1、办公软件技巧办公室教你如何把打印稿变成电子稿（太牛啦！你打一天的字都比不上她2分钟！人手一份，留着以后用哈！） 教你如何将打印稿变成电子稿最近，我的一个刚刚走上工作岗位上的朋友老是向我报怨，说老板真的是不把我们这些新来工作的人不当人看啊，什么粗活都是让我们 做，这不，昨天又拿了10几页的文件拿来，叫他打成电子稿，他说都快变成打字工具了，我听之后既为他感到同情，同时教给他一个简单的方法，可以轻松将打印 稿变成电子稿，我想以后对大家也有用吧，拿出来给大家分享一下。 首先你得先把这些打印稿或文件通过扫描仪扫到电脑上去，一般单位都有扫描仪，如果没有也没关系，用数码相机拍也行，拍成图片放到WORD里面去
2、，不过在些 之前，你还得装一下WORD自带的组件，03和07的都行。点开始-程序-控制面板-添加/删除程序，找到Office-修改 找到Microsoft Office Document Imaging 这个组件，Microsoft Office Document Imaging Writer 点在本机上运行，安装就可以了。 首先将扫描仪安装好，接下来从开始菜单启动“Microsoft Office/ Microsoft Office 工具/Microsoft Office Document Scanning”即可开始扫描。 提示:Office 2003默认安装中并没有这个组件，如果你第一次使
3、用这个功能可能会要求你插入Office2003的光盘进行安装。 由于是文字扫描通常我们选择“黑白模式”，点击扫描，开始调用扫描仪自带的驱动进行扫描。这里也要设置为“黑白模式”，建议分辨率为300dpi。扫 描完毕后回将图片自动调入Office 2003种另外一个组件“Microsoft Office Document Imaging”中。 点击工具栏中的“使用OCR识别文字”按键，就开始对刚才扫描的文件进行识别了。按下“将文本发送到Word”按键即可将识别出来的文字转换到 Word中去了。如果你要获取部分文字，只需要用鼠标框选所需文字，然后点击鼠标右键选择“将文本发送到Word”就将选中区域的
4、文字发送到Word中 了。 此软件还有一小技巧：通过改变选项里的OCR语言，可以更准确的提取文字。例如图片里为全英文，把OCR语言改为“英语”可以确保其准确率，而如果是“默认”则最终出现的可能是乱码还有：应该说，PDF文档的规范性使得浏览者在阅读上方便了许多，但倘若要从里面提取些资料，实在是麻烦的可以。回忆起当初做毕业设计时规定的英文翻译，痛苦的要命，竟然傻到用Print Screen截取画面到画图板，再回粘到word中，够白了：（最近连做几份商务标书，从Honeywell本部获取的业绩资料全部是英文版的PDF，为了不再被折磨，花费了一个晚上的时间研究PDF和Word文件的转换，找到下面2种方
5、法，出于无产阶级所谓的同甘共苦之心，共享下：） 1、实现工具：Office 2003中自带的Microsoft Office Document Imaging 应用情景：目前国外很多软件的支持信息都使用PDF方式进行发布，如果没有Adobe Reader，无法查看其内容，如果没有相关的编辑软件又无法编辑PDF文件。转换为DOC格式则可以实现编辑功能。尽管有些软件也可以完成PDF转换为DOC的工作，但很多都不支持中文，我们利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging组件来实现这一要求最为方便。 使用方法： 第一步：首先使用Adobe Reade
6、r打开待转换的PDF文件，接下来选择“文件打印”菜单，在打开的“打印”设置窗口中将“打印机”栏中的“名称”设置为“Microsoft Office Document Image Writer”，确认后将该PDF文件输出为MDI格式的虚拟打印文件。 编辑提示：如果你在“名称”设置的下拉列表中没有找到“Microsoft Office Document Image Writer”项，那证明你在安装Office 2003的时候没有安装该组件，请使用Office 2003安装光盘中的“添加/删除组件”更新安装该组件。第二步：运行Microsoft Office Document Imaging，并利用
7、它来打开刚才保存的MDI文件，选择“工具将文本发送到Word”菜单，并在弹出的窗口中勾选“在输出时保持图片版式不变”，确认后系统提示“必须在执行此操作前重新运行OCR。这可能需要一些时间”，不管它，确认即可。编辑提示：目前，包括此工具在内的所有软件对PDF转DOC的识别率都不是特别完美，而且转换后会丢失原来的排版格式，所以大家在转换后还需要手工对其进行后期排版和校对工作。 2、实现工具：Solid Converter PDF 应用情景：利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging组件来实现PDF转Word文档在一定程度上的确可以实现PDF文档
8、到Word文档的转换，但是对于很多“不规则”的PDF文档来说，利用上面的方法转换出来的Word文档中常常是乱码一片。为了恢复PDF的原貌，推荐的这种软件可以很好地实现版式的完全保留，无需调整，而且可以调整成需要的样板形式。 使用方法：1、下载安装文件Solid Converter PDF,点击安装。编辑提示：安装前有个下载安装插件的过程，因此需要保证网络连接通畅。 2、运行软件，按工具栏要求选择需要转换的PDF文档，点击右下的“转换”（Convert）按扭，选择自己需要的版式，根据提示完成转换Excel高级使用技巧 1.编辑技巧 2.单元格内容的合并 3.条件显示 4.自定义格式 5.绘制函数
9、图象 6.自定义函数 7.矩阵计算 8.自动切换输入法 9.批量删除空行 10.如何避免错误信息 11.宏的使用12.图标的应用技巧 1、编辑技巧 （1） 分数的输入 如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。 （2） 序列“001”的输入 如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“”（西文单引号），然后输入“001”。 （3） 日期的输入 如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。 （4） 填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮
10、的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“*”或“”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮（如图1）。 图 （5） 多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2.来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下
11、键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。 （6） 不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。 （7） 在单元格中显示公式 如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式
12、”项有效，单击“确定”按钮（如图2）。这时每个单元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，就再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。 图 （8） 利用Ctrl*选取文本 如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl*键可选定整个表格。Ctrl*选定的区域为：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。这样我们可以方便准确地选取数据表格，并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。 （9） 快速清除单元格的内容 如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按Delete键
13、的方法了。要彻底清除单元格,可用以下方法：选定想要清除的单元格或单元格范围；单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。 2、单元格内容的合并 根据需要，有时想把B列与C列的内容进行合并，如果行数较少，可以直接用“剪切”和“粘贴”来完成操作，但如果有几万行，就不能这样办了。 解决办法是：在C行后插入一个空列（如果D列没有内容，就直接在D列操作），在1中输入“=B1&C1”，D1列的内容就是B、C两列的和了。选中D1单元格，用鼠标指向单元格右下角的小方块“”，当光标变成后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完成了B列和C列的合并。这时先不要忙着把B列和C列
14、删除，先要把D列的结果复制一下，再用“选择性粘贴”命令，将数据粘贴到一个空列上。这时再删掉B、C、D列的数据。 下面是一个“&”实际应用的例子。用AutoCAD绘图时，有人喜欢在EXCEL中存储坐标点，在绘制曲线时调用这些参数。存放数据格式为“x，y”的形式，首先在Excel中输入坐标值，将x坐标值放入A列，y坐标值放入到B列，然后利用“&”将A列和B列合并成C列，在C1中输入：=A1&，&B1，此时C1中的数据形式就符合要求了，再用鼠标向下拖动C1单元格，完成对A列和B列的所有内容的合并（如图3-4）。 合并不同单元格的内容，还有一种方法是利用CONCATENATE函数，此函数的作用是将若干
15、文字串合并到一个字串中，具体操作为“=CONCATENATE（B1,C1）”。比如，假设在某一河流生态调查工作表中，B2包含“物种”、B3包含“河鳟鱼”，B7包含总数45，那么： 输入“=CONCATENATE（本次河流生态调查结果：，B2，B3，为，B7，条/公里。）” 计算结果为：本次河流生态调查结果：河鳟鱼物种为45条/公里。 图图 3、条件显示 我们知道，利用If函数，可以实现按照条件显示。一个常用的例子，就是教师在统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，能显示为“不及格”；输入60以上的分数时，显示为“及格。这样的效果，利用IF函数可以很方便地实现。 假设成绩在A2单元格中，判断结
16、果在A3单元格中。那么在A3单元格中输入公式： =if（A260，“不及格”，“及格”） 同时，在IF函数中还可以嵌套IF函数或其它函数。 例如，如果输入： =if（A260，“不及格”，if（A2=90，“及格”，“优秀） 就把成绩分成了三个等级。 如果输入=if（A260，“差，if（A2=70，“中”，if（A20，SUM（A1：A5），0） 此式就利用了嵌套函数，意思是，当A1至A5的和大于0时，返回这个值，如果小于0，那么就返回0。 还有一点要提醒你注意：以上的符号均为半角，而且IF与括号之间也不能有空格。 4、自定义格式 Excel中预设了很多有用的数据格式，基本能够满足使用的要求
17、，但对一些特殊的要求，如强调显示某些重要数据或信息、设置显示条件等，就要使用自定义格式功能来完成。 Excel的自定义格式使用下面的通用模型：正数格式，负数格式，零格式，文本格式，在这个通用模型中，包含三个数字段和一个文本段：大于零的数据使用正数格式；小于零的数据使用负数格式；等于零的数据使用零格式；输入单元格的正文使用文本格式。 我们还可以通过使用条件测试，添加描述文本和使用颜色来扩展自定义格式通用模型的应用。 （1）使用颜色 要在自定义格式的某个段中设置颜色，只需在该段中增加用方括号括住的颜色名或颜色编号。Excel识别的颜色名为：黑色、红色、白色、蓝色、绿色、青色和洋红。Excel也识别
18、按颜色X指定的颜色，其中X是1至56之间的数字，代表56种颜色(如图5）。 图 （2）添加描述文本 要在输入数字数据之后自动添加文本，使用自定义格式为：文本内容；要在输入数字数据之前自动添加文本，使用自定义格式为：文本内容。符号的位置决定了Excel输入的数字数据相对于添加文本的位置。 （3）创建条件格式 可以使用六种逻辑符号来设计一个条件格式：（大于）、=（大于等于）、（小于）、=（小于等于）、=（等于）、（不等于），如果你觉得这些符号不好记，就干脆使用“”或“=”号来表示。 由于自定义格式中最多只有3个数字段，Excel规定最多只能在前两个数字段中包括2个条件测试，满足某个测试条件的数字使
19、用相应段中指定的格式，其余数字使用第3段格式。如果仅包含一个条件测试，则要根据不同的情况来具体分析。 自定义格式的通用模型相当于下式：；0正数格式；50000 $#,#0.00_);红色999999#,#0,_m吨;999#,_k_m千克;#_k克” 可以看到，使用条件格式，千分符和均匀间隔指示符的组合，不用增加公式的数目就可以改进工作表的可读性和效率。 另外，我们还可以运用自定义格式来达到隐藏输入数据的目的，比如格式；0只显示负数和零，输入的正数则不显示；格式“；”则隐藏所有的输入值。 自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。灵活运用好自定义格式功能，将会
20、给实际工作带来很大的方便。 5、绘制函数图象 做教学工作的朋友们一定会遇到画函数曲线的问题吧！如果想快速准确地绘制一条函数曲线，可以借助EXCEL的图表功能，它能使你画的曲线既标准又漂亮。你一定会问，是不是很难学呀？其实这一点儿也不难，可以说非常简便，不信你就跟我试一试。 以绘制y=|lg（6+x3）|的曲线为例，其方法如下： 在某张空白的工作表中，先输入函数的自变量：在A列的A1格输入X=，表明这是自变量，再在A列的A2及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值；实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入前二个值，定出自变量中数与数之间的步长，然后选中A2和A3两个单元格，使这二项变成一
21、个带黑色边框的矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块“”，当光标变成后，按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入。 输入函数式：在B列的B1格输入函数式的一般书面表达形式，y=|lg（6+x3）|；在B2格输入“=ABS（LOG10（6+A23）”，B2格内马上得出了计算的结果。这时，再选中B2格，让光标指向B2矩形右下角的“”，当光标变成时按住光标沿B列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。 图 绘制曲线：点击工具栏上的“图表向导”按钮，选择“X，Y散点图”（如图7），然后在出现的“X，Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”；此时可察看即将绘制的函数图像，发现并不是我们所要
22、的函数曲线，单击“下一步”按钮，选中“数据产生在列”项，给出数据区域，这时曲线就在我们面前了（如图8）。 图 需要注意：如何确定自变量的初始值，数据点之间的步长是多少，这是要根据函数的具体特点来判断，这也是对使用者能力的检验。如果想很快查到函数的极值或看出其发展趋势，给出的数据点也不一定非得是等差的，可以根据需要任意给定。 从简单的三角函数到复杂的对数、指数函数，都可以用EXCEL画出曲线。如果用得到，你还可以利用EXCEL来完成行列式、矩阵的各种计算，进行简单的积分运算，利用迭代求函数值（如x2=x7+4，可用迭代方法求x值），等等，凡是涉及计算方面的事，找EXCEL来帮忙，它一定会给你一个
23、满意的答案。 6、自定义函数 虽然Excel中已有大量的内置函数，但有时可能还会碰到一些计算无函数可用的情况。假如某公司采用一个特殊的数学公式计算产品购买者的折扣，如果有一个函数来计算岂不更方便？下面就说一下如何创建这样的自定义函数。 自定义函数，也叫用户定义函数，是Excel最富有创意和吸引力的功能之一，下面我们在Visual Basic模块中创建一个函数。 在下面的例子中，我们要给每个人的金额乘一个系数，如果是上班时的工作餐，就打六折；如果是加班时的工作餐，就打五折；如果是休息日来就餐，就打九折。首先打开“工具”菜单，单击“宏”命令中的“Visual Basic编辑器”，进入Visual
24、Basic编辑环境，在“工程VBAobject”栏中的当前表上单击鼠标右键，选择“插入”-“模块”，在右边栏创建下面的函数rrr，代码如下： Function rrr(tatol, rr) If rr = 上班 Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = 加班 Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = 休息日 Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function （如图9）。 图 这时关闭编辑器，只要我们在相应的列中输入rrr(F，B)，那么打完折后的金额就算出来了（如图10）。 图10 7、矩阵计算 Exc
25、el的强大计算功能，不但能够进行简单的四则运算，也可以进行数组、矩阵的计算。 （1）数组和矩阵的定义 矩阵不是一个数，而是一个数组。在Excel里，数组占用一片单元域，单元域用大括号表示，例如A1：C3，以便和普通单元域A1：C3相区别。设置时先选定单元域，同时按ShiftCtrlEnter键，大括弧即自动产生，数组域得以确认。 一个单元格就是一个变量，一片单元域也可以视为一组变量。为了计算上的方便，一组变量最好给一个数组名。例如A=A1：C3、B=E1:G3等。数组名的设置步骤是：选定数组域，单击“插入”菜单，选择“名称”项中的“定义”命令，输入数组名，单击“确定”按钮即可。更简单的命名办法
26、为：选择数组域，单击名称框，直接输入名称就行了。 矩阵函数是Excel进行矩阵计算的专用模块。用“插入”“函数”命令打开“粘贴函数”对话框（如图11），选中函数分类栏中的“数学与三角函数”，在右边栏常用的矩阵函数有： MDETERM计算一个矩阵的行列式； MINVERSE计算一个矩阵的逆矩阵； MMULT计算两个矩阵的乘积； SUMPRODUCT计算所有矩阵对应元素乘积之和。 图11 （2）矩阵的基本计算 数组计算和矩阵计算有很大的区别，比如下面这个例子中，A和B都是定义好的数组，因为这两个数组都是33的，输出结果也是33个单元格。计算时先选定矩阵计算结果的输出域，为33的单元格区域，然后输入
27、公式。如果输入“=AB”或“=A-B”，计算结果是数组对应项相加或相减，输入“=A*B”表示数组A和B相乘，输入“=A/B”表示数组A除数组B。如果要进行矩阵计算，就要用到相应的矩阵函数。矩阵相加、相减与数组的加减表达形式是一样的，也是“=AB”和“=A-B”，表示矩阵相乘可以输入“=MMULT(A，B)”，而矩阵相除是矩阵A乘B的逆矩阵，所以计算公式是“=MMULT(A，MINVERSE（B）)”。公式输入后，同时按ShiftCtrlEnter键得到计算结果。 对于更复杂的矩阵计算，可以采用分步计算。 8、自动切换输入法 在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要来回在中英
28、文之间反复切换输入法，非常麻烦。 如果你要输入的东西很有规律性，比如这一列全是单词，下一列全是汉语解释，你可以用以下方法实现自动切换。方法是： （1）选中要输入英文的列，单击“数据”菜单，选择“有效性.”命令，在弹出的“数据有效性”对话框中，选中“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择“关闭（英文模式）”命令，单击“确定”按钮（如图12）。 图12 （2）选中要输入汉字的列，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择“打开”命令，单击“确定”按钮。这样，当光标在前一列时，可以输入英文，在下一列时，直接可以输入中文，从而实现了中英文输入方式之间的自动切换。 9、批量删除空行 有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然后删除。如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。我们可以利用“自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。 做法：先在表中插入新的一个空行，然后按下Ctrl+A键，选择整个工作表，用鼠标单击“数据”菜单，选择“筛选”项中的“自动筛选”命令。这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列表框，在典型列的下拉列表框中选择“空白”，直到页面内已看不到数据为止（如图13）。 图13 在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑”菜单，选择“删除行”命令，
