理部门和图书馆要在努力改革和完善各自服务能力同时，加强双方之间的深度合作，才能提高研究人员获取科研信息的有效性和可靠性，增加研究人员对科研管理部门和图书
6、馆的信任度，从而促进科研创新发展。3 科研信息服务存在的问题及原因目前科研管理部门和图书馆之间相互合作、协同服务科研的情况并不令人满意，存在的主要问题及原因如下：（1）服务渠道不畅通。研究人员、科研管理部门、图书馆三者之间缺乏实时沟通，没有把项目来源信息、项目过程要求信息和项目结题成果信息等串联起来，建立规范化的信息沟通机制和定制服务机制。（2）主动服务的意识不到位。科研管理部门常常只简单完成发布科研项目申报通知、向项目组织机构上传项目各类报告、年底统计各类科技成果数据等收发和统计的工作，却没有意识到收集、整理手上充足的项目信息，跟踪了解项目研究的最新发展趋势，向研究人员提供专业性服务。而图书
7、馆学科馆员只忙于应付被要求的工作，顾不上主动及时了解研究人员的需求，没有主动服务科研人员的意识。（3）服务队伍的人员不充足。随着国家科研经费的增长，高校科研管理部门的工作量和责任与日俱增，只忙于完成日常工作，没有时间思考如何更好地服务科研。对于图书馆学科服务人员来说，由于平日提供科技查新、信息检索和学科服务咨询等服务的工作量大，人员紧张，对跟踪服务科研项目已没有了时间和精力。（4）服务内容不深入。学科服务人员因缺乏专业知识而难以深入了解科研项目，项目信息收集和服务与研究人员的需求会存在一定的偏差。科研管理部门在发布课题申请指南时，缺乏对政策和往年申请情况的深度解读，使研究人员难以获得指导性的信
8、息。（5）研究人员要求服务的愿望不强。由于研究人员习惯于原有的信息搜索方式，再加上图书馆和科研管理部门各自为政，服务效率不高，导致研究人员向两个部门寻求服务的意愿并不强烈。4 协同开展科研信息服务的思路及可行性4.1 理清科研管理部门、图书馆和研究人员之间的关系对于科研管理部门、图书馆和研究人员三者之间的关系，具体梳理如下：（1）从管理职能角度而言，科研管理部门掌管全校的科学研究和技术创新，对研究人员开展科研有要求权。而图书馆对学校开展科学研究和技术创新只有辅助权，没有要求权。（2）根据项目管理需要，研究人员开展科研工作时需定期向科研管理部门提交进展报告和结题报告等。他们无需向图书馆汇报科研进
9、展，但可以向图书馆提出信息收集的需求。 （3）科研管理部门与图书馆可能有合作，如图书馆向科研管理部门提供当年的科技成果数据，但两个部门没有建立协同机制，没有建立协同服务模式。因此，科研管理部门与研究人员之间是双向必须联系的关系。而图书馆与研究人员之间，只有研究人员利用图书馆信息资源的单向但不是必须的关系。也可以说，科研管理部门与研究人员之间存在管理与被管理、服务与被服务的关系，图书馆与研究人员之间也存在服务与被服务的关系。但前者关系是必然存在，是实的；而后者的关系是虚的，它是否被需要取决于该服务是否能帮助科研项目顺利开展。目前科研管理部门与图书馆之间没有建立协同机制（见图1）。4.2 科研过程
10、的信息需求及服务高校科研管理是融合了科研信息发布、项目管理、知识产权管理、成果推广、科技成果统计评价等内容的全过程管理。在这过程中，无论是跟踪国内外前沿领域研究动态、行业关键性问题的研究信息，还是科技成果数据的统计分析等，都离不开图书馆的服务。同时，研究人员从科研项目申报到实施直至结题，都与科研管理服务、图书馆学科服务有交集。（1）项目申请前科研管理服务人员应协同学科馆员收集信息，提前分析项目申请指南的各项新旧政策的变化，及时提醒研究人员项目申报的相关新政策和新要求。（2）项目申请这一阶段，研究人员急需查阅大量学科前沿的信息资源。科研管理部门应协同图书馆对研究人员申报研究领域的国内外最新研究进
11、展和未来发展趋势提供相关信息，聘请专家把关申请书是否切题、准确、清晰，是否体现了申报项目的研究基础与优势。此阶段科研管理部门应对项目申请书填写容易出错的部分进行标注说明，制作申请书形式审查的明细表，以保证申请书的质量。图书馆应提供利用End.ote等文献管理软件编写项目申请书的模板。这些对于初次申请项目的青年研究人员而言，犹如穿越如何搞科研这个黑洞的指路明灯。（3）项目实施这个阶段研究人员需要按照项目计划任务书的研究路线开展工作，获取需要的科研数据。科研管理部门按照项目计划任务书，掌握着项目的执行情况、阶段性研究成果、经费使用情况等信息，可以协同图书馆主动收集一些课题相关研究领域的重大信息，以
12、供研究人员参考，帮助他们及时对项目的研究方向进行改进与调整。（4）项目结题这一阶段需要查阅大量的学科信息资源，掌握国内外研究进展与态势分析，直接比较国内外研究内容，更好地解释研究结果，获得创新性成果。而青年科研人员此时更需要专利和论文写作培训，专利申请流程和论文投稿指南等等。科研管理部门可根据所掌握的研究进度，协同图书馆，向研究人员提供项目研究领域的国内外最新研究进展，帮助项目组节约时间。（5）成果管理高校每年除了登记本单位的科技成果，对所获科技奖励、专利和软件著作权、科技论文以及论文被国内外重要数据库收录等成果进行统计分析和排序外，还要会利用图书馆的学科信息资源，结合本单位实际，对国内外相关
13、科研成果进行关联与竞争关系的分析以及科研效益分析。上述两个职能部门都具有开展科学研究的有效信息源，又具有相关专业服务技能，如果能协同服务科研，减轻研究人员多次往返两个部门的时间和精力成本，何乐而不为？另外，如果科研管理部门和图书馆分别与研究人员之间建立起了主动服务与要求服务的信任关系，就能为研究人员营造良好的科研氛围（见图2）。5 科研管理部门与图书馆协同服务的具体措施引用一句互联网界的语言，“信息世界里，匹配为王。把对的信息内容交付到对的人手中，这件事做到位了，就是王者！”科研管理部门和图书馆加强合作，把对的科研信息交付到研究人员手中，以减轻研究人员查找所需信息的负担，那就是王者。5.1 将
14、服务关口前移，开展一站式平台服务由科研管理部门架起图书馆和研究人员之间的服务桥梁，通过统一的科研管理信息系统，实现信息资源一体化，使用户可以一站式获取所需的全部信息资源。（1）关口前移服务科研管理部门得到项目申报通知并在校内发布的同时，可将项目信息要求传递给图书馆，要求收集项目研究领域的国内外最新研究动态，由科研管理部门及时公布于科研管理信息平台的科研动态栏目中，同时也将此信息传达给项目申请人，以节省研究人员查找信息的时间和精力。例如，上海交通大学图书馆在Primo系统基础上，积极引荐试用bX学术推荐工具，利用全球科研人员对学术信息资源的访问日志，挖掘相同或相关领域研究者的资源使用倾向，进而提
15、供相关学术文章的推荐。同时，集合期刊文章、会议文章、专利和标准等学术资源，通过Metalib/SFX技术实现全文链接。（2）主动跟踪服务科研管理部门要改变仅简单发布科研项目申报通知、向项目组织机构上传项目各类报告、年底统计各类科技成果数据等收发室和统计处的服务模式。图书馆应该改变传统单向、被动的仅仅作为资源提供者的服务模式。首先，科研管理部门掌管全校科学研究和技术创新，相较于图书馆的辅助职能，它直接取得了研究人员的信赖和依靠。其次，科研管理部门有直接掌握全校所有纵、横向科研项目信息的优势和管理职能。利用这两点优势，科研管理部门可以在科研管理信息系统中开设实时收集研究人员信息服务需求的平台，开展
16、与研究人员直接的交流，掌握信息需求，并将信息需求传递给图书馆，请学科馆员搜索和提取相关信息，再反馈给研究人员，使研究人员可以在科研过程中实时获取当前科研工作所需的信息与服务。5.2 科研管理部门从图书馆定制科技成果数据，构建本校科技成果数据库为掌握本校所获科技奖项、授权专利、已发表科技论文和被收录论文、到校科研经费等各类数据，了解学校当年开展和推动科研工作的情况，科研管理部门每年年底都开展科技成果登记工作。早期，因管理信息系统建设不到位，科研管理部门只能通知师生携带各类科技成果原件来本部门进行手工登记。这是一项大工程，需抽调相关工作人员耗时较长才能完成。同时，也因排队登记的效率问题让师生怨声载
17、道。目前，科研管理部门与图书馆已经开展合作。一方面图书馆可以利用自身的资源优势和人员优势，提供本校科技成果的原始数据，如授权专利、已发表科技论文和被收录论文等信息，另一方面科研管理部门根据科技成果管理的需要，对这些成果数据按学校名称、学院名称进行校对和剔重等精加工，导人科研管理信息系统数据库，自动和数据库中的学院名、人名进行匹配，构建完成当年的科技成果数据库。年底学校进行科技成果登记工作时，科研人员只需要搜索数据库中本人取得的成果，进行查遗补缺工作，这样就大大减少了他们的工作量。 当然，构建科技成果数据库不能只停留在收集和保存数据层面，科研管理部门需要协同图书馆，深度挖掘各项数据的内在关系，对
18、获奖、授权专利、科技论文发表和被收录情况与各学科的国内外科技成果现状等进行统计和排序，并将信息提供给研究人员，为其所用。5.3 协同开展科研信息培训服务通过调研发现，研究人员对科研信息培训服务的需求还是很大的，主要原因有：（1）研究人员不了解各类项目的申报时间段、年龄和资助金额等信息，对于如何写好项目申请、科技奖项申请、专利申请等材料没有把握。研究生尚不了解如何写科技论文、怎样投稿等。（2）研究人员收集资料时的一种常用方式是首先用谷歌学术搜索，查找到相关信息后再进入图书馆的数据库找全文。这反映了研究人员明显缺少信息检索的相关知识和技巧。目前，科研管理部门开设了一些培训，例如：最新科技管理政策、
19、各类项目的申报信息和具体要求，如何撰写项目申请书、科技奖项申请书，怎样写好科技论文等讲座。而图书馆开设的培训有课题查新、特定专题的检索、特定学科的论文写作与投稿等。不难发现，科研管理部门和图书馆各自都提供了相关培训，但没有协同开展，造成了一些培训内容的重复。美国斯坦福医学院图书馆网站专门辟出“支持作者”栏目，为师生的论文写作提供全生命周期的服务，包括文献传递、美国国立卫生研究院出版政策解读、写作课程、Endnote支持、版权咨询等，并提供超过3500种期刊的投稿指南说明等信息。目前我们尚达不到斯坦福医学院图书馆的信息服务水平，但可以通过科研管理人员和图书馆员协同开设科研信息培训讲座的方式，达到
20、相同效果。一类是普及基本知识的培训。内容包括各类项目的申报信息和具体要求，项目申请书的撰写，专利、科技论文的撰写与投稿，图书馆学科信息资源和数据库检索技能等讲座。另一类是重点数据库的系统介绍，针对研究人员提出的需要开展培训。例如，针对某一特定研究方向开展追踪、介绍其相关数据库的搜索方法和技巧、特定文献的获取等。协同培训使科研信息服务更加灵活和适用，有助于提高科研信息服务的效果。5.4 建立互开接口的科研管理和图书情报信息系统平台随着信息化和网络化水平的提高，高校根据自身的定位和类型，纷纷重新建设或升级科研管理信息系统。根据调研统计，高校科研管理系统经历了三期建设阶段：一期是建立科研管理的基础功
21、能。为满足学校科研管理工作的基本要求，构建科研办公系统、科研人员系统、项目管理系统、成果登记系统、论文管理系统、奖励管理系统、专利管理系统、标准管理系统、著作管理系统、后台管理系统等完成基本科研管理所必需的系统。二期是营造科研氛围，提升管理效率。构建学术活动系统、科研统计系统等。三期是提升学校整体信息化水平，深化数据应用。构建科研管理系统与学校其他系统的接口，如与学校财务、人事、研究生院、图书馆等系统开通接口，实现信息共享；提升服务手段，如提供移动访问服务；深化数据利用，对数据进行提炼、分析，用于学科发展、人才评价等。与财务系统接口，使科研管理部门能全程跟踪科研经费的执行情况；与人事部门和研究
22、生院开通接口，以及时完善教师和研究生的基本信息；与图书馆开通接口，随时收集学科前沿动态、科技成果数据等，协助研究人员快速高效地找到符合需要的信息资源，并为下一步开展科研项目专题定制信息服务做好准备。例如，在科研管理系统开设项目服务栏，提供数据库使用培训、学术动态、馆际互借与文献传递等信息服务。目前，国家重点基础研究发展计划项目“973计划项目”的信息工作做得较好，有专题网页和研究进展简报等信息。如果能把这些专项信息与科研管理部门、图书馆相互链接，形成如图2所示的三角形循环运行模式，就能相互促进，达到共赢。5.5 培养科研秘书成为信息服务联络员，构建高校科研信息层级服务模式目前国内高校图书馆的学
23、科馆员普遍人手不够。如浙江大学图书馆，专职学科馆员为12人，二级学科为336个，其对口服务的比例为1：28；中国矿业大学（北京）的学科服务人员只有12人，开展一些简单的咨询服务已疲于应付，更谈不上开展科研信息跟踪服务了。在学科馆员人员紧缺的情况下，学院科研秘书成为科研信息服务的联络员，构建高校科研信息层级服务模式，既能减轻学科馆员的工作压力，又能满足研究人员的信息需求。科研秘书作为信息服务联络员的优势在于，他们是科研管理部门与学院教师的中介，担负学院科研信息的上传下达职能。同时，他们也熟悉本学院教师的基本情况，以及他们承担的科研项目、研究内容和所带研究生情况。一是对科研秘书开展图书馆学科资源类
24、型、功能和使用的培训，使其代替学科馆员及时向学院的研究人员宣传和介绍图书馆的信息资源。二是科研秘书一般都具有本学院的专业背景。他们通过学科馆员的技术指导，利用自身专业知识，可以为本学院的科研项目或研究人员提供更加专业、符合要求的科研信息服务。三是高校科研管理部门普遍与学院科研秘书开设了实时沟通平台。科研秘书可以将科研信息服务情况及时向科研管理部门反映，使科研管理部门及时掌握科研项目和研究人员的信息需求，更好地开展跟踪服务和监督管理。6 总结和建议科研管理部门与图书馆协同服务科研是一个连续复杂的过程，为确保服务效益，需要从意识上高度重视，从组织上加紧落实。笔者建议：（1）树立协同意识，打破各自为
25、政的框架。科研管理部门与图书馆要从遵循科学研究发展过程的角度出发，树立协同意识，展开深度合作，充分利用现有信息资源服务科学研究和技术创新，提高信息资源的利用效率。（2）建立协同领导小组。组建由主管科研的校长任组长，由科研管理部门和图书馆主要负责人、学院主管科研的院长担任成员的协同领导小组，定期召开会议，制定协同办法和评价方式，提高协同服务效果。（3）开展多点协同。单个图书馆的资源与服务必定是有限的，科研管理部门可以与其他高校图书馆建立起协同的服务网络，利用先进的信息技术和不同图书馆的优势资源，为研究人员提供全面的信息服务。参考文献1 杨沛霆.科研情报和科研管理.情报科学，1981（2）：3142 维克托.迈尔一舍恩伯格，肯尼思.库克耶.大数据时代：生活、工作与思维的大变革.盛杨燕，周涛，译.杭州：浙江人民出版社，2013：75903 陈春，田晓阳，杨芳，吕俊生.面向科研过程的知识服务研究.图书馆学研究，2010（10）：62654 梁娜.研究型图书馆深化科研管理的思路与实践.图书馆建设，2012（10）：7678
